Transkriptions-Software für virtuelle Meetings - Bedeutung und 6 Tools

Für Unternehmen, die virtuell kommunizieren, ist Transkriptionssoftware von großer Bedeutung. Diese Tools ermöglichen die Aufzeichnung von Text und Audio in Schriftform, zum Beispiel zur Aufnahme von Video-Meetings und -Gesprächen. Für die Nachbereitung, wie Kontrolle und Protokollierung, müssen dann Ressourcen wie Personal und Zeit aufgewendet werden.

Die Transkription von Videodateien oder Audioinhalten lässt sich mit den richtigen Programmen automatisieren und vereinfachen. Mittlerweile gibt es verschiedene Systeme, die diese Anforderung bewältigen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Bedeutung das Transkribieren von Audiodateien oder Videoformaten hat und welche Vorteile damit verbunden sind. Daneben geben wir Ihnen einen Überblick über 6 verschiedene Tools, mit denen Sie ein Transkript erstellen und dieses später nutzen können.

Mit Bitrix24 als Business-Software können Sie Video-Konferenzen oder virtuelle Teammeetings durchführen. Damit die Informationen nicht verloren gehen, gibt es in den Bitrix24-Lösungen Möglichkeiten für die Integration von Transkriptions-Software. Im Marketplace des Anbieters können Sie nach entsprechender Software zum Transkribieren schauen oder Ihre persönliche Lösung mittels Schnittstelle verbinden.

Bedeutung der Transkription von virtuellen Meetings

Viele Unternehmen arbeiten weltweit oder haben Mitarbeiter im Homeoffice. Virtuelle Besprechungen über Entfernungen hinweg gehören deshalb zum Geschäftsalltag.

Allerdings ist die Nachbereitung oft eine Herausforderung. Auch wenn Video oder Audio aufgenommen wird, muss manuell ein Protokoll erstellt werden. Dabei spielt nicht nur der Einsatz von Personal und Zeit eine Rolle, sondern auch mögliche Fehler bei der Kontrolle.

Automatische Transkription mithilfe von Software löst dieses Problem. Sie ermöglicht eine Umwandlung von Video und Audio in Text, der dann später bearbeitet werden kann. Die Transkripte lassen daneben einfacher aufbewahren und durchsuchen. 

Vorteile der Nutzung von Transkriptionssoftware

Transkriptionsprogramme können bei virtuellen Meetings im Unternehmen oder Interviews mit künftigen Mitarbeitern wichtige Hilfe leisten. Statt einen Transkriptionsservice zu bezahlen oder Mitarbeiter abzustellen, helfen die richtigen Programme dabei, eine Video- oder Audio-Datei in Text umzuwandeln und diesen dann weiter zu bearbeiten oder zu speichern. Sie profitieren von der Nutzung aufgrund folgender Vorteile:

Zeitersparnis und Effizienz

Der manuelle Transkriptionsprozess ist zeitaufwendig und kostenintensiv. Transkriptionsprogramme führen diesen Vorgang automatisch durch, ohne menschliches Zutun. Dabei sparen Sie nicht nur Personal, sondern verringern auch die Fehlerquote bei menschlicher Bearbeitung.

Mit einem Editor ist die Einstellung der Software oder spätere Bearbeitung zudem einfacher als bei einem manuellen Vorgang. Die Programme nutzen den Zeitstempel der Aufnahmen, um direkt zum gewünschten Punkt zu springen. Das Suchen nach einer Sequenz des Videos wird hierdurch überflüssig.

Verbesserte Dokumentation und Nachverfolgbarkeit

Häufig gestellte Fragen bei künftigen Nutzern von Transkriptionssoftware betreffen die verbesserte Dokumentation und Nachverfolgbarkeit. Wenn Sie Daten aus Videos oder Audios in ein Word-Dokument konvertieren, lässt sich dieses einfacher speichern. 

Die Informationen des Transkripts erfassen Sie schneller, als wenn Sie die Inhalte der Aufnahmen erneut durchsuchen müssen. Eine Textdatei lässt sich einfacher nach Begriffen durchforsten als Aufzeichnungen mit Sprache. 

Daneben spielt die Privatsphäre eine Rolle. Beim manuellen Transkribieren sind immer Dritte eingebunden, was mit Transkriptions-Software entfällt. Dieser Punkt kann etwa bei einem Interview oder Geschäftsverhandlungen aus Gründen der Sicherheit vorteilhaft sein.

