Unternehmen haben immer das Ziel, ihre Effizienz zu steigern, damit sie am Markt bestehen oder expandieren können. Eine wirksame Unternehmensstrategie hierfür ist die Workflow-Automatisierung. Für viele hört sich das wie ein Buzzword an, allerdings verbirgt sich dahinter nichts anderes als die automatische Durchführung von Arbeitsabläufen.
Ein Unternehmen, das Geschäftsprozesse optimieren will, hat dafür verschiedene Optionen. Eine davon ist, Verfahren automatisch ablaufen zu lassen. Dank Digitalisierung und verbesserter Technologie gibt es dafür heutzutage zahlreiche Tools.
Unternehmen, die solche Lösungen nutzen, erkennen sehr schnell die Vorteile der Automatisierung ihrer Workflows. Deshalb besprechen wir im folgenden Artikel genauer, warum sich der Einsatz entsprechender Software lohnt und auf welche Weise ein Unternehmen und ihre Mitarbeiter davon profitieren können.
Unter den vielen Tools, mit denen Sie Arbeitsprozesse automatisch durchführen können, sind die Bitrix24-Lösungen beliebt. Die Anwendung ist ein Komplettpaket für die meisten Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Viele Vorgänge, wie das Versenden von E-Mails oder Benachrichtigungen, lassen sich automatisch erledigen, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.
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Überblick der wichtigsten Vorteile von Workflow-Automatisierung
Die Potenziale der Workflow-Automatisierung zu nutzen, sollte zur Strategie jedes Unternehmens gehören. Bevor wir in den nachstehenden Absätzen genauer auf die Vorteile eingehen und Ihnen Beispiele zeigen, haben wir eine Übersicht entwickelt, welchen Nutzen automatische Abläufe in der Arbeitswelt haben:
- Effizienzsteigerung, weil Aufgaben schneller und genauer durchgeführt werden
- Senkung von Kosten durch Einsparungen mit optimierten Prozessen und reduiziertem Personalaufwand
- Minimierung menschlicher Fehler durch automatisierte Abläufe
- Flexibilität, da Workflows an neue Anforderungen angepasst werden können
- Höhere Produktivität, wenn sich das Team auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentriert und besser zusammenarbeitet
Effizienzsteigerung durch Workflow-Automatisierung
Manuelle Prozesse sind oft ineffizient, wodurch Unternehmen Ressourcen und Zeit verschwenden. In der Produktion sehen wir beim Einsatz von Industrie 4.0 und Smart Factory, dass sich Verfahren durch Vernetzung und Automatisierung erheblich beschleunigen lassen.
Von dieser Optimierung profitieren Sie mit den passenden Tools auch bei Ihren Geschäftsvorgängen im Büro. Stunden- oder tagelange Arbeiten dauern dank der Automatisierung vielleicht nur noch wenige Sekunden.
Effizienz verbessern heißt aber nicht nur, dass ein Unternehmen Projekte schneller fertigstellt. Auch bei der optimalen Nutzung von Ressourcen gibt es wichtige Vorteile.
Die Vorteile der Automatisierung sind auch in Bezug auf mögliche Fehlerquellen sichtbar. Vor allem wiederholte administrative Aufgaben sind für viele Mitarbeiter eine Herausforderung. Monotone Arbeit führt oft dazu, dass die Konzentration bei Menschen sinkt.
Automatisierte Systeme dagegen führen diese Routineaufgaben stets genau und immer auf dieselbe Weise aus. Für ein Unternehmen sinken hierdurch nicht nur die Kosten. Mit der Qualität der Dienstleistungen und Produkte verbessert sich auch die Kundenzufriedenheit.
Kostenreduktion und Zeitersparnis
Wie kann ein Unternehmen mit Workflow-Automatisierung Kosten reduzieren? Die Antwort darauf ist einfach. Wenn Sie weniger Mitarbeiter benötigen, um geschäftliche Ziele zu erreichen, sinken die Lohnkosten. Ein Unternehmen kann dann weniger Personal einstellen oder die bereits vorhandene Belegschaft in anderen Bereichen einsetzen.
Ein Beispiel hierfür wäre, wenn Mitarbeitern ein anderer Arbeitsplatz innerhalb des Unternehmens angeboten wird. Nachteile gibt es allerdings für Arbeitnehmer, deren Stelle nicht mehr vorhanden ist. Falls kein alternativer Arbeitsplatz gefunden werden kann, kommt es zur Entlassung.
