Dokumenten-Automatisierungs-Software

Unter der Bezeichnung Dokumentenmanagement versteht man Lösungen, die die datenbankbasierte Verwaltung von elektronischen Unterlagen ermöglichen.

In diesem Zusammenhang wird auch häufig gefragt: „Was ist Documents Automation?“ Bei der Automatisierung von Dokumenten dreht sich alles um logikbasierte Systeme und Workflows, die die Erstellung elektronischer Dokumente erleichtern und damit Arbeitsprozesse deutlich verkürzen.

Mit einer geeigneten Dokumentenautomatisierung Software lässt sich eine umfassende und komplexe Archivierung vornehmen, bei der alle Unterlagen so in digitaler Form bereitgestellt werden, dass Mitarbeiter unabhängig vom Ort, an dem sie sich befinden, darauf zugreifen können und gesuchte Dateien jederzeit schnell wiederfinden.

Das Bitrix24 Dokumentenmanagement System stellt für die Arbeit an Dateien drei unterschiedliche Drive-Typen bereit. Der erste Drive ist „Mein Arbeitsplatz“ auf dem sich alle Ihre persönlichen Unterlagen befinden und auf dessen Inhalte nur Sie zugreifen.

Der zweite Drive wird als „Gruppen-Drive“ bezeichnet. Wie der Name bereits vermuten lässt, werden hier Dateien hochgeladen und bearbeitet, die für die Gruppe eines Projektes bestimmt sind. Der dritte Drive heißt „Allgemeiner Drive“. Er ermöglicht allgemeingültige Informationen und Inhalte bereitzustellen, die alle Mitarbeiter im Unternehmen gleichermaßen betreffen und für alle zugänglich sind.

Alle Drive-Typen werden über Zugriffsrechte gesteuert, die nach den individuellen Bedingungen im Unternehmen für die jeweiligen Mitarbeiter freigegeben werden können. Darüber hinaus besteht die Option ausgewählte Dokumente zu sperren oder passwortgeschützte Download-Links bereitzustellen.

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Eine zuverlässige Document Automation Software erlaubt die geschützte Speicherung aller Dokumente, wahlweise in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server.

Mit Bitrix24 haben Sie die Wahl, ob Sie die Online-Bearbeitung von Dateien nutzen wollen, oder die lokale Dokumentenbearbeitung mittels Desktop App umsetzen, um so beispielsweise Programme wie Microsoft Office oder Pages (Mac) und Adobe Photoshop etc. zur Bearbeitung zu verwenden.

Bei der Online Anwendung können Ihre Mitarbeiter auch ohne lokal installierte Office-Lösungen Dokumente zum Beispiel via Google Docs oder MS Office online anpassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit eine detaillierte Dokumentenhistorie inklusive aller vorgenommenen Änderungen einzusehen.

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Über eine integrierte Dokumentenautomatisierung Software wird die DMS Erstellung elektronischer Dokumente unterstützt.

Mit der Bitrix24 Document Automation erstellen Sie mit wenigen Klicks Online-Formulare, die Sie unter anderem als Anfrage- oder Kontaktformulare in Ihre Website oder Ihren Shop integrieren können.

Die Formularautomatisierung hält darüber hinaus vorgefertigte Vorlagen bereit, mit denen Sie ohne Programmiercode, vorhandene Dokumente bearbeiten oder über den Bereich „Neues Formular hinzufügen“ auch ohne technische Vorkenntnisse, neue Formular erstellen.

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Die Dokumentenautomatisierung Software fördert die Kollaboration an Dateien innerhalb von Teams. Mitarbeiter können über den Activity Stream aber auch in Aufgaben Dokumente integrieren, neue Versionen hochladen oder direkt online verändern und anpassen.

Leiten Sie einfach Dateien an Teamkollegen weiter, bearbeiten und entwickeln Sie diese gemeinsam und erzielen Sie so schnelle Projektfortschritte.

Arbeitsergebnisse werden in überarbeiteter Version erneut im Intranet bereitgestellt, im Activity Stream geteilt beziehungsweise auf Wunsch auch auf den lokalen PC gedownloadet.

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Erfolgt eine Änderung an einer Datei, wird in der Document Automation Software Bitrix24 automatisch eine Änderungs-History angelegt. Wird eine aktuelle Version eines Dokuments hochgeladen, bleiben alle älteren Versionen bestehen und lassen sich, wenn nötig, auch wiederherstellen.

Jeder involvierte Mitarbeiter kann so deutlich alle Änderungen verifizieren, Anpassungen nachvollziehen und einsehen, wann die Änderung zeitlich stattgefunden hat.

Um eine Bearbeitung zur gleichen Zeit zu verhindern, ist es darüber hinaus möglich, ein Dokument während der Bearbeitungszeit zu sperren. Die Sperrfunktion kann jederzeit auch wieder aufgehoben werden, um eine erneute Teilnahme am Bearbeitungsprozess zu gewährleisten.

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Über die Dokumentenautomatisierung Software besteht immer auch die Option erstellte Dateien vom eigenen Arbeitsplatz in externe Drives wie Google Drive, OneDrive, Dropbox oder andere Speichersysteme in der Cloud hochzuladen.

So lassen sich erarbeitete Dokumente jederzeit mit Kollegen im Unternehmen aber auch extern mit Geschäftspartnern oder Kunden teilen.

Dabei erfolgt eine automatische Indexierung und die bequeme Bereitstellung über den Bitrix24 Account. Ihre Teammitglieder können auf Wunsch kontrollieren, ob im externen Cloud-Speicher bereits die aktuellste Version bereit steht oder ob neue Versionen in Arbeit sind.

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Verbringen Sie nicht länger wertvolle Zeit mit der Suche nach Dokumenten. Bitrix24 liefert eine integrierte Sofort-Suche, die Ihnen mit Hilfe einer intelligenten Indexierung, genau die Dateien anzeigt, nach denen Sie suchen.

Die Suche ist nicht nur auf Dokumente beschränkt, sondern lässt sich auch für Nachrichten und Einträge anwenden und hilft Ihnen innerhalb weniger Minuten die passenden Ergebnisse zu finden.

Zusätzlich besteht die Option „Gefällt mir“ Bewertungen zu suchen und entsprechend in den Suchergebnissen angezeigt zu bekommen.

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Setzen Sie eine smarte Dokumentenautomatisierung Software in Ihrem Unternehmen ein und ermöglichen Sie so die effiziente Arbeit an Dokumenten und die zukunftssichere DMS Erstellung elektronischer Dokumente unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter online oder offline Änderungen vornehmen.

Über eine mobile App ermöglichen Sie einen Zugang, der unabhängig von Ort und Zeit möglich ist und der Ihren Mitarbeitern die effiziente Verwaltung und den passenden Zugriff bietet, egal, von welchem Standort aus Sie gerade darauf zugreifen wollen. Dank der leichten Auffindbarkeit aller Dateien über die integrierte Suche, reduzieren Sie den Zeitaufwand und strukturieren die Workflows in Ihrem Unternehmen.

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