Zeit ist eine Ressource, die wir nicht erneuern oder irgendwo kaufen können. Daher ist es sehr wichtig, wie wir sie am besten nutzen. Vielleicht fragen Sie sich, warum manche Personen mehr in ihrer verfügbaren Zeit erledigen können als andere. Der Schlüssel hierfür ist strategisches Zeitmanagement. Mit Zeitmanagement-Methoden teilen Sie Ihre Zeit so ein, dass Sie die maximale Produktivität erreichen. Das gilt vor allem im geschäftlichen Umfeld, aber auch im Privatleben.
Für den richtigen Ansatz stellen wir Ihnen im folgenden Artikel 8 Zeitmanagement-Strategien vor, mit denen Sie jede Minute des Tages effektiv nutzen. Das reicht von Tipps für die Priorisierung von Aufgaben bis hin zur Nutzung von Zeitmanagement-Apps. Zusätzlich geben wir Ihnen ein paar Strategien für die Selbstorganisation und erklären Ihnen, wie Sie Zeit blockieren können. Unsere Zeitmanagement-Tipps sind eine gute Grundlage, wenn Sie mehr in derselben Zeit schaffen wollen, egal ob im Unternehmen oder zu Hause.
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Strategie 1: Priorisieren für langfristige Ziele
Über den Tag erledigen wir verschiedene Aufgaben, die mehr oder weniger wichtig sind. Bei einem schlechten Zeitmanagement erledigen wir alle unabhängig von ihrer Wichtigkeit. Daraus kann dann eine geringere Produktivität folgen.
Zu strategischen Zeitinvestitionen gehört, dass Sie Ihre Aufgaben anhand langfristiger Ziele planen. Sie müssen Schwerpunkte setzen bzw. priorisieren, welche davon den größten Einfluss auf Ihre Ziele haben.
Analyse der wichtigsten langfristigen Unternehmensziele
Bevor Sie die täglichen Prioritäten setzen, müssen Sie sich über die langfristigen Unternehmensziele im Klaren sein. Eine solche Analyse nehmen Sie am besten anhand von Daten vor. Sie können sich folgende Fragen stellen:
- Um wie viel Prozent soll das Unternehmen in einer bestimmten Zeit wachsen?
- Gibt es die Absicht, in neue Märkte zu expandieren?
- Welche Produktivitätssteigerung wollen wir in einem festgelegten Zeitraum erreichen?
Das sind nur einige Beispiele. Da jedes Unternehmen individuell ist, unterscheiden sich auch die Ziele. Wichtig ist es, sie in messbaren Zahlen über einen längeren Zeitraum zu definieren. Die Zielvorgaben schlüsseln Sie dann nach den entsprechenden Abteilungen auf, damit Sie wissen, welche davon wie viel beitragen soll.
Entwicklung eines Prioritätensystems für tägliche Aufgaben
Anhand der Unternehmensziele entwickeln Sie dann eine To-Do-Liste für die täglichen Aufgaben. Allerdings sagt diese noch nichts darüber aus, welche davon zuerst erledigt werden soll. Um das zu klären, müssen Sie ein System schaffen, in dem wichtige und dringende Aufgaben priorisiert werden. Hierfür gibt es verschiedene Methoden. Eine davon, die Eisenhower-Matrix, stellen wir im nächsten Absatz vor.
Die Eisenhower-Methode
Die Matrix von Eisenhower wird auch Vier-Quadranten-Methode genannt. Es wird gesagt, dass sie US-General Dwight D. Eisenhower entwickelt haben soll. Das Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, die anfallenden Aufgaben in vier verschiedene Kategorien einzuteilen.Sie nehmen eine Unterscheidung nach Dringlichkeit und Wichtigkeit vor.
Bei vier Quadranten ist das die Unterscheidung nach A-D-Aufgaben, es unterscheidet sich aber nicht vom Eisenhower-Prinzip. Nehmen wir an, Sie haben eine umfangreiche Aufgabenliste für den Tag und wollen priorisieren. Dann teilen Sie Ihre Aufgaben nach folgenden Gesichtspunkten ein:
Dringend und wichtig (A-Aufgaben): Sie haben die höchste Priorität und benötigen sofortige Aufmerksamkeit. Diese Aufgaben beeinflussen das Erreichen Ihrer Ziele direkt. Meistens sind das Dinge wie ein dringender Kundenanruf, der keinen Aufschub zulässt, das Nahen einer Deadline oder ein unerwartetes Problem, das Sie sofort lösen müssen
Wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben): Diese Aufgaben sind zwar wichtig, aber sie können Sie verschieben und später priorisieren. Sie umfassen langfristige Ziele, die Sie planen können. Wenn Sie diese Aufgaben nicht erledigen, können sie in den ersten Quadranten rutschen. Zu diesen B-Aufgaben, die Sie auf lange Sicht planen und priorisieren können, gehören langfristige Projekte, Weiterbildung oder Aufbau von Netzwerken.
