Wie man eine Strategiebesprechung durchführt: 10 wesentliche Schritte

Vor der Behandlung des eigentlichen Themas, der Strategiebesprechung, soll zunächst die Frage geklärt werden:

Was ist eine Unternehmensstrategie?

Als Unternehmensstrategie bezeichnet man einen langfristigen Plan zur Ausrichtung des Unternehmens mit einer Vision für den wirtschaftlichen Erfolg. Dafür werden konkrete Ziele formuliert.

Die Visionen und Ziele ändern sich im Laufe der Zeit nicht unbedingt, die Rahmenbedingungen für ihre Verwirklichung schon. In den letzten Jahren wurden durch die fortschreitende Digitalisierung und neue Gesetze fundamentale Änderungen in vielen Bereichen des täglichen Lebens initiiert, die an keinem Unternehmen spurlos vorübergehen.

Aus diesem Grund muss die Unternehmensstrategie auf den Prüfstand gestellt werden. Strategiebesprechungen dienen dazu, den Ansatz für Veränderungen zu diskutieren und tiefgreifende Entscheidungen zu treffen.

Im folgenden Artikel werden die wichtigsten 10 Schritte erläutert, die ein solches Meeting zum Erfolg führen.

1. Gründe bestimmen, die eine Strategiediskussion notwendig machen

Die Aufgabe einer Strategiebesprechung ist es, die Unternehmensziele mit den aktuellen wirtschaftlichen Ergebnissen unter Berücksichtigung der eingesetzten Ressourcen zu vergleichen. Außerdem wird die Zukunftsfähigkeit der eingesetzten Technologien auf den Prüfstand gestellt. Eine Unternehmensstrategiebesprechung konzentriert sich auf die gesamte wirtschaftliche Tätigkeit, bei Konzernen auch auf Teilbereiche oder Tochterunternehmen.

Es gibt eine ganze Reihe von Gründen, die eine neue Unternehmensstrategie notwendig machen. Die wichtigsten sind:

• veränderte Marktbedingungen

• innovative Technologien, die eine Umstellung bisheriger Arbeitsprozesse erfordern

• Chancen, neue Märkte zu erschließen

• geänderte gesetzliche Vorgaben oder Vorschriften

Ein gutes Beispiel für die Notwendigkeit strategischer Planung ist die Integration künstlicher Intelligenz in nahezu alle Softwareprodukte, von der Projektmanagementsoftware bis zu den Tools für den Kundenservice. Jedes IT-Unternehmen steht vor dieser Herausforderung, um die Wettbewerbsfähigkeit seiner Produktpalette zu gewährleisten.

2. Ein klares Ziel für die Strategiebesprechung definieren

Wurde die Notwendigkeit für die Änderung der Unternehmensstrategie erkannt, muss diese sorgfältig geplant werden. Es handelt sich dabei um einen komplexen Prozess, der zunächst die aktuelle Situation bewertet. Die SWOT-Analyse ist dafür eine geeignete Methode. Ausgewählte Unternehmensmerkmale werden als Stärke (Strength) oder Schwäche (Weakness) bewertet. Marktentwicklungen oder neue Technologien können als Chance (Opportunity) oder Risiko (Threat) angesehen werden.

Resultierend aus der SWOT-Analyse sind die Herausforderungen und Ziele zu formulieren, die ein Strategiewechsel mit sich bringt. Das Resultat mündet in der Erstellung einer zu priorisierenden Liste von Aufgaben und daran gebundenen Fristen zur Umsetzung.

Am einfachsten lässt sich dies wieder am Beispiel eines IT-Unternehmens erklären, das sich mit einem Technologiewandel auseinandersetzen muss. Die Prioritäten hinsichtlich Entwicklungsarbeiten und Investitionen müssen zugunsten disruptiver Technologien, wie eben künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen, mobile Apps oder Internet of Things (IoT), neu gesetzt werden. Die Ziele sind auf die veränderten Kundenbedürfnisse und einen von technologischen Fortschritten geprägten Markt auszurichten.

3. Priorisierung auf höchster Ebene durch die Geschäftsleitung

Das Engagement der Geschäftsführung besitzt für strategische Planungstreffen höchste Priorität. Die Änderung gewohnter Arbeitsprozesse und die Einführung neuer Technologien betreffen in der Regel alle Bereiche eines Unternehmens und sind für nahezu jeden Mitarbeiter mit Veränderungen verbunden. Nur wenn alle Entscheidungsträger – von der Unternehmensführung bis hin zu jedem Projektmanager – den Strategiewechsel umsetzen und vollinhaltlich unterstützen, kann der Prozess erfolgreich verlaufen. Das bedeutet in erster Linie, eigenes Wissen und Leidenschaft an die Mitarbeiter zu übertragen und deren Motivation zur Mitgestaltung des Wandels zu stärken.