Unterstützung bei der Erstellung von Protokollen und Zusammenfassungen

Dokumente in Textform sind eine bessere Grundlage für die Anfertigung von Protokollen und Zusammenfassungen. Für die Auswertung der Text-Dateien können Sie KI verwenden, die den Inhalt des Dokuments zusammenfasst und in einer Protokollform darstellt. 

Dabei geht es nicht nur um kürzere Transkripte, sondern auch um Dinge wie die Zusammenassung einer Abschlussarbeit oder eines Interviews. Im Vergleich zu einer Audiodatei oder einem Video ist ein Transkript einfacher zu bearbeiten.

Geringere Kosten

Transkriptionsdienste, die ausgelagert werden, sind für viele Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor. Diesen können Sie mit Transkriptionssoftware reduzieren. Sie brauchen auch nicht auf die Bearbeitung von Dienstleistern zu warten, sondern die Technologie erledigt diese Aufgabe zuverlässig und schnell. Daneben kommt es zu weniger Rückfragen, wenn der Transkriptionsservice etwa den Sprecher nicht verstanden hat.

Tipps zur effektiven Nutzung von Transkriptionstools

Die Auswahl der richtigen Software entscheidet nicht allein über gute Ergebnisse bei Transkripten. Die Tools müssen zu den Anforderungen passen und richtig eingerichtet sein. Auch bei der Aufnahme selbst sollten Sie bestimmte Hinweise beachten.

Auswahl des richtigen Tools basierend auf den individuellen Bedürfnissen

Nicht jede Transkriptionssoftware passt zu jedem Unternehmen. Wählen Sie deshalb eine Anwendung aus, die Ihre Anforderungen erfüllt. Hierzu gehören die Installationsvoraussetzungen wie bei Ihrem Computer, die Funktionen und die Leistungsfähigkeit des Tools. Einige Anwendungen ermöglichen eine Sprecherzuweisung und erstellen Zeitstempel, andere verfügen über einen Online-Editor, mit dem Sie die Transkripte nachbearbeiten können.

Optimale Einstellungen für bestmögliche Transkriptionsergebnisse von Audio und Text

Die Software sollte Einstellungsmöglichkeiten für die persönliche Anpassung bieten. Eine klare Aufnahme ist die Grundlage für automatische Transkription. Daneben haben viele Tools die Fähigkeit, verschiedene Sprachen und Dialekte zu erkennen. Einige Programme verfügen über ein Feature zum Erkennen des Sprechers. Moderne Tools lassen sich anhand von hochgeladenen Audiodateien des Sprechers trainieren. 

Nachbearbeitung und Korrekturlesen der Transkriptionen

Bei manchen Transkriptionswerkzeugen gibt es integrierte Überprüfungstools. Sie helfen Ihnen bei der Kontrolle der Transkription, indem sie unverständliche Stellen markieren. Diese können Sie dann manuell nachbearbeiten. 

Zur Post-Transkription gehört auch, dass Sie das Dokument Korrektur lesen. Es kann vorkommen, dass manche Passagen unverständlich sind oder falsche Begriffe enthalten, die Sie korrigieren müssen.

1. Otter.ai

Otter.ai ist eine Transkriptionssoftware, die auf künstlicher Intelligenz basiert. Sie richtet sich an vielfältige Zielgruppen. Unternehmen nutzen sie für das Transkribieren von virtuellen Meetings und Journalisten für Interviews. Otter.ai wird auch von Studierenden genutzt, die Vorlesungen oder Seminare transkribieren wollen.

Die Anwendung ermöglicht die Transkription von hochgeladenen Video- und Audiodateien. Gleichzeitig ist die Echtzeit-Transkription möglich. Das Tool kann bei virtuellen Meetings mitlaufen und sofort das Gesprochene als Untertitel ausgeben. Der integrierte Transkriptionseditor kann die Dokumente nach der Umwandlung überprüfen und bearbeiten. Nutzer können Abschnitte markieren, Zeitstempel setzen, Kommentare oder einen Absatz einfügen.

Der Anbieter ermöglicht das Transkribieren in verschiedenen Sprachen. Daneben kann das Tool aus einer Audio- oder Videodatei direkt Notizen erstellen. Diese Möglichkeit hilft Nutzern bei der Zusammenfassung von virtuellen Besprechungen.

Otter.ai ist eine dauerhaft kostenlose Transkriptionssoftware für alle, die das Tool in beschränktem Umfang nutzen wollen. User haben bis zu 300 Transkriptionsminuten pro Monat frei. Die Software lässt sich problemlos in Kommunikationstools wie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams integrieren und sorgt für eine Transkription in Echtzeit.

