Mit den richtigen Methoden zu mehr Effektivität im Homeoffice

Arbeit im Homeoffice ist spätestens seit der Corona-Pandemie voll im Trend. Auch Unternehmen, die weltweit agieren, bieten ihren Mitarbeitern Fernarbeit. Im Homeoffice brauchen Sie jedoch die richtige Herangehensweise, um effektiv zu sein. Das gelingt nicht jedem von Beginn an.

Wir haben deshalb im nachstehenden Artikel einige Möglichkeiten beleuchtet, mit denen Sie Ihre Effektivität im Homeoffice steigern können. Die Methoden sind vielfältig und reichen vom Schaffen einer idealen Arbeitsumgebung bis zum Einsatz der richtigen Tools. Strategien zur Steigerung der Effizienz gehören ebenfalls dazu.

Um Zeiteffizienz im Homeoffice zu erreichen, sind Software-Anwendungen wie die Bitrix24-Tools ideal. Software-Lösungen sorgen für die Automatisierung von Arbeitsabläufen, helfen bei der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und zeigen diesen, welche Projekte und Aufgaben sie wann abschließen müssen.

Bedeutung von Effektivität im Homeoffice

Bei der Effektivität geht es, im Gegensatz zur Produktivität, darum, die gesteckten Ziele mit den vorhanden Ressourcen zu erreichen. Es kommt nicht nur auf die allgemeine Menge des Outputs an, sondern auch auf die Leistung in der jeweiligen Situation. Daher sollten Arbeitnehmer nicht einfach mit ihrer Tätigkeit von Zuhause aus beginnen. Vorher sind eine gute Planung und Strukturierung notwendig.

Um die Effektivität Ihrer Arbeit zu erhöhen, sollten Sie Methoden nutzen, mit denen Sie Ihre Tätigkeit so effizient wie möglich durchführen können. Einige davon wirken sich direkt auf Ihre Arbeitsabläufe aus, andere wiederum haben einen indirekten Einfluss.

Effektive Arbeitsmethoden spielen nicht nur für die Leistung eine Rolle. Sie betreffen auch die Motivation von Arbeitnehmern und in der Folge die Mitarbeiterzufriedenheit. Arbeitgeber sollten deshalb Unterstützung bieten, durch die Mitarbeiter sowohl im Büro als auch an jedem anderen Arbeitsort effektiv tätig sein können.

Arbeitsumgebung verbessern

Ein Aspekt, der die Effektivität eher indirekt betrifft, ist der Arbeitsplatz zu Hause. Das private Umfeld ist zwar anders als im Büro, aber Sie können auch hier eine motivierende Arbeitsumgebung schaffen. 

Ein separates Arbeitszimmer ist die optimale Lösung. Ansonsten sollten Sie versuchen, Ihren Arbeitsplatz in einen ruhigen Bereich der Wohnung zu verlegen und ihn von anderen Bereichen abzutrennen.

Ergonomische Gestaltung

Die Homeoffice-Optimierung beginnt damit, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Sie sich wohlfühlen. Im Homeoffice dominieren oft sitzende Tätigkeiten, bei denen Sie lange vor dem Bildschirm verharren. Büromöbel, die nicht ergonomisch sind, erschweren Ihre Arbeit und können gesundheitliche Probleme verursachen, weil sie beim langen Sitzen zu Verspannungen und Schmerzen führen.

Es gibt einige Studien, die das Thema ergonomischer Ausstattung des Arbeitsplatzes im Homeoffice behandeln. Zum Beispiel hat der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. in einer Studie aus 2020 ermittelt, dass 47 % der Arbeitsplätze zu Hause mangelhaft ausgestattet sind. Statt eines ergonomischen Bürostuhls oder Schreibtisches haben viele Arbeitnehmer ihre Tätigkeit an nicht geeigneten Möbeln verrichtet, etwa am Esstisch.

Reduzierung von Ablenkungen beim Arbeiten

Ablenkungen haben einen großen Einfluss auf die Arbeitsleistung im Home-Office. Neben einem separaten Raum oder getrennten Bereich sollte der Arbeitsplatz der Mitarbeitenden frei von Dingen aus dem privaten Bereich sein. Beschränken Sie sich auf die nötige Ausrüstung, die Sie für Ihre Arbeit brauchen. Versuchen Sie, den Einfluss von Hobbies und Familie von Ihrem Homeoffice fernzuhalten.

