Standortübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikationskultur fördern

Seit 2015 nutzen wir die Softwarelösung Bitrix24 für unsere Kommunikation, Kollaboration und das Dokumentenmanagement. Um den Informationsfluss zwischen Service Center und Clubs sicherzustellen, erstelle ich monatlich einen Newsletter mit allen wichtigen Projekten und Themen, welcher über das Social Intranet geteilt wird. Darüber hinaus nutzen wir Outlook, vor allem um mit externen Ansprechpartnern zu kommunizieren und Termine zu koordinieren.

Unser Social Intranet hat den Namen First to know oder auch abgekürzt F2K. Der Name trägt die Verbindung zu unserer Marke Fitness First und steht für:
„Das Erste, was wir morgens tun, damit wir wissen, was im Unternehmen passiert“

Wir nutzen vor allem die Social Intranet Tools wie den Activity Stream, die Kommentarfunktion und den „Gefällt mir“-Button sowie das HR-Tool mit dem Mitarbeiterverzeichnis, den Geburtstagen und der Abwesenheitsliste. Mit diesen Tools wird die Zusammenarbeit, vor allem die standortübergreifende Zusammenarbeit, gefördert und Mitarbeiter aus verschiedenen Regionen und Clubs miteinander vernetzt. So können sich z. B. Trainer deutschlandweit über ihr spezifisches Themengebiet miteinander austauschen.

Bei uns hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen Account. Im Service Center greifen die Mitarbeiter über ihren eigenen Desktop-PC auf das Social Intranet zu und im Club ist das Social Intranet über alle Rechner erreichbar.

Es gibt wöchentliche Planungsmeetings mit allen Kommunikationsverantwortlichen. Daraus nehme ich relevante Themen für die interne Kommunikation mit. Zudem bin ich in enger Abstimmung mit den Regionalverantwortlichen und Fachabteilungsleitern, von denen ich die Themen für den monatlichen Newsletter erhalte. Neben den businessrelevanten Themen kann jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit zu Themen wie Best Practices, Learnings und unserem Motto „Fehler feiern“ selbstständig einen Beitrag erstellen und diesen mit allen Mitarbeitern teilen. Spezifische Themen und Fragen werden in den jeweiligen Arbeitsgruppen der Fachbereiche, Clubs und Regionen bearbeitet. Diese Gruppen sind eigenständig organisiert – ich habe jedoch bei offenen Fragen immer ein Auge darauf und unterstütze bei Bedarf.

Wir haben uns bei der Einführung des Social Intranets für zahlreiche technische sowie optische Individualisierungen und Anpassungen entschieden, um das Social Intranet an unsere spezifischen Bedürfnisse anzupassen und optisch an unsere Marke anzulehnen. Ein hoher Grad der Individualisierung kann im Nachgang jedoch weitere Arbeiten an der Plattform wie z. B. das Einspielen von Updates erschweren. Daher sollte das Kosten-Nutzen-Verhältnis optimal ausgewogen sein. Für unser nächstes Update haben wir uns für weniger Individualisierung und mehr Standard entschieden.

Bitrix24 ist eine umfassende Software, die zahlreiche Funktionen bietet. Daher eignet sich diese Softwarelösung meiner Meinung nach insbesondere für Unternehmen, die eine große Bandbreite an Aufgaben abdecken und in einer Software vereinen wollen. Darüber hinaus fördern die Social Intranet Tools das Arbeiten mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikationskultur.