Durch Kombination von CRM-Funneln, Chats und Kalendern den Rekrutierungsprozess optimieren

Die Personalbeschaffung hat in den letzten Jahren große Veränderungen durchgemacht. Ein großer Teil der manuellen Aufgaben kann mit modernen Technologien und Softwarelösungen automatisiert werden. Dadurch bieten sich Möglichkeiten für Optimierungen, die sich an die Anforderungen von Unternehmen und Bewerbern anpassen.

Durch die Kombination von CRM-Lösungen, Chats und Kalendertools können Sie alle Phasen des Einstellungsprozesses abdecken. Dadurch beschleunigen Sie die Dinge und entlasten gleichzeitig Ihr HR-Team. Zudem profitiert der Bewerber von einer besseren Erfahrung. Im folgenden Artikel erläutern wir deswegen, wie CRM, Chats und Kalender verknüpft werden können, damit Sie das Beste aus dieser Kombination herausholen können. Tipps und kurze Anleitungen zeigen Ihnen, wie Sie am besten vorgehen.

Die Bitrix24-Tools bieten eine Kombination aus CRM, Chat und Kalenderfunktionen. Die Software eignet sich daher auch, wenn Sie den Rekrutierungsprozess optimieren wollen. Genau wie für Kunden im Sales-Funnel nutzen Sie die Plattform, um die Daten der Bewerber einzugeben und den Einstellungsprozess zu automatisieren.

Die moderne Personalbeschaffung im digitalen Zeitalter

Aus der heutigen Welt ist die Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Das gilt im privaten Bereich genauso wie für Unternehmen. Die Automatisierung von HR-Prozessen sorgt einerseits für mehr Effizienz, vermeidet aber auch Fehler. Sie garantiert eine bessere Candidate Experience, weil sich die Bewerber gut aufgehoben fühlen. All das trägt zu einem guten Employer Branding bei, verbessert also den Ruf Ihres Unternehmens als Arbeitgeber.

Herausforderungen des traditionellen Bewerbungsprozesses

HR-Aufgaben wie Recruiting manuell zu bewältigen, kostet eine Unmenge an Zeit und Personal. Teams von HR-Abteilungen müssen Bewerbungen manuell sichten, Daten einpflegen, Fragen beantworten und mit den Kandidaten Kontakt halten. Außerdem muss die Personalabteilung dafür sorgen, dass Einladungen für Interviewtermine an die richtige E-Mail-Adresse geschickt werden. Oft waren mehrere Kommunikationsschritte nötig, um Termine für zukünftige Mitarbeiter abzustimmen.

Herkömmliche Prozesse der Personalverwaltung für jede Phase der Kandidatenreise führten zu Fehlern, weil die Arbeitsabläufe nicht ineinander übergriffen. Es kam oft zu Missverständnissen oder die HR-Mitarbeiter waren überlastet.

Deshalb ging man in der HR-Welt zur Automatisierung von Prozessen über. Mittlerweile spielt im Personalwesen auch die künstliche Intelligenz eine immer größere Rolle. Sie holt Kandidaten an allen Kontaktpunkten ihrer Reise ab, unterstützt Recruiter und verschlankt das Personalmanagement insgesamt.

Wie digitale Tools den Rekrutierungsprozess verändern

Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist zum Beispiel mithilfe von CRM-Plattformen, Chats und Kalendertools möglich. Diese und weitere Recruiting-Software macht den Einstellungsvorgang viel effizienter. Weil die Daten an einem zentralen Ort gespeichert sind und Workflows definiert wurden, treten weniger Fehler bei den jeweiligen Vorgängen auf.

Sie verfolgen nicht nur jede Stufe der Kandidatenreise im Recruiting, sondern entlasten auch die HR-Experten von Routineaufgaben. Integrierte Kalendersysteme stimmen Termine für Vorstellungsgespräche automatisch mit dem Bewerber und den Verantwortlichen ab.

Der CRM-Funnel als Schlüssel zum erfolgreichen Bewerbermanagement

Bei der Rekrutierung in Unternehmen gibt es verschiedene Phasen, in denen ein Kandidat Kontakt mit dem Unternehmen hat. Hierfür können Sie sich den CRM-Funnel zunutze machen, der aus dem Sales-Bereich bekannt ist. Durch die Automatisierung von HR-Prozessen werden die Kandidaten durch den CRM-Funnel geleitet – bis zu ihrer Einstellung. Digitale Tools für Unternehmen wie eine CRM-Plattform, Chatbots oder verknüpfte Kalender sind hierfür unverzichtbar geworden. Sie verbessern die Erfahrungen des Bewerbers und sorgen zur selben Zeit für eine Effizienzsteigerung dieser Personalprozesse.

