Lean Büro Management

Bei Lean Management im Büro handelt es sich um eine beliebte Projektmanagementmethode, die im Rahmen der Lean Administration darauf abzielt, Prozesse im Büro und der Verwaltung möglichst schlank (lean) zu halten.

Dabei kommen bestimmte Herangehensweisen zum Einsatz, um die ursprüngliche Fertigungsmethode aus der Produktion auf das Office zu übertragen. Grundlegende Zielstellung von Lean Management ist es dabei, eine Ressourcenverschwendung zu minimieren und Zeit sinnvoll zu nutzen, um eine nachhaltige Steigerung der Produktivität im Büro zu erzielen. Für die Umsetzung werden alle Vorgänge auf den Kunden fokussiert.

Angesichts des hohen Bedarfes im Bereich von Lean Office Lösungen liefert Ihnen Bitrix24 eine optimale Software, die mehr Übersicht und Organisation in die tägliche Arbeitsroutine bringt. Entdecken Sie auf unserer Informationsseite alle positiven Aspekte der “schlanken” Vorgehensweise.

Ressourcenverschwendung vermeiden

Mangelnde Ordnung, lange Arbeitswege, komplizierte Informationsflüsse, enorme Wartezeiten oder auch eine Über- und Unterproduktion zählen zu den Faktoren in Unternehmen, die Ressourcen verschwenden.

Als Verschwendung im Lean Office gilt somit jede Form von Ressourcenverbrauch, der für Ihr Unternehmen sowie Ihre Kunden keinen Mehrwert generiert. Vergeudung ist nach Lean jede Aktivität, die Ressourcen verbraucht, aber keinen Mehrwert für den Endkunden bringt.

Eine effiziente Lean Büro Management Software soll genau diesem Problem entgegenwirken und Wege finden, die die Optimierung der Arbeitsabläufe im Büro sicherstellen, Prozesse automatisieren und jede Form von Ressourcenvergeudung eliminieren.

Wie lassen sich Abläufe im Office optimieren?

Die Umsetzung der Lean Administration liegt in der Vereinheitlichung von Abläufen und Aktivitäten, einer Verringerung der Bearbeitungszeiten und der Ausrichtung der Office-Systeme (im Rahmen von Lean Administration sämtlicher Geschäftsbereiche) aufeinander, so dass auch in der Administration auf die Wünsche der Kunden besser, effizienter und vor allem flexibler eingewirkt werden kann.

Damit lassen sich Faktoren wie zum Beispiel die Wartezeiten, die Termineinhaltung, die Vollkommenheit der Serviceleistung, aber auch mögliche Beschwerden und die Mitarbeiterfluktuation im Unternehmen positiv beeinflussen. Durch die Integration der Bürokomponente in den Lean-Ansatz erfolgt eine Zusammenführung des gesamten Unternehmens zu einem ganzheitlichen, schlanken System.

Lean Büro Management im Schnellcheck

·       die passende und korrekte Auskunft (Inhalt)

·       bei der jeweils gewünschten Zielgruppe (Management, dem Controlling, den Mitarbeitenden und externen Interessengruppen)

·       zeitgerecht (regulär oder dauerhaft online verfügbar)

·       auf die passende Beschaffenheit

·       auf dem passenden Weg (die notwendige Menge, aber so wenig wie möglich)

·       über das richtige Format (auf dem Papier, aber auch per E-Mail, auf dem telefonischen Weg oder über den Live Chat)

·       und das auch noch am korrekten Platz! (Lagerung, Ablage, Weiterleitung)

Effektives Daten- und Kundenmanagement

Zum kostbarsten Unternehmenskapital zählen die Daten der Kunden und die so generierten Leads. Von besonderer Bedeutung ist der Aufbau einer Firmendatenbank, über die Sie auch über mehrere Jahre hinweg Zugang haben.

In dieser Datenbank sind, neben den Kontaktdaten, die wichtigsten Geschäftsvorgänge festgehalten, die sich in Ihrem Unternehmen mit dem jeweiligen Kunden ereignet haben.

Transparenz im Lean Büro Management

Sie sind in der Lage jederzeit Kundenvorgänge transparent nachzuverfolgen, selbst wenn Sie oder ein Mitarbeiter den Kunden bislang noch nicht selbst betreut haben.

Damit schaffen Sie eine dauerhafte und zugleich kurzfristig praktikable Lösung. Darüber hinaus werden alle Schritte in einem Protokoll festgehalten und Sie können jederzeit, beispielsweise im Vorfeld eines Kundentermins, auf die entsprechenden Unterlagen zugreifen und zur Vorbereitung des Gesprächs nutzen.

Nur mit der passenden Lösung sind eine Generierung von Leads und die optimale Betreuung des Kunden während der gesamten Customer Journey möglich. So behalten Sie den Überblick und volle Transparenz über alle Kundenbeziehungen und deren aktuellen Stand.

Lean Management Software Lösung für mehr Effizienz

Optimal ist eine All-in-one Lösung zur Unterstützung Ihres Unternehmens im Bereich Lean Administration. Mit unserer Lead Management Lösung steht Ihnen nicht nur die effiziente Verwaltung von qualifizierten Leads (Interessenten) zur Verfügung, sondern komplettes Customer Relationship Management System, eine nachhaltige Aufgaben- und Projektverwaltung, moderne Kommunikation sowie unzählige nützliche Werkzeuge.

Mit Bitrix24 realisieren Sie die schlanke Methode in der Praxis, die keine speziellen Grundkenntnisse voraussetzt und somit für alle Projektbeteiligten einfach umsetzbar ist. Reduzieren Sie jegliche Form von Verschwendung in Ihrem Büro und setzen Sie auf kosteneffiziente Prozesse, die Sie mit unser Lean Management Softwarelösung realisieren.

Bitrix24, das Tool für Lean Management im Büro

Mit Bitrix24 erhalten Sie eine Rundumlösung für Ihren Betrieb. Sie können auf eine Vielzahl von Werkzeugen zurückgreifen. Mittels der Lead-Generierung erreichen Sie eine qualifizierte Interessentengruppe, die sich besonders intensiv mit Ihrem Unternehmen und Produkt auseinandersetzt.

Die Verschwendung von Ressourcen lässt sich deutlich minimieren und die Aktivitäten am Kunden sinnvoll ausrichten. So sichern Sie sich mit schlanken Office Prozessen langfristig wirtschaftliche Erfolge.

Setzen Sie Ihr Lean Office in die Praxis um!

Alles, was Sie für den Start benötigen, ist eine E-Mail-Adresse oder die Verknüpfung über Social-Media-Kanäle, um Bitrix24 kostenfrei kennenzulernen.

Bitrix24 unterstützt Sie bei der Umsetzung eines auf Ihr Unternehmen individuell angepassten Lean Managements. So wird die Optimierung der Arbeitsabläufe im Büro zu einer Herausforderung, die Sie gern annehmen.

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