Gegen inspirierende Bilder an den Wänden oder ein Familienfoto auf dem Schreibtisch ist nichts einzuwenden. Versuchen Sie jedoch, den Arbeitsbereich lediglich für die beruflichen Aufgaben zu nutzen und ihn auch dementsprechend auszustatten.

Technische Ausstattung

Im Gegensatz zur Arbeit im Büro sind Sie zu Hause selbst für die technische Ausstattung zuständig. Auch wenn Unternehmen ihren Beschäftigten Arbeitsmittel für das Homeoffice bereitstellen oder sie bei der Anschaffung unterstützen, erfolgt der Aufbau der Technik nach Ihren eigenen Ideen.

Je nach Ihrem Beruf benötigen Sie mindestens einen Laptop, eine Tastatur oder eine Maus. Ordnen Sie die Geräte so auf dem Schreibtisch an, dass Sie sie mühelos bedienen können. Dabei sollten Sie verwirrte Kabel vermeiden, die Unordnung schaffen und sogar Unfälle verursachen können.

Daneben kann ein Drucker oder Scanner notwendig sein, heute in den meisten Fällen in einem Gerät vereint. Denken Sie auch daran, Ihre Geräte mit WLAN zu verbinden, damit Sie Ihre Arbeit ohne Unterbrechungen durchführen können. 

Zeitmanagement

Zeitmanagement hat einen großen Einfluss auf die effektive Arbeit im Homeoffice. Hierbei liegt es an Ihnen, wie Sie Ihre Arbeitszeit einteilen und nutzen. Die Verwaltung der Arbeitszeit und ihre Strukturierung zählt zu den großen Herausforderungen bei der Arbeit von zu Hause. Sie hat einen großen Einfluss auf die Arbeitsleistung von Angestellten im Homeoffice, die ihre Aufgaben in der vorgesehenen Zeit schaffen wollen.

Tagesplanung und Zeitblöcke

Beginnen Sie morgens vor der Arbeit mit der Erstellung eines Zeitplans, der Ihren Tag einteilt. Nutzen Sie hierfür am besten eine Checkliste, um Ihre Aufgaben visuell darzustellen und im Laufe des Tages einen Blick auf den Fortschritt zu werfen.

Damit Sie vorankommen, sollten Sie Ihren Arbeitstag in Zeitblöcke einteilen. Dabei legen Sie die Aufgaben fest, die Sie in den jeweiligen Zeitabschnitten erledigen wollen. Bei der Tagesplanung beschreiben Sie auf Ihrer Liste kurz die Inhalte des Zeitblocks. Diese Maßnahme sorgt für mehr Struktur im beruflichen Tagesablauf. Gleichzeitig vergessen Sie auch keine Arbeit, wenn Sie die Tätigkeiten notieren.

Pomodoro-Technik

Zu den effektiven Arbeitstechniken im Homeoffice gehört die Pomodoro-Methode. Sie stammt vom Italiener Francesco Cirillo und teilt die Zeit in Arbeit und Pausen ein. Der Name bedeutet übersetzt “Tomate” und kommt vom Hilfsmittel, das Cirillo zuerst verwendet hat. Dabei handelte es sich um einen Kurzzeitwecker in Tomatenform aus seiner Küche.

Die Pomodoro-Methode bedient sich Prozessen, wie sie heute vielfach in Zeitmanagement-Apps verwendet werden. Sie bestehen aus der Planung der Aufgabe und ihrer Nachverfolgung, der Aufzeichnung, Bearbeitung und der Visualisierung der Arbeit.

Diese Vorgehensweise gibt es auch in abgewandelter Form, aber am beliebtesten ist die folgende Variante:

• Sie notieren die Aufgabe und schätzen ab, wie lange Sie hierfür brauchen.
• Stellen Sie den Küchenwecker oder einen anderen Timer auf 25 Minuten ein.
• Arbeiten Sie an der Aufgabe, bis die 25 Minuten abgelaufen sind und der Wecker klingelt
• Markieren Sie die Aufgabe mit einem X.
• Gönnen Sie sich eine kurze Pause von 5 Minuten.
• Wiederholen Sie den Vorgang viermal und machen Sie dann eine längere Pause von etwa 20 Minuten.

Der Vorteil bei dieser Technik ist, dass Sie weniger abgelenkt werden, weil Sie intensiv mit der Arbeit beschäftigt sind. Anrufe oder einen kurzen Blick auf die E-Mails verschieben Sie, bis Sie Ihr Pensum bewältigt haben.

