Die Koordination von Terminen stellt für jedes Unternehmen einen wichtigen Grundpfeiler im Management dar. Ihr Unternehmen wird mit ständigen Veränderungen konfrontiert und ein wachsender Betrieb bedarf einer stets strukturierten Organisation.
Um erfolgreich zusammenarbeiten zu können, stellt ein Teamkalender hierbei ein essentielles Tool dar, auf das Sie nicht verzichten sollten. Der Markt dafür ist groß und bietet kostenlose Kalender aber auch zahlungspflichtige mit den unterschiedlichsten Kalendertypen.
Ganz gleich, ob es sich dabei um einen gesamten Unternehmenskalender, gemeinsame Kalender für Abteilungen und Projektgruppen, oder einen persönlichen Kalender für jeden einzelnen Mitarbeiter handelt – ein herausragender Teamkalender lässt sich uneingeschränkt und ohne Limit flexibel und höchst variabel anwenden und unterteilen.
In vielseitigen Kalenderprogrammen gibt es zusätzlich nützliche Funktionen, wie die Terminfindung, die Ihre Terminplanung erheblich vereinfacht. Ein Teamkalender wird die gesamte Teamkollaboration im Unternehmen nachhaltig verbessern und entscheidend optimieren. Passend dazu stellen wir Ihnen sieben wesentliche Funktionen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team vor.
Funktion 1: Termine, Einladungen und Erinnerungen
Eine der wichtigsten Funktionen des Teamkalenders ist selbstverständlich die unkomplizierte, flexible und übersichtliche Gestaltung bzw. Koordination Ihrer Termine. Hierbei spielt die Terminfindungsfunktion eine entscheidende Rolle, wenn es um gemeinsame Termine mit Ihren Teamkollegen geht.
Achten Sie beim Teamkalender darauf, dass er Ihnen die Möglichkeit bereitstellt alle Termine effektiv zu verwalten, damit Sie stets einen Zeitpunkt wählen können, der optimal für alle Teilnehmer des Meetings oder der Veranstaltung passt.
Ihr Teamkalender sollte über die Option verfügen automatische Benachrichtigungen an alle Teilnehmer eines Termins zu schicken, nachdem diese von Ihnen eine Einladung erhalten haben.
Innerhalb dieser Benachrichtigungen besteht für jeden die Möglichkeit den entsprechenden Termin zu bestätigen oder abzulehnen. Nach erfolgter Bestätigung wird der besagte Termin im persönlichen Kalender des Teilnehmers eingetragen.
Passend dazu tragen Erinnerungsfunktionen dazu bei, dass kein Mitarbeiter, Partner oder Kunde wichtige Ereignisse verpasst.
Funktion 2: Aufgaben- und Projektmanagement
Ein smarter, kostenloser Online Teamkalender für eine erfolgreiche Zusammenarbeit stellt Ihnen umfangreiche Funktionen für Aufgaben- und Projektmanagement zur Verfügung.
Ihr Teamkalender sollte dabei flexible Ansichtsmodelle wie Tages-, Wochen-, und Monatsansichten bieten. Einstellbare Zeitzonen spielen im Teamkalender ebenfalls eine wichtige Rolle, da eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team oft einen ortsunabhängigen Einsatz erfordert und von überall auf der Welt anwendbar sein muss.
Eine weitere Funktion umfasst die Aufgaben im Kalender, die nicht nur klar ersichtlich, sondern auch die Option zum Erstellen unbegrenzter Projekte und Teilaufgaben bieten. Wiederholende Aufgaben fixieren, Checklisten anlegen, Aufgaben delegieren, Berichte erstellen oder auf Vorlagen zurückgreifen, beschreiben standardmäßigen Funktionen, die in Ihrem kostenlosen Online Teamkalender zur Verfügung stehen sollten.
Funktion 3: Favoriten-Kalender, Abwesenheitslisten und Arbeitszeiterfassung
Um Ihren Teamkalender als optimales Allround-Tool zu nutzen, sollten Sie darauf achten, dass Ihr kostenloser Online Teamkalender für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team die Option bietet, Ihre Arbeitszeit zu erfassen, Abwesenheiten einzelner Mitarbeiter anzuzeigen und einen Favoriten-Kalender als Option zur Verfügung stellt.
Diese Funktionen können realisiert und angeboten werden, wenn die individuellen Kalender der einzelnen Mitarbeiter in den Teamkalender integriert sind. Auf diese Weise werden Termine, Veranstaltungen oder Projekte miteinander synchronisiert und auch Freizeitveranstaltungen lassen automatisch verwalten.
