Ein professionelles Zeitmanagement hilft Ihnen dabei Ihren Arbeitsalltag optimal zu strukturieren und alle anstehenden Aufgaben produktiv umzusetzen.
Doch was ist Zeitmanagement? Die klassische Zeitmanagement Definition klingt zunächst simpel: Dabei geht es um ein passgenaues Arbeitsvorgehen, um alle Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit zu realisieren. Doch wie lässt sich diese Theorie tatsächlich auch in der Praxis anwenden?
Investieren Sie als Unternehmer oder Team Manager zunächst ein wenig Zeit in die Entwicklung Ihrer eigenen, individuellen Zeitmanagement Strategie und übertragen Sie Ihre Erkenntnisse auf Ihr gesamtes Team sowie die gemeinsam zu erfüllenden Aufgaben.
Wir stellen Ihnen heute Methoden für ein gelungenes Zeitmanagement vor, die sich als effiziente Zeit- und Energiesparer erweisen können und langfristig einen positiven Einfluss auf Ihr Aufgabenmanagement erzielen.
Informieren Sie sich über Ansätze wie das Pareto Prinzip, die ALPEN Methode, das ABC Analyse Zeitmanagement oder die Pomodoro-Technik. Einige Zeitmanagement Tipps lassen sich auch gut kombinieren und holen für Sie und Ihre Kollegen das Maximum an optimaler Planung heraus.
Lassen Sie sich mit den passenden Ideen rund um eine effektive Zeitplanung inspirieren.
1. Das Pareto-Prinzip: praxistaugliches 80:20 Zeitmanagement Tool
Was ist Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip und wie nutzen Sie es konkret in Ihrem ganz persönlichen Arbeitsalltag?
Der italienische Volkswirt und Soziologe Vilfredo Pareto stellte fest, dass sich 80 % des Landesvermögens auf 20 % der Bevölkerung verteilten. Er hat daraufhin die Anwendbarkeit dieser Regel auf weitere Lebensbereiche untersucht und unter dem Pareto Prinzip die Erkenntnis zusammengefasst, dass sich 80 % der Ergebnisse mit 20 % des gesamten Aufwands erreichen lassen. Die restlichen 20 % der Ergebnisse benötigen mit rund 80 % des gesamten Aufwands den quantitativ meisten Arbeitseinsatz.
Wie lässt sich die 80/20-Regel auf das Zeitmanagement in Ihrem Unternehmen übertragen? Verlieren Sie sich nicht in den leichten und kleinen Aufgaben, sondern legen Sie Ihre Priorität auf die wichtigsten Tätigkeiten. Verwenden Sie Ressourcen dort, wo Sie den meisten Erfolg versprechen.
Das Pareto-Prinzip ist ein alltägliches Entscheidungsinstrument und gehört zu den pragmatischen Zeitmanagement Tools, die als Grundlage dienen, um die richtigen Prioritäten zu setzen.
Als Team-Manager unterstützt Sie diese Methode bei Ihrer täglichen Aufgabenplanung und liefert eine wichtige Entscheidungshilfe, ob Sie beispielsweise eine Aufgabe selbst erledigen, sie delegieren oder eventuell sogar gänzlich streichen.
2. Prioritäten sortieren nach dem Eisenhower-Prinzip
Das Eisenhower-Prinzip bietet ein übersichtliches Sortiersystem an, das sämtliche Aufgaben in 4 Kategorien aufteilt, die ihrerseits nach den Merkmalen „dringend“ und „wichtig“ kategorisiert werden.
Das Eisenhower-Prinzip (Namensgeber ist der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower) wird untergliedert in:
A: Super-Aufgaben (wichtig und dringend)
B: Später-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend)
C: Sofort-Aufgaben (dringend, aber nicht wichtig)
D: Sinnlos-Aufgaben (weder wichtig, noch dringend)
Bei den Super-Aufgaben geht es um zentrale berufliche Projekte. Für diese Aufgaben sollte die meiste Zeit des Tages reserviert sein. Später-Aufgaben sind beispielsweise Verwaltungsaufgaben, die wichtig sind, jedoch keine zeitliche Priorität haben. Sie eignen sich meist auch gut zum Delegieren. Sinnlos-Aufgaben sollten Sie weitgehend minimieren.
3. Die ALPEN-Methode für einen guten Tagesstart
Ob in einem Zeitplanbuch oder klassisch in Outlook, die ALPEN-Methode von Lothar Seiwert bietet mit nur 5 Minuten Planungszeit einen motivierten Start in einen optimal strukturierten Tag und zählt damit zu den wertvollen Zeitmanagement Methoden.
Die ALPEN-Strategie gliedert sich in 5 Stufen:
1. Aufgaben zusammenstellen
2. Länge für die Umsetzung der Tätigkeiten abschätzen
3. Pufferzeiten für ungeplante Entwicklungen einkalkulieren
4. Entscheidungen rund um Priorisierung, Kürzen oder Delegieren
5. Nachkontrolle – offene Punkte übertragen
Die 1. Stufe sollte bereits am Vorabend erledigt werden, indem Sie sich alle Aufgaben des nächsten Tages notieren. Das Vorsortieren Ihrer Aufgaben in bestimmte Rubriken, erweist sich hier als äußerst sinnvoll.
Die Stufen 2 bis 4 unterstützen Sie dabei, Ihren Zeitmanagement Plan nicht zu überfrachten. Orientieren Sie sich hierbei an der 60:20:20 Regel, die besagt, dass Sie nur 60 % Ihrer verfügbaren Zeit verplanen sollten, da 20 % für nicht planbare Aufgaben und weitere 20 % für spontane Aktivitäten oder Unterbrechungen einkalkuliert werden sollten.