Die Pausen zwischendurch sind wichtig für die Erholung. Sie können sie entweder nutzen, um vor der Tür etwas Sauerstoff zu tanken oder um sich in den größeren Pausen körperliche Bewegung zu verschaffen. 

Eisenhower-Matrix

Zu den Tipps, dank derer Sie Ihre Arbeit im Homeoffice effizienter machen können, gehört die Priorisierung. Nicht jede Tätigkeit ist gleich wichtig oder besonders dringend. Es gibt Apps, mit denen Sie die Schwerpunkte Ihres Tagespensums festlegen, aber auch Prinzipien wie die Eisenhower-Matrix haben sich bewährt. Dabei sortieren Sie Ihre Aufgaben in vier Kategorien:

• Erledigen - wichtige und dringende Aufgaben
• Terminieren - wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
• Delegieren - dringende, aber nicht wichtige Aufgaben
• Entfernen - nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben

Dank dieses Prinzips haben Sie einen Vergleich, worauf Sie zuerst Ihren Fokus legen sollten und bei welchen Dingen Sie sich Zeit lassen können.

Das Priorisieren sollte zur Routine am Anfang Ihres Arbeitstages werden. Ein Grund hierfür ist, dass Sie Ihre Energie nicht für unwichtige oder vielleicht auch unnötige Tätigkeiten aufbrauchen, sondern sich stattdessen der notwendigen Arbeit widmen.

Kommunikationsmethoden

Auch ohne Präsenz von Mitarbeitern im Büro findet die Arbeit oft im Team statt. Ohne die richtigen Kommunikationsmöglichkeiten sind Sie vom Geschehen abgeschnitten. Kommunikation ist nicht nur wichtig, damit Interaktionen mit Kollegen stattfinden, sondern auch, damit Sie über Projekte auf dem Laufenden bleiben.

Effektive Nutzung von Kommunikationstools im Home-Office

Es gibt mehrere Wege, um mit Kollegen in Kontakt zu bleiben. Welche davon für Sie am besten geeignet sind, hängt von Ihrer Rolle und der Art Ihrer Arbeit ab. Am häufigsten kommen im Arbeitsbereich Telefonanrufe, Chats oder E-Mails zum Einsatz.

Viele der Tools sind bereits in andere Anwendungen integriert. Bei Projektmanagement-Software können Sie etwa mit Teammitgliedern chatten oder Aufgaben mit Notizen versehen. Andere Business-Lösungen bieten die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Gleichzeitig bieten diese Lösungen den Vorteil, dass Sie auf Basis von aktuellen Daten arbeiten können und daher kein Informationsverlust erfolgt. Daneben stehen natürlich auch die klassischen Kommunikationsmethoden zur Verfügung.

Regelmäßige Meetings und Updates

Als Teil eines Teams müssen Sie in der Regel an Meetings teilnehmen, die virtuell oder vor Ort stattfinden. Hierdurch bekommen Sie einen guten Überblick, auf welchem Stand ein Projekt ist, ob es Änderungen gibt und was Sie sonst noch beachten müssen. Sie erhalten so Updates zu den Aufgaben und dem Fortschritt der Teammitglieder.

Meetings sind nicht nur für die Effektivität von Arbeit wichtig. Die Interaktion mit anderen Menschen dient auch der mentalen Gesundheit. Ein Mangel an Kontakt und Austausch mit anderen Menschen führt auf lange Sicht zu Einsamkeit und Isolation. Die negativen Auswirkungen von Kontaktlosigkeit zeigen sich in Form von Leistungsabfall, Burnout oder sogar Depression.

Klare Kommunikation und Feedback

Durch eindeutige Kommunikation und das Einholen von Rückmeldungen können Sie ebenfalls effektiver im Homeoffice arbeiten. Hierzu gehört, dass Sie genau erfahren, welche Fristen, Anweisungen und Verantwortlichkeiten es gibt. Diese Aspekte können Sie mit den Teammitgliedern oder Vorgesetzten klären, indem Sie Ihre Fragen klar formulieren und so die benötigten Informationen einholen.

Daneben ist Feedback von Kollegen wichtig. Wenn Sie sich hinsichtlich Aufgaben unsicher sind oder an Ihren Ergebnissen zweifeln, holen Sie sich rechtzeitig Rückmeldungen von Beteiligten ein. Hierdurch können Sie kleinere Probleme bereits im Ansatz erkennen und beheben, bevor sie sich ausweiten.

