Projektmanagement-Tools, HR und CRM: Anwaltskanzleien effizient managen und Prozesse optimieren

Ohne effiziente Organisation von Workflows kann eine Anwaltskanzlei nicht funktionieren. Das Umfeld wird außerdem immer digitaler, sodass viele manuelle Arbeitsabläufe und die aufwendige Suche nach Akten der Vergangenheit angehören.

Anwaltssoftware spielt in diesem Zusammenhang eine immer größere Rolle. Genutzt als Softwarelösung aus einer Hand oder als Modul braucht eine Kanzlei CRM-Systeme, Möglichkeiten für Projekt- und Aufgabenmanagement, Verwaltung von Dokumenten, Kalenderoptionen und Funktionen für die Mandantenkommunikation. Zum Kanzleialltag gehören auch die Kostenrechnung und ein HR-System für Mitarbeiter.

Wie lassen sich all diese Komponenten vereinen, um das Kanzleimanagement so weit wie möglich zu automatisieren? Im folgenden Artikel widmen wir uns den einzelnen Elementen und nehmen einen Kanzleisoftware-Vergleich vor. Anwälte haben besondere Anforderungen an Softwarelösungen, auf die wir in den folgenden Absätzen genauer eingehen.

Die Bitrix24-Tools können als CRM für Anwaltskanzleien genutzt werden. Der Softwareanbieter ermöglicht hiermit die Verwaltung von Mandantenkontakten, die Dokumentierung der Kommunikation und die Verfolgung in Form von Projekten und Aufgaben. Für die Kommunikation mit Mandanten gibt es Chats, Videoanrufe und Diskussionsforen. Die Anwendung kann in einer sicheren Cloud auf Amazon Webservern in Deutschland gehostet oder als On-Premise-Version auf der kanzleieigenen IT-Infrastruktur installiert werden.

Die Bedeutung von optimierten Arbeitsabläufen in Anwaltskanzleien

Effiziente Arbeitsabläufe sind das Rückgrat jeder Kanzlei. Strenge Fristen, komplexe Mandate und Kommunikation mit Beteiligten führen zu einer hohen Arbeitsbelastung. Ohne entsprechende Organisation der Kanzlei ensteht die Gefahr, dass Mandanten nicht umfassend betreut, Informationen nicht weitergegeben oder Fristen nicht eingehalten werden.

Die Nutzung einer Kanzleisoftware bietet hier Entlastung. Sie sorgt für Workflow-Automatisierung und vereinfacht administrative Aufgaben bei der Mandatsbearbeitung. Hierdurch schafft sie mehr Freiraum, damit sich die Anwälte auf die wichtigen Dinge konzentrieren können. 

Herausforderungen im täglichen Kanzleibetrieb

Was sind die Herausforderungen von Anwaltskanzleien, die sich von normalen Unternehmen unterscheiden? Sie liegen vorrangig im Bereich Mandantenbetreuung und bei den internen Abläufen:

• Mandantenverwaltung und Fristenkontrolle – Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Fälle und das strenge Einhalten von Fristen muss präzise organisiert sein. Fehler bei der Fristenverwaltung haben normalerweise schwerwiegende rechtliche Folgen.

• Dokumentenmanagement – Täglich fallen viele juristische Dokumente an. Sie müssen organisiert, sicher gespeichert und schnell zugänglich gemacht werden. Wenn Dokumente fehlen oder nicht richtig archiviert sind, behindert das die Fallbearbeitung.

• Mitarbeiterkoordination und Arbeitsprozesse – In größeren Kanzleien ist die Mitarbeiterkoordination schwierig. Für effiziente Workflows brauchen Rechtsanwaltspraxen daher eine klare Aufgabenverteilung und transparente Kommunikation.

• Interne Kommunikation – Die Zusammenarbeit zwischen Anwälten, Sekretariat und juristischen Mitarbeitern funktioniert nur mit gut organisierten Kommunikationsoptionen. Ohne sie kommt es zu Missverständnissen und Verzögerungen.

