Vertriebsprozess-Effizienzsteigerung: 7 Tipps zur Optimierung von CRM-Formularen

Ein leistungsstarker Verkauf wird durch geeignete Instrumente wie CRM-Formulare unterstützt.

CRM-Lösungen bieten hier weit mehr als nur eine zentrale Ablage für Kundenkontakte. Sie sind vielmehr ein integraler Bestandteil der strategischen Planung und Entscheidungsfindung im Vertrieb und ermöglichen eine gut durchdachte und benutzerfreundliche Formularstruktur, die signifikante Vorteile bietet.

In diesem Artikel haben wir Ihnen sieben praktische Tipps zusammengestellt, die Ihnen beschreiben, wie Sie Ihre CRM-Formulare optimieren, wie diese Maßnahmen dazu beitragen, effizient Kundeninformationen zu erfassen, den Arbeitsaufwand für das Vertriebsteam zu reduzieren und den Gesamtumsatz zu steigern.

1. Vereinfachen Sie die Dateneingabe

Die Effizienz Ihres Vertriebsteams steht und fällt mit der einfachen und schnellen Eingabe von Daten. Komplexe CRM-Formulare, die aus zu vielen Feldern bestehen oder sich nicht intuitiv bedienen lassen, verursachen einen unnötigen Zeitaufwand und erhöhen das Fehlerrisiko. Gestalten Sie aus diesem Grund die Dateneingabe so einfach wie möglich, um Zeit und Ressourcen zu sparen und die Vertriebsprozess-Automatisierung zu unterstützen.

Überprüfen Sie, welche Felder wirklich notwendig sind. Oftmals lassen sich mehrere Eingabeoptionen zu einer zusammenfassen, ohne dass wichtige Kundeninformationen verloren gehen.

Entfernen Sie konsequent unnötige Felder, um die Komplexität zu verringern und Ihrem Vertriebsteam zu ermöglichen, sich auf den Verkauf, statt auf die Datenerfassung zu konzentrieren.

Ein weiterer Ansatz sind vordefinierte Auswahllisten oder Dropdown-Menüs, mit deren Hilfe Sie die Eingabe vereinfachen und gleichzeitig die Datenkonsistenz gewährleisten.

Indem Sie die CRM-Formulare optimieren und für Klarheit sorgen, ermöglichen Sie Ihrem Verkaufsteam eine effizientere Arbeitsweise und legen den Grundstein für ein erfolgreiches Vertriebsmanagement.

2. Setzen Sie bei wesentlichen Informationen Prioritäten

Weniger ist mehr, dieser Grundsatz gilt besonders im Vertrieb. Verwenden Sie CRM-Fragebögen nicht dazu, eine möglichst umfassende Sammlung von Kundenangaben aufzubauen, sondern besser die Daten abzufragen, die für den Verkaufsprozess wirklich wichtig sind. Zu viele Informationen überfordern die Verkaufsmitarbeiter und sie verlieren schneller den Überblick.

Definieren Sie zunächst, welche Daten für den Vertriebsablauf zwingend notwendig sind. Dabei können Sie unterschiedliche Phasen des Verkaufszyklus berücksichtigen und die Abfrage von Informationen stufenweise gestalten.

In den ersten Schritten des Vorgangs reichen oft grundlegende Kundeninformationen wie Name, Unternehmen und Kontaktmöglichkeiten aus, während in späteren Phasen detailliertere Inhalte wie spezifische Produktinteressen oder Umsatzprognosen hinzugefügt werden können. Dieses Vorgehen führt zu einer deutlich fokussierteren Datensammlung und hilft dem Distributionsteam, sich auf die wesentlichen Aspekte auszurichten.

Eine klare Priorisierung der Daten erfordert auch, dass Sie Pflichtfelder mit Bedacht wählen. Vermeiden Sie es beim Optimieren der Formulare, diverse Felder als "erforderlich" zu markieren, da dies den Nutzer nur frustriert und die Eingabe erschwert.

Stellen Sie vielmehr sicher, dass Pflichtfelder stets in direktem Zusammenhang mit den Zielen Ihres Unternehmens stehen und Sie diese nicht nach dem Prinzip "nice to have" auswählen. Konzentrieren Sie sich auf Felder, die sofort verwertbare Einblicke in das Kundenverhalten gewähren und die nächsten Schritte in der Verkaufspipeline unterstützen.

Ein weiterer kritischer Aspekt beim Optimieren von CRM-Formularen ist die Anpassung der Felder an ausgewählte Zielgruppen oder Branchen. Unternehmen haben in unterschiedlichen Sektoren oft verschiedene Anforderungen an die Kundeninformationen, die sie erfassen müssen. Durch flexible und anpassbare Formulare erleichtern Sie Ihren Kollegen im Sales, gezielt und einfach die richtigen Informationen abzufragen, was sich positiv auf den gesamten Verkaufsvorgang auswirkt.