Dringend, aber nicht wichtig (C-Aufgaben): Diese Aufgaben erscheinen vielleicht dringend, leisten aber nur wenig oder keinen Beitrag zum Erreichen Ihrer Ziele. Sie können Sie also delegieren. Hiermit schaffen Sie Freiraum für wichtige Arbeit, die Sie selbst erledigen müssen.
In diese Kategorie gehört die Beantwortung von E-Mails oder Anrufen mit geringer Priorität, die eine schnelle Reaktion erfordern, aber auch von Mitarbeitern durchgeführt werden kann. Auch Routineaufgaben können Sie delegieren, ebenso wie Anfragen zu einem Meeting, das nicht unbedingt notwendig ist.
Weder dringend noch wichtig (D-Aufgaben): In dieser Kategorie finden sich Aufgaben, die Sie verringern oder eliminieren sollten. Sie bieten keinen Wert für Ihre Ziele und müssen auch nicht delegiert werden. Tätigkeiten wie Videos auf YouTube, Scrollen in Social Media während der Arbeitszeit und das Lesen von unwichtigen E-Mails sind Dinge, die nur die Zeit rauben.
Strategie 2: Zeitplanung für effiziente Nutzung
Bevor Sie Ihre täglichen To-Dos nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einteilen, können Sie Arbeiten von vornherein planen. Angenommen, Sie haben ein Projekt, das Sie innerhalb eines bestimmten Zeitfensters abschließen wollen. Am besten ist hierfür eine Zeitplanung, dank der Sie proaktiv tätig sind, anstatt lediglich zu reagieren.
Erstellen eines Zeitplans mit klaren Deadlines
Eine Zeitmanagement-Methode, mit der Sie Überlastung und das Verpassen von Fristen vermeiden, ist das Setzen von Deadlines. Teilen Sie ein Projekt in verschiedene Zeitabschnitte ein, damit Sie für jede Aufgabe einen realistischen Rahmen haben.
Deadlines sorgen für Struktur und motivieren Sie auch, die Teilabschnitte innerhalb der gesetzten Frist zu erledigen. Wenn Sie jedes Ziel eines definierten Meilensteins rechtzeitig erreichen, ist auch der Abgabetermin für das gesamte Projekt nicht in Gefahr.
Maximierung der Produktivität durch Zeitblockierung
Eine Möglichkeit des Zeitmanagements ist Zeitblockierung bzw. Timeblocking. Bei dieser Methode teilen Sie Ihren Arbeitstag in Zeitblöcke ein und legen jeweils fest, was Sie erledigen wollen. Die Zeitblockierung verringert Ablenkungen, weil Sie sich in dieser Zeit auf das Wesentliche konzentrieren. Da Sie sich konzentriert einem Projekt widmen können, steigt dadurch gleichzeitig Ihre Produktivität.
Die ALPEN-Methode für Zeitmanagement
Die ALPEN-Methode ist eine weitere Technik des Zeitmanagements. Der Deutsche Lothar J. Seiwert hat sie für die Tagesplanung entwickelt. Sie besteht aus folgenden 5 Schritten:
A – Aufgaben notieren: Liste aller anfallenden Aufgaben und Termine mit Pausen für den Tag erstellen, egal ob beruflich oder privat.
L – Länge schätzen: Realistischen Zeitaufwand für alle Aufgaben schätzen und unerwartete Ereignisse einplanen.
P – Pufferzeiten einplanen: 60 % der Zeit für geplante Aufgaben berücksichtigen und 40 % als Pufferzeit für unvorhersehbare Dinge.
E – Entscheidungen über Prioritäten treffen: Aufgaben, die wichtig und dringend sind, priorisieren. Hierfür eignet sich die Eisenhower-Methode zum Zeitmanagement.
