Umstieg ins Home-Office - so fällt Ihnen die Änderung leichter

Vor allem seit der Corona-Pandemie tendieren immer mehr Arbeitnehmer zum Home-Office. Diese auch Remote-Work oder Telearbeit genannte Form der Beschäftigung findet virtuell statt, ohne dass Arbeitnehmende im Büro präsent sein müssen. Nach der Pandemie sind viele Beschäftigte zwar ins Unternehmensbüro zurückgekehrt, aber ein großer Teil bleibt bei der Remote-Arbeit oder ist hybrid tätig.

Was bedeutet Remote-Work? Auf Deutsch ist es nichts anderes als ortsunabhängiges Arbeiten. Sie sind also zu Hause beschäftigt und dennoch in die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens integriert. Die Vorteile von Remote-Work sind unbestritten, sowohl für Arbeitgeber als auch Mitarbeiter. Trotzdem gibt es einige Herausforderungen, wenn Sie sich für dieses Arbeitsmodell entscheiden. Eine wichtige Planung und die Einrichtung von Ihrem Arbeitsplatz zu Hause sorgt für einen einfachen Übergang in den Remote-Job. Als Anleitung, wie Sie hierbei vorgehen müssen, haben wir den folgenden Artikel verfasst. Er erklärt, was die Vor- und Nachteile sind, wenn Sie remote arbeiten und wie Sie den Umstieg ins Homeoffice einfach bewältigen. 

Zu den Anforderungen, die Home-Office-Arbeit an Sie stellt, gehören die richtigen Tools. Auch wenn wir noch später im Artikel genauer darauf eingehen, haben wir mit den Bitrix24-Lösungen bereits eine Empfehlung für Sie. Dieser kostenlose Remote-Arbeitsplatz erleichtert Ihrem Unternehmen und Ihnen das Kunden- und Projektmanagement. Gleichzeitig ermöglicht er eine bessere Zusammenarbeit im Team.

Bedeutung von Remote-Arbeit für Beschäftigte und Arbeitgeber

Bevor wir uns anschauen, was für den Einstieg oder Übergang ins Homeoffice notwendig ist, werfen wir einen Blick auf die Bedeutung von Remote-Arbeit. Sie hat sowohl für den Remote-Worker als auch für das Unternehmen Auswirkungen. 

Was sind Vorteile und Herausforderungen für Beschäftigte, die von zu Hause aus arbeiten?

Arbeitnehmer mit Remote-Arbeitsplatz schätzen die folgenden Vorteile:

• zeitlich flexibles Arbeiten

• kein Zeitverlust durch Pendeln

• selbständige Erfüllung von Aufgaben

• bessere Work-Life-Balance

• erhöhte Produktivität, da es weniger Ablenkung als im Büro gibt

Dagegen zeigen sich für Mitarbeiter dieses Arbeitsmodells auch Herausforderungen. Sie lassen sich jedoch mit der richtigen Herangehensweise, Planung und Zusammenarbeit lösen. Arbeitskräfte, die zuhause arbeiten, sehen sich mit den folgenden Nachteilen konfrontiert:

• Mangelnder oder fehlender Kontakt zu Kollegen

• Trennung von Berufs- und Privatleben schwierig

• Überarbeitung, da es schwerer ist abzuschalten

• Technologische Herausforderungen

Was sind Vorteile und Herausforderungen für Unternehmen mit Beschäftigten im Homeoffice?

Unternehmen verschiedener Branchen, die ihren Arbeitnehmern einen Remote-Arbeitsplatz anbieten, haben viele Vorteile erkannt. Hierzu gehören unter anderen:

• Einsparungen bei Büroflächen und Betriebskosten

• Größerer Talentpool durch geografische Unabhängigkeit

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch Anbieten von New Work

• bessere Work-Life-Balance

• Umweltfreundlichkeit, da kein Pendeln mehr notwendig ist

Auf der anderen Seite können sich Schwierigkeiten zeigen, wenn Unternehmen Arbeitnehmern Remote-Work ermöglichen. Auch hierbei ist die richtige Herangehensweise wichtig, um diese Probleme von Beginn an zu verringern:

• langsamere und schwierigere Kommunikation

• Herausforderungen bei Teamdynamik und Zusammenarbeit

• Sicherheitsrisiken und Datenleaks

• Management und Überwachung, wie bei der Anwesenheit

Vorbereitung auf das Home-Office

Wenn Sie die Möglichkeit haben, remote zu arbeiten oder einen Umstieg von einem Arbeitsplatz im Büro planen, geht es zunächst einmal um die richtige Vorbereitung für das Homeoffice. Eine umfassende Planung und Berücksichtigung der wichtigsten Anforderungen für Remote-Arbeit verhilft Ihnen später zum Erfolg. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, was Sie beim Einrichten Ihres Fernarbeitsplatzes beachten müssen.