Was ist ein CRM-Funnel und wie funktioniert er im Rekrutierungsprozess?

Der CRM-Funnel bei der Personalbeschaffung funktioniert wie der Verkaufstrichter. Die Bewerber bewegen sich von oben nach unten und durchlaufen dabei verschiedene Phasen:

1. Anziehung und Aufmerksamkeit: Hier informieren Unternehmen mithilfe von Stellenanzeigen über offene Stellen. Sie nutzen Strategien für Personalmarketing und Employer Branding.

2. Bewerbungseingang: Die Kandidaten reichen ihre Unterlagen wie Lebenslauf, Anschreiben oder Zeugnisse ein (meistens per Online-Bewerbung). Die Unternehmen sammeln die Angaben und laden sie in die Bewerberdatenbank des CRM-Systems hoch.

3. Vorauswahl oder ein Pre-Screening analysiert die Bewerbungen und filtert die Kandidaten nach bestimmten Kriterien. Denkbar sind Schlüsselqualifikationen oder bestimmte Fähigkeiten. Digitale Tools wie Analyse-Software oder Chatbots automatisieren die Vorgänge.

4. Beim Screening oder ersten Kontakt nimmt das Unternehmen per E-Mail, Telefon oder automatisierten Nachrichten Kontakt zu den qualifizierten Bewerbern auf. Es geht darum, das Interesse zu bestätigen und fehlende Informationen einzuholen.

5. Interviews und Auswahlverfahren werden als nächstes durchgeführt. Hierzu gehören persönliche oder virtuelle Vorstellungsgespräche, Organisation von Gruppeninterviews, Assessments oder Probetage, abhängig von der Position.

6. Bei der Bewertung und Entscheidung entscheidet das Unternehmen, welche Kandidaten berücksichtigt werden. Grundlage ist die Bewertung der Interviewergebnisse, Vergleich der Bewerberprofile und Feedbacks.

7. In der Phase des Angebots und der Verhandlung wird dem Kandidaten ein Angebot unterbreitet. Gehalt, Benefits und Vertragsbedingungen werden verhandelt.

8. Der Onboarding-Prozess beginnt nach der Vertragsunterzeichnung. Der neue Mitarbeiter wird im Unternehmen vorgestellt und erhält Einweisungen oder notwendige Schulungen.

Durch Automatisierung im Personalmanagement mit den richtigen Softwarelösungen machen Sie alle Phasen des Recruitingprozesses effizienter.

Vorteile eines CRM-Systems im Bewerbungsprozess

Wenn der Bewerbungsprozess mithilfe eines CRM-Systems durchgeführt wird, profitieren sowohl das Unternehmen wie auch der Bewerber. Alle Informationen zu den Kandidaten sind zentral abrufbar. So gehen keine Informationen verloren. Der ganze Bewerbungsprozess kann an jedem Kontaktpunkt nachverfolgt werden.

Personalabteilungen arbeiten effizienter und mit weniger Fehlern. Die Automatisierung von Workflows wie Versenden von E-Mails spart Zeit. Dank KI-Tools können Unternehmen die Erfahrung für die Kandidaten verbessern, denn diese empfinden den Prozess als organisierter und niemand wird vergessen.

Die Rolle von automatisierten Chats im Rekrutierungsprozess

Chatbots im Recruiting können an verschiedenen Punkten des Bewerbungsprozesses zum Einsatz kommen. Sie übernehmen einen Teil der Kommunikation mit den Kandidaten, für die vorher Mitarbeiter der HR-Teams notwendig waren.

Wie Chatbots den ersten Kontakt mit Bewerbern automatisieren

Kandidaten haben oft Fragen zum Bewerbungsprozess und zum Job. Sie interessiert, wie sie sich bewerben können, wie lang die Bewerbungsfrist ist oder welche Unterlagen das Unternehmen haben möchte.

Auf diese Fragen können KI-Chatbots Antworten geben. Außerdem können Chatbots bei Bedarf eine Vorauswahl durchführen. Sie fragen die Bewerber beispielsweise nach Qualifikationen und sortieren Kandidaten aus, die nicht in die engere Wahl kommen. Hiermit wird das manuelle Sichten von Bewerbungsunterlagen vereinfacht.

Vorteile von Chatbots in der Bewerberkommunikation

Die Vorteile von Chatbots bei der Kommunikation mit Kandidaten sind offensichtlich. Sie sind rund um die Uhr verfügbar und binden so keine Ressourcen im Personalwesen. Die Kommunikation erfolgt sofort, ohne dass ein Mitarbeiter nach Antworten suchen muss. Durch die maschinelle Vorauswahl von Chatbots müssen HR-Teams weniger Unterlagen manuell sichten, die von vornherein nicht für die Stelle infrage kommen.