• Mandantenkommunikation und Mandantenbetreuung – sie erwarten rasche und transparente Informationen zu ihrem Fall. Ohne strukturierte Prozesse und digitale Hilfsmittel steigt das Risiko für Verspätungen oder unklare Kommunikation. Diese wiederum ist häufig Ursache für den Vertrauensverlust bei Mandanten.

• Datenschutz und Datensicherheit – Anwaltskanzleien verarbeiten hochsensible Informationen, die strengen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Die sichere Speicherung und der Schutz vor unbefugtem Zugriff ist daher unerlässlich. Verstöße gegen die Datensicherheit haben nicht nur rechtliche Folgen, sondern beeinträchtigen auch massiv das Vertrauen der Mandanten.

Warum sind Digitalisierung und Automatisierung notwendig?

Der steigende Arbeitsaufwand macht die Digitalisierung und automatische Workflows bei Anwaltskanzleien notwendig. Er ist auf andere Weise nicht zu bewältigen. Außerdem erwarten Mandanten stets schnelle und klare Auskünfte zu ihrem Fall. Das funktioniert nur mit Digitalisierung. 

Automatisierung hat für Kanzleien eine ebenso große Bedeutung. Hiermit können sie wichtige Dokumente schnell und präzise erstellen. Beispiele sind Vollmachten, Klagen, Klageerwiderungen, Ein- und Widersprüche oder Mahnbescheide. 

CRM für Anwaltskanzleien: Besseres Mandantenmanagement durch moderne Tools

Die Verwaltung von Mandantenbeziehungen gehört zu den grundlegenden Faktoren für den Erfolg einer Anwaltskanzlei. CRM-Software fungiert hierbei als Datenbank. Sie verwaltet die Daten von Mandanten, Gegenparteien oder anderen Beteiligten in Echtzeit. 

CRM für Kanzleien hat jedoch höhere Anforderungen als das Management von Kundenbeziehungen bei anderen Unternehmen. Digitale Lösungen bieten deshalb oft noch mehr Funktionen, die über die Speicherung der Kontaktdaten hinausgehen.

Die CRM-Plattformen umfassen Möglichkeiten, Fälle von Beginn bis zum Ende zu betreuen. Sie priorisieren Informationen, damit Rechtsanwälte sofort auf dringende Anliegen reagieren können. Entsprechende Software-Produkte dienen außerdem dazu, die Mandantenbeziehung zu pflegen und die Kommunikation zu verbessern.

Tool 1: Advoware CRM

Advoware ist eine CRM-Anwendung für Anwälte, die mehr kann als Mandantenbeziehungen zu verwalten. Sie speichert Fallhistorien und Kommunikation auf einer einzigen Plattform. Anwälte und ihre Teams haben so jederzeit Zugang zu den notwendigen Daten.

Das integrierte Dokumentenmanagement vereinfacht die Verwaltung von digitalisierten Unterlagen jeder Art, die für die Arbeit notwendig sind. Sie ist strukturiert und ermöglicht Rechtsanwälten, Akten und Beweismaterialien für juristische Vorgänge schnell abzurufen.

Für die Kommunikation mit Mandaten gibt es E-Mail-Vorlagen oder andere Formulare für die individuelle Anpassung. Automatisierte Erinnerungen garantieren, dass keine Fristen oder wichtige Anfragen verpasst werden.

Advoware verwaltet Fristen und Termine zentral und sorgt so für ihre Einhaltung. Ein wichtiger Faktor bei Rechtsanwalts-Software wie Advoware ist das besondere elektronische Anwaltspostfach. Diese beA-Schnittstelle kann elektronische Dokumente sicher versenden und empfangen, ohne dass Sie die Software wechseln müssen.

