9 moderne Eventmanagement-Tools für geschäftliche Veranstaltungen

Mit Software für Eventmanagement können auch Unternehmen mit wenig technischer Erfahrung beeindruckende Businessveranstaltungen planen und durchführen. Es gibt Plattformen, die viele Funktionen hierfür bieten. Von der problemlosen Vorbereitung über die Durchführung bis zur Auswertung können Veranstaltungsmanagement-Tools bei Ihren Geschäftsveranstaltungen helfen.

Im folgenden Artikel stellen wir 9 Anwendungen für das Veranstaltungsmanagement vor. Er soll Unternehmen ansprechen, die einen Eventmanagement-Software-Vergleich durchführen, weil sie auf der Suche nach dem passenden Tool sind. Bevor Sie jedoch in die Welt der Software-Lösungen eintauchen, sollten Sie ermitteln, welche Art von Events Sie durchführen wollen und welche Funktionen Sie benötigen.

Tool 1: Bitrix24 – Eine unkomplizierte Event-Management-Software als Teil einer Business-Plattform

Bitrix24 ist eigentlich ein CRM-System, das als All-in-One-Lösung noch viele weitere Funktionen beinhaltet. Auch wenn der Schwerpunkt nicht auf Eventmanagement liegt, gibt es viele Funktionen, die Sie für Ihre geschäftlichen Veranstaltungen nutzen können. Und der große Vorteil ist, dass die Bitrix24-Lösungen dauerhaft kostenlos sind, wenn Sie einen kostenfreien Tarif mit unbegrenzter Nutzeranzahl und eingeschränkten Funktionen verwenden.

Welche Funktionen von Bitrix24 eignen sich zur Event-Planung?

Die Planung und Durchführung von Veranstaltungen beginnt mit der Entwicklung des Projekts und dem Erfassen von Teilnehmerdaten. Hierfür sind die Projektmanagement- und CRM-Funktionen von Bitrix24 eine erstklassige Lösung.

Kalender verfügt über zahlreiche Features und gilt als Event-Planner. Sie können die Veranstaltungstermine teilen oder mit Teilnehmern abstimmen. Außerdem  ermöglicht Bitrix24, das Event in den Zielgruppen zu besprechen. Sie können Einladungen versenden und die Antworten nachverfolgen. Vor allem das automatische Verschicken von E-Mails ist hierbei eine große Erleichterung.

Hinzu kommt die Möglichkeit, automatisierte Abläufe einzurichten. Diese reichen von der Planung über die Einladungen bis zur Auswertung der Veranstaltungen. Ein Pluspunkt bei Bitrix24 ist, dass Sie Ihre Events in den Social-Media-Kanälen bewerben können. Sie erreichen also mögliche Teilnehmer dort, wo Sie sie am besten antreffen. Über die Funktion für Dokumentenmanagement speichern Sie alle schriftlichen Ausführungen zur Veranstaltung ab.

Wie starten Sie ein Event mit Bitrix24?

Als Veranstalter oder Event-Manager können Sie mit Bitrix24 ein Business-Event mit den folgenden Schritten beginnen.

• Erstellen Sie ein Projekt mit definierten Aufgaben, Fristen und Meilensteinen.
• Wählen Sie die gewünschten Teilnehmer über ein segmentiertes, integriertes CRM aus.
• Setzen Sie Zeit, Datum und Ort fest und achten Sie darauf, dass es keine Überschneidungen mit anderen Events im Team gibt.
• Erstellen Sie eine Website mit weiteren Informationen und einem Anmeldeformular (Der KI-Assistent CoPilot von Bitrix24 kann Ihnen dabei helfen).
• Bewerben Sie das Event über Social Media und E-Mail-Marketing.
• Sammeln Sie alle rechtlichen und praktischen Dokumente in einem Ordner mit eingeschränktem Zugriff.
• Führen Sie Ihr Event entweder persönlich oder online über die integrierte Videokonferenzsoftware durch.
• Sammeln Sie Leistungsdaten und persönliche Einblicke von den Teilnehmern, um Ihre Workflows in Zukunft zu verbessern.

Tool 2: Whova – Events durchführen, die Menschen verbinden

Whova ist eine Veranstaltungsmanagement-Software, durch die Teilnehmer mehr über andere erfahren können. Mit dem Tool können Sie Online-Events, persönliche oder hybride Veranstaltungen planen. Die Möglichkeiten reichen von Einladungen zum Mittagessen bis hin zu Business-Events oder anderen Meetings.

Die auch mobil verfügbare Event-Plattform gibt Ihnen Möglichkeiten, sich miteinander auszutauschen und sich mit Menschen zu vernetzen, die dieselben Interessen haben. Über die App finden Nutzer relevante Kontakte, durch die auch Treffen während einer Veranstaltung einfacher sind.

