Bitrix24 als Social Company Network zur Verbesserung der Zusammenarbeit in einem sich verändernden Geschäftsumfeld

Nico Jäschen

Digital Director, Edding International GmbH

“Nie zuvor hat die interne Kommunikation so viel Spaß gemacht! Kolleginnen und Kollegen teilen Ihre Erfahrungen aus der ganzen Welt, motivieren sich so gegenseitig, finden sich in verschiedenen Arbeitsgruppen zusammen oder chatten einfach unkompliziert über den integrierten Messenger – ohne die herkömmlichen Barrieren! Wir freuen uns über die hohe Anzahl täglicher Anmeldungen unserer Kollegen und die monatlich steigende Interaktionsrate.”

Background

Im Rahmen eines dreijährigen, konzernweiten Projektes hat edding Mitte 2016 Bitrix als Social Company Network (SoCoNet) eingeführt, welches die knapp 650 Mitarbeiter des Konzerns seitdem weltweit vernetzt. Das internationale Multiplikatorenprogramm war dabei maßgeblich für den Erfolg der Einführung, da neben einer guten Systemauswahl primär der kulturelle Wandel entscheidend ist.

Herausforderung

Das Geschäftsmodell von edding hat sich über die letzten Jahre stark verändert und dabei deutlich an Komplexität zugenommen. Darüber hinaus hat sich das Umfeld verändert. Die Digitalisierung hat die Geschwindigkeit der Kommunikation und der Forderung nach Effizienz deutlich erhöht. Das Ergebnis dieser Veränderungen ist, dass sich auch die Arbeitsabläufe verändert haben. Immer weniger Aufgaben können alleine oder auch innerhalb einer Abteilung erfüllt werden. Mehr und mehr Aufgaben müssen mit Kollegen anderer Abteilungen oder sogar anderer Standorte erledigt werden. Dabei zeichnet sich die Kommunikation in geschlossenen, um Mitarbeiter organisierten E-Mail-Postfächern (Silos) als nicht mehr geeignet ab.

Aus dieser Tatsache heraus haben wir bei edding zunächst unseren "All-in-one" Use Case geschrieben. Erarbeitet wurde, wie zukünftig ein Mitarbeiter in einem sozialen Firmennetzwerk bei edding arbeiten soll. Was sieht der Mitarbeiter auf der Startseite, wie organisiert er seinen Arbeitstag, wie kommuniziert er über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg, usw. Basierend darauf haben wir unsere Anforderungen definiert und verschiedene Systemanbieter geprüft. Die Top-Anforderungen waren hierbei:

Intuitive Nutzeroberfläche
Startseite mit allen wichtigen Informationen

Nachrichten aus allen Gruppen in einem Stream
Kommentieren, Liken, Teilen
Anstehende Termine
Anstehende Aufgaben
Arbeiten in Gruppen
Chatfunktion
E-Mail-Integration

Ablage von und Arbeiten mit Dokumenten

Lösung

Durch den großen Funktionsumfang von Bitrix wurden unsere Anforderungen weitestgehend abgedeckt, sodass wir uns nach einer ausführlichen Testphase für das Soziale Intranet von Bitrix24 entschieden haben. Rückschläge gab es dabei bisher bei der Kalendersynchronisation mit Microsoft Exchange und der E-Mail-Integration, die von Hause aus leider nicht reibungslos funktionieren.

Fast ein Jahr nach der Einführung können wir sagen, dass die Belegschaft den Wandel großartig meistert. Die Interaktionsrate nimmt Monat für Monat weiter zu und die Plattform erhält immer mehr Einzug in den normalen Arbeitsalltag der Kollegen.

Da ein soziales Firmennetzwerk nie fertig ist, entwickeln wir es täglich weiter. Aktuell arbeiten wir federführend an der Einführung von weiteren Funktionen (Kalendersynchronisation, E-Mail-Integration und Extranet) sowie an zahlreichen Workflows, die nach und nach unsere papierfreudigen Prozesse digitalisieren. Auch hier setzen wir weiter auf Bitrix!

Freuen würden wir uns, wenn Bitrix sich gegenüber seinen Kunden zukünftig etwas kooperativer zeigt und vor allem durch Transparenz mehr Einblicke in die Weiterentwicklungen der Software gewährt.

Das Social Company Network (SoCoNet) von edding wurde nominiert für den Deutschen Preis für Onlinekommunikation 2017 in der Kategorie Intranet.

Bitrix24 als Social Company Network zur Verbesserung der Zusammenarbeit in einem sich verändernden Geschäftsumfeld

Nico Jäschen

Digital Director, Edding International GmbH

Background

Herausforderung

Lösung

Edding International GmbH und 15 Millionen weitere Unternehmen weltweit haben sich für Bitrix24 entschieden

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