Ideale Plattform für Bewerbungsmanagement, Programmmanagement und Controlling

Background

Das Kursangebot der KBS (das Weiterbildungsinstitut der Hochschule Kempten) wächst ständig und setzt für effizient ausgerichtete Unternehmensabläufe eine entsprechende Softwareplattform voraus. Die bisher eingesetzte Lösung entsprach nicht mehr modernen technologischen Ansprüchen weiterführender Digitalisierung und Automatisierung. Mit Bitrix24 werden nun die Mitarbeiter aus dem Marketing, Programm- und Bewerbungsmanagement sowie dem Controlling in Ihren Aufgaben bestmöglich unterstützt.

Herausforderung

Eine rechtzeitige Migration zu einer modernen Lösungsplattform war notwendig. Nach eingehender Recherche fiel 2021 die Entscheidung für Bitrix24 in seiner On-Premise-Version. Das Produkt schien mächtig und offen genug, ambitionierte Anforderungen umsetzen zu können. In einer ersten Umsetzung ging es darum, die Digitalisierung und Automatisierung so zu gestalten, dass die Mitarbeiter an geeigneten Stellen die Kontrolle über die Abläufe behalten konnten. Diese Vorgehensweise der Teilautomatisierung hat sich als besonders vorteilhaft erwiesen, um das Vertrauen in die hinterlegten automatisierten Abläufe zu gewinnen („Herantasten“) und um diese abzuändern. Eine sukzessiv zu vervollständigende Automatisierung ist einer späteren Umsetzungsphase vorbehalten. Der große Vorteil der Bitrix24 On-Premise-Version ist die Möglichkeit, die entwickelte Lösung jederzeit an veränderte Gegebenheiten schnell anpassen zu können, wodurch Bitrix24 mit seinem Potenzial den besonderen Anforderungen eines agilen Projekts jederzeit standhält.

Lösung

Insgesamt wurden Abläufe automatisiert aus dem (a) Bewerbungsmanagement und der Teilnehmerkommunikation (b) Vertragsmanagement für Studenten und Dozenten (c) Kursdurchführungsmanagement (d) Rechnungsstellung, -versand und -überwachung. Auch können durch eine spezielle Anbindung an das E-Paymentsystem der Staatsoberkasse Bayern eingehende Zahlungen umgehend für sich daran anschließende Abläufe berücksichtigt werden. Die Nutzung der Möglichkeiten von Bitrix24 zur Unterstützung von Marketing-Prozesse ist zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen. Des Weiteren ist Bitrix24 zu einer KBS internen Informations- und Kommunikationsplattform aufgebaut, die auch beginnt, Prozessanbindungen an die Hochschule Kempten zu realisieren. In enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit unserem Partner gelang der Wissenstransfer, um selber Anpassungsprogrammierungen vorzunehmen und damit die Weiterentwicklung in Eigenleistung voranzubringen. Schließlich kommt Bitrix24 auch im Studiengang Wirtschaftsinformatik der Hochschule Kempten zum Einsatz. Dort wird Studenten gezeigt, wie Digitalisierung und Automatisierung gelingen kann.

Ideale Plattform für Bewerbungsmanagement, Programmmanagement und Controlling

Prof. Dr. Michael Lenke

Leiter, Kempten Business School

Background

Herausforderung

Lösung

Kempten Business School und 15 Millionen weitere Unternehmen weltweit haben sich für Bitrix24 entschieden

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