Für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts ist es entscheidend, dass von Anfang an Projektkostenüberschreitungen vermieden werden. Aber wie lässt sich dieses hoch gesteckte Ziel in der Praxis realisieren?
Grundlegend ist hier zunächst zu verstehen: Was sind Kostenüberschreitungen?
Dies bedeutet unerwartete Kosten, die dazu führen, dass die ursprünglich geplanten Projektbudgets überschritten werden. Sie werden auch als Projektkostenüberschreitung bezeichnet und können verschiedene Ursachen haben. Dazu gehören z.B. ungenaue Projektschätzungen, ein schlechtes Risikomanagement und eine mangelnde Kommunikation.
Eine zuverlässige Projektplanung kann Ihnen dabei helfen, Projektüberschreitungen zu vermeiden.
In diesem Artikel geben wir Ihnen acht praktische Tipps, mit denen Sie Projektbudgetüberschreitungen erkennen und frühzeitig vermeiden werden, bevor Ihr Budget aus dem Ruder läuft.
FAQ
Was zählt zu den Kosten eines Projekts?
Projektkosten schließen alle Mittel ein, die zur Projektfinanzierung nötig sind, damit das Projekt zum Erfolg wird.
Was sind Kostenüberschreitungen?
Kostenüberschreitungen treten auf, wenn die tatsächlichen Kosten des Projekts das ursprüngliche Budget überschreiten. Durch die Kostenüberschreitungen entsteht ein finanzielles Defizit, was zu einer Verlangsamung oder sogar zum Abbruch des Projektes führen kann.
Wie man mit Projektkostenüberschreitungen umgeht?
Führen Sie am besten vorab eine gründliche Projektplanung durch und berechnen Sie den Puffer im Budget. Nutzen Sie außerdem ein geeignetes Controlling-Tool, das Sie bereits bei den ersten Warnsignalen auf ein mögliches Defizit hinweist, dem Sie zeitnah entgegenwirken können.
Wie Budgets und Kostenüberschreitungen überwacht werden?
Um Budgets und Kostenüberschreitungen zuverlässig zu überwachen, sollten Sie ein passendes Projektplanungs-Tool verwenden, das mithilfe von zahlreichen Features wie Ressourcenplanung, Aufgaben, To-Do-Listen, Zeiterfassung, Abwesenheitslisten und Gantt-Diagrammen dazu beiträgt, dass Sie Ihr Projekt immer im Griff haben und so alle unnötigen Kosten vermeiden können.
Wie kann man das Kostenrisiko reduzieren?
Führen Sie von Anfang an eine detaillierte und realistische Kostenplanung durch und verfolgen Sie diese in jeder Projektphase. Gleiches gilt für die Laufzeit und Umfang des Projektes. Sie müssen klar definiert sein und sollten nicht ständig erweitert beziehungsweise verändert werden.
Tipp 1: Definieren Sie einen klaren Projektumfang
Der Projektumfang umfasst alle Bausteine eines Projekts, einschließlich aller zugehörigen Aufgaben, Ressourcen, Zeitpläne, Ergebnisse, Teilnehmende, Prozesse, Annahmen und Einschränkungen.
Um Projektkostenüberschreitungen im Vorfeld zu vermeiden, sollten Sie zunächst einen detaillierten Projektumfangsplan erstellen und dabei so viele Details wie möglich in diesen Plan mit einbeziehen.
Dabei sollten Sie den sogenannten Scope Creep vermeiden. Darunter wird eine schleichende Erweiterung der Projektanforderungen verstanden. Der Scope Creep kann unter anderem durch veränderte Stakeholder-Anforderungen, Meinungsverschiedenheiten oder Missverständnisse in der Kommunikation verursacht werden.
Stellen Sie sicher, dass alle Projektziele klar definiert und realistisch sind und Ihr Team genau weiß, welche Anforderungen verfolgt werden sollen. Entdecken Sie dennoch einen Scope Creep in Ihrem Projekt, gilt es genau zu hinterfragen, wie groß die Erweiterung ist und welche Folgen diese auf die Projektumsetzung haben könnte. Ist die Abweichung zu groß, sollte sie umgehend gestoppt werden.
So können Sie sich auf die produktive Umsetzung einzelner Projektetappen fokussieren und das Gesamtergebnis laufend überwachen.
Tipp 2: Vermeiden Sie Schätzfehler bei den Projektkosten
Die Kostenschätzung gilt als grundlegender Aspekt in der erfolgreichen Projektumsetzung, der eine große Rolle für einen guten Return on Investment (ROI) spielt und dessen Fehlen nachteilige Folgen für das Projekt und die gesamte Unternehmensentwicklung haben kann.
Projektkostenüberschreitungen gehen häufig mit unterschätzten zukünftigen Kosten einher und gelten als Hauptverursacher für das Scheitern von Projekten.
Fehler bei der Kostenschätzung entstehen zum Beispiel durch fehlerhafte Prognosen aufgrund fehlendem Wissen und Fachkenntnissen sowie bewusst durch den Wunsch, von bestimmten Stakeholdern die Zustimmung zur Projektdurchführung zu erhalten.
Ganz gleich ob unbewusst oder bewusst - eine derartige Vorgehensweise kann sich fatal auf das Projektergebnis auswirken und möglicherweise zum Scheitern führen.