Die Bedeutung von Kalender- und Terminplanungstools im Rekrutierungsprozess

Kalender- und Terminplanungssoftware ist in den Phasen von Interviews und Verhandlungen eine große Hilfe. Bei der manuellen Planung eines Meetings kommt es oft zu Verzögerungen und Missverständnissen, denn E-Mails müssen hin- und hergeschickt werden, um einen Termin zu bestätigen.

Bei Telefonaten kann es sein, dass jemand nicht erreichbar ist oder die Dokumentation nicht vorgenommen wird. Und oft muss ein Meeting noch mit anderen Teilnehmern aus dem Unternehmen abgestimmt werden, wenn sie daran teilnehmen.

Effiziente Terminplanung für Interviews und Meetings

Unternehmen können Kalender integrieren, die freie Termine für Bewerbungsgespräche vorschlagen. Es gibt auch die Möglichkeit, dass der Kandidat aus bestimmten Terminen einen auswählt und bestätigt.

Terminplanungstools für den Recruitingprozess können mittels KI sogar die Länge des Interviews anhand vorheriger Daten schätzen. Zudem sind für alle Beteiligten die Termine in Echtzeit sichtbar oder sie erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn ein Meeting verschoben wird.

Vorteile der Automatisierung von Interviewterminen

Der größte Vorteil bei der Automatisierung von Terminen mithilfe von Tools liegt in der besseren Organisation. Diese sorgt für eine enorme Zeitersparnis, wenn Bewerber und Unternehmen Interviewtermine vereinbaren. Gleichzeitig können sie mit der Integration von Kalendertools Terminüberschneidungen und Missverständnisse vermeiden.

Integration von CRM, Chats und Kalendern für eine nahtlose Kandidatenreise

Der beste Weg, den HR-Prozess bei Bewerbungen zu automatisieren, ist die Verknüpfung von CRM, Chat und Kalendern. So erzielen Sie die beste Wirkung, nicht nur aus Sicht des Unternehmens, sondern auch aus der Perspektive der Kandidaten.

Bei Unternehmen, die auf diese Weise den Rekrutierungsprozess optimieren, liegt der Fokus nicht mehr auf der Durchführung von administrativen Routineaufgaben. Sie können ihre Zeit dem Bewerber widmen. Bei der Auswahl von Kandidaten kann es einen Unterschied machen, wie viel persönliche Zeit Sie für den Bewerber über die wichtigen Kontaktpunkte hinweg haben.

Wie die Kombination von CRM-Funneln, Chats und Kalendern HR-Prozesse optimiert

Wenn Sie diese Tools kombinieren, können Sie den gesamten Rekrutierungsprozess automatisieren. Der Chatbot kann beispielsweise für die erste Kontaktaufnahme zuständig sein. Die CRM-Plattform verwaltet die Bewerberdaten und sorgt für das Tracking an jedem Kontaktpunkt. Hierbei haben alle Beteiligten Zugriff und können sich einen Überblick über den Stand des einzelnen Bewerbers oder des gesamten Prozesses verschaffen.

Integrierte Kalendertools ermöglichen die Festlegung von Interviewterminen. Die HR-Automatisierung ist außerdem auch durch automatische E-Mails oder Benachrichtigungen möglich. Hierfür erstellen Sie im CRM-System einen Workflow entsprechend Ihrer Anforderungen für den gesamten Bewerbungsvorgang.

Vorteile einer integrierten Rekrutierungslösung

Die Integration aller Elemente beim Bewerbungsprozess hat Vorteile für Unternehmen und Kandidaten. Das einstellende Unternehmen kann Synergien nutzen, wodurch das Einstellungsverfahren reibungslos und schnell abläuft. Es gibt ein großes Potenzial, Zeit und Kosten zu sparen, wenn HR-Mitarbeiter nicht mehr für zeitraubende manuelle Aufgaben abgestellt werden müssen.

Der Kandidat dagegen profitiert von einem strukturierten Ablauf und Schnelligkeit. Er ist nicht auf die Geschäftszeiten angewiesen, kann seine Unterlagen besser einreichen und erhält Informationen, wenn Fragen aufkommen. Für das Vorstellungsgespräch ist keine aufwendige Terminabstimmung notwendig, da Kalendertools dies selbstständig vornehmen können.