Den richtigen Arbeitsplatz einrichten

Der passende Arbeitsplatz ist das A und O bei der Remote-Arbeit. Wenn Sie die Möglichkeit haben, dann ist ein separater Raum optimal. Dieser sollte lediglich Ihrer Arbeit dienen und nicht für andere Tätigkeiten im Haushalt genutzt werden. Sofern Sie keinen speziellen Raum haben, richten Sie Ihren Arbeitsplatz an einem Ort ein, der ruhig und gut beleuchtet ist.

Der nächste Punkt ist die Wahl der Einrichtung. Remote-Worker sollten an ergonomische Büromöbel denken, sonst ermüden sie beim längeren Sitzen. Gleichzeitig sorgt ein verstellbarer Bürostuhl mit guter Flexibilität dafür, dass das Risiko für Rückenprobleme sinkt. Ein ausreichend großer Schreibtisch mit passender Beleuchtung darf ebenfalls nicht fehlen. Er ist notwendig, damit Sie frei arbeiten können und Ihre Augen nicht ermüden.

Technologie und Software

Fernarbeit liegt aufgrund der Digitalisierung im Trend. Das heißt aber auch, dass die Angestellten im Homeoffice über die richtige technische Ausrüstung verfügen müssen. Mitarbeiter erhalten bei Remote-Arbeit meist Hard- und Software über das Unternehmen.

Wenn das nicht der Fall ist oder Sie selbständig remote arbeiten, brauchen Sie die passenden Tools. Hierzu gehört ein leistungsstarker Computer oder Laptop und eine schnelle Internetverbindung. Diese muss zumindest dafür ausreichend sein, um an Videokonferenzen oder virtuellen Meetings teilnehmen zu können.

Die Art der Software hängt wiederum von Ihrer Tätigkeit ab. Hierzu gehören alle Programme, die Sie für Ihre Aufgaben benötigen. Achten Sie aber darauf, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind. Auch Tools für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern sind wichtig. Das kann eine Projekt- oder Aufgabenmanagement-Software sein, zu der Sie gemeinsam Zugang haben. Skype, Zoom oder ähnliche Lösungen eignen sich für virtuelle Meetings.

Oft sind Sicherheit und Datenschutz häufige Probleme im Homeoffice. Denken Sie deshalb daran, dass Ihre Software immer auf dem neuesten Stand ist. Das erreichen Sie mit Updates. Schwierige Passwörter oder Mehrfach-Authentifizierungen verhindern, dass Unbefugte Zugriff auf Ihre Daten bekommen. Oft stellen Arbeitgeber auch ein VPN zur Verfügung, damit Sie sicher arbeiten können.

Schulung und Entwicklung bei Remote-Jobs

Homeoffice in Unternehmen geht oft mit virtuellen Schulungen einher. Einschlägige Online-Kurse bringen Sie beruflich weiter. Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Teilnahme an virtuellen Schulungen, egal ob intern oder extern. Das können Kurse sein, die Sie auf die Remote-Arbeit vorbereiten oder darüber, wie Sie Ihre Produktivität im Homeoffice steigern können.

Zeitmanagement und Produktivität

Nach der Vorbereitung geht es nun darum, wie Sie Ihre Remote-Arbeit am besten durchführen. Arbeitnehmer sind häufig der Ansicht, dass sich Homeoffice lohnt, vergessen darüber allerdings die Herausforderungen beim Zeitmanagement. Unstrukturiertes Arbeiten und mangelnde Zeitplanung führen zu weniger Produktivität, vor allem, wenn Sie auf sich allein gestellt sind.

Einen klaren Zeitplan erstellen

Ihren Tag im Homeoffice zu planen, gehört zu den wichtigsten Erfolgsstrategien. Richten Sie Ihren Arbeitstag so ein, dass Sie Ihr Leistungshoch berücksichtigen. Das kann bei einigen Menschen morgens, bei anderen am Nachmittag oder Abend sein. Sie sollten so wenig wie möglich abgelenkt sein und deshalb Arbeitskollegen oder Familie mitteilen, dass Sie nicht gestört werden wollen. Ständig Überstunden im Homeoffice zu machen, führt zu schneller Erschöpfung. Setzen Sie sich deshalb realistische Ziele in kleinen Schritten, was Sie in Ihrer Arbeitszeit erledigen wollen.