Die Zeitersparnis ist ebenfalls ein großer Vorteil, wenn Sie Workflows automatisieren. In der Industrie können Anlagen rund um die Uhr laufen und Produkte herstellen. Der Zeitaufwand sinkt signifikant, wenn weniger manuelle Verfahren genutzt werden. Im Büro bieten automatische Arbeitsabläufe ähnliche Vorteile. Projekte werden schneller abgeschlossen, wovon Unternehmen und Kunden gleichermaßen profitieren.
Die Transformation zur Automatisierung verschafft gleichzeitig einen Wettbewerbsvorteil vor der Konkurrenz, wenn diese die oben genannten Vorteile nicht nutzen kann. In einer Welt, in der Zeit gleich Geld ist, haben Unternehmen Erfolg, wenn sie ihre Produkte und Dienstleistungen schneller als andere in den Markt einführen.
Bessere Zusammenarbeit im Team dank automatisierter Workflows
Automatisierung hat eine große Bedeutung bei der Zusammenarbeit von Teams. Synchronisierung von Daten und ein reibungsloser Informationsfluss verhindern Unterbrechungen der Workflows. Sind die Abläufe dahingegen fragmentiert, treten Verzögerungen und Missverständnisse auf.
In der Realität kann es etwa vorkommen, dass ein Mitarbeiter kurzzeitig ausfällt und ein Kollege seine Aufgaben übernehmen muss. Wenn dieser keinen Zugang zu den aktuellen Informationen hat, wird er die Aufgabe nicht richtig ausführen können.
Durch Synchronisierung und die Verwendung einer einheitlichen Plattform sind dagegen alle Beteiligten auf neuestem Stand. Benachrichtigungen und Einblicke in den Fortschritt von Projekten zeigen, welcher Schritt der nächste ist. Darüber hinaus sorgen sie für Transparenz, denn alle Beteiligten wissen, wer wofür und zu welcher Zeit verantwortlich ist. Automatisierungen in Tools wie CRM- oder Projektmanagement-Systemen können all dies ohne menschliches Eingreifen erledigen.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch automatische Arbeitsabläufe
Motivation ist die treibende Kraft bei der Arbeit. Sie ist wichtig, wenn Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen wollen. Monotone und wiederholte Aufgaben brauchen nicht mehr von Menschen erledigt werden. Die Mitarbeiter konzentrieren sich auf die wesentlichen Inhalte ihrer Rolle und erleben so einen abwechslungsreichen und inspirierenden Arbeitstag.
Wenn bestimmte Arbeitsabläufe automatisiert werden, können Arbeitnehmer ihre Zeit sinnvollen Tätigkeiten widmen. Sie zeigen daher mehr Engagement, weil sie merken, dass ihre Arbeit für das Unternehmen wertvoll ist.
Darüber hinaus verringern Automatisierungen die Frustration bei Mitarbeitern und Teams. Unzufriedenheit tritt auf, wenn eine Person aufgrund von mangelnden Informationen oder notwendigen Rückfragen ihre Arbeit unterbrechen muss.
Dasselbe ist der Fall, wenn Fehler in manuellen Prozessen vorkommen und Tätigkeiten wiederholt werden müssen. Dank automatischer Workflows bleibt der Informationsfluss gewahrt und es treten weniger Fehler auf. All das hilft dabei, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.
Fehler minimieren durch Automatisierung
Die Fehlerquote ist bei manuellen Verfahren selbstverständlich höher als bei automatisierten Prozessen. Oft sind Probleme erst sichtbar, nachdem die Daten manuell eingegeben oder übertragen wurden.
DAMA (Data Management Body of Knowledge) schätzte im Jahr 2021, dass Unternehmen in Großbritannien zwischen 10 und 30 Prozent ihres Umsatzes aufwenden, um Datenprobleme zu beheben. Hiermit sind nur die monetären Auswirkungen gemeint.
Viele Unternehmen automatisieren ihre Datenverarbeitung deshalb mit Robotic Process Automation (RBA), wobei zusätzlich künstliche Intelligenz zum Einsatz kommt. Bei diesen Verfahren ist die Validierung bereits in den Workflow integriert. Die RBA-Bots setzen einen Prozess nicht fort, wenn die Parameter nicht stimmen. Stattdessen wird der Vorgang für eine menschliche Überprüfung markiert.
Automatisierung für höhere Produktivität
Effizienzsteigerung und mehr Produktivität sind zwar ähnlich, aber nicht genau das Gleiche. Ein Betrieb, der seine Produktivität steigern möchte, hat das Ziel, die eingesetzten Mittel im Verhältnis zum Ergebnis zu reduzieren.
