Cloud Dateimanager

Im Zuge des Digitalisierungsprozesses lassen sich selbst komplexe Dateiablage Systeme praktisch abbilden. Dokumente werden ganz einfach zentral gespeichert, verwaltet, weiterentwickelt und geteilt. Besonders einfach wird dies über einen Cloud Dateimanager möglich.

Bitrix24 unterstützt sie als Cloud basierter Dateimanager bei der Realisierung einer gut strukturierten Dateiablage und bietet Ihnen passend dazu eine Reihe von wertvollen Features, die Ihnen die tägliche Arbeit deutlich vereinfachen.

Erfahren Sie an dieser Stelle mehr über alle Vorteile von Cloud Dateimanagement. Dabei beantworten wir Ihnen auch grundlegende Fragen wie beispielsweise: Was ist ein Dateimanager? und zeigen Ihnen, wie ein Cloud Dateimanager ein nachhaltiges, digitales Ablagesystem für Dokumente sowie alle damit verbundenen Vorgänge in Ihrer Firma deutlich verbessert.

Was ist ein Dateimanager?

Spätestens im Zusammenhang mit der Cloud Dateimanager Einführung kommt es zu der allgemeinen Fragestellung: Was ist ein Dateimanager? Unter einem Dateimanager wird eine Lösung zur Steuerung von zu verwaltenden Dateiinhalten verstanden, die auch an unterschiedlichen Ort abgelegt sein können.

Zu den grundlegenden Funktionen gehören, neben der klaren Darstellung in Form einer Programmoberfläche, das Listen, Verschieben, sowie das Kopieren und Entfernen von einzelnen Dateien und kompletten Dateiverzeichnissen.

So dient ein Dateimanager dem Prinzip nach als ein digitaler Aktenordner mit der Zusatzfunktion, dass die Inhalte nicht nur vom Ersteller, sondern auch von beliebigen anderen befugten Personen eingesehen, bearbeitet und freigegeben werden können. 

Flexible Zusammenarbeit an Dokumenten

Die Dateimanagement Lösung von Bitrix24 enthält viele Funktionen, die den Arbeitsalltag besonders erleichtern. Dazu gehören die allgemeine Dokumentenablage sowie die Möglichkeit Ihre persönlichen Dateien sowie Gruppendateien sicher abzulegen und die jeweiligen Inhalte separat zu verwalten.

Zusätzlich bietet Ihnen der Cloud Dateimanager die Möglichkeit, alle Dateien auch online zu bearbeiten. Unabhängig davon, ob Sie Inhalte hinzufügen oder entfernen möchten, einzelne Arbeitsschritte an Dateien lassen sich ganz einfach durchführen.

Dabei ist die Synchronisierung von Dokumente ebenso Bestandteil der Dateiverwaltungslösung. Ein Höchstmaß an Flexibilität bietet eine Dateimanager App, über die der Zugriff auf Ihre Dokumente jederzeit, auch von unterwegs aus oder während der Arbeit im Homeoffice, gewährleistet wird.

Rundum-Schutz der Daten

Darüber hinaus bieten wir eine Verfügbarkeit 24/7, zuverlässige Datenübertragung via SSL sowie regelmäßige Datensicherungen. Des Weiteren bietet Ihnen der Cloud Dateimanager eine Änderungshistorie sowie die Möglichkeit zur Wiederherstellung älterer Dateiversionen.

Zentraler Zugriff

Ihre personenbezogenen Dateien, die in Bitrix24 als Drive gekennzeichnet sind, bilden eine festen Anlaufpunkt für sämtliche Datei Aktivitäten. In diesem Bereich werden persönliche Dateien, ebenso wie die der Gruppe abgelegt, für die Sie die Synchronisation aktiviert haben.

Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, an durch Kollegen freigeschalteten Dateien und Ordnern mitzuwirken.

Über die Aktivierung von Bitrix24.Drive aus der Desktop-Applikation heraus, wird eine Synchronisation Ihrer Dokumente durchgeführt.

Von hier aus können Sie beispielsweise auf Wunsch neue Dateien hochladen und nicht mehr erforderliche Dateien wieder löschen, eigene Dokumente an andere Mitarbeiter weitergeben im Cloud Dateimanager suchen.

Cloud Integration mit PC oder Mac

Installieren Sie die Software Bitrix24.Drive in Ihrem Computer oder Mac und übertragen Sie dann die gewünschten Dateien und Ordner aus Ihrem Bitrix24 Intranet automatisch auf Ihren Computer /  Mac und auch wieder zurück.

