Studien zeigen, dass die meisten Projekte erfolgreich abgeschlossen werden. Trotzdem kann nahezu jedes Unternehmen auch über ein Scheitern berichten. Deshalb muss die Frage gestellt werden, warum Projekte scheitern. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe. Sie reichen von schlechter Planung, über zu ehrgeizig formulierte Ziele, zu kurze Bearbeitungsfristen, schwierige Kunden bis hin zu schlechtem Management. Oft ist auch die Kombination aus mehreren der genannten Ursachen dafür verantwortlich, dass ein gewünschtes Erfolgserlebnis ausbleibt.
Die Anzeichen für das Scheitern eines Projektes kommen oft schleichend. Manchmal treten aber Probleme schlagartig und völlig unvermutet auf. Auch ein gescheitertes Projekt kann positive Ergebnisse liefern, wichtig ist es dabei, die Gründe zu analysieren und vermeidbare Fehler nicht zu wiederholen.
Die folgenden Strategien ermöglichen Ihnen, frühzeitig Tendenzen für das Scheitern eines Projektes zu erkennen und bieten Tipps, um den Misserfolg zu verhindern.
Was sind die Frühwarnzeichen für das Scheitern von Projekten?
Wichtige Frühwarnzeichen, die auf ein Scheitern von Projekten hindeuten, sind:
- häufige Anpassungen des Projektumfangs wegen fehlender oder unklarer Zielvorgaben,
- schlechte Kommunikation innerhalb des Projektteams und zwischen Mitarbeitern und Führungskräften,
- fehlende Aufgabenpriorisierung,
- ungenügende Projektüberwachung und -steuerung.
Diese Anzeichen sind meistens auf eine schlechte Planung zurückzuführen.
Wann ist ein Projekt gescheitert?
Ein Projekt gilt dann als gescheitert, wenn die ursprünglich formulierten Zielstellungen nicht erreicht werden können oder diese hinfällig geworden sind. Aber auch bei Erreichen der funktionalen Ziele liegt ein Scheitern vor, wenn die Kosten außer Kontrolle geraten sind und die Investitionen zu einem finanziellen Verlust führen.
Mit welchen Risiken ist die Projektarbeit verbunden und wie sind die Auswirkungen?
Zu den Risiken, die mit jeder Projektarbeit verbunden sind, die eine gewisse Komplexität erreicht, gehören:
- Unsicherheiten bezüglich der Ressourcen,
- mögliche Änderungen des Anforderungsprofils,
- steigende Kosten.
Diese Risiken können sich negativ auf die Qualität, die Projektlaufzeit und das finanzielle Ergebnis auswirken.
Was sind die größten Fehler von Projektmanagern, die zum Scheitern von Projekten führen können?
Zu den größten Fehlern, die Projektmanager begehen und mit einem Scheitern verbunden sein können, gehören das fehlende Wissen über die Gesamtheit der Projektanforderungen, ein ungenügendes Risikomanagement, eine unpassende Teamzusammenstellung, schlechte Kommunikation und die Arbeit mit ungeeigneten Tools.
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1. Unklare Priorisierung von Zielen erzeugt unrealistische Erwartungshaltungen
Jede Projektarbeit ist mit Zielstellungen verknüpft. Umfangreiche Projekte, insbesondere Neuentwicklungen, sind oft mit dem Erreichen mehrerer Ziele verbunden, zum Beispiel der Implementierung völlig neuartiger Funktionen. Werden dabei keine Prioritäten gesetzt, können Konflikte hinsichtlich der Inanspruchnahme wichtiger Ressourcen entstehen. Personelle Engpässe und Zeitverzug sind die Folge und sind bereits früh ein Warnzeichen für den möglichen Misserfolg. Inspirierende Ziele setzen neue Impulse und fördern die Kreativität der Mitarbeiter. Sind sie allerdings mit unrealistischen Erwartungshaltungen verbunden, können sie einen Grund dafür bilden, warum Projekte scheitern.
Der Teamleiter oder das Management ist deshalb verpflichtet, bereits zu Beginn der Projektarbeit bestimmten Aufgabenstellungen eine höhere Priorität zuzuweisen, als anderen. Geeignete Tools unterstützen die technische Umsetzung. Mit einer Software zur Aufgabenverwaltung lassen sich Rollen und Verantwortungen im Team zuordnen und der Projektfortschritt kontrollieren. Damit wird gewährleistet, dass die notwendigen Ressourcen stets zum Erreichen der primären Zielstellung eingesetzt werden können.
