CRM-Vergleich für Agenturen: Bitrix24 vs. Freshsales

Werbe- und Marketingagenturen haben zwar sehr viel mit Kreativität zu tun, benötigen aber auch Customer Relationship Management, um ihre Beziehungen zu Kunden zu verwalten. Ein CRM-System dient nicht nur dem Management von Kontakten, sondern kann viel mehr. Es unterstützt Unternehmen bei Projekten, Vertriebsprozessen und Kampagnen.

In diesem CRM-Vergleich werfen wir daher einen Blick auf zwei bekannte Anbieter – Bitrix24 und Freshsales. Während Bitrix24 mit starkem Projektmanagement punktet, setzt Freshsales auf eine vertriebsorientierte Strategie. Wir analysieren Funktionen, Stärken und Schwächen beider Software-Lösungen, um herauszufinden, welches sich besser für Agenturen eignet.

Bitrix24 ist eine CRM-Software, die Ihre Geschäftsabschlüsse dank KI bis zu 15 % steigern kann. Darüber hinaus bietet die umfangreiche Plattform viele weitere Funktionen. Dazu gehören neben Aufgaben- und Projektmanagement auch Marketing und Kommunikation. Kleine Agenturen können die Freemium-Version kostenlos nutzen und Werbeunternehmen können je nach Wachstum auf einen der kostenpflichtigen Tarife umsteigen.

Warum brauchen Agenturen CRM-Software?

Agenturen müssen oft Kundenprojekte mit verschiedenen Beteiligten durchführen. Ohne ein strukturiertes System werden die Abläufe undurchsichtig, es treten doppelte Datensätze auf oder es kommt zu Fehlern. Mit einer CRM-Lösung können Werbeunternehmen ihre wichtigsten Arbeitsabläufe automatisieren, einen Überblick über wichtige Geschäftsdaten behalten und ihre Kundenkommunikation optimieren.

Herausforderungen in Agenturen

In Marketingunternehmen geht es darum, das Gleichgewicht zwischen Kommunikation mit Kunden, Management von Projekten und internen Workflows zu halten. Manchmal sind Kundendaten über verschiedene Systeme verteilt, was die Prozesse ineffektiv macht und sogar zu verlorenen Geschäftschancen führen kann.

Die Nutzung eines CRM-Systems hilft, diese Probleme zu lösen, denn es bietet eine einheitliche zentrale Datenquelle. Eine Agentur kann beispielsweise verfolgen, welche Kampagnen Kunden gebucht haben, welche Assets besonders erfolgreich waren und wann eine Nachbetreuung notwendig ist. Außerdem können die CRM-Tools unternehmensinterne Abläufe wie Rechnungserstellung und Terminplanung automatisieren und die Zusammenarbeit in den verschiedenen Teams verbessern. 

Vorteile einer CRM-Plattform

Die besten CRM-Systeme bieten folgende Vorteile für Marketingagenturen:

• Zentrale Kundenverwaltung: Alle Kundendaten, E-Mails und Gesprächsprotokolle sind jederzeit abrufbar.
• Bessere interne Abstimmung: Mitarbeiter sehen in Echtzeit den Bearbeitungsstatus eines Leads oder Projekts.
• Automatisierung von Routineaufgaben: Beispielsweise können Follow-up-E-Mails automatisch versendet oder Leads nach Relevanz priorisiert werden.
• Mehr Transparenz: Ein CRM zeigt detaillierte Berichte zu Umsätzen, Kundenzufriedenheit und Projektfortschritten.
• Optimierte Workflows: Ein Vertriebsleiter kann mit wenigen Klicks sicherstellen, dass ein potenzieller Kunde zur richtigen Zeit das passende Angebot erhält.

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Kurzvorstellung: Bitrix24 und Freshsales

Bevor wir uns die CRM-Systeme im Vergleich genauer anschauen, betrachten wir kurz die verschiedenen Ansätze. Bitrix24 ist eine All-in-One-Lösung, die sich an kleine, mittlere, große Unternehmen und Start-ups richtet. Freshsales dagegen konzentriert sich auf Funktionen wie Vertriebsautomatisierung und Lead-Management.

Was ist Bitrix24?

Ursprünglich wurde Bitrix24 für die Verwaltung von Kundenbeziehungen entwickelt. Nach und nach hat sich der Funktionsumfang jedoch erheblich erweitert. Es gibt Tools für Projekte und Aufgaben, Teamkommunikation und Automatisierung. Sie können beispielsweise Kundeninteraktionen und Arbeitsabläufe mit integrierten Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen und Dashboards ganz einfach steuern. Besonders attraktiv für Agenturen ist Bitrix24 Free CRM, das Sie dauerhaft kostenlos nutzen können, wenn Sie sich auf die grundlegenden Funktionen beschränken.