4: Die Pomodoro Zeitmanagement Technik
Mit dem Pomodoro Zeitmanagement schaffen Sie sich sinnvolle Konzentrationsinseln, denn wirklich zielgerichtet und fokussiert zu arbeiten, ohne sich von externen Störfaktoren ablenken zu lassen, gilt in unserer medienüberfluteten Welt heutzutage als regelrechte Kunst.
Das Telefon klingelt, ein Kollege steht in der Tür, E-Mails und Terminerinnerungen tauchen auf dem Bildschirm auf oder wir lassen uns durch soziale Netzwerke ablenken.
Francesco Cirillo hat die spielerische „Tomaten“-Technik erfunden und sie in 6 Phasen unterteilt:
1. Schließen Sie Ihre Tür, schalten Sie Ihr Telefon, Handy und die Benachrichtigungs-Sounds auf Ihrem Computer stumm.
2. Setzen Sie sich ein klares Ziel, das Sie erledigen wollen.
3. Stellen Sie einen Wecker auf 25 Minuten.
4. Arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe.
5. Machen Sie anschließend eine Pause von 5 Minuten.
6. Nach 4 absolvierten Pomodoro-Einheiten, machen Sie eine mindestens 30 minütige Pause.
Pomodoro gehört zu den Zeitmanagement Tools mit denen Sie deutlich mehr Aufgaben erledigen können, als bisher. Dadurch gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern erfreuen sich auch an gesteigerter Motivation und Zufriedenheit.
5: Neuer Arbeitsrhythmus mit der 52-17-Methode
In diesem Modell wird der perfekte Arbeitsrhythmus in eine konzentrierte Arbeitsphase von 52 Minuten und eine 17 minütige Pause aufgeteilt. In Untersuchungen erschien der 52-17 Arbeitsrhythmus als besonders ideal, da sich das Gehirn etwa eine Stunde lang auf höchstem Niveau konzentrieren kann, bevor es eine Zeit zum Regenerieren benötigt.
Die knappe Stunde Arbeitszeit eignet sich gut, um große und umfangreiche Projekte in sinnvolle Arbeitsblöcke aufzuteilen, die mit dem 52-17 Zeitmanagement bearbeitet werden können.
Die Pausen von 17 Minuten sind lang genug, um sie sinnvoll und optimal zu nutzen. Sie können in dieser Zeit Ihre Ergebnisse reflektieren und neue Ideen sammeln, oder einfach den Kopf frei bekommen.
6: ABC Analyse Zeitmanagement
Die ABC-Analyse dient Ihnen als unkompliziertes Hilfsmittel, um Ihr aktuelles Zeitmanagement unter die Lupe zu nehmen. Sie können sich mit dieser Zeitmanagement Technik einen Überblick über Ihr derzeitiges Aufwands- und Ertrags-Verhältnis verschaffen.
Das ABC Analyse Zeitmanagement differenziert zwischen sehr wichtigen A, wichtigen B sowie weniger wichtigen C Aufgaben.
A-Aufgaben: im ABC Analyse Zeitmanagement können in der Regel nur von Ihnen selbst erledigt werden. Sie sind schwer oder nicht delegierbar und sehr wichtig.
B-Aufgaben: sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und können teilweise oder auch vollständig anderen Mitarbeitern oder Kollegen übertragen werden.
C-Aufgaben: beschreiben To-Dos mit dem geringsten Wert für die Erfüllung einer Funktion. Allerdings nehmen sie den größten Anteil des Arbeitsumfangs ein (Post, Telefonieren und andere Verwaltungsaufgaben).
7: Wochenplan Zeitmanagement: Die Stille Stunde
Abschließend möchten wir Ihnen noch die Zeitmanagement Methode der stillen Stunde vorstellen. Damit gestalten Sie Ihr Wochenplan Zeitmanagement besonders nachhaltig.
Viele Unterbrechungen und Störungen während Ihres Arbeitsalltags, führen letztendlich zu einer höchst ineffizienten Arbeitsweise. Zusammengerechnet gehen pro Tag bis zu 28 % der eigenen Arbeitszeit durch Unterbrechungen verloren.
Experten empfehlen, täglich eine stille Stunde in Ihr Zeitmanagement für die besonders wichtigen Aufgaben einzuplanen, um möglichst störungsfrei arbeiten zu können. Diese stille Stunde ist ein Termin, den Sie mit sich selbst vereinbaren und dieser darf auch gern fest in Ihren Terminkalender eingetragen werden.
Zeitmanagement im Unternehmen praxistauglich realisieren
Die reine Zeitmanagement Definition lässt sich aus der Theorie mit Unterstützung einer Vielzahl von Zeitmanagement Methoden in die Praxis transferieren.
Die geeigneten Techniken helfen Ihnen dabei Ihren Arbeitsalltag effizienter und produktiver zu gestalten und somit das Zeitmanagement im Unternehmen insgesamt zu optimieren. Die 7 Methoden, die wir hier für sie ausgewählt haben, zeichnen sich nicht nur durch Ihre hohe Effizienz aus, sie lassen sich auch leicht miteinander kombinieren.
Passend zu unseren Zeitmanagement Tipps unterstützt die Bitrix24 Zeitverwaltung Sie dabei, Ihre täglichen To-Dos in Aufgaben zu organisieren, persönliche und gemeinsame Kalender zu führen oder Arbeitszeit-Berichte zu erstellen.
Holen Sie das Optimum aus Ihrer kostbaren Zeit heraus und schaffen Sie einen echten Mehrwert für Ihr tägliches Business.