Der bereits in einer frühen Arbeitsphase einsetzende finanzielle Druck gilt als Frühwarnzeichen für das Scheitern eines Projektes. Bestandteil jeder Projektplanung ist die Zuweisung benötigter Ressourcen. Zu diesen gehören als wichtigste Komponenten Personal, Arbeitsmittel, Zeit und natürlich das Budget. Eine erste Kalkulation vor dem Projektstart basiert oft nur auf Schätzungen. Unvorhersehbare Ereignisse, wie Kostenexplosionen bei Energie oder Rohstoffen, der Mangel an Arbeitskräften durch Krankheit oder Fluktuation und Budgetkürzungen durch das Management des Unternehmens, können Gründe sein, warum Projekte scheitern.
Bis zu einem gewissen Grad lassen sich die genannten Risiken in die Ressourcenzuweisungen einplanen. Dazu bedarf es eines Audits, in den alle relevanten Aufgaben und die Projektbeteiligten einbezogen werden. Das notwendige Budget ist anhand vorliegender Aufgabenübersichten und den dazu benötigten Materialmengen sowie Human Resources zu prognostizieren. In Abstimmung mit der Unternehmensführung müssen sowohl finanzielle als auch zeitliche und personelle Reserven kalkuliert werden.
Eine der Hauptursachen, warum Projekte scheitern, ist die mangelhafte Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern oder den Teammitgliedern untereinander. Zwar bieten in einem modernen Arbeitsumfeld neben dem klassischen Telefonanruf zahlreiche Gruppenkommunikationstools, wie E-Mail-Programme, Messenger-Dienste, Chats oder Videokonferenzsysteme, nahezu unbegrenzte Möglichkeiten zur Übermittlung von Informationen, aber gerade in der Vielfalt liegt die Gefahr.
Damit alle Projektbeteiligten immer auf dem gleichen Wissensstand sind, bedarf es eines Kommunikationsplans. Besonders bei remote arbeitenden Teams muss darauf geachtet werden, dass alle Mitarbeiter stets in den Informationsfluss eingebunden sind. Fehlt eine solche Strategie und wurden für die Weitergabe wichtiger Daten keine klaren Vorgaben gemacht, gehen Informationen verloren oder gelangen nur mit Verzögerung an den Empfänger.
Aber nicht nur aus technischer Sicht liegt in der Kommunikation ein häufiger Fehler im Projektmanagement. Ursachen, warum Projekte scheitern, lassen sich auch im mangelnden Respekt anderen Teammitgliedern gegenüber, in ungeklärten Erwartungshaltungen und der nicht vorhandenen Bereitschaft zum Zuhören finden.
Kunden, Handelspartner und Lieferanten, aber auch Politik oder Gesetzgeber können die Projektarbeit beeinflussen. Dabei haben die allgemein als Stakeholder bezeichneten Interessensgruppen oft unterschiedliche, manchmal gegensätzliche Bestrebungen. Ohne die Beteiligung der vorgenannten Anspruchsgruppen ist allerdings eine erfolgreiche Umsetzung definierter Zielstellungen nicht möglich. Aufgabe des Projektmanagements ist es, Vorgaben der Stakeholder mit den Möglichkeiten des eigenen Projektteams abzugleichen und in Einklang zu bringen.
So ist keine gute Idee, einem Auftraggeber die Deadline für den Projektabschluss allein aus seiner Betrachtungsweise heraus erstellen zu lassen. Wenn es aus technischer Sicht und mit dem nötigen Fachwissen im Hintergrund unmöglich erscheint, den avisierten Termin einzuhalten, müssen Sie als Auftragnehmer mit Nachdruck einen realistischen zeitlichen Bearbeitungszeitraum einfordern. Andernfalls führen Sie Ihr Team unweigerlich zu einem der Gründe, warum Projekte scheitern.
Kurzfristige starke Preiserhöhungen von Lieferanten oder Gesetzesänderungen im Rahmen der gegenwärtigen Energiekrise sind andere Ursachen für das Scheitern von Projekten, die in diesem Kontext betrachtet werden müssen.
Projektmanager müssen wichtige Entscheidungen treffen und Verantwortung übernehmen. Zu ihren Aufgaben gehört es, die Projektlogistik zu bewältigen. Dazu gehört eine effektive Teamführung, Ressourcenmanagement, die Erfassung und Bewertung der Arbeit aller Mitarbeiter, die Analyse des Projektverlaufs und daraus resultierend, die Anpassung oder Neuformulierung von Aufgabenstellungen. In agilen Teams werden Verantwortung und Management verteilt. Unabhängig von der Arbeitsweise gilt jedoch der Grundsatz, dass es zur Umsetzung der Aufgabenstellungen einer klaren Linie bedarf, die allen Mitgliedern des Teams vertraut ist.
