Workflow-Lösung

Der Begriff Workflow steht für Arbeitsablauf und umschreibt die gesamte Organisation eines Prozesses im Unternehmen – das heißt, wann, wer und unter  Einsatz welcher Ressourcen tätig wird, um einen erfolgreichen Abschluss zu ermöglichen.

Ein Workflow unterstützt die Automatisierung von Geschäftsprozessen und stellt sicher, dass Arbeitsabläufe strukturiert durchgeführt werden und reduziert den Aufwand von Zeit und Kosten.

Somit lässt sich die Transparenz im gesamten Unternehmen erhöhen und die Zusammenarbeit und Kommunikation optimieren. Anhand des Ablaufs stehen aktuelle Informationen bereit, die als Entscheidungsgrundlage für die zukünftige Prozessgestaltung dienen können. Möglich wird dies über ein Workflow-Management-System beziehungsweise eine Workflow Software.

Bei einer Workflow-Software handelt es sich um eine softwarebasierte Lösung, die entweder als Workflow-Software oder über wählbare Tarife eine Reihe an Workflow Tools für den Unternehmensalltag zur Verfügung stellt und somit eine effiziente Abwicklung von Prozessen in der Praxis ermöglicht.

Die Bitrix24 Workflow-Lösung hält passend dazu vordefinierte Workflows bereit, mit denen unter anderem Abwesenheitsanträge erstellt, Dienstreisen eingetragen oder Abrechnungen erledigt werden.

Dafür können die einzelnen Mitarbeiter direkt über den Activity Stream tätig werden. Alle an einem Workflow vorgenommenen Anpassungen werden automatisch im Activity Stream veröffentlicht.

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Die Verwaltung von Abwesenheiten ist ein wichtiger Baustein, um Mitarbeiter optimal in Arbeitsabläufe integrieren zu können und beispielsweise auch während Urlaubs- oder Krankheitszeiten Ausfälle vorausschauend abzudecken.

Über das Abwesenheitsverwaltungs-System von Bitrix24 lässt sich ganz einfach ein passender Workflow erstellen. Darunter sind zum Beispiel auch Abwesenheitsanträge, Dienstreisen, Abwesenheitslisten, Bestellanträge und Abrechnungen unter Verwendung des internen Help Desks und verschiedene Abwesenheitstypen.

Mitarbeiter haben die Option Workflows direkt im Activity Stream zu starten und anschließend alle Bearbeitungsstufen direkt dort zu verfolgen.

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Die Automatisierung von Prozessen aber auch der Abbau von unnötiger Bürokratie wird durch eine effiziente Personalverwaltung unterstützt, die auch die Bedürfnisse der einzelnen Kollegen im Blick behält und sie bei einer effizienten Arbeit unterstützt.

In der Bitrix24 Workflow-Lösung bilden Sie ganz einfach Ihre Unternehmensstruktur, Mitarbeiterprofile sowie ein Mitarbeiterverzeichnis, aber auch eine digitale Zeiterfassung oder detaillierte Arbeitsberichte ab. Mit Hilfe der intelligenten Prozessautomatisierung reduzieren Sie umständliche Genehmigungs-Prozeduren, indem Sie Standardprozesse wie Urlaubsanträge oder Dienstreisen automatisieren.

Über Bitrix24 greifen Sie auf Workflow-Tools zurück, mit denen Sie das Personalmanagement vorausschauend gestalten, dabei aber gleichzeitig die zwischenmenschliche und persönliche Komponente berücksichtigt wird.

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In Unternehmen existieren täglich zahlreiche Aufgaben, die es zu organisieren, delegieren und fristgerecht zu erledigen gilt.

Über eine Automatisierungsregel in Aufgaben und im nahtlos eingebundenen CRM lassen sich beliebige Prozesse bequem automatisieren. In diesem Zusammenhang können Sie zum Beispiel Automatisierungsregeln anwenden, Aufgabenabhängigkeiten erstellen, Vorlagen nutzen oder die Zeiterfassung in Aufgaben vornehmen.