Was ist Freshsales?

Der CRM-Anbieter Freshsales bietet eine vertriebsorientierte Lösung mit einem Schwerpunkt auf Automatisierung und Verwaltung von Leads. Teams erhalten Unterstützung bei der Bewertung von Leads sowie KI-gestützte E-Mail-Sequenzen und Analysen. Anders als bei Bitrix24 CRM fehlt das Projektmanagement, weil sich Freshsales vorrangig auf den Vertrieb orientiert. Das Tool ist daher eher für Agenturen geeignet, die ihren Kundenstamm durch Lead-Nurturing ausbauen möchten.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede im Überblick

Die folgende Tabelle zeigt die zentralen Funktionen und die jeweiligen Zielgruppen beider CRM-Anwendungen:

Benutzerfreundlichkeit und Einrichtung

Die Entscheidung für ein Tool hängt auch von der einfachen Einrichtung und Bedienung ab. Es sollte daher leistungsfähig und möglichst schnell einsatzbereit sein, damit die Agenturen sofort mit der Nutzung beginnen können.

Wie intuitiv sind die Systeme?

Bitrix24 besteht aus vielen Modulen, die Bereiche wie Kundenmanagement, Projektsteuerung oder interne Kommunikation abdecken. Daher kann die Benutzeroberfläche manchmal etwas komplex wirken. Sie navigieren über ein Dashboard, das Sie individuell anpassen können. Dies kann eine gewisse Arbeitszeit mit sich bringen. Wenn größere Teams komplexe Workflows einrichten, profitieren sie nach der Einrichtung von einem strukturierten Workflow.

Das Design von Freshsales ist eher minimalistisch, mit einer primären Ausrichtung auf Vertriebsteams. Über die klar strukturierte Oberfläche haben Nutzer sofort Zugriff auf Kontakte, Leads und Pipeline-Management. Wie Bitrix24 verfügt auch Freshsales über eine KI, die in diesem Tool unter anderem dem Lead-Scoring dient und mit der Sie mögliche Kunden gezielt priorisieren können.

Onboarding und Implementierung

Bei beiden CRM-Plattformen handelt es sich um cloudbasierte Lösungen. Allerdings bietet Bitrix24 noch eine On-Premise-Version, falls Sie das Tool auf ihren eigenen Servern hosten möchten. Die Einrichtung bei Bitrix24 erfordert eine genaue Konfiguration aufgrund der verschiedenen Funktionen und Möglichkeiten zur Anpassbarkeit. Dazu gehört, dass Sie Workflows genau festlegen und an die Unternehmensanforderungen anpassen können. Dasselbe gilt für Felder, die Sie je nach Wunsch mit Funktionen belegen und beschriften können.

Kleine Unternehmen oder Unternehmen mit wenig Anpassungsbedarf bevorzugen Freshsales, weil sie damit ohne viel Aufwand beginnen können. Die intuitive Bedienung geht allerdings auf Kosten der Anpassbarkeit, weil Pipelines und Automatisierung vordefiniert sind. Für andere Marketing & Sales- oder E-Mail-Tools können Sie die Integrationsmöglichkeiten nutzen, die bei Freshsales verfügbar sind.

Kundenmanagement und Kommunikation

Agenturen benötigen eine leistungsfähige Kontaktverwaltung, mit der sie ihre Geschäftsbeziehungen pflegen und die Kundenbindung verbessern können. Die richtige CRM-Software sollte aber noch mehr können. Sie muss die Kollaboration verbessern und interne Kommunikation vereinfachen. Bitrix24 bietet in diesem Punkt viele Funktionen, während sich Freshsales auf den Vertriebsvorgang konzentriert.

Kundenverwaltung in Bitrix24 und Freshsales

Bei Bitrix24 finden Sie umfangreiche Möglichkeiten für das Kundenmanagement, wobei Sie die Felder selbst beschriften und anpassen können. Die Anwendung zeigt eine genaue Kundenhistorie mit Segmentierungsmöglichkeiten. Auf dieser Grundlage können Werbeagenturen personalisierte Marketingkampagnen entwickeln und die Kundeninteraktionen genau analysieren. Zusätzlich können Sie nachvollziehen, welche Dienstleistungen ein Kunde bereits genutzt hat und welche für ihn oder sie von Interesse sein könnten.

Freshsales hingegen ermöglicht die Priorisierung von Leads mithilfe von künstlicher Intelligenz. Die Plattform bewertet das Kundenverhalten und ermittelt die Verkaufswahrscheinlichkeit, sodass Mitarbeiter gezielt auf vielversprechende Kontakte eingehen können.