N – Nachkontrolle: Am Ende des Tages erledigte Aufgaben prüfen und nicht erledigte auf die nächsten Tage verschieben.
Strategie 3: Aufgaben delegieren, um den Blick auf das Wesentliche zu richten
In der Arbeitswelt kann niemand alles selbst erledigen. Zum Zeitmanagement gehört deshalb, dass Sie Aufgaben delegieren, damit Sie sich auf Dinge konzentrieren, die Sie näher ans Ziel bringen. Oft neigen Führungskräfte dazu, wenig zu delegieren, weil sie so das Gefühl der Kontrolle behalten. In diesen Fällen sind Sie dann häufig mit Routineaufgaben beschäftigt, die auf lange Sicht wenig Wert haben.
Sie sollten deshalb diese Routinearbeiten an Teammitglieder weitergeben. Vor allem solche, die strategisch weniger relevant sind, eignen sich zum Delegieren. Außerdem sammelt Ihr Team so wertvolle Erfahrungen und entwickelt Kompetenzen. Beim Delegieren ist jedoch wichtig, dass Sie klar kommunizieren, Feedback geben und Vertrauen in die Mitarbeiter haben.
Strategie 4: Zeitmanagement-Tools nutzen
Es gibt eine große Auswahl an Zeitmanagement-Apps, die Sie in Ihren Arbeitsalltag integrieren können. Sie reichen von To-Do-Listen bis zu komplexen Software-Lösungen für Projektmanagement.
Kalender-Apps, Aufgaben-Tracker oder Tools für die Zusammenarbeit erleichtern Ihre Zeitplanung ebenso. Manche einfachen Zeitmanagement-Tools sind kostenlos. Andere wiederum sind in Business-Lösungen integriert. Natürlich reicht es nicht, ein Tool einfach nur zu besitzen. Binden Sie es in Ihren Tagesablauf ein, damit Sie produktiver arbeiten.
Strategie 5: Die Kunst der Terminplanung meistern
Zur Terminplanung gehört mehr, als nur ein Datum in einen Kalender einzutragen. In der Praxis ist eine genaue Abstimmung notwendig, die Priorität und die Koordination mit Beteiligten beinhaltet. Um Ihre Zeit strategisch in Termine und Meetings zu investieren, können Sie verschiedene Methoden nutzen.
Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip oder die 80/20-Regel ist eine Strategie für effektive Terminplanung. Es wurde vom Italiener Vilfredo Pareto entwickelt. Er stellte fest, dass sich 80 % des Grundbesitzes in Italien in den Händen von nur 20 % der Bevölkerung befanden. Diese Regel wurde auf das Zeitmanagement übertragen.
Das Prinzip sagt, dass 80 % der Aufgaben mit einem Aufwand von 20 % erledigt werden können. Andersherum benötigen Sie für die Durchführung von 20 % der Aufgaben 80 % Aufwand.
Es geht also darum, sich den 20 % der Aufgaben zu widmen, die für 80 % des Erfolges verantwortlich sind. Diese sollten Sie zuerst und mit voller Konzentration angehen, da sie die größten Auswirkungen auf das Erreichen Ihrer Ziele haben. 80 % der Aufgaben delegieren, automatisieren oder eliminieren Sie. Für die Terminplanung bedeutet das, dass Sie die Meetings priorisieren, die den größten Einfluss auf das Erreichen Ihrer Ziele haben.
Vermeidung von Überplanung und Burnout
Ganz gleich, ob Sie Aufgaben oder Termine planen, dürfen Sie Ihren Kalender nicht zu voll packen. Es muss immer Zeit für Erholung und Ausgleich bleiben. Kalkulieren Sie deshalb Pausen und genug Puffer für unvorhergesehene Situationen ein. Nur mit genügend Erholung, Abschalten und Pausen vermeiden Sie Stress und letztendlich einen Burnout.
Strategie 6: Aufbauen von Netzwerken und Beziehungen als strategische Zeitinvestition
Beim Zeitmanagement vergessen viele Führungskräfte eine Sache – Zeit in berufliche Netzwerke und Beziehungen zu investieren. Das hat zwar keine direkten messbaren Auswirkungen auf kurzfristige Projekte, führt aber auf längere Sicht zu wertvollen Geschäftskontakten und Feedback.