Tool 2: Lexolution CRM

Die Softwarelösung von Lexolution richtet sich vor allem an Großkanzleien und juristische Abteilungen von Unternehmen. Sie ist Fallmanagement-Software, CRM mit Datenbanken und eine Lösung für die Workflow-Automatisierung aus einer Hand. Als cloudbasiertes Produkt ist keine Installation notwendig. Nutzer haben Zugriff über den Web-Browser, wodurch die Anwendung besonders flexibel und unabhängig vom Betriebssystem ist.

Lexolution verwaltet Mandanteninformationen strukturiert und präzise. Gleichzeitig können diese mit laufenden Fällen verknüpft werden. Dadurch können Nutzer die Korrespondenz, Fallhistorie oder andere Dokumente über die zentrale Plattform speichern und einsehen.

Mit dem Fristen- und Aufgabenmanagement überwachen Rechtsanwälte ihre Fälle. Sie erhalten Erinnerungen, wenn sich etwa ein Fristablauf nähert. Die Dokumentenverwaltung erfolgt mit Lexolution strukturiert und genau. E-Mails, eingescannte Schreiben, andere Korrespondenzen oder Kommunikation wird dem jeweiligen Mandat zugeordnet und ist jederzeit abrufbereit.

Im Gegensatz zu anderen Anwendungen beinhaltet Lexolution Analyse- und Berichtsfunktionen. Sie überwachen die Auslastung der Kanzlei und die Arbeitsbelastung der Anwälte. Auf Grundlage der Ergebnisse können Nutzer dann Entscheidungen für die zukünftige Kanzleientwicklung treffen.

Den Zugang zur Software sichern Sie mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung ab. Diese zusätzliche Sicherheitsebene schützt sensible Mandantendaten selbst im Falle eines kompromittierten Passworts.

HR-Management in Anwaltskanzleien: Personalverwaltung und Mitarbeiterentwicklung

Das Personalwesen spielt auch bei Anwälten eine zentrale Rolle, denn schließlich hängt der Erfolg von der richtigen Personalstrategie ab. Daher muss es eine effiziente Mitarbeiterverwaltung und Mitarbeiterentwicklung geben. Kanzleien stellen hiermit die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit ihrer Teams sicher.

Herausforderungen beim Personalwesen von Anwaltskanzleien

Die Personalverwaltung in Anwaltskanzleien ist besonders komplex. Neben der klassischen Personalplanung müssen Kanzleien auch für die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter sorgen. Deren Zufriedenheit ist außerdem wichtig, wenn Kanzleien eine hohe Fluktuation vermeiden wollen.

In vielen Kanzleien arbeiten Teams projektbasiert. Daher müssen die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit vorhanden sein. HR-Software für Rechtanwalt- und Notarbüros muss spezielle Funktionen haben, um diese Herausforderungen anzugehen.

Tool 3: Personio für Kanzleien

Personio ist eine umfassende HR-Software für kleine und mittlere Unternehmen, die auch Rechtsanwaltskanzleien nutzen. Die Anwendung beinhaltet alle wesentlichen Funktionen – von der Personalverwaltung bis zur Mitarbeiterentwicklung. 

Die strukturierte Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten, Arbeitsverträgen und Bescheinigungen macht die Personalverwaltung leicht zugänglich. Außerdem ist ein leistungsstarkes ATS-System integriert, das die Talentsuche und Bewerbungsprozesse erleichtert.

Personio ermöglicht die Zeiterfassung, die oft Grundlage für Gebührenrechnungen von Anwälten ist. Sie kann direkt in die Gehaltsabrechnung übertragen werden, über die das HR-Produkt ebenfalls verfügt.

Weitere Funktionen von Personio sind Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Mitarbeiterentwicklung sowie Reporting und Analysen. Für Rechtsanwälte ist besonders wichtig, dass die Software alle Anforderungen der DSGVO erfüllt.