3. Nutzen Sie Automatisierung

Die Vertriebsprozess-Automatisierung ist unerlässlich bei der Effizienzsteigerung und der Reduzierung manueller Fehler. Sobald Sie bestimmte Aufgaben automatisieren, schaffen Sie nicht nur mehr Zeit für strategisch wichtige Aktivitäten, sondern verbessern die Genauigkeit und Konsistenz der erfassten Daten.

CRM-Formulare bieten eine Vielzahl an Funktionen zur Automatisierung von To-Dos wie Datenabgleich, Follow-ups oder die automatische Benachrichtigung des Vertriebskollegen, wenn die erforderlichen Bedingungen erfüllt sind.

Die Implementierung von Automatisierungen gewährt zudem, dass sich Updates und Erinnerungen automatisch auslösen lassen. Beispielsweise kann das CRM-System automatisch Follow-up-E-Mails an Leads senden, wenn eine gewisse Zeitspanne ohne Rückmeldung vergangen ist.

Die Werkzeuge helfen Ihren Verkäufern, priorisierte Aufgaben nicht aus den Augen zu verlieren und gewährleisten, dass keine potenziellen Kunden aufgrund manueller Versäumnisse verloren gehen.

Ein weiteres Beispiel für die Optimierung von CRM-Formularen durch Automatisierung ist der Einsatz von KI-gestützten Tools, die Muster in den Daten erkennen und dem Sales wertvolle Einblicke in zukünftige Verkaufschancen eröffnen. Die Systeme analysieren die Kundeninformationen kontinuierlich und liefern prädiktive Analysen, um den Verkaufsprozess noch vorausschauender umzusetzen.

So können Vertriebsmitarbeiter gezielter agieren, da sie genau wissen, welche Kunden besonders interessiert sind oder in welcher Phase des Verkaufszyklus sich ein Lead befindet.

Darüber hinaus sorgt die Automatisierung durch einfache Workflows dafür, dass alle relevanten Inhalte immer auf dem neuesten Stand sind, ohne dass Sie manuell nachjustieren müssen. Das Optimieren von CRM-Formularen bedeutet in diesem Kontext auch, den Fluss von Informationen zwischen verschiedenen Abteilungen, wie zum Beispiel Marketing und Vertrieb, reibungslos zu gestalten, damit alle Teams jederzeit über aktuelle Daten verfügen.

4. Passen Sie Formulare auf Ihren Workflow an

Jede Auftragsabwicklung ist einzigartig und ein Einheitssatz bei CRM-Formularen wird nicht die gewünschten Ergebnisse liefern. Der Schlüssel liegt darin, die Formulare individuell auf den Workflow und die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Eine Abstimmung heißt, dass Sie benutzerdefinierte Felder, Layouts und Ansichten erstellen, die individuell den Arbeitsabläufen Ihres Teams entsprechen und dabei helfen, die Distribution zu unterstützen.

Ein gut angepasstes CRM-Formular stellt alle obligaten Inhalte zu einem Lead oder Kunden übersichtlich dar, ohne Informationen zu vernachlässigen oder überflüssige Daten einzubinden.

Überlegen Sie genau, welche Informationen Sie in welchem Stadium des Workflows als Basis benötigen und realisieren Sie das Layout Ihrer Formulare dementsprechend. Unterschiedliche Distributionsstufen erfordern hier verschiedene Datenpunkte. Mittels einer logischen und intuitiven Anpassung Ihrer CRM-Formulare sorgen Sie dafür, dass Ihr Team immer die richtigen Daten zum Workflow Management dokumentiert.

Achten Sie darauf, dass Ihr CRM-System Flexibilität bietet, um dynamische Felder zu erstellen, die sich je nach Eingabe automatisch anpassen lassen. Zum Beispiel lassen sich in einem ersten Kontaktformular nur grundlegende Angaben abfragen, während bei weiteren Interaktionen zusätzliche Felder erscheinen, um detaillierte Daten zusammenzutragen. Diese flexible Angleichung gewährleistet, dass Ihre Verkaufsmitarbeiter nicht mit Feldern überladen werden, sondern nur die für die jeweilige Phase gebotenen Inhalte angezeigt bekommen.

Durch die maßgeschneiderte Anpassung der CRM-Formulare an den spezifischen Vertriebsworkflow setzen Sie den gesamten Ablauf zielorientiert um. Das Optimieren von CRM-Formularen trägt an dieser Stelle dazu bei, dass wichtige Daten spezifisch erfasst, organisiert und verwendet werden, was wiederum den individuellen Vertriebsprozess in Ihrem Unternehmen strafft und den Fokus auf wichtige Verkaufschancen lenkt.