Vor der eigentlichen Planung des ersten Meetings sind deshalb auf der Leitungsebene einige wichtige Grundsatzfragen zu klären. Je nach Komplexität des Prozesses muss festgelegt werden, wie oft Strategietreffen stattfinden sollen. Besonders in großen und räumlich getrennt agierenden Unternehmen bedarf es einer Abstimmung zum Format des Meetings und der Bestimmung des Teilnehmerkreises. Unter Beachtung der letztgenannten Faktoren ist die Einbeziehung von Fachleuten und Entscheidern per Videokonferenz vorzusehen.

4. Tagesordnung für das Meeting erstellen

Wer eine Strategiebesprechung planen möchte, kann auf eine Agenda nicht verzichten. Sie bietet die besten Voraussetzungen dafür, dass alle Themen mit der notwendigen Aufmerksamkeit behandelt werden können und sich die gewünschten Ergebnisse erzielen lassen.

Die Strategietreffen-Agenda benötigt eine klare Strukturierung. Dabei sind auf einen vorgegebenen Zeitrahmen, also die maximale Dauer des Meetings, die inhaltlichen Schwerpunkte und einen chronologischen Ablauf zu achten. Jedes einzelne Thema muss innerhalb der Tagesordnung mit einer Zeitvorgabe versehen werden. Die wichtigsten inhaltlichen Schwerpunkte sind am Anfang des Meetings zu behandeln. Damit wird gewährleistet, dass alle Teilnehmer dem Diskussionsverlauf mit höchster Konzentration folgen. Strategietreffen dürfen nicht mit einem Brainstorming gleichgesetzt werden. Diskussionen sind strukturiert und zielführend zu gestalten. Sie müssen darauf ausgelegt sein, ein Ergebnis zu erreichen.

Die Agenda sollte rechtzeitig vor dem Termin des Meetings erstellt werden. Geeignete Kommunikationstools und die Ablage in einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem sichern die Verfügbarkeit für alle Teilnehmer.

5. Vorbereitung der Strategiebesprechung inklusive Aufbereitung benötigter Daten

Vor der im nachfolgenden Abschnitt behandelten Terminierung des Meetings, verbunden mit der Einladung der Teilnehmer, ist es erforderlich, den organisatorischen Ablauf der Besprechung vorzubereiten und notwendige Informationen zusammenzustellen. Neben solchen grundsätzlichen Ausstattungsmaterialien wie Whiteboard, Haftnotizen, Markern, einem Beamer und anderen Präsentationswerkzeugen, ist gegebenenfalls die Videokonferenztechnik mit der entsprechenden Software bereitzustellen und zu testen, falls Teilnehmer zum Meeting nicht vor Ort erscheinen können.

Um wegweisende Entscheidungen hinsichtlich eines Strategiewechsels im Unternehmen treffen zu können, bedarf es auf der Grundlage der SWOT-Analyse erstellter Vorschläge. Diese wiederum müssen auf einer fundierten Daten- und Informationsbasis beruhen. So sollte zum Beispiel eine IT-Firma, die in ihre Projektmanagementsoftware KI-Tools integrieren möchte, einen Vergleich bereits in der Praxis eingesetzten Technologien vornehmen und so die bevorzugte Lösung ermitteln.

Das gesamte Informationsmaterial ist rechtzeitig allen Teilnehmern bereitzustellen. Damit wird gewährleistet, dass die Entscheidungsträger über das notwendige Wissen für die strategische Planung verfügen.

6. Einladung aller wichtigen Stakeholder

Nachdem klar definierte Ziele für die Strategiebesprechung vorliegen, die Informationen als Grundlage für Entscheidungen aufbereitet sind und eine Agenda erstellt wurde, muss ein Zeitplan für Meetings mit allen relevanten Stakeholdern abgestimmt werden. Für ein positives Ergebnis des Meetings und damit für den erfolgreichen Strategiewechsel ist es sehr wichtig, die richtige Gruppe von Teilnehmern aus den Interessensvertretern auszuwählen.

Neben der Geschäftsleitung und Entscheidungsträgern innerhalb der Firmenstruktur betrifft das auch Mitarbeiter mit hoher fachlicher Qualifikation und gegebenenfalls Investoren, sowie Geschäftspartner, die eine enge Zusammenarbeit mit dem Unternehmen verbindet.