Neben der kostenlosen Variante gibt es kostenpflichtige Tarife. Sie enthalten eine höhere Nutzerzahl, mehr Transkriptionsminuten und verbesserte Optionen für die Teamzusammenarbeit.

2. Rev

Rev ist eine Plattform, die sowohl automatische Transkription mit KI als auch manuelle Dienstleistungen anbietet. Der Transkriptionsservice kommt bei Film und Fernsehen, Journalisten, für juristische oder medizinische Dokumentationen oder in Unternehmen zum Einsatz.

Der Anbieter kombiniert auf seiner Plattform künstliche Intelligenz mit menschlicher Genauigkeit. Beide Dienstleistungen sind einzeln verfügbar, aber die Kombination bietet die besten Ergebnisse.

Bei Rev ist keine Echtzeit-Transkription möglich. Stattdessen müssen Audio- oder Videodaten auf die Website hochgeladen werden. Rev bietet nicht nur Audio- oder Video-Transkription, sondern auch die Lokalisierung in verschiedene Sprachen. Viele Kunden nutzen das, um ihre Kurse weltweit zugänglich zu machen, wenn diese eine größere Verbreitung erfahren sollen.

Die Free-Version von Rev ist dauerhaft kostenlos und beinhaltet 45 Minuten KI-Transkription sowie Untertitel pro Monat. Es ist ein Arbeitsplatz enthalten und Sie können die Transkripte in verschiedenen Dateiformaten herunterladen.

Daneben gibt es kostenpflichtige Tarife, die mehr Transkriptionsminuten sowie Rabatte auf menschliche Bearbeitung bieten. Die Preise richten sich nach dem Umfang, der Zahl der Arbeitsplätze und Funktionen wie einem KI-Assistenten und -Zusammenfassungen. Für diese Pläne bietet Rev eine 14-tägige kostenlose Testversion, mit der Sie die Funktionen testen können.

3. Sonix

Sonix ermöglicht die Transkription von verschiedenen Medien wie Video oder Audio. Das Programm hilft verschiedenen Zielgruppen bei der Arbeit. Häufige Nutzer sind zum Beispiel Journalisten, Forscher, Ersteller von Video-Content oder Kursanbieter. 

Die Anwendung verwendet KI-Technologie für Spracherkennung und Transkripte. Hierdurch sind schnelle Transkriptionen sowohl in Echtzeit als auch von hochgeladenen Video- und Audio-Dateien möglich. Sonix unterstützt bisher 49 Sprachen, es ist jedoch davon auszugehen, dass weitere hinzukommen.

Daneben können Sie mit dem Editor das Transkript direkt auf der Plattform überprüfen und bearbeiten. So werden Fehler sofort behoben, die Texte in ein bestimmtes Format gebracht oder Kommentare eingefügt. Bei Sonix gibt es die Möglichkeit der synchronisierten Wiedergabe. Sie können das Transkript zeitgleich mit dem Video laufen lassen und es entsprechend verändern. Daneben werden die Zeitstempel synchron zur Mediendatei eingefügt.

Der Anbieter richtet seine Preisgestaltung nach dem Nutzungsumfang. Der Standard-Tarif berechnet 10 USD/Stunde Video- oder Audiomaterial. Hierfür gibt es keine monatliche Gebühr. Anwender, die mehr transkribieren wollen, nutzen Pläne mit monatlichen Gebühren. Dafür kostet dann die Stunden Transkription bedeutend weniger. 

4. Trint

Auch Trint ist eine KI-Software für die Video- und Audio-Transkription. Nutzer können Dateien hochladen und zu Text konvertieren. Hierbei kommt künstliche Intelligenz zum Einsatz. Trint kann über 100 Sprachen verstehen und in Text umwandeln. Neben der Transkription ist auch das Erstellen von Untertiteln möglich.

Das Tool wird von verschiedenen Nutzern verwendet, die ihre Videos oder Sprachdateien in Text transkribieren wollen. Hierzu gehören Firmen mit Werbevideos, Coaches oder Journalisten.

Der Anbieter verfügt daneben über eine App. Hiermit lassen sich Live-Transkriptionen durchführen und sogar übersetzen. So ist die Live-Kommunikation mit Gesprächspartnern möglich, deren Sprache Sie nicht verstehen.