Die Technik von Bitrix24.Drive ist mit dem Windows Explorer und dem Mac Finder kompatibel, wodurch Sie auf Dateien, die auf Ihrem PC hinterlegt sind, von der Desktop-Anwendung aus unmittelbar zugreifen können.

Wenn Bitrix24.Drive aktiviert ist, wird auch der Bitrix24-Ordner im Windows Explorer angezeigt, so dass Sie ein besonders bequemes und schnelles Zugreifen auf beliebige Dokumente realisieren können.

Aussagekräftige Berichte

Der in die Desktop-Anwendung integrierte Bitrix24.Drive gibt Ihnen eine transparente und detaillierte Statistik an die Hand. Darin können Sie unter anderem einsehen, mit wie viel Speicher in der Cloud Sie selbst arbeiten, wie viel Speicherkapazitäten Ihre allgemeinen Dokumente beanspruchen und wie groß der verbleibende Speicherplatz ist.

Zusätzlich wird Ihnen angezeigt, an welchen Dokumenten und durch welche Mitarbeiter Änderungen vorgenommen wurden.

Mitteilungen zum Synchronisationsvorgang werden in Echtzeit angezeigt, sofern eine neue Version eines jeden Dokuments hochgeladen und von einem beliebigen Mitarbeiter bearbeitet wird. Visuell dargestellt wird dies in Bitrix24 über einen  Synchronisationsbalken am oberen rechten Bildschirmrand.

Verschlüsselter Austausch von Dateien und Ordnern

Via Bitrix24.Drive können Sie Dateien und Ordner sowohl mit Ihren Mitarbeitern, als auch zum Beispiel mit externen Partnern austauschen.

Dabei werden Ihre unternehmensinternen Sicherheitsvorschriften in keiner Form gefährdet, da sich die Zugriffe durch ein spezielles Passwort und eine nutzungszeitliche Beschränkung schützen lassen.

So können Sie Ihre Daten zuverlässig verwalten und jederzeit einen geschützten Datenaustausch vornehmen.

Einhaltung der Richtlinien nach DSGVO

Für Unternehmen verbindlich ist die Einhaltung der Datenschutzverordnung der EU. Bitrix24 gewährt Ihnen hier eine Sicherheitserklärung, die allen Anforderungen der DSGVO gerecht wird.

Sie erhalten den Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung sowie alle Hinweise rund um die Infrastruktur und Unterauftragsverarbeitung.

Dabei können Sie den unterzeichneten Vertrag ausdrucken und gleichzeitig kann Ihr interner Unternehmensadministrator in den Bitrix24 Einstellungen zur Einhaltung der DSGVO alle relevanten Informationen hinterlegen, um eine Vollständigkeit aller Unterlagen zu sichern.

Auch ohne PC zugänglich

Selbst wenn Sie nicht über einen eigenen Computer agieren, haben Sie mit der Dateimanager App auf mobilen Endgeräten die Option, auf die Dateien des Systems in der Datenbank zuzugreifen.

Es werden alle üblichen Datei-Formate wie XLS, XLSX, DOC, PPTX von der Lösung unterstützt, um die verschiedensten Dokumenten, Reports oder auch Präsentationen damit darzustellen.

Auch spezifische Dokumente und Verzeichnisse lassen sich damit ganz unkompliziert und ohne großen Aufwand finden. Es genügt, wenn Sie im entsprechenden Suchfenster den gewünschten Dateinamen eintippen und schon werden die Suchergebnisse in der Liste geführt.

Bitrix24: Ihre Dateimanagement Lösung

Schaffen Sie in Ihrem Unternehmen einen zentralen Anlaufpunkt, der das Management aller Aktivitäten rund um Dateien ermöglicht. Neben privaten Dateien werden hier auch Gruppendateien strukturiert abgespeichert, synchronisiert und jederzeit verfügbar gemacht.

Bitrix24 Cloud Basierter Dateimanager vereint eine Vielzahl von Funktionen, die das Cloud Datenmanagement in der täglichen Praxis besonders intuitiv machen. Geben Sie Dateien oder Ordner für Mitarbeiter, Kunden oder Partner frei. Für nachhaltige Sicherheit sorgt hier beispielsweise ein Zugriff über ein zusätzliches Passwort sowie eine mögliche Beschränkung der Nutzungszeit.

Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen und probieren Sie den Cloud Dateimanager direkt in Ihrem Unternehmen aus. Nach der kostenfreien Registrierung stehen Ihnen die vielseitigen Funktionen der Dateimanagement Lösung sofort bereit.