9 HR-Automatisierungstrends, die den Arbeitsplatz 2024 umgestalten werden

HR-Prozessautomatisierung und künstliche Intelligenz sind die bestimmenden Themen, die das Personalwesen im Jahr 2024 prägen. Bereits beim Verfassen der Stellenanzeige beginnt der Einsatz beider Technologien, setzt sich über den Onboarding-Prozess fort und bestimmt letzten Endes den gesamten Arbeitsalltag des Personalwesens. Denn in einer Zeit, in der Produktivität und Effizient maßgeblich über den Erfolg eines Unternehmens bestimmen, ist die Schlüsselrolle digitaler Technologie unbestritten. Durch diese wird das HR-Management in die Lage versetzt, Entscheidungen datenbasiert und damit objektiv zu treffen.

Auf der Grundlage vorgenannter Aussagen gehören zu den Zielen der HR-Prozessautomatisierung die

• Senkung der Kosten durch effiziente Gestaltung von Workflows,

• Beseitigung von sich wiederholenden Fehlern, zum Beispiel in Genehmigungsprozessen oder bei der Gehaltsabrechnung,

• Förderung einer Self-Service-Kultur der Informationsbeschaffung,

• Weiterbildung durch personalisierte Entwicklungspläne,

um nur einige der wichtigsten zu nennen.

Die folgenden neun Tipps werden Ihnen dabei helfen, Ihr HR-Management unter Beachtung aktueller Trends fit für die Zukunft zu gestalten.

1. KI-gesteuerte Prozesse zur Rekrutierung und Kandidatenauswahl

Künstliche Intelligenz (KI) verändert das Recruiting grundlegend. In Verbindung mit der HR-Prozessautomatisierung wird die Auswahl der Kandidaten effizienter und gewinnt an Objektivität.

Die Workflow-Optimierung des gesamten Onboardings beginnt bereits bei der Stellenanzeige. Durch KI-erstellte Texte können in unterschiedlichen Fassungen für verschiedene Medien aufbereitet und ihre Wirkungsweise mittels A/B-Tests – dem Vergleich zweier sich nur in einer wesentlichen Eigenschaft unterscheidenden Varianten – analysiert werden. Beim Eingang einer großen Anzahl von Bewerbungen helfen Algorithmen mit künstlicher Intelligenz bei der HR-Datenanalyse und stützen die Auswahl geeigneter Kandidaten auf rein objektive Auswahlkriterien. Faktoren wie Alter, Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit oder andere subjektive Entscheidungsmerkmale lassen sich gezielt ausschließen. Fortgeschrittene KI-Tools können nicht nur die fachliche Eignung, sondern auch Soft Skills wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und die Fähigkeiten zur Problemlösung bewerten.

Nach der Kandidatenauswahl übernehmen KI-Chatbots die weitere Kommunikation. Sie stimmen Termine für persönliche Gespräche ab und beantworten Fragen der Kandidaten auf der Grundlage der unternehmenseigenen Wissensbasis.

Eines sollte allerdings bei der HR-Automatisierung beachtet werden: Automatisierte Onboarding-Systeme dürfen den Menschen im Einstellungsprozess nicht ersetzen. Sie dienen nur der effizienten Unterstützung von Personalabteilungen.

2. Automatisiertes Onboarding mit personalisierten Workflows

Nachdem die Kandidatenauswahl – wie im ersten Abschnitt erläutert – KI-gestützt unter Berücksichtigung objektiver Entscheidungskriterien erfolgte, helfen automatisierte Onboarding-Systeme dabei, die Einarbeitung neuer Teammitglieder produktiv zu gestalten.

Die HR-Prozessautomatisierung übernimmt Routineaufgaben wie das Ausfüllen von benötigten Formularen, die Zuteilung der Hard- und Software und die Einrichtung von Berechtigungen im Rahmen der IT-Struktur des Unternehmens.