In die bereits erwähnte Abwesenheitsliste der einzelnen Mitarbeiter lassen sich somit Urlaubstage und Dienstreisen eingetragen. Ein Favoriten-Kalender ist ein sehr nützliches Feature, um alle von Ihnen benötigten Kalender anzuzeigen. Hierzu zählen der Unternehmenskalender, Gruppenkalender und die Kalender der Mitarbeiter.
Funktion 4: Marketing und CRM
Ein Teamkalender ist auch für das Unternehmensmarketing ein wertvolles Planungs-Tool. Hier können Ihnen sämtliche Termine und Telefonate eines Teams als interaktive Balken angezeigt werden.
In diesem Kontext sollte jeder Mitarbeiter selbst bestimmen dürfen, ob seine Aktivitäten eingesehen, geändert oder neu angelegt werden können. Ein intelligenter Teamkalender, der ein Team erfolgreich zusammenarbeiten lässt, beinhaltet im Bereich Marketing eine übersichtliche Kundenhistory, einen detaillierten Überblick über eingehende und ausgehende Anrufe sowie ein zielgerichtetes E-Mail-Marketing mit Geburtstagserinnerungen.
Vor allem Zugriffsrechte auf das unternehmenseigene Customer Relationship Management (CRM) spielen in diesem Zusammenhang eine tragende Rolle. Das CRM in Ihrem Unternehmen verwaltet Kundenbeziehungen nachvollziehbar und transparent. Das System unterstützt Sie dabei in Ihrem Unternehmen direkt mit Kunden zu interagieren und somit dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Funktion 5: Collaboration
Zur weiteren Optimierung der Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen sollte Ihr Teamkalender Collaboration-Tools beinhalten, die Ihre Kommunikationswege vereinfachen und verbessern.
Intranet, Chat-Programme und Videokonferenzen verkürzen Arbeitsschritte. Sie sorgen sowohl für einen reduzierten E-Mail-Verkehr als auch für einen strukturierteren Arbeitsablauf. Informationen und Aufgaben können auf diese Weise sinnvoll sortiert und zugeordnet werden.
Dadurch hat jeder Teamkollege die Möglichkeit auf einer offenen Plattform zu kommunizieren, Daten zu verwalten und wichtige Details systematisch zu ergänzen.
Funktion 6: Digitalisierung und Optimierung aller Arbeitsprozesse
Eine der wichtigsten Regeln für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist die Digitalisierung von Arbeitsprozessen. Sie spart Zeit, Kosten und fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Durch die Digitalisierung können Sie zahlreiche Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen vereinfachen und automatisieren. Mit der Digitalisierung und Optimierung aller Arbeitsprozesse in Ihrem Teamkalender lässt sich beispielsweise Ihr Dokumentenmanagement entscheidend verbessern und Ihren Mitarbeitern wird ein effizienteres Arbeiten ermöglicht.
In diesem Zusammenhang ist es von großer Bedeutung, dass Sie bezüglich Ihres Teamkalenders auf die DSGVO Konformität achten, damit der Datenschutz Ihrer Dokumente und Unterlagen gewährleistet wird.
Funktion 7: Cloud & On-Premise Version und Kompatibilität
Eine letzte zentrale Funktion, auf die Sie bei einem guten Teamkalender achten sollten, ist dessen Implementierungs- und Synchronisierungsfähigkeit.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr kostenloser Online Teamkalender sowohl in der webbasierten Variante, als auch in der On-Premise Version auf Ihrem eigenen Server eingesetzt werden kann.
Zusätzlich sollte die Synchronisierung mit externen Kalendern wie Outlook oder Google unterstützt und die Integration mobiler Endgeräte wie iOS oder Android ermöglicht werden.
Fazit: Effiziente Zusammenarbeit mit einem Teamkalender!
Die Regeln für eine erfolgreiche Zusammenarbeit fokussieren sich auf eine effiziente, unkomplizierte und flexible Kommunikations- und Absprachemöglichkeit, die in einem umfassenden Teamkalender optimal gebündelt und zum Einsatz kommen kann.
Achten Sie darauf, dass Ihr Teamkalender nicht nur perfekt Termine, Einladungen und Erinnerungen koordiniert, strukturiert oder präsentiert, sondern eine optimale Planung mit einem übersichtlichen Aufgaben- und Projektmanagement bereitstellt.
Favoritenkalender, Abwesenheitslisten und eine individuelle Arbeitszeiterfassung geben Ihnen vollständige Planungssicherheit. Auch die Aspekte Marketing und CRM sollten in Ihrem Teamkalender eine entscheidende Rolle spielen und unbedingt berücksichtigt werden.
Sinnvolle Collaboration-Tools, Digitalisierung, Automatisierung von Arbeitsprozessen und die allgemeine Kompatibilitätsfähigkeit Ihres Kalenders runden Ihre Softwarelösung ab.