E-Mail- und Chat-Integration

Bitrix24 bietet eine umfangreiche E-Mail- und Chatfunktionalität für Agenturen, die Sie sowohl intern als auch extern nutzen können. Sie können Kundendatensätze direkt mit E-Mails verknüpfen und so alle Interaktionen lückenlos dokumentieren. Darüber hinaus gibt es die Option, Videoanrufe direkt aus dem CRM zu führen.

Durch automatische E-Mails werden Kunden bei Freshsales direkt angesprochen und systematisch durch den Verkaufsprozess geführt. Diese Möglichkeit dürfte für Agenturen interessant sein, die auf Cold-E-Mails setzen oder Follow-ups an mögliche Kunden versenden.

Teamzusammenarbeit

Das Konzept von Bitrix24 bietet viele Möglichkeiten für die Kollaboration. Das Programm verfolgt ein Konzept zur Zusammenarbeit und bietet ein Social-Intranet, das als gemeinsamer Kommunikationsraum dienen kann. Darüber hinaus gibt es Gruppenchats, Aufgabenmanagement und Dateiablagen, über die Ihre Abteilungen immer zentral auf die neuesten Daten zugreifen und gemeinsam daran arbeiten können.

Freshsales benötigt unter Umständen externe Lösungen für die Zusammenarbeit, die Sie integrieren müssen, denn das Tool beschränkt sich vor allem auf wichtige Sales-Funktionen.

Projektmanagement und Aufgabenverwaltung

Wenn Werbeunternehmen ihre Aufträge termingerecht fertigstellen wollen, brauchen sie eine effektive Projektverwaltung. CRM-Tools mit einem integrierten Modul für Projekte können Aufgaben besser koordinieren und vereinfachen die Zusammenarbeit in Teams oder zwischen verschiedenen Abteilungen.

Bitrix24 als Projektmanagement-Tool

Als All-in-One-Software ist Bitrix24 nicht nur ein CRM-System, sondern beinhaltet auch die Verwaltung von Aufgaben und Projekten. Sie können Arbeitsabläufe auf Kanban-Boards visuell darstellen und über Gantt-Diagramme die Zeit detailliert planen. Mithilfe der Zeiterfassung verfolgen Sie den Aufwand für einzelne Aufgaben und können so die Rentabilität genau bewerten. 

Wenn eine Agentur etwa eine Kampagne über das System plant, können Mitarbeiter die Zuständigkeiten klar zuweisen und die Deadlines überwachen. Dank der Kommunikationsfunktionen können Sie Abstimmungen direkt in der Projektansicht durchführen und sind hierfür nicht auf externe Software angewiesen.

Freshsales und Projektmanagement

Agenturen, die Freshsales verwenden, müssen spezielle Software-Lösungen integrieren, da das Tool nicht über Projektmanagement verfügt. Mithilfe von Trello, Asana oder Monday.com können sie die Fortschritte überwachen. Hierdurch können die Abläufe fragmentiert werden, da die Systeme die Daten synchronisieren müssen. Auch wenn Sie bei Freshsales Aufgaben rudimentär erfassen können, reicht dies für eine vollständige Projektverwaltung nicht aus. Die Einbindung zusätzlicher Programme kann zudem die Komplexität erhöhen.

Automatisierung und Workflows

Für effiziente Abläufe sollten Unternehmen ihre Workflows so weit wie möglich automatisieren und manuelle Aufgaben verringern. Sie sparen so nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch das Potenzial für Fehler, sodass sich Mitarbeiter auf strategische Tätigkeiten konzentrieren können.

Zu den Geschäftsabläufen, für die mit Bitrix24 eine Automatisierung möglich ist, gehören Kundenkommunikation, Lead-Pflege und interne Aufgabenverteilung. Sie können beispielsweise einen automatischen E-Mail-Versand einrichten, der potenzielle Kunden mit wichtigen Informationen versorgt. Danach kann ein Vertriebsmitarbeiter direkten Kontakt aufnehmen.

Es gibt auch die Möglichkeit, Aufgaben automatisch an den zuständigen Mitarbeiter zu delegieren, wenn ein festgelegtes Ereignis im System auftritt. Hierdurch stellen Sie sicher, dass Teammitglieder keine Aufgabe verpassen und immer auf dem Laufenden bleiben.

Die Automatisierungsoptionen bei Freshsales dienen vor allem den Sales-Abläufen. Die Software bewertet mithilfe von KI potenzielle Kunden nach ihrer Kaufwahrscheinlichkeit und Sie können automatisierte E-Mail-Nachrichten auf Grundlage des Interessentenverhaltens versenden.