Außerdem bietet Whova etliche Möglichkeiten zur Event-Planung. Die Software enthält Funktionen für das Ticketing und Seating-Management. Über einen Ticket-Shop können Interessierte beispielsweise kostenlose oder kostenpflichtige Tickets erwerben. Veranstalter können darüber hinaus auch Rabattcodes oder Sonderaktionen einstellen.

Die Softwarelösung begleitet Sie auch während des Events. Der Funktionsumfang in diesem Bereich beinhaltet beispielsweise das Management von Rednern. Teilnehmer können die Veranstaltungen nach den gewünschten Programmpunkten durchsuchen.

Natürlich fehlt auch die Nachbereitung des Events nicht. Bei Whova gibt es etliche Analyse- und Berichtsfunktionen. Wenn Sie Veranstaltungen organisieren, können Sie Redner oder Teilnehmer um Feedback bitten, um die Qualität des Events zu bewerten.

Tool 3: Eventbrite – Eine bekannte Lösung mit geringer Lernkurve

Eventbrite gehört zu den bekanntesten Software-Tools für Eventmanagement. Die Anwendung ist so populär, weil sie über viele Funktionen verfügt und einfach zu verwenden ist. Der Anbieter finanziert sich über einen Anteil an verkauften Tickets bei kostenpflichtigen Veranstaltungen. Für Events ohne Tickets fallen deshalb keine Kosten an.

Mit Evenbrite können Organisatoren den gesamten Event-Management-Prozess durchführen. Beispielsweise ist die Erstellung einer Veranstaltung besonders für kleine und mittlere Unternehmen sehr leicht, weil der Anbieter viele Formulare für Events vorhält, die sie einfach ändern und anpassen können.

Die Software deckt alle Arten von Veranstaltungen ab. Hierzu gehören virtuelle Events, Konzerte, Sportveranstaltungen, Business-Events, Vorträge oder Live-Events. Unternehmen können mithilfe dieses Event-Tools beispielsweise eine Konferenz oder ein Geschäftsmeeting planen.

Für die Eventplanung gibt es verschiedene Ticketoptionen, die der Veranstalter einstellen kann. Außerdem bietet Eventbrite eine Funktion für mobiles Ticketing. Hiermit kaufen Teilnehmer ihre Tickets und speichern sie in der App. Am Veranstaltungstag zeigen sie dann lediglich den Barcode am Check-in vor.

Zu den Event-Marketing-Tools, über die Eventbrite verfügt, gehört die Integration in die sozialen Medien. Veranstalter können ihre Events direkt in den sozialen Kanälen bewerben und sprechen so ein größeres Publikum an. Zusätzlich können E-Mail-Einladungen über die Event-App verschickt werden.

Tool 4: Accelevents – Die Lücke zwischen virtuellen und hybriden Events überbrücken

Die Zielgruppe von Accelevents sind vor allem Unternehmen, Veranstaltungsunternehmen, Bildungseinrichtungen oder NGOs, die eine Verbindung zwischen virtuellen und hybriden Veranstaltungen schaffen wollen. Neben den klassischen Funktionen der Software für Veranstaltungsplanung gehört auch die Organisation von Livestreams und Webinaren dazu. Diese Optionen bieten sich vor allem bei großen Geschäftsveranstaltungen, Messen oder Konferenzen an. Teilnehmer können bei hybriden Events direkt über die Plattform kommunizieren.

Accelevents bietet Möglichkeiten, die Formulare für die Online-Registrierung individuell anzupassen und in die eigene Website zu integrieren. Die Event-Management-Lösung verfügt über verschiedene Ticketing-Optionen. Je nach Wunsch können Eventmanager flexible Preismodelle entwickeln und VIP-Tickets, Zugangscodes, Rabattgutscheine oder Gruppentickets integrieren.

Über den Login und die Teilnehmerregistrierung können Veranstalter die Größe des Events verfolgen. Gleichzeit ist es so möglich, die Teilnehmer-Anwesenheit nachzuvollziehen und die Aktivitäten dahingehend zu koordinieren. Neben dem Teilnehmermanagement erhalten Organisationen auch Unterstützung, wenn sie ihre Events monetarisieren wollen. Sie können Add-ons wie Merchandising oder zusätzliche Produkte hinzufügen.

Die Koordination hybrider Projekte vereinfacht Accelevents durch das Anbieten virtueller Stände auf Messen und Ausstellungen. Mit der Eventmanagementsoftware können Organisatoren Sponsoren einbinden, wie es etwa mit dem Branding von Websites oder durch Präsentationen möglich ist.