Neue Mitarbeiter enthalten entsprechend ihrer Stellenbeschreibung einen personalisierten Aufgabenplan mit einer festgelegten Einarbeitungszeit. Alle relevanten Inhalte, die das Onboarding unterstützen, wie Schulungsunterlagen, Systemdokumentationen, Kontakte der Vorgesetzten und Teammitglieder, werden bereitgestellt. HR-Software checkt den Einarbeitungsfortschritt und kann die Arbeitszeit verfolgen, um ohne Druck Disziplin zu erzeugen. Berichte über den Status der Aufgabenbearbeitung, Erfüllung von Compliance-Anforderungen und Durchführung von Schulungen können erstellt werden. Gleichzeitig sorgt das Softwaretool für die Aktualisierung des Mitarbeiterverzeichnisses und weist dem neuen Teammitglied die Position innerhalb der grafisch aufbereiteten Struktur zu.

Moderne HR-Automatisierungstrends berücksichtigen die Erfahrungen neuer Teammitglieder während der Einarbeitungsphase. Feedbacks werden gesammelt und einer KI-gestützten Auswertung unterzogen. Auf Basis dieser Informationen lässt sich der Onboarding-Prozess optimieren.

3. Self-Service-Portale, die das Mitarbeiterinformationsmanagement unterstützen

Self-Service-Portale für das Mitarbeiterinformationsmanagement sind Softwarelösungen zur eigenständigen Verwaltung persönlicher und unternehmensbezogenen Daten. Als Teil neuer und innovativer HR-Automatisierungstrends entlasten sie Personalabteilungen und können deren Produktivität erheblich steigern.

Die digitale Informationsplattform ist so zu konfigurieren, dass jedes Teammitglied eine seiner Funktion angepasste Startseite mit speziell zugeschnittenen Inhalten erhält. Im Rahmen der HR-Prozessautomatisierung lassen sich eine Reihe personenbezogener Abläufe durch den Mitarbeiter selbst und sehr effektiv ausführen, wie die Änderung persönlicher Daten, etwa die Adressänderung nach einem Umzug und die Steuerklassenänderung nach der Eheschließung oder die Beantragung von Urlaub. Bei der Fälligkeit von Terminen, zum Beispiel die Abrechnung einer Dienstreise, erfolgt die automatische Benachrichtigung durch das System.

Neben der Bereitstellung der genannten Funktionen dienen Self-Service-Portale gleichzeitig als zentrale Datenbank für alle Unternehmensinformationen. Compliance-Richtlinien sind hier ebenso gespeichert, wie Kontaktinformationen zu allen Abteilungen und FAQs mit Fragen zu Lohnzahlung, Urlaubsansprüchen oder Arbeitszeitregelungen.

Leistungsfähige Mitarbeiterinformationssysteme enthalten Schnittstellen zur Personalverwaltungssoftware des Unternehmens. Damit lassen sich Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter synchronisieren und Leistungsberichte auf Grundlage aller personenbezogenen Daten erstellen.

4. Zeit- und Anwesenheitsverfolgungssysteme zur Produktivitätssteigerung

HR-Prozessautomatisierung nutzt Tools zur Zeit- und Anwesenheitsverfolgung, um die Arbeitszeit der Mitarbeiter exakt erfassen und verwalten zu können. Das Prinzip beruht auf der digitalen Datenspeicherung und Auswertung sowie einer Übergabe der Zeiten an Softwaretools zur Berichterstellung, der Analyse von Arbeitsabläufen und der Lohnabrechnung. Bitrix24 stellt eines dieser Systeme als Online-Stempeluhr bereit. Da die Software als PC-Version und für mobile Endgeräte zur Verfügung steht, lässt sie sich auch problemlos für Außendienstmitarbeiter einsetzen. Die Zeiterfassung beginnt mit dem Einloggen und endet entsprechend mit dem Stoppen zum Ende des Arbeitstages. In Verbindung mit der Möglichkeit, die Zeitaufzeichnung an Aufgabenstellungen zu koppeln, lassen sich detaillierte Arbeitsberichte erarbeiten, die auch als Tages-, Wochen- oder Monatsberichte eines Projektteams gestaltet werden können. Das Tool eignet sich zudem zur Verwaltung von Anwesenheitszeiten durch das Erstellen von Dienstplänen und Abwesenheitslisten.

Echtzeiterfassung der Arbeitszeiten und daraus erstellte Berichte bieten Unternehmen eine verbesserte datenbasierte Kontrolle der Ressourcenplanung. DSGVO-konforme Tools, wie die von Bitrix24 entwickelte Software, sichern die Compliance unter Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen.