Networking wird oft aufgrund dringender Aufgaben vernachlässigt. Es ist jedoch wichtig, wenn Sie zukünftig erfolgreich sein wollen. Dabei reicht es nicht, berufliche Netzwerke einmal zu etablieren. Sie müssen sie pflegen, unabhängig davon, ob diese Netzwerke beruflich oder privat sind. Ein regelmäßiger Austausch lohnt sich auch, wenn Sie an gemeinsamen Projekten arbeiten. Denken Sie deshalb daran, auch für diese Aktivitäten genug Zeit einzuplanen.
Strategie 7: Gleichgewicht zwischen Anforderungen und Unternehmenszielen finden
Oft ist es schwierig, die täglichen Anforderungen mit den übergeordneten Unternehmenszielen abzugleichen. Hierbei geht es um den Blick aufs ganze Bild. Vielfach erledigen wir tägliche Aufgaben und verlieren die unternehmerischen Ziele aus den Augen.
Die kurzfristigen Anforderungen müssen daher im Einklang mit den langfristigen Vorgaben stehen. Sie sollten also regelmäßig kontrollieren, ob Ihr Arbeitsalltag den langfristigen geschäftlichen Zielen entspricht. Dazu ist eine klare Kommunikation mit allem Beteiligten nötig. Es muss auch Vertrauen vorhanden sein, die bisherigen Zeitpläne flexibel anzupassen.
Strategie 8: Für eine vollständige Zeitoptimierung mit der Zeit gehen
Bei dieser Strategie geht es darum, dass Sie Ihre Fähigkeiten für Zeitmanagement immer weiterentwickeln. Vor allem die Technik macht rasch Fortschritte und das betrifft auch Tools für Zeitmanagement. Offen für neue Technologien zu sein, hilft Ihnen, Ihre Zeit mit den entsprechenden Tools besser zu verwalten. Auch Zeitmanagement ist ein ständiger Lern- und Entwicklungsprozess.
Probieren Sie neue Zeitmanagement-Tools und Methoden aus. Denken Sie daran, sie umzusetzen, wenn Sie das Gefühl haben, dass sie erfolgreicher sind als die bisher genutzten. In dem Maße, wie sich Ihre Anforderungen und Unternehmensziele ändern, können Sie unterschiedliche Techniken daran anpassen. Bereit für Neues zu sein, hilft Ihnen beim Zeitmanagement genauso wie bei allen anderen unternehmerischen Herausforderungen.
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Zusammenfassung
Zeitmanagement und strategische Zeitinvestitionen gehen Hand in Hand. Sie sind untrennbar miteinander verbunden, wenn Sie sich sowohl auf die täglichen Anforderungen als auch auf langfristige Unternehmensziele konzentrieren. Versuchen Sie, beides aufeinander abzustimmen und passen Sie es bei Bedarf an.
Ihren Arbeitsalltag können Sie mithilfe von Zeitplänen einteilen. Allerdings sind nicht alle Aufgaben gleich wichtig. Nutzen Sie daher verschiedene Zeitmanagement-Methoden, mit denen Sie Schwerpunkte setzen. Beispiele hierfür sind die Eisenhower-Matrix oder das Pareto-Prinzip, die Ihnen beim Priorisieren Ihrer Aufgaben helfen. Bei beiden Methoden geht es darum, dass Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben selbst und sofort erledigen und andere delegieren, verschieben oder streichen.
Beim Zeitmanagement können Sie sich auch die heutige Technologie zunutze machen. Die Rede ist von Zeitmanagement-Tools, die das Planen und die Zeiteinteilung erleichtern. Sie helfen Ihnen, Ihren Tag zu strukturieren, zu erledigende Aufgaben und Termine wahrzunehmen und zu analysieren, wie produktiv Sie Ihre Zeit verbracht haben.
Zeitmanagement-Apps gibt es zwar auch einzeln, sie sind aber häufig in Business-Software integriert. Denken Sie hierbei an die Bitrix24-Lösungen, die neben CRM auch Projekt- und Aufgabenmanagement enthalten. Mit dieser Anwendung behalten Sie den Überblick über die Zeit, die Sie für Projekte brauchen, können Termine planen und die Arbeitsbelastung von Mitarbeitern sehen. Eine integrierte Zeiterfassung zeigt Ihnen, wie viel Stunden Teammitglieder arbeiten und für bestimmte Aufgaben benötigen.