Tool 4: DATEV Personalmanagement

DATEV für das Personalmanagement ist Teil der Produktlinie von DATEV, die sich mit allem rund um Finanzen und Buchhaltung befasst. Die Software eignet sich für KMU und daher auch für Anwälte.

Mit der HR-Lösung verwalten Sie alle Stammdaten von Beschäftigten. Dazu gehören Mitarbeiterinformationen, Verträge, Lohnabrechnungen oder Bankverbindungen. Die Kernfunktion von DATEV ist jedoch die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie erfolgt entsprechend der gesetzlichen Vorschriften und lässt sich problemlos in die Finanzbuchhaltung des Anbieters übernehmen.

Für Rechtsanwaltspraxen, die projektbezogen arbeiten, bietet DATEV Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Außerdem ist die Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten integriert.

Mit DATEV können Anwaltskanzleien Pläne für Mitarbeiterentwicklung erstellen und überwachen. Über die Reporting- und Analysefunktionen erhalten Nutzer Auswertungen zu wichtigen Personalkennzahlen.

Projektmanagement-Tools für Anwaltskanzleien: Fallbearbeitung und Teamkoordination

Rechtsanwälte, die ihre Fälle effektiv bearbeiten und keine Fristen versäumen wollen, benötigen hierfür Projektmanagement-Software. Mit den Anwendungen organisieren sie Aufgaben, stellen die Teamzusammenarbeit sicher und behalten einen Überblick über die relevanten Dokumentationen und Termine.

Projektmanagement für juristische Projekte: Was ist anders?

Projektmanagement in Anwaltskanzleien unterscheidet sich erheblich von anderen Branchen. Hier verwalten Sie nicht nur Zeitpläne, sondern müssen auch strenge Fristen einhalten. Dazu gehört auch, dass Sie zahlreiche Dokumente und juristische Aufgaben koordinieren. Die Informationen müssen natürlich immer zugänglich und aktuell sein.

Tool 5: RA Micro

RA Micro oder die schlanke Variante für kleinere Anwaltskanzleien, RA Micro Essentials ist eine Anwaltssoftware, die speziell für die Anforderungen von Rechtsanwälten konzipiert wurde.

Ihre Hauptfunktion ist die Verwaltung von Mandanten und Fällen. Hierzu gehört die zentrale Speicherung von Mandanteninformationen, Falldaten und Fristen. Die Softwarelösung verfügt über ein robustes Dokumentenmanagement-System. Juristische Dokumente werden zentral und zugänglich aufbewahrt. Anwälte haben hierdurch Zugriff auf alle Unterlagen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Bei RA Micro gibt es die Möglichkeit, eine elektronische Akte anzulegen und alle relevanten Dokumente, E-Mails und Schriftsätze digital zusammenzuführen. In puncto Projekt- und Aufgabenmanagement überwacht die Rechtsanwaltssoftware Aufgaben und Fristen.

Tool 6: Actaport

Actaport stellt eine Cloud-Lösung für Anwaltskanzleien dar. Hiermit ist der Zugriff auf Mandantendaten, Fallinformationen und Dokumente besonders flexibel. Alles, was Sie benötigen, sind Ihre Zugangsdaten und ein internetfähiges Gerät.

Die Aktenverwaltung mit Actaport ist vollständig digital. Der sichere Zugriff erfolgt durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Daher können Sie ortsunabhängig und sicher arbeiten.

Die Kanzleisoftware hat eine direkte beA-Schnittstelle. Über das besondere Anwaltspostfach erhalten und versenden Sie Schriftsätze rechtskonform und sicher.

Das Projektmanagement bei anderen Unternehmen entspricht bei Anwälten der Verwaltung von Aufgaben und Fristen. Die Software benachrichtigt Sie, wenn Sie Fristen einhalten müssen und zeigt Ihnen den Status von Aufgaben an. 