5. Prädiktive Analysen, die historische Daten für die Personalplanung nutzen

Durch die Auswertung der vorliegenden Daten lassen sich Prognosen im Bereich der Personalplanung und Verwaltung erstellen. Solche auch als prädiktive Analysen bezeichneten Untersuchungen tragen entscheidend dazu bei, ein Unternehmen langfristig mit den benötigten Human Resources auszustatten.

HR-Prozessautomatisierung bedeutet unter diesem Aspekt, nicht nur eigene Quellen in Form von Personalakten, Leistungsbewertungen und Fluktuationsraten auszuwerten, sondern auch externe Quellen zu nutzen. Dazu ist das in der Ausbildung befindliche Potenzial an zukünftigen Arbeitnehmern zu erfassen, sind alle verfügbaren Wirtschaftsdaten von Mitbewerbern zu sammeln und demografische Trends zu berücksichtigen. Aus der großen Menge an Daten müssen alle für das eigene Unternehmen relevanten Informationen extrahiert und in Bezug zur wirtschaftlichen Zielstellung gebracht werden. Basierend auf den Geschäftszielen und geplanten Projekten lässt sich der Bedarf an qualifizierten Fachkräften schätzen.

Künstliche Intelligenz kann durch das Setzen geeigneter Parameter das Profil zum Recruiting neuer Mitarbeiter erstellen und gleichzeitig Weiterbildungsangebote zur Qualifizierung des eigenen Personals entwickeln. Letzteres fördert die Leistungsentwicklung der Mitarbeiter des Unternehmens und kann damit aktiv mögliche Fluktuation vorbeugen.

6. Einsatz von Chatbots bei der Bearbeitung routinemäßiger HR-Anfragen

Eine Automatisierung routinemäßiger HR-Anfragen durch Chatbots reduziert die Arbeitsbelastung von HR-Mitarbeitern und kann gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, insbesondere in Unternehmen, die mit einem über mehrere Zeitzonen verteilten Team arbeiten. Fragen und Probleme lassen sich dadurch auch außerhalb der Arbeitszeit von Personalabteilungen klären.

Typische Anwendungsbeispiele für die HR-Prozessautomatisierung sind die Beantwortung häufig gestellter Fragen zu Urlaubsansprüchen, Dienstreiseanträgen und Dienstabrechnungen, der Gehaltsabrechnung im Zusammenhang mit geleisteten Überstunden oder der unternehmensinternen Compliance. KI-Tools unterstützen den kompletten Onboarding-Prozess, wie bereits im Abschnitt 2. erläutert wurde, etwa durch Informationen zu Weiterbildungslehrgängen und die damit verbundene Antragstellung oder mit der Beantwortung von Fragen zur Unternehmenskultur.

HR-Prozesse automatisieren bedeutet in diesem Zusammenhang, die Chatbots durch umfangreiches Wissen dafür zu befähigen, möglichst viele auftretende Anfragen direkt beantworten zu können. Sollte das nicht möglich sein, muss die KI in der Lage sein, eine Anfrage direkt an den am besten geeigneten Mitarbeiter weiterzuleiten. Durch maschinelles Lernen und eine breite Datenbasis sind Chatbots permanent weiterzuentwickeln.

7. Digitale Leistungsmanagement- und Feedbacksysteme zur Förderung der Teamproduktivität

Eine der wesentlichen Aufgaben des HR-Managements besteht in der Bewertung und Förderung der Mitarbeiterleistungen. Durch den Einsatz digitaler Werkzeuge lassen sich auf der Basis von KPIs (Key Performance Indicators) Produktivität und Effizienz der Arbeit bewerten.

HR-Prozessautomatisierung beinhaltet in diesem Kontext die Festlegung von SMART-Zielen für das Team und jeden einzelnen Mitarbeiter, die Erfassung der Leistungsdaten und regelmäßiger Feedbacks der Teammitglieder inklusive einer Selbstreflexion zu den eigenen Leistungen. HR automatisieren bedeutet, ein Erinnerungssystem zu implementieren, das die zyklische Feedbackabgabe überwacht und auf Basis aller vorhandenen Daten, die erzielten Ergebnisse visualisiert.