Um auf das eingangs zur Erläuterung genutzte Beispiel der Strategieneuorientierung eines IT-Unternehmens zurückzukommen: Es ist unbedingt notwendig, dass hoch qualifizierte Fachleute anwesend sind, um komplexe technologische Abläufe verständlich zu erklären, wenn die Geschäftsführung Investitionen in den Einsatz von künstlicher Intelligenz diskutiert und zwischen Eigenentwicklung oder der Einbindung von Fremdsystemen entscheidet.

Zur Terminabstimmung eignen sich digitale Tools, wie der von Bitrix24 bereitgestellte Unternehmenskalender.

7. Durchführung des Meetings auf Basis der Agenda

Nach der Teilnahmebestätigung aller Stakeholder muss das Meeting erfolgreich durchgeführt werden. Die Tagesordnung für eine Strategiebesprechung und ein erfahrener Moderator sind wichtige Grundlagen dafür. Produktive Beratungen zeichnen sich durch eine offene und konstruktive Diskussion aus. Der Moderator sollte alle Teilnehmer dazu auffordern, sich nicht nur auf positive Aspekte zu konzentrieren, sondern auch sachliche Kritik anzubringen. Das ist für eingeladene Mitarbeiter oder Teamleiter aus dem unteren Management oft nicht leicht, gehört aber zur fachlich fundierten Lösungsfindung.

Im Idealfall werden alle Tagesordnungspunkte der Agenda zu einer Entscheidung geführt. Der Moderator achtet dabei unbedingt auf den einzuhaltenden Zeitrahmen. Kann zu einzelnen Themen keine Einigkeit erzielt werden, ist das im Protokoll, in dem alle wesentlichen Diskussionen und Entscheidungen aufgeführt sind, zu vermerken. In einem Folgemeeting, das in der Regel bei jeder strategischen Planung notwendig sein wird, muss der Tagesordnungspunkt – untersetzt mit aktualisierten Daten und Informationen – erneut zur Diskussion gestellt werden. Zu jeder Strategieentwicklung gehört eine Risikobewertung. Deshalb müssen Notfallpläne entwickelt werden, die Risiken mindern.

8. Dokumentation der Ergebnisse und Beschlüsse

Mit dem erfolgreichen Verlauf des Strategiemeetings ist die Arbeit noch nicht getan. Sie setzt sich in der Nachbereitung fort. Dies ist einer der unverzichtbaren Schritte für eine Strategiebesprechung. Alle erzielten Ergebnisse müssen dokumentiert werden. Aufgabe des Protokollführers ist es, sich auf die Agenda zu konzentrieren, die Aussagen dabei kurz und fachlich exakt zu formulieren. Zur exakten Dokumentation gehören:

• eine Zusammenstellung von Fakten, die chronologisch geordnet die Tagesordnung abbilden

• die Zusammenfassung der Diskussion zu den wesentlichen Fragen und aufgetretenen Problemen

• alle die Strategieneuausrichtung betreffenden Entscheidungen

• Maßnahmen, die aus den Entscheidungen abzuleiten sind

Um Energie und Motivation eines positiven Verlaufs der Diskussion zu nutzen und den Aktionsplan zeitnah in die Praxis umzusetzen, ist es sehr wichtig, die Erstellung eines Protokolls nicht aufzuschieben. Neben den am Meeting Beteiligten kann es sinnvoll sein, auch andere Teammitglieder in die Kommunikation einzubeziehen. Dies gilt insbesondere für Fachleute, die mit der Durchführung der in der Besprechung festgelegten Aufgaben betraut werden sollen.

9. Umsetzung von Entscheidungen und Nachverfolgung

Um eine neue Unternehmensstrategie entwickeln zu können, bedarf es mehr als eines Meetings. In dem ersten Treffen werden die Weichen für Veränderungen gestellt. Der Erfolg kann sich aber erst dann einstellen, wenn die getroffenen Entscheidungen umgesetzt und nachverfolgt wurden.

Da aus Effizienzgründen nicht alle Experten an der ersten Strategiebesprechung teilnehmen können, sollten die Ergebnisse weiter analysiert werden. Zur Analyse der kreativen Vorschläge aus dem Meeting können Softwaretools zur Ideenbewertung genutzt werden.

Als Ergebnis des Bewertungsprozesses müssen endgültige Entscheidungen getroffen werden. Für die weitere Koordinierung können Folgetreffen notwendig sein, um Aufgaben zu verteilen und Fristen festzulegen. Unterstützung dafür bietet die geeignete Software, wie sie Bitrix24 mit der Verwaltung von Aufgaben und Fristen zur Verfügung stellt.