Das Event-Management-Tool hilft Veranstaltern während des Planungs- und Durchführungsprozesses und bietet auch danach mit ausführlichen Analysen Unterstützung. Hiermit können KPIs überwacht werden oder Unternehmen lassen Berichte zu Teilnehmern, Interaktionen und Umfragen erstellen.

Tool 5: Feathr – Die Wahl der Non-Profit-Organisationen für Eventmanagement

Feathr ist nicht nur eine Eventmanagement-Plattform, sondern gleichzeitig ein Marketing-Tool. Der Anbieter ist spezialisiert auf Non-Profit-Organisationen und wohltätige Veranstalter. Ziel von Feathr ist, das Spendenaufkommen zu erhöhen und gleichzeitig die Reichweite zu vergrößern.

Mit Feathr können Veranstalter gezielte Marketingkampagnen für Fundraising erstellen. Das Tool bietet viele Möglichkeiten, Botschaften zu personalisieren und so die richtigen Zielgruppen anzusprechen. Außerdem ist eine Integration der Kampagnen in viele Kanäle möglich, wie etwa per E-Mail, auf der Website oder in sozialen Medien.

Dank der Kombination von CRM und Eventmanagement können Organisatoren nicht nur neue Teilnehmer erreichen, sondern auch die von früheren Events gezielt kontaktieren. Außerdem ermöglicht Feathr Retargeting-Anzeigen, die frühere Besucher der Plattform ansprechen, wenn sie sich noch nicht registriert haben.

Feathr gehört zu den Event-Apps, die Veranstaltern bei der Budgetplanung hilft. Sie kann die Ausgaben für das Marketing kontrollieren und gibt gleichzeitig Empfehlungen auf der Basis ähnlicher Veranstaltungen.

Als Software für Veranstaltungsmanagement mit CRM und Marketingfunktionen bietet Feathr wichtige Analysen. Sie sammelt etwa Daten zum Verhalten von Eventteilnehmern, die Grundlage für zukünftige Events und Aktionen sind. 

Tool 6: Splash – Zeit bei der Vorbereitung professioneller Events sparen

Splash ist eine weitere Event-App, die wir bei unserem Veranstaltungssoftware-Vergleich betrachten. Die Anwendung eignet sich für Veranstalter von virtuellen, physischen und hybriden Events.

Die Besonderheit bei Splash ist der geringere Aufwand bei der Veranstaltungsvorbereitung. Es gibt eine Menge Vorlagen für Eventseiten, Registrierungsformulare und Einladungen, die Organisatoren problemlos anpassen können. Hierfür nutzen sie einen Editor für die Event-Websites, der per Drag & Drop funktioniert.

Mit E-Mails können potenzielle Teilnehmer eingeladen werden. Die Kommunikation findet direkt über die Splash Plattform statt. Außerdem sind Social-Media-Integrationen verfügbar, worüber Sie die Teilnehmer in den sozialen Netzwerken erreichen.

Die Registrierungsformulare können Sie individuell anpassen. Das hilft auch beim Erfassen unterschiedlicher Daten, die später in die verfügbaren Analysen und Berichte einfließen sollen. Splash bietet Ticketing-Tools, wenn Veranstalter VIP-Tickets oder Rabattkarten verkaufen wollen.

Mit Splash Studio besteht die Möglichkeit, virtuelle Veranstaltungen vorzubereiten und durchzuführen. Hierzu gehören etwa Livestreams, Q&A-Runden, Diskussionen oder Chats. Für physische Events bietet Splash Check-ins per Barcode.

Tool 7: Eventdex – Eine Eventmanagement-Plattform mit KI-Funktionen für Matchmaking

Als Software für Veranstaltungsmanagement richtet sich Eventdex bevorzugt an Organisatoren, die Events im B2B-Bereich durchführen. Mit dem Tool sind die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von In-Person, virtuellen und hybriden Veranstaltungen möglich.

Zu den Funktionen gehören die klassischen Eventmanagement-Tools wie Marketing, Registrierung von Teilnehmern, Ticketing und Analysen. Außerdem sind Self-Check-in per QR-Code oder der Badge-Druck enthalten.

Eventdex konzentriert sich darauf, mit seiner Software Kontakte im geschäftlichen Bereich zu koordinieren. Mithilfe von Matchmaking und künstlicher Intelligenz bringt die Anwendung Teilnehmer mit ähnlichen Interessen und nach anderen Gesichtspunkten zusammen. 

Diese Funktion basiert auf umfassenden Nutzerprofilen, die gegeneinander abgeglichen werden. Teilnehmer brauchen auf Veranstaltungen so nicht mehr nach potenziellen Gesprächs- und Geschäftspartnern zu suchen, weil Eventdex diese bereits in der App vorschlägt.