Die erbrachten Ergebnisse dienen wiederum als Basis automatisch erstellter Leistungsberichte und einer transparenten Bewertung jedes Mitarbeiters. Sie können gleichzeitig dafür genutzt werden, bei bestehenden Defiziten individuelle Entwicklungspläne zu erstellen und personalisierte Weiterbildungsangebote zu unterbreiten.

Die Herausforderung bei der Automatisierung solcher Abläufe besteht in der Qualität der verwendeten Daten und darf nicht zu einem Verzicht auf individuelle Gespräche zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern führen. Eine gute Kommunikation fördert die Akzeptanz bei der Einführung des Systems.

8. Lernmanagement mithilfe KI-gesteuerter personalisierter Lernpfade

Personalisierte Lernpfade passen sich den individuellen Bedürfnissen des einzelnen Mitarbeiters an. KI-gestützte Lernmanagementsysteme (LMS) leisten einen wichtigen Beitrag im Rahmen der HR-Prozessautomatisierung, damit die Weiterbildung effizient gestaltet werden kann.

Ein LMS funktioniert wie folgt:

Zunächst werden Daten über den Teilnehmer am Programm gesammelt. Dazu gehören Vorkenntnisse, die Rolle und Funktion der Tätigkeit im Unternehmen, Lernziele und die sich daraus ergebenden spezifischen Bedürfnisse für die Wissensvermittlung. Grundlage der Datenerhebung sind in der Regel Fragebögen und die im HR-System des Unternehmens hinterlegten Informationen. Jetzt wird ein Plan für die Weiterbildung entwickelt.

Während des Lernprozesses sammelt das LMS kontinuierlich Daten zu den Ergebnissen. Diese werden aus Interaktionen innerhalb des Schulungsprogramms, gelösten Aufgaben, Tests und dem zeitlichen Fortschritt innerhalb des Bildungsplans gewonnen. Die KI identifiziert Trends und Muster aus dem Verhalten des Lernenden, erkennt Stärken und Schwächen. Daraus lassen sich Erkenntnisse für eventuelle Änderungen am Lehrplan oder für zusätzlichen Support ableiten. Der Lernpfad wird dynamisch angepasst, um den Fortschritt zu berücksichtigen. Feedbackmöglichkeiten gestatten den Kursteilnehmern selbst in den Lernprozess einzugreifen und damit ein optimales Ergebnis zu erzielen.

9. Robotic Process Automation (RPA) für routinemäßige HR-Aufgaben

Als Robotic Process Automation wird eine Technologie bezeichnet, bei der Software-Roboter regelbasierte, repetitive Aufgaben, die zuvor durch Menschen übernommen werden mussten, automatisieren. Typische Beispiele für solche Arbeitsprozesse im HR-Management sind das Einholen von Genehmigungen und die Lohnabrechnung.

Zur HR-Prozessautomatisierung eignen sich besonders Vorgänge mit einer hohen Wiederholungsrate, die sich durch klar definierte Regeln auszeichnen. Das soll zunächst anhand der Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen erläutert werden. Mitarbeiter füllen ein im System hinterlegtes Antragsformular aus. Automatisch wird die Weiterleitung an den Vorgesetzten zur Genehmigung ausgelöst. Eine Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass der unterzeichnete Antrag rechtzeitig vor Antritt der Dienstreise verfügbar ist. Nach Absolvierung dieser wird der Mitarbeiter zur Abrechnung aufgefordert. Das ausgefüllte Formular wird danach an die Buchhaltung zur Bearbeitung des Zahlungsvorgangs verschickt.

Bei der Lohnabrechnung übernehmen RPA-Bots die Arbeitszeiten aus dem digitalen Zeiterfassungssystem. Im nächsten Schritt erfolgt die Berechnung von Brutto und Nettolohn, der Sozialversicherungsbeiträge, sowie der Steuern. Abschließend generiert das System Berichte über die Abrechnung aller Mitarbeiter.

HR-Prozessautomatisierung steigert Produktivität und verbessert Effizienz im Unternehmen

Die positive Wirkung automatisierter HR-Prozesse beginnt bereits durch prädiktive Analysen zur Personalplanung, setzt sich über das KI-unterstützte Recruiting fort und hilft durch personalisierte Workflows im Onboarding-Prozess.