Weitere Strategiebesprechungen dienen vor allem dem Ziel, auf der Basis der Überwachung wichtiger Key Performance Indicators (Schlüsselkennzahlen) den Fortschritt des Umstellungsprozesses zu verfolgen und eventuelle Anpassungen an der Strategie vorzunehmen.

10. Diese Fehler gilt es zu vermeiden

Die strategische Planung und Neuorientierung werden nur unter Beachtung der zuvor empfohlenen Schrittfolge erfolgreich verlaufen. Im Zusammenhang mit dieser müssen häufig auftretende Fehler unbedingt vermieden werden:

• Ungenügende Vorbereitung. Schlechte Datenqualität oder eine fehlerhafte SWOT-Analyse führen zu Zweifeln an der Sinnhaftigkeit der Strategiebesprechung.

• Schlechte Moderation. Die Komplexität der Agenda verleitet den Moderator dazu, abzuschweifen, zu viele Informationen außerhalb des eigentlichen Themas „Unternehmensstrategie“ zu diskutieren oder die Diskussion nicht zu strukturieren.

• Nicht genügend engagierter Manager. Einige Führungskräfte sind entweder unvorbereitet oder versäumen sogar das Meeting. Ein Verhalten, das sich in besonderem Maße auf das gesamte Team auswirkt und zur Demotivation oder sogar zum Scheitern einer Strategiebesprechung führen kann.

• Falsche Auswahl der eingeladenen Teilnehmer. Neben Engagement spielt auch die Auswahl der richtigen Teammitglieder und Entscheidungsträger eine entscheidende Rolle.

• Keine Anpassung von Entscheidungen. Wenn Entscheidungen getroffen und umgesetzt werden, die Ergebnisse aber nicht den Zielen entsprechen, kann ein Strategiewechsel nicht erfolgreich sein.

Fazit: Durch gute Vorbereitung eine Strategiebesprechung zum Erfolg führen

Strategiediskussionen werden immer dann erforderlich, wenn der Unternehmenserfolg durch sich ändernde Marktbedingungen, disruptive technologische Veränderungen oder gesetzliche Vorschriften beeinträchtigt werden kann. Auf der Grundlage einer SWOT-Analyse ist die gegenwärtige Situation zu bewerten. Neue oder geänderte Ziele definieren die Grundlagen für einen Wechsel der Unternehmensstrategie.

In einer Strategiebesprechung sind mit allen wichtigen Stakeholdern Vorschläge zu diskutieren und Entscheidungen zu treffen. Das bedarf guter Vorbereitung. Informationen müssen aufbereitet, eine Agenda erstellt und die Teilnehmer des Meetings bestimmt werden. Ergebnisse der Besprechung sind zu dokumentieren und münden in einen Aktionsplan. Dieser ist umzusetzen und gegebenenfalls anzupassen, was wiederum zu Änderungen an der Gesamtstrategie führen kann.

FAQ

Für eine erfolgreiche Strategiebesprechung muss man Ziele bestimmen, Informationen aufbereiten, daraus eine Agenda erstellen, die richtigen Teilnehmer identifizieren und diesen Unterlagen zur Verfügung stellen. Außerdem ist es wichtig, einen geeigneten Moderator auszuwählen, der die Zeitvorgaben der Tagesordnung beachtet, die Diskussion lenkt und zu konkreten Ergebnissen führt.

Welche Schritte sind bei der Entwicklung einer Unternehmensstrategie zu beachten?

Bei der Entwicklung einer Unternehmensstrategie sind folgende wesentliche Schritte zu beachten:

• durch eine SWOT-Analyse den aktuellen Stand ermitteln

• eine Vision, basierend auf der Unternehmenskultur bestimmen

• SMART-Ziele definieren (spezifisch, messbar, erreichbar und terminiert)

• die Zielgruppe finden

• einen Aktionsplan entwickeln

Was gehört in die Agenda einer Strategiebesprechung?

In die Agenda einer Strategiebesprechung gehören mindestens die folgenden Punkte:

• Begrüßung und Einführung

• Rückblick auf bisherige Strategieergebnisse und -leistungen

• Analyse der aktuellen Marktsituation und Wettbewerbsposition

• Überprüfung und Anpassung der Unternehmensvision und -ziele

• Diskussion spezifischer strategischer Initiativen und Projekte

• Bewertung von Chancen und Risiken

• Festlegung von Prioritäten für strategische Maßnahmen

• Zuweisung von Ressourcen und Verantwortlichkeiten

• Definition von Zeitplänen und Meilensteinen für die Umsetzung

• Abschlussdiskussion und nächste Schritte