Die ausführlichen Analysen dienen der Nachbereitung von Veranstaltungen. Über Eventdex erfahren Organisationen Details zu Registrierungen, zum Teilnahmeverhalten, zu Verkaufstrends und Interaktionen. Sie sind dann Grundlage für die Ausrichtungen zukünftiger Businessveranstaltungen.

Tool 8: Swoogo – Personalisierte Anmeldeformulare mit bedingter Logik

Swoogo spricht mit seiner Veranstaltungssoftware bevorzugt Agenturen und Eventmanager an, die virtuelle, physische und hybride Events vorbereiten und durchführen. Sie wird aber auch von Unternehmen und Verbänden genutzt. Darüber hinaus ist sie bei Marketing- und Vertriebsteams beliebt, die über Veranstaltungen Leads generieren.

Ein Pluspunkt von Swoogo ist die Benutzerfreundlichkeit. Es ist kein umfangreiches technisches Wissen notwendig, wenn Sie Veranstaltungen planen und durchführen wollen. Teilnehmer können insbesondere bei hybriden Events einfach verwaltet werden.

Swoogo arbeitet bei den Registrierungen mit bedingter Logik. Veranstalter legen hierbei bedingte Logikoptionen fest. Bei der Registrierung sehen potenzielle Teilnehmer dann nur Fragen, die aufgrund ihrer vorherigen Antworten relevant sind. Hierdurch ist eine enorme Personalisierung möglich.

Es gibt auch einen integrierten Website-Builder, mit dem Organisatoren Veranstaltungs-Websites ohne besondere Programmierfähigkeiten erstellen können. Zur Software gehören außerdem automatisierte E-Mails und persönliches Messaging.

Mit Swoogo gibt es viele Analyse- und Berichtsoptionen, deren Ergebnisse als Planungsgrundlage für kommende Veranstaltungen dienen können. Organisatoren erhalten Daten zu Registrierungszahlen, Teilnehmerinteraktionen und Engagement-Statistiken.

Tool 9: Cvent – Event-Software mit Budget- und Kostenkontrolle

Cvent gehört zu den Premium-Plattformen für Veranstaltungsmanagement und wird vor allem von Unternehmen und Konzernen, Verbänden, NGOs und Eventagenturen genutzt. Die Funktionen decken alle Phasen des Eventmanagements ab. Hierzu gehören z. B. die Erstellung der Veranstaltung, Registrierung der Teilnehmer, Durchführung und Auswertung.

Dank Cvent können Veranstalter individuell angepasste Event-Seiten und Registrierungsformulare erstellen. So können Informationen der Teilnehmer gesammelt werden, die für die Durchführung und spätere Auswertung nützlich sind.

Darüber hinaus umfasst Cvent Ticketing-Optionen in mehreren Stufen. Sie eignen sich beispielsweise für VIP-Tickets, Early Bird-Tickets oder Standardtickets. Eine zusätzliche Möglichkeit sind Rabattcodes und Sonderaktionen für Tickets.

Besonders gefragt sind die Tools für Budget- und Ausgabenmanagement. Veranstalter können die Kosten kontrollieren und behalten ihr Eventbudget im Auge. Für Organisatoren dürfte auch das Venue-Management von Cvent von Interesse sein. Es gibt eine Datenbank von Veranstaltungsorten, die sie anhand von Größe, Budget und Verfügbarkeit vergleichen können.

Die Analyse- und Berichtsfunktionen geben Auskunft zu Ticketverkäufen, Registrierungen oder Teilnehmerverhalten. Anhand der Daten ist so eine Optimierung des ROI für künftige Veranstaltungen möglich.

Die richtigen Event-Management-Tools auswählen

Bei der Auswahl der passenden Event-Management-Software müssen Veranstalter deshalb überlegen, welche Funktionen sie benötigen. Sie sollten sich fragen, welche Art von Veranstaltungen sie organisieren wollen, wie viele mögliche Teilnehmer es gibt und wie es mit den Tickets aussieht.

Während einige der Tools auf dieser Liste die Möglichkeiten im Bereich der Eventmanagement-Software voll ausschöpfen, ist all diese Technologie auch mit Kosten verbunden. Die Wahrheit ist, dass die meisten Unternehmen sie nicht benötigen, wenn sie die Eventorganisation nicht gerade als Kerngeschäft betrachten.

Als Teil einer All-in-One-Business-Plattform können Sie mit den Bitrix24-Tools Events planen, durchzuführen, bewerben und analysieren, ohne Ihr Budget zu sprengen. Mit unbegrenzter Nutzeranzahl und eingeschränkten Funktionen ist die Bitrix24 Eventmanagement-Software kostenlos. Somit ist die Lösung vielleicht gar nicht weit entfernt, wenn Sie für sich als auch für Ihr Publikum hervorragende Veranstaltungen organisieren wollen.