Herausforderungen bei der Umsetzung

Natürlich stehen Unternehmen bei der Umsetzung von automatisierten Recruitinglösungen vor einigen Herausforderungen. Allerdings ist es besser, sich mit diesen auseinanderzusetzen, als zum manuellen Bewerbungsprozess zurückzukommen. Am Anfang steht die ausführliche Planung darüber, was Sie mit der Automatisierung erreichen wollen. Anhand Ihrer Ziele entscheiden Sie sich für die richtigen Tools und Workflows.

Technologische Hürden und Integration von Systemen

Eine Schwierigkeit ist die Integration von neuer Software in bestehende Systeme. Dabei geht es um die Verknüpfung, die Datenmigration oder die Synchronisation. Oft lässt sich das über offene Schnittstellen lösen oder Sie beauftragen Fachpersonal, das sich darum kümmert. Manchmal muss vorhandene IT-Infrastruktur angepasst werden, damit sie mit der neuen Software kompatibel ist.

Außerdem geht es auch um die Erstellung von Arbeitsabläufen. Sie sind je nach Unternehmen individuell und müssen getestet werden. So vermeiden Sie, dass Daten verschwinden, Schritte nicht funktionieren oder Bewerber verloren gehen.

Potenzielle Nachteile der Automatisierung im Bewerbungsprozess

Unternehmen sollen nicht vergessen, dass der persönliche Kontakt wichtig ist. Er sollte in bestimmten Phasen der Kandidatenreise unbedingt dazu gehören. Sie möchten Menschen einstellen und daher kommt es auch darauf an, dass die “Chemie” stimmt. Bei einer ausschließlichen Automatisierung kann es außerdem sein, dass der Kandidat sich als Nummer fühlt.

Auch Chatbots und Termintools können Fehler machen. Bei der Automatisierung müssen Sie deshalb Prüfmöglichkeiten haben, dass alles wie gewünscht funktioniert. Sollten Fehler auftreten, muss die Software Sie darüber benachrichtigen.

Strategien zur erfolgreichen Implementierung automatisierter Tools

Eine gute Strategie ist, den Bewerbungsprozess Schritt für Schritt zu automatisieren. Sie teilen die Kandidatenreise in Phasen ein und probieren die jeweiligen Tools für die einzelnen Schritte aus. Falls es wie gewünscht läuft, verbinden Sie die einzelnen Prozesse.

Wichtig ist auch, dass Sie von den Kandidaten Feedback anfordern. Fragen Sie, wenn möglich, in den wichtigsten Phasen der Bewerbung, wie sie den Prozess empfunden haben.

Hierfür eignen sich kurze Bewertungsformulare oder das Bitten um genaue Rückmeldung, wenn es Schwierigkeiten gab. Hiermit haben Sie nicht nur die Chance, den gesamten Bewerbungsprozess zu verbessern, sondern die Kandidaten sind dankbar dafür, dass Sie ihnen eine reibungslose Erfahrung bieten wollen.

Fazit

In der heutigen Zeit ist es schwierig, Recruitingverfahren manuell durchzuführen. Sie binden Personal, Zeit und haben ein höheres Fehlerpotenzial. Unternehmen möchten den Rekrutierungsprozess optimieren, indem sie auf nützliche Tools zurückgreifen. Hierzu gehört die Kombination aus CRM-System, Chatbot und Kalenderplanung.

Ähnlich wie beim Verkauf durchlaufen die Kandidaten auch bei der Bewerbung verschiedene Phasen. Mit CRM-Tools können Sie diese Schritte abbilden und verarbeiten. Sie erfassen die Informationen von Kandidaten und legen Arbeitsabläufe über die Bewerbungsphasen an.

Beteiligte können den Stand in Echtzeit einsehen, Daten abrufen und das Verfahren verfolgen. Die Integration von Chatbots hilft dabei, die Fragen des Bewerbers zu beantworten und gleichzeitig ein Vorabscreening ihrer Qualifikationen durchzuführen. Terminplanungstools suchen freie Zeit bei allen an Interviews Beteiligten, um Datum und Zeit für ein Vorstellungsgespräch festzulegen.

Diese Kombination von Tools finden Sie in den Bitrix24-Lösungen. Konzipiert als CRM enthalten sie viele weitere Funktionen, die Sie für den Bewerbungsprozess nutzen können. Bei Bitrix24 geben Sie nicht nur die Daten ein und verfolgen den Prozess, sondern es lassen sich auch Chatbots einbinden. Außerdem gibt es Module für die Terminplanung oder Sie führen das gesamte Vorstellungsgespräch virtuell über die Kommunikationstools der Bitrix24-Plattform durch.