Die Workflow-Software ermöglicht Ihnen eine direkte Erstellung von Flussdiagrammen online. Darüber können Sie über verschiedene Phasen hinweg verfolgen, wie eine bestimmte Aufgabe von Beginn bis zum Abschluss erledigt wurde und welche Personen dafür verantwortlich, beziehungsweise in einzelne Vorgänge involviert waren.

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Die Geschäftsprozesse in Unternehmen gestalten sich sehr individuell und können anhand von spezifischen Workflows nachhaltig optimiert werden.

Das Bitrix24 Geschäftsprozess- und Workflow-Management bietet dazu automatisierte Ansätze, die als Arbeitsabläufe innerhalb oder außerhalb des Customer-Relationship-Managements genutzt werden können, darunter Workflows mit Status, regelmäßige Workflows, Autostart der Workflows, Trigger oder Berechnung der Werte.

Im Rahmen des CRM lassen sich so beispielsweise über vordefinierte Kriterien eingehende Leads automatisch an die richtigen Vertriebskollegen weiterleiten oder Benachrichtigungen versenden, wenn ein Auftrag eine ausgewählte Phase erreicht hat. Zur besonders individuellen Gestaltung verfügt Bitrix24 über einen visuellen Geschäftsprozess-Editor über den sich per Drag & Drop ganz einfach ein beliebiger Workflow-Prozess zusammenstellen lässt.

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Die Betreuung der Kunden im Unternehmen kann durch die Nutzung von ausgewählten Automatisierungsregeln deutlich effizienter gestaltet werden.

Mit der Workflow-Lösung Bitrix24 ist es unter anderem möglich Dokumente zu bearbeiten, passende Benachrichtigen zu übermitteln, den Status von Elementen zu ändern und E-Mails oder SMS zu versenden, Buchungen zu stornieren, WebHook zu nutzen oder auf eine Vielzahl von Marketplace-Apps zurückzugreifen.

Mit den passenden Workflow Werkzeugen realisieren Sie ein individuelles Kundenmanagement und bieten Ihren Kunden an jeder Stelle der Customer Journey genau die Inhalte, Angebote oder Lösungen, die sie wünschen.

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Sie entscheiden nach Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen, ob Sie die Lösung als Cloud-Workflow-Software oder On-Premise nutzen wollen.

Über die Cloud Lösung wird Ihnen ein DSGVO-konformes Hosting garantiert, bei dem all Ihre Daten in Deutschland gespeichert werden, eine sichere SSL Protokollierung und die Vergabe persönlicher User-Passwörter erfolgt.

Optional kann die Bitrix24 Workflow-Lösung auch On-Premise inklusive vollständiger Datenkontrolle und SSL-Verschlüsselung mit einem 256 Bit Schlüssel betrieben werden. Über die Zwei-Faktor-Authentifizierung wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen den Zugriff auf Ihr Intranet erhalten.

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Verbessern Sie Ihre Workflows und nutzen Sie eine große Auswahl an passenden Tools, mit denen sich die Automatisierung von Geschäftsvorgängen besonders leicht in der Praxis umsetzen lässt.

Mit Bitrix24 erhalten Sie eine Workflow-Lösung, die Ihnen diverse Automatisierungsregeln in den unterschiedlichsten Bereichen zur Verfügung stellt. Setzen Sie über smarte Workflows unter anderem die Abwesenheitsverwaltung, das HR Management, die Verwaltung von Aufgaben, anpassbare Geschäftsprozesse oder ein automatisiertes Kundenmanagement um.

Workflows unterstützen Sie dabei sich wiederholende, regelmäßige Arbeitsabläufe zu automatisieren und neue Aufgaben strukturiert und fristgerecht abzuarbeiten.

Um die Funktionsweise der Workflows in Ihrem Unternehmen zu testen, haben Sie die Möglichkeit, eine kostenlose 15-tägige Testversion in Ihrem Bitrix24 Account zu aktivieren.

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