Vorgänge, die automatisch ablaufen, verbessern daher die Produktivität. Ein Unternehmen benötigt so weniger Ressourcen in Form von Personal, Geld und Zeit. Trotzdem erreicht sie dasselbe oder sogar ein besseres Ergebnis. Dank Automatisierung können viele Arbeitsabläufe ineinander übergehen, ohne dass Mitarbeiter sie ständig überwachen müssen.
Mit einer optimalen Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen sorgen Unternehmen ebenfalls für mehr Produktivität. Workflow-Automatisierungen versorgen alle Beteiligten zur richtigen Zeit mit aktuellen Informationen und Daten. Sie müssen nicht ständig Rücksprache mit Kollegen oder Vorgesetzten halten, wenn es Unklarheiten gibt.
Dies führt zu einer schnelleren Bearbeitung von Aufgaben. Denn Mitarbeiter sparen Zeit, wenn es weniger Rückfragen gibt oder sie Missverständnisse aufklären müssen. Da sich das Personal dann mit den eigentlichen Projekten beschäftigen kann, ist es motivierter und zufriedener.
Workflow-Automatisierung als unverzichtbares Tool für Manager
Die Automatisierung stellt für Manager ein wichtiges Kontroll- und Planungsinstrument dar. Sie erhalten durch Analysen und Berichte Erkenntnisse zur Verwendung von Ressourcen, die sie dann später optimal einsetzen können.
Workflow-Automatisierung erlaubt Vorgesetzten auch, den Fortschritt von Projekten zu überprüfen und gegebenenfalls einzuschreiten, wenn es zu Engpässen und Verzögerungen kommt. Viele Tools nutzen künstliche Intelligenz, um Aufgaben je nach Situation zu delegieren oder zu verschieben.
Dank automatischer Arbeitsabläufe lassen sich die Verantwortlichkeiten besser darstellen. Auch Prognosen für zukünftige Aufgaben sind mittels automatischer Berichterstattung möglich. Die Verbesserung der Planung und somit eine größere Erfolgswahrscheinlichkeit bei Projekten sind das Ergebnis der Automatisierung.
Vorteile für die Umwelt
Umweltfreundlichkeit liegt im Trend, und das nicht ohne Grund. Doch wie sorgt die Automatisierung von Arbeitsabläufen für einen umweltfreundlicheren Betrieb? Ganz einfach: durch den geringen Einsatz von Ressourcen und Personal.
Technologien für Automatisierung können Möglichkeiten eröffnen, Arbeitsabläufe schneller und energiesparender durchzuführen. Das gilt nicht nur in der Produktion, sondern auch im Büro. Automatische Systeme benötigen weniger Zeit und haben deshalb auch oft einen geringeren Bedarf an Energie.
Die Reduktion des Energieverbrauchts durch automatische Vorgänge und die damit verbundenen Auswirkungen auf die Umwelt ist eine Idee, die noch nicht von jedem Unternehmen bedacht wird. Trotzdem wird sie in Zukunft immer wichtiger werden, auch wenn es sich heutzutage oft noch um einen Nebeneffekt handelt.
Erfolgreiche Einführung der Automatisierung in Ihr Unternehmen
Nachdem wir die Vorteile der Workflow-Automatisierung erläutert haben, stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie die Umsetzung geschehen soll. Automatische Arbeitsabläufe einzurichten, kann ein Bestandteil vieler Prozesse sein. Deshalb gilt es am Anfang, genau zu beobachten, bei welchen Workflows es sich lohnt.
Ist-Zustand feststellen und Ziel festlegen
Die Entscheidung, welche Prozesse Sie automatisieren wollen, lässt sich am besten anhand von Daten treffen. Hierbei können Sie zuerst ermitteln, welche Ressourcen und Zeit für den manuellen Vorgang nötig ist. Hierfür eignen sich Standardmodelle, die Sie auf Basis der Ist-Werte entwickeln.
Daneben müssen sich Unternehmen Ziele oder Vorgaben setzen. Es geht also darum, wie viel Zeit oder Kosten sie bei einem Prozess sparen wollen. Auch wenn es auf den ersten Blick nur eine geringe Erhöhung der Produktivität bedeutet, ist es ein Anfang, auf dem Sie aufbauen können.
Geeignete Tools auswählen oder Funktionen aktivieren
Je nach Unternehmen und Gestaltung des Arbeitsplatzes sind die Software-Anwendungen individuell. Sollten Sie Business-Lösungen speziell für die Automatisierung erwerben, muss eine Kosten-Nutzen-Rechnung erfolgen. Hierbei ermitteln Sie, welche Kosten durch die Anschaffung und Schulung entstehen und stellen sie den Einspareffekten gegenüber.