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Integrationen und Erweiterungen

Auch das beste CRM kann nicht allein genutzt werden, es muss immer in die vorhandene Business-Software integrierbar sein. Hiermit können Sie auf überflüssige Dateneingaben verzichten und gleichzeitig Ihre Workflows optimieren. Zu den essenziellen Integrationsmöglichkeiten sollten E-Mail-Marketing, Sales und Projektmanagement gehören, wenn sie nicht schon, wie bei Bitrix24, selbst in der Anwendung verfügbar sind.

Welche Drittanbieter-Tools lassen sich integrieren?

Bitrix24 unterstützt viele externe Tools wie Google Workspace für die Dokumentenverwaltung, Slack für die interne Kommunikation und Zapier zur Verbindung mit hunderten weiteren Apps. Sie können auch Social Media wie Facebook oder Instagram direkt mit Bitrix24 zu verknüpfen und so Kundenanfragen oder Leads besser bearbeiten. 

Für Freshsales gibt es direkte Integrationen mit HubSpot, Mailchimp und Salesforce CRM. Sie können Leads aus Marketingkampagnen automatisch in das CRM übertragen und weiterbearbeiten. 

API und Erweiterungsmöglichkeiten für individuelle Anforderungen

Darüber hinaus verfügt Bitrix24 über eine offene Schnittstelle, über die Entwickler maßgeschneiderte Integrationen und Anpassungen vornehmen können. Sie können hierdurch die Abläufe direkt an die Bedürfnisse Ihrer Werbeagentur anpassen, wie durch die Automatisierung von Kundenanfragen oder den automatischen Export in externe Anwendungen.

Preisgestaltung

Bei CRM-Software im Vergleich dürfen Sie den Kostenfaktor nicht unterschätzen. Gerade kleine Agenturen haben oft nicht die finanziellen Möglichkeiten, von Anfang an auf ein umfangreiches System umzusteigen. Daher ist die kostenlose Basisversion von Bitrix24 hier eine ideale Wahl. Mit mehr Speicherplatz, ausgefeilteren Funktionen und vielen weiteren Vorteilen gibt es darüber hinaus gestaffelte Modelle. Die Bitrix24-Preise beginnen für die kostenpflichtigen Tarife bei 49 Euro pro Monat und Unternehmen.

Die Kosten für Freshsales werden pro Nutzer abgerechnet. Der "Growth"-Tarif liegt bei 9 Euro pro Monat und Nutzer, der "Enterprise"-Tarif bei 59 Euro. Freshsales verfügt auch über einen Free-Tarif für bis zu 3 Nutzer, der die grundlegenden Funktionen umfasst. Sowohl Bitrix24 als auch Freshsales bieten darüber hinaus einen kostenlosen Testzeitraum für ihre kostenpflichtigen Preismodelle. 

Sicherheit und Datenschutz

Viele Agenturen arbeiten mit sensiblen Kundendaten und müssen sicherstellen, dass sie die DSGVO einhalten und Daten sicher speichern. Daher betrachten wir diesen Aspekt bei Freshsales und Bitrix24 CRM im Vergleich.

Beide Anbieter erfüllen die DSGVO-Anforderungen und verfügen über Maßnahmen zur Datensicherheit. So können Unternehmen ihre Daten mit Bitrix24 sicher in europäischen Rechenzentren speichern. Neben der Cloudvariante können sich Agenturen für die On-Premise-Software entscheiden, wenn sie ihre Daten lieber selbst verwalten wollen. Gerade Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen, die die vollständige Kontrolle über ihre IT-Infrastruktur behalten wollen, profitieren von dieser Möglichkeit.

Freshsales ist eine reine Cloud-Lösung und bietet zusätzliche Compliance-Optionen für internationale Märkte. Für Unternehmen gibt es integrierte Sicherheitsmaßnahmen und regelmäßige Updates.

Fazit

Die Wahl zwischen Bitrix24 und Freshsales hängt von den Anforderungen Ihres Werbeunternehmens ab. Die umfassende Bitrix24-Plattform beinhaltet neben CRM auch Teamkommunikation und Projektverwaltung. Sie können die Marketingfunktionen nutzen oder sogar über das Kontaktcenter einen eigenen Kundenservice aufbauen. Damit liegt Bitrix24 in puncto Funktionsumfang vorn, wenn Sie eine All-in-One Lösung suchen.

Freshsales ist ein spezielles Tool für alle, die die Vertriebsautomatisierung als Ziel haben. Viele weitere Anwendungen, die Sie bei Bitrix24 finden, müssen bei Freshsales extern integriert werden.