5. Sorgen Sie für mobile Kompatibilität

Ihre Vertriebler sind oft auf Reisen und benötigen jederzeit Zugriff auf relevante Kundeninformationen. Stellen Sie sicher, dass Ihre CRM-Formulare für mobile Endgeräte optimiert sind. Die Möglichkeit, auch von unterwegs aus auf einfache und intuitive Weise Daten zu bearbeiten oder abzurufen, schützt Sie vor Informationsverlust und fördert einen strukturierten Verkaufsablauf, der kontinuierlich voranschreitet.

Die mobile Optimierung umfasst mehr als nur die Option, ein Formular auf einem Smartphone auszufüllen. Realisieren Sie das gesamte Benutzererlebnis so, dass es auch auf kleineren Bildschirmen genauso effizient ist wie auf einem Desktop. Dazu gehören eine klare und einfache Navigation, große und leicht bedienbare Schaltflächen sowie eine natürliche Anordnung der Felder, um die Eingabe auch unterwegs so unkompliziert wie möglich zu halten.

Überlegen Sie zudem, wie Ihre Mitarbeiter mobile Geräte in der Distribution einsetzen. Viele CRM-Systeme bieten Funktionalitäten, die speziell für die mobile Nutzung entwickelt wurden, wie die Möglichkeit, per Sprachbefehl Daten einzugeben oder Erinnerungen zu empfangen. Die Werkzeuge beschleunigen den Verkaufsabschluss, da Ihre Kollegen zu jedem Zeitpunkt, auch außerhalb des Büros, schnell auf relevante Kundeninformationen zugreifen und die CRM-Formulare sofort aktualisieren können.

Dynamische Kompatibilität gilt somit als zentraler Faktor für die Optimierung von CRM-Formularen und die Effizienzsteigerung im Vertrieb. Sie nutzen den Zugriff auf das CRM-System von überall aus, sind in der Lage, zeitnah auf Kundenwünsche einzugehen und die Customer Journey systematisch zu begleiten.

6. Verfolgen und analysieren Sie die Formularleistung

Berücksichtigen Sie den langfristigen Erfolg Ihrer CRM-Formulare, indem Sie ihre Leistung kontinuierlich überwachen und anpassen. Machen Sie die Formularoptimierung zu einem fortlaufenden Prozess, der auf der Grundlage von Daten und Rückmeldungen ständig verbessert wird.

Wenn Sie regelmäßig analysieren, welche Felder besonders oft ausgefüllt werden und wo es möglicherweise zu unnötigen Abbrüchen kommt, lassen sich die Formulare ergebnisorientiert optimieren.

Eine detaillierte Analyse der Formularnutzung gibt wertvolle Einblicke in das Verhalten der Nutzer. Wenn bestimmte Felder immer wieder ausgelassen werden oder es häufig zu Fehlern bei der Eingabe kommt, deutet dies entweder auf ungewollte oder unklar formulierte Felder hin. Ebenso kann die Auswertung zeigen, welche Auskünfte besonders wertvoll für den Verkaufsablauf sind, sodass Sie diese Felder in Zukunft stärker hervorgehoben können.

Bei der Überarbeitung sollten Sie auch die Auswirkungen der CRM-Formulare auf die Verkaufsergebnisse messen. Welche Felder oder Informationen führen häufiger zu Abschlüssen? Wo gibt es Lücken in der Datenerfassung, die den Abverkauf behindern? Durch das Verfolgen dieser KPIs ergreifen Sie gezielt Maßnahmen, um die CRM-Formulare optimieren zu können und die Leistungspotenziale im Vertrieb zu steigern.

Darüber hinaus ist das Einholen von Feedback der Mitarbeiter, die täglich mit den CRM-Formularen arbeiten, ein wichtiger Schritt in diesem Vorgang. Oftmals sind es die kleinen Anpassungen und Optimierungen, die den größten Unterschied machen und den Arbeitsworkflow spürbar verbessern.

7. Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an

Formulare in den leistungsfähigsten Lösungen nützen wenig, wenn Ihr Distributionsteam nicht weiß, wie man sie richtig einsetzt. Bieten Sie regelmäßige Schulungen und klare Dokumentationen wie Video-Tutorials oder interaktive Lernplattformen an, mit deren Unterstützung alle Mitarbeiter die Systeme auch wirksam anwenden können. Ein umfassendes Schulungsprogramm sorgt dafür, dass die Kollegen auch tatsächlich alle Funktionen der Plattform verstehen und wissen, wie sie die CRM-Formularvorlagen bearbeiten und in ihren täglichen Workflow integrieren.