Es gibt aber auch viele Anwendungen, in denen Workflow-Automatisierung bereits integriert ist. Bei diesen lohnt es sich, wenn Sie genauer hinschauen, ob Sie diese Möglichkeiten bereits nutzen. Wenn nicht, können Sie ausprobieren, welches Einsparpotenzial die bereits vorhandene Software bietet.
Messen und Optimieren
Mit der einmaligen Implementierung ist es nicht getan. Damit Sie die Vorteile der Automatisierung ausschöpfen können, müssen die Vorgänge regelmäßig überprüft werden. Verfahren, die vorher ideal waren, sind dann oft nicht mehr ausreichend. Das kommt vor, wenn ein Unternehmen wächst, sich die Zahl der Arbeitnehmer ändert oder neue Verfahren hinzukommen.
Wenn sich Ihre Automatisierungsstrategie als unzureichend erwiesen hat, können Sie sie anpassen. Hierfür prüfen Sie erneut den Ist-Zustand und legen fest, was Sie durch die Optimierung erreichen wollen. Danach passen Sie die Vorgänge wiederholt an.
Zukunftssicheres Arbeiten dank erfolgreicher Workflow-Automatisierung
Die Geschäftswelt ist nicht statisch, sondern ständig im Wandel. Wettbewerber gehen mit neuen Produkten auf den Markt und Sie müssen mit ihnen Schritt halten. Es gibt neue Technologien und Verfahren, die Sie ständig für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten.
Automatisierung hat das Potenzial, Arbeit auch in Zukunft effizienter und produktiver zu machen. Dabei spielt der Begriff der künstlichen Intelligenz und des maschinellen Lernens eine Rolle. Sie können riesige Datenmengen prüfen und darin winzige Abweichungen oder Muster feststellen. Diese wiederum können dann Grundlage dafür sein, dass Unternehmen ihre Geschäftsstrategie und Geschäftsprozesse anpassen.
Dank künstlicher Intelligenz lassen sich auch Vorhersagemodelle erstellen, die etwa den Umsatz oder Geschäftsrisiken betreffen. Auch wenn KI heute schon oft zum Einsatz kommt, wird sie zukünftig eine immer größere Rolle spielen. Unternehmen, die sich das zunutze machen, haben oft einen Wettbewerbsvorteil. All das bringt ein verbessertes Kundenerlebnis, welches wiederum Grundlage für mehr Konversionen und Umsätze ist.
Zusammenfassung
Workflow-Automatisierung heißt, Prozesse ohne menschliche Beteiligung durchzuführen. Sie ist nicht nur im Industriesektor verbreitet, sondern auch in Büros. Das Ziel von Automatisierung für Unternehmen ist, dass wiederkehrende Aufgaben automatisch durchgeführt werden und das Ergebnis effizientere Abläufe sind.
Die meisten Unternehmen kennen die Vorteile der Automatisierung. Sie setzen entsprechende Tools ein, die beispielsweise Daten synchronisieren und Projekte verwalten. Der Erfolg gibt ihnen recht und zeigt sich in geringeren Kosten und einer niedrigeren Fehlerquote. Gleichzeitig hilft die Automatisierung auch Mitarbeitern, denn sie müssen sich nicht mehr mit monotonen Aufgaben befassen. Die dadurch verbesserte Motivation hat positive Auswirkungen für das Unternehmen.
Bevor ein Unternehmen seine Arbeit automatisiert, muss der Ist-Zustand mit den Zielen abgeglichen werden. Die Auswahl einer passenden Software erfolgt dann entsprechend der Anforderungen nach Durchführung einer Kosten-Nutzen-Rechnung.
Für Vorgänge im geschäftlichen Bereich gibt es die Bitrix24-Tools, die eine Reihe von Arbeitsabläufen automatisch durchführen. Beispiele hierfür sind die Datensynchronisierung sowie die Projekt- und Aufgabenverwaltung. Die Anwendung kann automatisch E-Mails versenden und Kundenkommunikation zuordnen. Künstliche Intelligenz bietet Möglichkeiten, Daten zu analysieren und Auswertungen zu erstellen. Bitrix24 eignet sich für alle Branchen und Unternehmensgrößen und bietet verschiedene Pakete mit bestimmten Funktionen für eine ausgewählte Nutzerzahl. Es gibt auch eine dauerhaft kostenlose Variante, die beschränkte Features hat und sich als Online-Arbeitsplatz eignet.
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