Arbeitsmethoden und Arbeitstechniken

Außerdem gibt es etliche weitere Techniken und Arbeitsmethoden, mit denen Ihre Tätigkeit im Homeoffice effizienter wird. Natürlich eignen sich nicht alle für jede Rolle und Arbeitssituation. Trotzdem lohnt es sich, eine Übersicht zu haben und sich näher zu informieren, wenn Sie diese Ansätze in Betracht ziehen wollen.

Agile Arbeitsmethoden

Agile Arbeitsmethoden stammen aus Softwareentwicklung der 1990er Jahre. Zu dieser Zeit waren neue Ansätze für die Zusammenarbeit nötig, da die Anforderungen immer komplexer wurden und herkömmliche Vorgehensweisen nicht ausreichten.

Eine davon ist Scrum, die der klaren Organisation von Teams dient, egal ob die Mitarbeiter vor Ort oder im Homeoffice sind. Scrum setzt auf klare Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds. Daneben wird so der Fortschritt der Aufgaben verfolgt und in regelmäßigen Meetings diskutiert.

Kanban ist ein weiteres Prinzip dieser agilen Techniken. Hierbei geht es um einen kontinuierlichen Workflow, der unverzichtbar für eine effektive Arbeit ist. Kanban stellt die Aufgaben auf Karten an einer Tafel visuell dar. Sie werden als “noch zu erledigen”, “in Bearbeitung” oder “abgeschlossen” kategorisiert. Das Team kann so auf einen Blick erkennen, wo es bei den Aufgaben steht. Heutzutage bieten viele Software-Tools digitale Kanban-Boards, auf denen die Aufgabenabläufe genau zugeordnet werden können.

Lean-Methoden

Lean-Prinzipien machen nicht nur die Arbeit im Büro effizienter, sondern auch im Homeoffice. “Lean” bedeutet “schlank” und die Methode wurde ursprünglich von Toyota entwickelt. Das Ziel einer schlanken Produktion ist es, Ressourcen zu sparen, Mehrwert für den Kunden zu schaffen und Fehler zu vermeiden.

Im Homeoffice können Sie folgende Lean-Prinzipien beachten:

• Schwerpunkt auf Wertschöpfung (auf die Arbeit, die direkt zum Ergebnis beiträgt)
• Verschwendung eliminieren (Verzicht auf unnötige Meetings, E-Mails und Aufgaben)
• Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) durch Reflexion der Abläufe, Einholen von Feedback, Anpassen der Arbeitsschritte
• Pull-Prinzip bedeutet Arbeiten erst dann zu erledigen, wenn sie anfallen und nicht auf Vorrat
• Transparenz schaffen, damit Sie und Ihr Team den Überblick behalten
• Qualität an der Quelle sicherstellen und Probleme frühzeitig in Angriff zu nehmen bzw. zu beheben

All diese Maßnahmen sorgen für eine Leistungssteigerung und verringern Stress. Wenn Sie Software-Tools einsetzen, fällt es noch leichter, diese Vorschläge umzusetzen. 

In vielen Anwendungen sind manche der oben genannten Methoden bereits integriert. Zum Beispiel bieten viele Projektmanagement-Apps oder Kollaborationstools die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren. Hiermit verschwenden Sie keine Ressourcen für wiederkehrende Aufgaben.

Fazit

Es gibt viele Faktoren, die im Homeoffice die Produktivität und Effektivität beeinflussen. Schaffen Sie sich zu Hause Arbeitsbedingungen, die für Sie komfortabel sind und Sie nicht von Ihren Aufgaben ablenken. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag genauso, wie Sie es im Büro tun würden. 

Im Zusammenhang damit sollten Sie Ihre Zeit gut verwalten und Aufgaben clever priorisieren. Software und erprobte Arbeitstechniken für mehr Effizienz helfen ebenfalls. Natürlich dürfen Sie die regelmäßige Kommunikation mit Teammitgliedern nicht vergessen, egal auf welche Weise sie stattfindet.

Die Bitrix24-Lösungen können Sie dabei unterstützen. Diese umfassende Reihe von Tools, die Effektivität im Homeoffice und für Unternehmen erhöhen, sind mehr als nur ein CRM-System. Sie bieten gleichzeitig Anwendungen für die Projekt- und Aufgabenverwaltung. Mit Bitrix24 halten Sie über die vielen Kommunikationsmöglichkeiten gleichzeitig Kontakt zu Ihren Kollegen und können diese in virtuellen Meetings treffen.