Schulungen sollten nicht nur bei der Einführung eines neuen Systems oder einer Formularoptimierung stattfinden, sondern regelmäßig wiederholt werden. Durch praxisnahe Übungen und Beispiele lernen Ihre Vertriebler, wie sie die erfassten Kundeninformationen gewinnbringend transferieren und die Qualität ihrer Arbeit ausbauen.

Eine gut strukturierte Hilfestellung durch eine interne IT-Abteilung oder durch externe Anbieter sorgt dafür, dass technische Probleme schnell behoben werden und die Mitarbeiter im Alltag nicht auf Hindernisse stoßen, die sie von ihren To-dos ablenken. Zudem hilft ein gut erreichbares Support-Team dabei, eventuelle Unsicherheiten und Fragen zur Vertriebsprozess-Automatisierung im CRM zuverlässig zu klären.

Fazit: So können Sie im Vertrieb Ihre CRM-Formulare optimieren!

Über eine agile Anpassung von CRM-Formularen lassen sich wichtige Kundendaten nachhaltiger verwalten, Arbeitsabläufe synchronisieren und Fehlschlüsse verringern. Mittels der Vereinfachung der Dateneingabe, Priorisierung wesentlicher Informationen, Automatisierung und individuellen Anpassungen an den Vertriebsworkflow erleichtern Sie die Arbeit der Sales Mitarbeiter und Sie können Verkaufschancen offenlegen.

Die mobile Kompatibilität und fortwährende Analyse der Formularleistung fördern agile und nachhaltige Vorgänge. Schließlich spielen Schulungen und die kontinuierliche Unterstützung des Teams eine entscheidende Rolle, um das volle Potenzial der CRM-Formularoptimierung auszuschöpfen.

Bitrix24 hält umfassende Tools zur Optimierung von CRM-Formularen bereit, die den Verkaufsablauf unterstützen. Dank unserer benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie die Eingabemasken an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen und Ihre Distribution leistungsstark realisieren.

Minimieren Sie überflüssige Felder und halten Sie ausschließlich relevante Informationen von Kunden fest. Dieses Vorgehen vereinfacht die Dateneingabe und hilft Ihren Vertrieblern, sich auf Ihre Kernaufgaben zu fokussieren.

Ein großer Vorteil unserer Lösung ist die Vertriebsprozess-Automatisierung, die manuelle Aufgaben wie Follow-ups oder Datenabgleiche übernimmt. So reduzieren Sie menschliche Fehlerquellen und generieren mehr Zeit für Teams und strategische Aufgabenstellungen. Zudem sind die CRM-Formulare mobil kompatibel, sodass Ihre Angestellten zu jedem Zeitpunkt auch von unterwegs aus auf wichtige Daten zugreifen und sie in Echtzeit aktualisieren können.

Bitrix24 beinhaltet vielseitige Analysefunktionen, mit denen Sie die Leistung ihrer Formulare im Unternehmen überwachen und anpassen können. In Verbindung mit regelmäßigen Schulungen und Hilfe, die in Bitrix24 integriert sind, gewährleisten Sie, dass alle Kollegen das System optimal nutzen. Entwickeln Sie Ihre CRM-Formulare stetig weiter und gestalten Sie Ihre Sales-Prozesse schlanker, indem Sie unverbindlich einen Account anlegen.

FAQs

Was sind die Schlüsselelemente, um CRM-Formulare optimieren zu können?

Folgende Faktoren sind Schlüsselelemente, um CRM-Formulare optimieren zu können:

• Vereinfachte Dateneingabe

• Fokus auf wesentliche Informationen

• Verwendung von Automatisierung

• Anpassung an den Workflow

• Mobile Kompatibilität

• Zuverlässige Leistungsanalyse

• Schulungen und Unterstützung

Wie können CRM-Formulare die Lead-Konversionsraten verbessern?

CRM-Formulare, die präzise und relevante Informationen erfassen, ermöglichen eine gezielte und personalisierte Ansprache von Leads. Durch die Automatisierung von Follow-ups und das Erfassen relevanter Kundendaten wird der Verkaufsprozess effizienter gestaltet, was letztlich zu höheren Konversionsraten führt.

Welche Vorteile bietet die Nutzung von CRM-Software für Vertriebsteams?

CRM-Software bietet Vertriebsteams mehr Effizienz, indem sie wiederholbare Aufgaben automatisiert und eine zentrale Plattform für Kundeninformationen bereitstellt. So können Teams besser priorisieren, Echtzeit-Updates nutzen und sich stärker auf den Aufbau von Kundenbeziehungen konzentrieren, was den gesamten Vertriebsprozess optimiert.