Mit Actaport können Rechtsanwälte juristische Dokumente erstellen. Die Anwendung bietet viele Textbausteine für unterschiedliche rechtliche Sachverhalte. Nutzer können sie anpassen und entsprechend ihrer Anforderungen gestalten.

Zusätzlich gibt es bei Actaport ein Mandantenportal. Die Mandanten haben so Zugriff auf ihre digitalen Akten. Diese Funktion macht die Kommunikation schneller und übersichtlicher.

Die Zeiterfassung mit Möglichkeiten zur Erstellung von Gebührenrechnungen ist für die Abrechnung von Mandaten wichtig. Sie kann direkt in der Software erstellt und an Mandanten gesendet werden.

Auch wenn es sich um eine cloudbasierte Kanzleisoftware handelt, legt Actaport großen Wert auf Datenschutz und die Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen. Speicherung, Verarbeitung und Senden von Daten ist verschlüsselt und daher DSGVO-konform.

Tool 7: AnNoText

AnNoText ist eine umfassende und etablierte Kanzleisoftware, die speziell für Anwaltskanzleien entwickelt wurde. Sie bietet viele Funktionen, mit denen Sie juristische Prozesse verwalten und den Kanzleialltag optimieren können.

Die Kernfunktion ist das Mandanten- und Datenmanagement. Die Anwendung fungiert hier als CRM für die Kanzlei. Alle Informationen zu Mandanten und Fällen werden an einem Ort gespeichert und Sie haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Daten. Hierbei sind alle Notizen, Schriftsätze und Dokumente mit der Akte verknüpft.

AnNoText verwaltet die Informationen als digitale Akte. Die E-Akte vereinfacht die Archivierung, den Zugang und die Bearbeitung von Dokumenten. Teams können beispielsweise gemeinsam an einem Fall auf Basis derselben Informationen arbeiten.

Die Kanzleisoftware ermöglicht ein unkompliziertes Fristenmanagement. Außerdem können Wiedervorlagen eingerichtet werden. Rechtsanwälte und ihre Teams verpassen so keine Fristen und durch die regelmäßigen Wiedervorlagen geht keine Aufgabe verloren.

AnNoText beinhaltet eine vollständige Integration mit dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA). Hiermit ist die rechtskonforme und geschützte Versendung von Schriftsätzen und Dokumenten möglich. Moderne Kanzleien nutzen diese Möglichkeit zunehmend als Standard, weil die Kommunikation mit Gerichten und anderen Anwälten digital erfolgt.

Für die Mandanten- und interne Kommunikation bietet AnNoText verschiedene Optionen. E-Mails oder Anrufe sind zwei davon. Mit der Software können Anwaltskanzleien auch individuelle Workflows erstellen, je nachdem, wie das für einen Fall notwendig ist.

Zusammenfassung

Rechtsanwälte und Kanzleien haben besondere Anforderungen bei der Bewältigung ihrer Aufgaben. Hierfür gibt es spezielle Software mit Funktionen für Projektmanagement, HR und CRM. Anwaltskanzleien müssen Fristen einhalten, direkt und klar mit Beteiligten kommunizieren und die Daten von Mandanten schützen. Viele Softwarelösungen für Rechtsanwälte decken all diese Notwendigkeiten ab. Ein besonderes Merkmal ist eine beA-Schnittstelle. Sie fungiert als elektronisches Postfach, über das Kanzleien rechtskonform und fristgerecht Schriftsätze versenden können. Da Anforderungen so speziell sind gibt es außer vielleicht für einen Test, keine Anwaltssoftware kostenlos.

Die Bitrix24-Lösungen hingegen sind zwar nicht direkt für Rechtsanwaltskanzleien entwickelt worden, sie decken aber trotzdem viele der Anforderungen ab. Sie eignen sich als CRM für Anwaltskanzleien, Projektverwaltung und Kommunikation. Der wichtigste Vorteil ist, dass die Software mit beschränkten Funktionen dauerhaft kostenlos ist.