Ein großer Fehler ist es, Rollen und Verantwortlichkeiten bei der Projektbearbeitung nicht zu definieren oder diese ständig zu ändern. Um die Entscheidungskompetenz klar zu regeln, eignet sich ein Kick-Off-Meeting zum Projektstart. Gerade bei komplexen Aufgabenstellungen ist es unmöglich, dass der Projektmanager jede Detailfrage klären und jeden Kommentar selbst beantworten kann. Mikromanagement, fehlende Delegation von Aufgaben und Verantwortung führen zu Terminverzug, einer der wichtigsten Gründe, warum Projekte scheitern. Konsistentes Projektmanagement mit klar definierten Organisationsabläufen ermöglichen dagegen den Erfolg.
Neben Managementfehlern gibt es technische Gründe, die dafür verantwortlich sind, warum Projekte scheitern. In der Planungsphase gilt es herauszufinden, mit welchen Tools die Zusammenarbeit im Team am besten funktioniert. Dabei müssen neue Trends der Arbeitsorganisation berücksichtigt werden. Eine vor Jahren angeschaffte Software, die auf das Teamwork innerhalb des Unternehmenssitzes abgestimmt ist und auf die Wasserfallmethode bei der Projektbearbeitung setzt, kann sich für hybride Arbeitsmodelle und agile Methoden als gänzlich ungeeignet erweisen.
Verlässt sich der Teamleiter auf die Abstimmung in Teammeetings mit persönlicher Anwesenheit aller Mitarbeiter und den Datenaustausch per E-Mail, muss er mit Informationsverlusten oder zumindest Verzögerungen rechnen. Denn agile Teams, die zudem remote arbeiten, erfordern eine ganz andere Arbeitsweise. Nur mit einer geeigneten Projektmanagementsoftware, die Collaboration-Tools für Videokonferenzen, Chats und ein mobiles Aufgabenmanagement beinhaltet, lassen sich Projekte in einer digitalen Unternehmensumgebung planen und verwalten.
Auf einen weiteren Grund, warum Projekte scheitern, sei in diesem Kontext hingewiesen: die Bereitstellung von aktuellen Projektunterlagen und Berichten. Müssen diese erst verschickt werden, kostet das nicht nur Zeit, sondern kann dafür verantwortlich sein, dass Teams an unterschiedlichen Versionsständen bei der Produktentwicklung arbeiten. Abhilfe schafft eine zentrale Dokumentenverwaltung in der Cloud.
Kennzahlen - Key Performance Indicators (KPIs) - sind ein wichtiger Faktor, um die Qualität und den Erfolg der Arbeit messen zu können. Ohne definierte Metriken fehlt ein effektiver Kontrollmechanismus, der dafür sorgt, dass sich die Projektarbeit innerhalb der Planvorgaben bewegt. Es gibt einige solcher KPIs, die dafür verantwortlich sind, warum Projekte scheitern können. Zwei Beispiele sollen diese Tatsache belegen. Ein wichtiger Aspekt bei der Planung eines Projektes sind die verfügbaren Kapazitäten, wobei die Human Resources eine tragende Rolle spielen. Wird entweder die Qualifikation der Mitarbeiter oder deren Verfügbarkeit nicht richtig eingeschätzt, leidet entweder die Qualität der Arbeit oder die Bearbeitungszeit entspricht nicht den Vorgaben. Fehlen Kontrollmechanismen zur Bewertung, werden der Erfolg des Projektes gefährdet.
Eine andere Metrik, die ein Projekt scheitern lassen kann, ist die Fehlerreaktions- und Behebungszeit. Wer arbeitet, macht Fehler. Das ist zwar eine „Binsenweisheit“ und jedem bewusst, es muss aber einen Fehlerbehebungsprozess geben, der aufgetretene Probleme systematisch und nachvollziehbar behebt. Wird auf einen Algorithmus zur Mängelbeseitigung verzichtet, geht die Fähigkeit zum Monitoring komplexer Arbeitsaufgaben verloren. Gleiche Fehler werden erneut auftreten, die Beseitigung wird ohne ein Managementsystem für die Dokumentation erheblich mehr Zeit in Anspruch nehmen. Das Projektziel gerät in Gefahr.