Gleichzeitig sind Pausen im Homeoffice unerlässlich. Legen Sie diese, abhängig von Ihrer Arbeitsweise, von vornherein fest und halten Sie sie ein. Bei Pausen helfen Lockerungsübungen oder etwas Bewegung an der frischen Luft, wenn Sie Ihre Sitzmuskulatur entspannen wollen.

Produktivitätstechniken für Remote-Work

Remote-Work erfordert viel Selbstdisziplin. Zu Hause lässt man sich leicht ablenken oder die Gedanken schweifen. Um in diesem Punkt etwas Übung zu bekommen, können Sie die Methoden wie Pomodoro-Technik oder Time-Blocking anwenden.

Bei der Pomodoro-Technik halten Sie Ihre Aufgabe kurz schriftlich fest. Danach arbeiten Sie konzentriert 25 Minuten daran. Anschließend steht eine verdiente Pause von 5 Minuten an. Das Ganze wiederholen Sie viermal und gönnen sich danach eine Erholungspause von 15 bis 20 Minuten.

Es gibt etliche Tools und Anwendungen, mit denen Sie die Zeit planen und die Produktivität verbessern. Am besten stellen Sie fest, welche der Methoden Ihrer Arbeitsweise am nächsten kommt. Basierend darauf suchen Sie sich dann die entsprechende Software dafür.

Bei Remote-Work sind Ablenkungen und Verzögerungen ein großer Risikofaktor. Ein ordentliches Arbeitsumfeld und die Konzentration auf die Aufgaben kann Ablenkung verhindern. Verzögerungen wirken Sie entgegen, wenn Sie Ihre Aufgaben und Projekte planen. Hierfür ist die geeignete Projektmanagement-Software entscheidend.

Kommunikation und Teamarbeit aus der Ferne

Ein wichtiges Thema bei Remote-Jobs sind die Kommunikation und die Teamarbeit. Da die Definition von Remoting die Arbeit aus der Ferne ist, ist der physische Kontakt zu Mitarbeitern oder dem Team naturgemäß eingeschränkt oder fehlt gänzlich. Trotzdem müssen Sie sich abstimmen und zusammenarbeiten. 

Effektive Kommunikation aufrechterhalten

Am einfachsten halten Sie Kontakt mit Kollegen oder dem Team mithilfe von virtuellen Meetings oder Video-Konferenzen. Dabei gilt, dass diese regelmäßig stattfinden sollten, um den Anschluss an das Team nicht zu verlieren. In vielen Bereichen finden wöchentliche Teamsitzungen statt. Es hängt aber auch von Ihrer Arbeit und den Aufgaben ab, wie oft Sie sich virtuell mit Ihren Kollegen treffen.

Gleichzeitig bieten E-Mail und Chat-Dienste weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Oft sind sie in Business-Lösungen integriert. Bei Projektmanagement-Tools können Sie sich oft auch bei Ihrer speziellen Aufgabe mit den Kollegen austauschen.

Bei der Arbeit in Deutschland, der Schweiz oder Österreich ist es oft einfacher innerhalb eines Landes den direkten Kontakt zum Team zu halten. Planen Sie Besuche vor Ort oder nutzen Sie Zusammenkünfte von Teamkollegen. So lässt sich der Teamgeist steigern und die Zusammenarbeit gestaltet sich unkomplizierter.

Kollaborationstools und ihre Nutzung

Damit Sie den Überblick über Ihre Aufgaben behalten und die Teamarbeit nicht unter dem Homeoffice leidet, empfiehlt sich die Nutzung von Software für Zusammenarbeit. Das können Messenger-Dienste sein oder Projektmanagement-Tools, bei denen Sie Ihre Aufgaben sehen. Viele Business-Lösungen haben solche Möglichkeiten bereits integriert und ermöglichen eine unkomplizierte Teamarbeit.

Denken Sie daran, diese Software-Lösungen und ihre Bedienung in Ihre Arbeit zu integrieren. Das Konzept von Remote-Work besteht nicht nur darin, dass Sie Ihre Aufgaben alleine erledigen, sondern auch, dass Sie Ihre Kollegen auf dem Laufenden halten und zusammenarbeiten.

Work-Life-Balance im Home-Office

Viele Arbeitnehmer haben den Wunsch, remote zu arbeiten. Aber dieses Modell birgt auch Risiken mit sich. Mitarbeiter tendieren dazu, immer erreichbar zu sein und trennen Privat- und Berufsleben nicht. Diese Fähigkeit ist aber ein wichtiges Merkmal für den Erfolg bei Remote-Work.

