Ein effizienter, einfacher und kommunikativer Arbeitsplatz mit integriertem CRM

Daher haben wir vom KRF uns, ebenfalls wie die Großunternehmen KIA, Samsung und Volkswagen, für BITRIX24 entschieden und sind damit sehr zufrieden.

Für mich als Gründer und Geschäftsführer war es wichtig, dass alle Mitarbeiter mit genügend Informationen eingedeckt sind, jedoch nicht von diesen überhäuft werden. Zudem sollte jeder Bereich spezifisch seine Dateien abspeichern und austauschen können. Darüber hinaus sollte eine interne Kommunikation möglich sein. Bei BITRIX24 sind all diese Bedingungen erfüllt.
Zunächst bekommt das Unternehmen eine eigene Domain. In diesem Fall kinderrechteforum.bitrix24.de. Anschließend haben wir alle Mitarbeiter mit ihren Emailadressen hinzugefügt. Die Mitglieder mussten sich nur noch ein Profil mit Bild erstellen und es konnte losgehen.

Für die allgemeine Informationsübermittlung gibt es die Startseite, die der Socialmedia-Plattform Facebook ähnelt. Hier können wir wichtige Termine, Informationen, Änderungen oder sonstiges an alle Mitglieder senden. Diese Neuigkeit erscheint bei jedem auf der Startseite. Hierbei kann es sich um schriftliche Hinweise, Dateien, Umfragen oder Fotos handeln. Jeder des KinderRechteForums kann sie einsehen. Zusätzlich hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit seinen Kalender mit Terminen zu füllen. Diese können dann mithilfe einer Erinnerung per Email an denjenigen geschickt werden, der betroffen ist. Auch Kollegen können markiert werden. Die Einblendung der täglichen Termine erscheinen im Startbildschirm, ebenso die Geburtstage der Mitarbeiter. Sehr von Vorteil, denn wenn eine Organisation sich so sehr in der Wachstumsphase befindet, wie das KRF, so ist eine ordentliche Organisation ein Muss. Zusätzlich gibt es die Funktion, Aufgaben an Kollegen und Mitarbeiter zu verteilen. Diese werden dann benachrichtigt, bekommen eine Deadline gesetzt und können Zwischenergebnisse mitteilen. Das führt dazu, dass der Arbeitsverlauf und die Zusammenarbeit effizienter und fließender vollzogen werden.

Weiterhin gibt es die Möglichkeit Projektgruppen zu bilden. Diese wären beispielsweise beim KinderRechteForum die Geschäftsstelle, Kommunikation und Website. Innerhalb dieser Gruppen befinden sich nur die Mitarbeiter, die tatsächlichen daran beteiligt und involviert sind. Auch hier wieder – viele Vorteile: Einerseits werden hier nur Informationen ausgetauscht, die nur die Gruppe interessiert, bzw. für die auch nur diese Gruppe Verwendung hat. Zum anderen sind die Dateien, Bilder und Arbeitsmaterialien in dieser Gruppe abgespeichert, sodass man diese bei Anwendung schnell und einfach findet. Uns beim KinderRechteForum ist eine einfache, schnelle und übersichtliche Arbeitsweise wichtig. Die Mitarbeiter sollen sich bei einer neuen Aufgabe nicht überfordert fühlen, sondern mit vorhandener Motivation direkt starten können! Diese Möglichkeit bietet uns BITRIX24.

Als weitere Funktion wird bei uns der interne Chat regelmäßig verwendet. Auch hier gibt es einerseits einen allgemeinen Chat, wo Informationen für alle Mitarbeiter geteilt werden können. Zum anderen gibt es Chats für Gruppen. Das vereinfacht die Kommunikation allgemein und in Projektgruppen untereinander.

Ein wesentlicher Vorteil, vor allem für uns in der Geschäftsführung, bietet das CRM (Customer Relationship Management). Es besteht aus einer kompletten Datenbank aller Kunden und Kontaktdaten, Rechnungen, Berichte etc. Diese Daten können importiert, bearbeitet und abgespeichert werden. Ausgewählte Mitarbeiter haben dann Zugang zu den ihnen zugewiesenen Bereichen. Auch das ermöglicht es, wichtige Informationen schnell und übersichtlich zu speichern und zu bearbeiten.

BITRIX24 bietet uns einen effizienten, einfachen und kommunikativen Arbeitsplatz. Besonders wichtig für uns, denn die ehrenamtlichen Mitarbeiter sitzen in ganz Deutschland. Somit haben trotzdem alle Zugriff auf einen Arbeitsplatz, der für jeden passend zugeschnitten ist. Jeder kommt an die für ihn relevanten Informationen und Materialien und wird nicht mit anderweitigen Dateien o.ä. ausgebremst. Wir nutzen BITRIX24 jetzt schon seit mehreren Monaten und sind mit diesem Programm mehr als zufrieden. Auch neue Mitarbeiter können sich schnell in das Programm hineinarbeiten, die Kommunikation untereinander hat sich verbessert und Arbeitsabläufe können organisierter für alle Beteiligten vorgenommen werden. Projekte, wie die Website, Broschüren oder Workshops können schneller und mit mehr Überblick geplant werden. Wir sind froh, es nutzen zu dürfen!