Dank der Integrationen von Kommunikationsanwendungen wie Zoom, Zapier oder Adobe Premiere Pro lassen sich Transkriptionen in Echtzeit durchführen und verarbeiten. Die Dokumente können dann sofort geteilt werden.

Die Preisgestaltung von Trint teilt sich in drei Tarife. Der Starter-Plan kostet derzeit 48 Euro monatlich für einen Arbeitsplatz. Das Paket beinhaltet bis zu 7 Dateien pro Monat, das Erstellen von Untertiteln und die Identifikation von Sprechern. Der Advanced-Tarif enthält alle Funktionen des Starter-Pakets und zusätzliche unbegrenzte Transkriptionen und viele weitere Features. Pro Nutzer werden derzeit 52 Euro im Monat berechnet.

5. Descript

Descript wurde für die Bearbeitung von Audios und Videos entwickelt. Es ist eine umfassende Transkriptions-Software für alle Content-Ersteller. Daneben kann die Anwendung auch Medieninhalte bearbeiten. Die Plattform unterscheidet sich daher von anderen Tools. 

Neben der Transkription (entweder mit hochgeladenen Dateien oder in Echtzeit) können Sie mit Descript Untertitel erstellen und diese synchron zum Sprecher anpassen. Die Anwendung kann Füllwörter entfernen und Pausen minimieren. Daneben sind die Bearbeitung der Transkripte und das folgende Einfügen direkt möglich. Descript erkennt verschiedene Sprecher und ordnet ihnen die jeweiligen Texte zu.

Einzigartig für das Tool ist, dass es KI-Stimmen generieren und diese dann dem Video oder der Audio-Datei hinzufügen kann. Es ist eine Integration mit vielen anderen Anwendungen möglich. Die Transkripte oder bearbeiteten Video- oder Audiodaten können in vielen Formaten exportiert werden.

Die Preisgestaltung von Descript orientiert sich an den monatlichen Minuten und Funktionen. Von Hobby-Anwendern bis zu Unternehmen reichen die Tarife von 12 bis 40 USD pro Nutzer und Monat.

6. Happy Scribe

Bei Happy Scribe können Sie KI-Transkriptionen von Video- und Audiodaten vornehmen und auf Wunsch auch von Menschen korrigieren lassen. Hierfür laden Sie etwa eine Meeting-Aufzeichnung, einen E-Learning-Kurs oder eine andere Mediendatei hoch. 

Die künstliche Intelligenz kann eine Stunde Material innerhalb von 10 Minuten transkribieren. Hierbei liegt die Genauigkeit bei rund 85 %. Die Transkriptionsexperten von Happy Scribe sorgen für eine Genauigkeit von 99 %, brauchen dafür jedoch länger als andere Lösungen. 

Neben der Transkription können Sie Ihre Dateien auch mit Untertiteln versehen. Das ist mittels KI möglich, es können aber auch Muttersprachler hinzugezogen werden, um die Korrektheit zu gewährleisten. Happy Scribe bietet nahezu 90 Sprachen für die Transkription und Erstellung von Untertiteln an.

Die kostenlose Version eignet sich für das Ausprobieren des Transkriptionstools. Hiermit können Sie Material von je höchstens 10 Minuten Länge transkribieren, Untertitel erstellen und übersetzen lassen. Allerdings ist der Export der Daten nicht möglich. Daneben gibt es Tarife zwischen 10 und 29 Euro monatlich, die verschiedene Funktionen beinhalten.

Fazit

Die Transkription mit KI ist kosteneffizient und wird immer genauer. Wenn Firmen die passenden Anwendungen nutzen, können sie hiermit Kosten und Zeit sparen. Allerdings ist nicht jede Transkriptionssoftware für alle Zwecke geeignet. Es gilt deshalb, aus den verschiedenen Optionen die richtige für die Unternehmensanforderungen auszuwählen. Hierbei sollten Sie die Funktionen, Genauigkeit und auch die Preisgestaltung berücksichtigen.

Für die Aufzeichnung und Transkription von virtuellen Meetings muss die gewählte Anwendung integrierbar sein. Mit der entsprechenden Software können Sie in Echtzeit die über die Bitrix24-Tools durchgeführten Besprechungen transkribieren oder zeitgleich mit Untertiteln oder Übersetzungen versehen. Das Herunterladen und die Speicherung der Transkripte kann durch Automatisierung erfolgen. Hierdurch haben alle berechtigten Mitarbeiter sofort Zugang zu Zusammenfassungen oder Protokollen von Video-Konferenzen und Meetings.