Die englische Bezeichnung beschreibt einen Vorgang, der häufig während der Projektbearbeitung auftritt, aber oft zu spät bemerkt wird: die schleichende Erweiterung der Anforderungen. Scope Creep ist nicht unbedingt schlecht für eine Produktweiterentwicklung oder bei der Umsetzung gänzlich neuer und innovativer Ideen. Er führt aber nicht selten zu Terminverzögerungen und Budgetüberschreitungen. Beide Faktoren sind wesentliche Gründe, warum Projekte scheitern.
Änderungswünsche sind oft unvermeidlich. Kundenanforderungen werden während der Projektlaufzeit modifiziert, Aufgabenstellungen müssen erweitert werden, der gesamte Projektumfang steigt. Allerdings sollten nicht alle Wünsche des Auftraggebers sofort in die Entwicklungsarbeit integriert werden. Im Rahmen eines Änderungsverfahrens ist zu prüfen, ob sich die Erweiterung der Anforderungen tatsächlich positiv auf den Funktionsumfang einer Produktentwicklung oder das Profil einer Dienstleistung auswirkt.
Eine gute Projektmanagementsoftware bietet Möglichkeiten, Aufgabenstellungen auch während der Laufzeit anzupassen und den aktuellen Bearbeitungsstand zu visualisieren, zum Beispiel über Kanban-Boards. Durch eine solche Methodik in Verbindung mit dem Einsatz einer Timeline, die über die komplette Projektbearbeitung einen Überblick zur Termintreue schafft, lässt sich ein Frühwarnsystem installieren, das rechtzeitig über Verzögerungen informiert. Fehlt ein solches Frühwarnsystem, kann Scope Creep die Ursache für das Scheitern eines Projektes sein.
Umfangreiche Projekte bedürfen einer zeitlichen Gliederung. Eine anerkannte Verfahrensweise dazu ist die Festlegung von Milestones (Meilensteinen) mit Terminvorgaben. Wird dagegen die Erarbeitung einer Zielstellung nur in ihrer Gesamtheit betrachtet, ist die Einhaltung des Fertigstellungstermins kaum planbar.
Die Festlegung von Milestones allein garantiert den Erfolg allerdings noch nicht. Einer der schwerwiegendsten Fehler im Projektmanagement ist eine schlechte Planung der Termine und deren Kontrolle. Ein verspätetes Teammeeting oder ein verpasster Fälligkeitstag für die Abgabe eines Zwischenberichts, wird noch nicht das Projekt scheitern lassen, häufen sich diese Fälle, können sie es schon.
Neben einer Timeline, die alle Meilensteine enthält, ist die korrekte Zeitplanung jedes einzelnen Mitarbeiters innerhalb des Teams für den optimal gestalteten Arbeitsablauf von großer Bedeutung. Leerlaufzeiten während des Arbeitstages oder eine Überbelastung einzelner Teammitglieder, verbunden mit Stress und mangelnder Qualität der Leistungserbringung, sind wesentliche Gründe dafür, warum Projekte scheitern. Der Einsatz eines geeigneten Tools zur Aufgabenzeitverfolgung, ermöglicht die tägliche Auswertung und Bewertung der Termintreue, lässt sich benutzerdefiniert anpassen und kann damit als Frühwarnsystem zur Vermeidung von Projektverzögerungen eingesetzt werden.
Ab einer bestimmten Größe und Komplexität der Aufgabenstellung wird es kein Projekt geben, bei dem es während der Laufzeit ohne Komplikationen abgeht. Probleme sind vielfältiger Natur und reichen von technischen Schwierigkeiten bis zu menschlichen Konflikten. Manchmal erscheint es einfacher, ein Problem zu ignorieren. Im Einzelfall kann das funktionieren, ohne die Zielstellung der Arbeit zu gefährden. In anderen Fällen kann ein Projekt scheitern, wenn keine Lösung gefunden wird. Die beste Bewältigung von schwierigen Situationen besteht in der Ursachenanalyse und einer daraus abgeleiteten Verfahrensweise zur Behebung. Das erfordert allerdings meist Zeit und zusätzliche Ressourcen. Kritisch wird die Lage, wenn die Liste der Probleme schneller wächst, als sie bearbeitet werden kann. Hier stößt der Projektmanager auf eines der typischen Warnzeichen für einen sich anbahnenden Misserfolg.
Menschliche Konflikte stellen eines der häufigsten Probleme während der Projektarbeit dar. Zu diesen führen neben einer ungenügenden oder schlechten Kommunikation, fehlende soziale Kompetenz oder Empathie. Gelingt es dem Teamleiter nicht, dass sich alle Mitarbeiter wertschätzen und ihre Arbeit gegenseitig anerkennen, kann dies eine der Ursachen sein, warum Projekte scheitern.