Die Verwaltung persönlicher Daten erfolgt in Self-Service-Portalen. Bei der Beantwortung auftretender Fragen werden die Mitarbeiter durch Chatbots unterstützt. Diese beziehen ihre Informationen aus allen verfügbaren Quellen innerhalb des Unternehmens und öffentlich zugänglichen Wissensdatenbanken.

Digitales Leistungsmanagement- und Feedbacksysteme fördern die Produktivität der Mitarbeiter und bewerten datenbasiert – auf der Grundlage von KPIs – die Arbeitsergebnisse. Robotic Process Automation (RPA) übernimmt routinemäßige HR-Aufgaben, wie Teile der Lohn- oder Gehaltsabrechnung unter Nutzung der durch Tools zur Zeit- und Anwesenheitsverfolgung ermittelten Arbeitszeitnachweise.

Personalisierte Lernpfade schaffen die besten Voraussetzungen dafür, Mitarbeiter kontinuierlich für die stetig wachsenden Anforderungen moderner Projektarbeit weiterzubilden.

HR-Prozessautomatisierung benötigt leistungsfähige Softwaretools. Bitrix24 liefert mit seiner KI-betriebenen Unternehmens-Software alle Werkzeuge, damit das wichtigste Kapital Ihres Unternehmens – die Human Resources – effizient verwaltet werden können. Von der Arbeitszeiterfassung mittels Online-Stempeluhr, über die Erstellung erforderlicher Berichte zur Mitarbeitereffizienz bis hin zum grafisch aufbereiteten und stets aktuellen Mitarbeiterverzeichnis lassen sich alle wichtigen Aufgaben automatisieren.

Der CoPilot, ein mit künstlicher Intelligenz ausgestattetes Tool auf modernster Entwicklungsstufe, hilft bei der Erstellung von Aufgaben innerhalb des Onboarding-Prozesses neu eingestellter Mitarbeiter oder beantwortet deren Fragen via Chat. Nicht zuletzt hilft die robotergesteuerte Prozessautomatisierung eine Vielzahl von Standardabläufen, wie zum Beispiel die Genehmigung von Dokumenten für Dienstreise- oder Urlaubsanträge, zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Damit Sie in den Genuss der genannten Features und vieler weiterer Vorteile der Bitrix24-Software kommen können, sollten Sie sich noch heute registrieren.

FAQs

Welche HR-Prozesse können effektiv automatisiert werden?

Es gibt eine ganze Reihe von HR-Prozessen, die effektiv automatisiert werden können. Dazu gehören vor allem

• Recruiting mit Vorauswahl von Bewerbern anhand objektiver Kriterien

• Onboarding, das neue Mitarbeiter mit der Compliance vertraut macht und Aufgaben zur Einarbeitung zuweist

• Self-Service-Portale

• Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement

• Leistungsbeurteilungen

• Lernmanagementsysteme

Wie verbessert HR-Automatisierung die Mitarbeitererfahrung?

HR-Automatisierung verbessert die Mitarbeitererfahrung durch:

• Schnellere Bearbeitung von Anfragen mit dem Einsatz von Chatbots und Self-Service-Portalen

• Vereinfachte Onboarding-Prozesse durch automatische Erstellung von Arbeitsverträgen, Bereitstellung wichtiger Informationsunterlagen und Einrichtung der benötigten IT-Zugänge

• Effizientes Leistungsmanagement

• Reduzierung verwaltungsintensiver Aufgaben durch Automatisierung sich wiederholender Routineaufgaben, wie Dienstreiseabrechnung oder Urlaubsanträge

Welche Kosteneinsparungen sind mit der HR-Automatisierung verbunden?

Mit der HR-Automatisierung sind Kosteneinsparungen verbunden, insbesondere durch:

• höhere Produktivität aufgrund verringerter manueller Tätigkeit

• Minimierung von Fehlern und deren Folgekosten

• schnellere Abwicklung von Prozessen, da automatisierte Workflows Bearbeitungszeiten verkürzen, zum Beispiel bei Onboarding oder Lohnabrechnung

• Compliance-Sicherheit durch Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zum Datenschutz oder zur IT-Sicherheit