Grenzen zwischen Beruf und Privatleben setzen

Machen Sie sich klar, dass es hinsichtlich der Arbeitszeiten keinen Unterschied zwischen der Arbeit vor Ort und dem Homeoffice gibt. Es klingt verführerisch, immer erreichbar zu sein und dem Unternehmen von zu Hause aus immer zur Verfügung zu stehen. Dies ist allerdings nicht Bestandteil Ihres Jobs. Genau wie bei der Arbeit vor Ort müssen Sie bei Remote-Arbeit Grenzen setzen und innerhalb der geplanten Arbeitszeit tätig sein. Ansonsten besteht das Risiko, dass Sie sich überlasten und das ist letztendlich weder für Sie noch für den Arbeitgeber sinnvoll.

Aufbau einer Routine

Homeoffice bedeutet Routine, genau wie bei einer Stelle im Büro. Verhalten Sie sich deshalb genauso, als wenn Sie vor Ort arbeiten würden. Hierzu gehört, dass Sie dieselbe Vorgehensweise nutzen wie im Büro. In dieser Hinsicht gibt es keine Unterschiede zur Arbeit im Unternehmensbüro. Auch wenn es viele Arbeitnehmer vergessen, der Aufbau einer Routine ist essenziell für eine erfolgreiche Remote-Work. Hiermit sorgen Sie einerseits dafür, dass Sie Ihre Aufgaben erledigen und verausgaben sich gleichzeitig nicht übermäßig, um auch später remote arbeiten zu können. 

Langfristige Perspektiven beim Home-Office

Wie sieht Homeoffice in Zukunft aus und ist es ein Modell, das beibehalten wird? Das ist wahrscheinlich, nicht zuletzt wegen der guten Erfahrungen von Unternehmen und Mitarbeitern während der Corona-Pandemie.

Die Zukunft der Telearbeit

Wir sind zuversichtlich, dass Remote-Work auch in Zukunft eine große Rolle in der Arbeitswelt spielen wird. Nicht zuletzt überwiegen die Vorteile die Herausforderungen. Die Nachteile lassen sich mit den richtigen Modellen und Konzepten für Fernarbeit lösen.
Außerdem tragen die fortschrittliche Technologie und Digitalisierung zur weiteren Verbreitung bei. 

Lebenslanges Lernen und Anpassungsfähigkeit

Begriffe wie lebenslanges Lernen und Anpassungsfähigkeit gehören zum Homeoffice dazu. Sie müssen einerseits Disziplin für Ihre Aufgaben aufbringen, aber sich auch ständig weiterbilden. Hierzu gehört, dass Sie einerseits Ihre beruflichen Fähigkeiten selbstständig auf dem Laufenden halten und sich gleichzeitig über die neuesten Technologien informieren. Das Mindset des ständigen Lernens wird von Unternehmen besonders geschätzt. Wenn Sie in Remote-Arbeit tätig sind und Ihren Arbeitgeber um Fortbildungsmaßnahmen bitten, sollte er den Wert Ihrer Initiative für das Unternehmen erkennen.

Remote Arbeit ist ein Modell mit Zukunft

Der Umstieg zur Remote-Arbeit benötigt eine gute Vorbereitung, damit Sie Ihre Aufgaben erfolgreich erledigen können. Sie beginnt mit der Einrichtung eines Remote-Arbeitsplatzes zu Hause. Er sollte der Arbeitsumgebung eines Büros entsprechen und Sie komfortabel und ohne Ablenkung arbeiten lassen. Gleichzeitig spielt die Planung Ihrer Arbeit eine entscheidende Rolle. Machen Sie sich Methoden zunutze, die Ihrer Arbeitsweise entsprechen. Vermeiden Sie Ablenkung und nutzen Sie Methoden, die Ihre Produktivität steigern. Hierfür gibt es Tools, die Sie dabei unterstützen. Denken Sie auch daran, dass Sie das Berufliche vom Privaten trennen. Wenn Sie immer verfügbar sind, geht das auf Kosten Ihrer Gesundheit und hilft weder Ihnen noch dem Unternehmen.

Globalisierung, fortschrittliche Technologie und Steigerung der Produktivität sind Faktoren, die den Wunsch nach Remote-Arbeit steigern - bei Arbeitnehmern und Unternehmen gleichermaßen. Die Bitrix24-Tools sind ein hervorragendes Beispiel dafür. Egal ob Kundenverwaltung, Projekte und Aufgaben oder Zusammenarbeit, all das können Sie im Homeoffice mit dieser Business-Lösung erledigen.