Um eine Kostenüberschreitung zu vermeiden, sollten Projektmanager•innen über entsprechende Kompetenzen, Fähigkeiten und Soft Skills verfügen und die notwendige Verantwortung für die Genauigkeit der Prognose übernehmen.
Dabei kann es hilfreich sein, wenn Sie von Anfang an festlegen, wer für die Fehleinschätzung verantwortlich ist oder wer für Kostenüberschreitungen aufkommen sollte, falls diese bei einem geplanten Projekt auftreten.
Um Fehleinschätzungen von Projektbeginn an zu reduzieren, sollten Sie alle Kosten genau prüfen und möglicherweise mehrfach Kostenvoranschläge erstellen. Je detaillierter Sie dabei vorgehen, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, positive Ergebnisse zu erzielen.
Tipp 3: Verwenden Sie eine Projektplanungssoftware
Bei einer Projektplanungssoftware handelt es sich um eine Lösung, die Unternehmen bei der Verwaltung von Projekten unterstützt und Ihnen dabei hilft, den gesamten Lebenszyklus eines Projekts zu überwachen.
Mit der Projektplanungssoftware von Bitrix24 fällt es Ihnen leicht, nicht nur den Projektplan zu erstellen, sondern auch die zugehörigen Kosten zu berechnen und das gesamte Controlling sicherzustellen. Die Lösung ermöglicht es Ihnen, alle gesammelten Informationen zentral zu verwalten und einen detaillierten Überblick über alle Ereignisse zu erhalten.
Dank der Projektplanungssoftware können Sie To-do-Listen pflegen, Workflows automatisieren, Fristen setzen, Ressourcen zuordnen, die Arbeitslast verteilen und die Effektivität in der Umsetzung einzelner Aufgaben verfolgen.
Ihre laufende Arbeit am Projekt kann mithilfe von Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen anschaulich abgebildet werden, und mit einem integrierten Report-Builder erhalten Sie einen 360-Grad-Überblick über Ihr Projekt.
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Tipp 4: Planen Sie die Projektzeiten sorgfältig
Das richtige Zeitmanagement ist für den erfolgreichen Abschluss eines Projektes unerlässlich. Da jede Terminverlängerung auch zu Projektkostenüberschreitungen führt, ist es besonders wichtig, diese zu vermeiden.
Ein strukturierter Zeitplan im Projektmanagement unterstützt Sie dabei, den gesamten zeitlichen Ablauf im Blick zu behalten. Hier können Ihre Mitarbeitenden nicht nur den Anfang und das Ende des Arbeitstages erfassen, sondern auch alle Abwesenheiten und Pausen eintragen. So überwachen Sie Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder und stellen sicher, dass die Arbeitsbelastung fair verteilt ist und Projektfriste eingehalten werden.
Im Projektmanagement-Zeitplan wird es aber auch möglich, einen direkten Zusammenhang zwischen Aufgaben und To-Dos herzustellen, Meilensteine festzulegen und Ergebnisse zu definieren.
Mit einem durchdachten Zeitmanagement haben Sie außerdem die Möglichkeit, Pufferzeiten einzuplanen und damit auch bei unvorhergesehenen Problemen eine termingerechte Projektumsetzung zu gewährleisten.
Tipp 5: Stellen Sie eine ausgewogene Ressourcenauslastung sicher
Mithilfe der Ressourcenauslastung können Projektmanager•innen herausfinden, welche Kapazitäten für das Projekt in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung stehen, und feststellen, welche Ressourcen vorhanden beziehungsweise unter- oder überbeansprucht sind.
Projektkostenüberschreitungen werden meist durch ein schlechtes Management oder eine Ressourcenverschwendung verursacht. Mit einer effizienten Ressourcenplanung gelingt es Ihnen, Human Resources, Budgets, Zeiten, Materialien, Arbeitswerkzeuge, Technik und viele weitere Bestandteile des Projektes genau zu planen.
Sie können flexibel entscheiden, welche Kolleg•innen für welche Aufgaben zuständig sind und in welchen Phasen sie sich am Projekt beteiligen. Versgessen Sie nicht, eine aktuelle Ressourcenübersicht zu erstellen, die auf Engpässe hinweist und freie Kapazitäten gewinnbringend einsetzen lässt.
Tipp 6: Kalkulieren Sie unerwartete Änderungen mit ein
Nichts ist so stetig wie der Wandel, auch im Projektmanagement. Erfahrene Projektmanager•innen haben ihre Lektion meist bereits gelernt und wissen, dass Projektpläne und die darin kalkulierten Kosten eine gewisse Anpassungsfähigkeit mitbringen müssen.
Denn selbst die beste Planung und Budgetierung ist nicht vor unerwarteten Veränderungen und Ereignissen gefeit. Diese können jederzeit auftreten und lassen sich niemals gänzlich ausschließen. Umso wichtiger ist es, darauf vorbereitet zu sein und somit handlungsfähig und flexibel zu bleiben.
Hilfreich ist es, unerwartete Änderungen bereits im Vorfeld einzuplanen und dafür einen Notfallplan aufzustellen. Setzen Sie diesen am besten mit Ihren Stakeholdern zusammen und besprechen Sie Eventualitäten, die einer erfolgreichen Projektumsetzung im Wege stehen könnten.
Welche Risiken bestehen und wie lassen sich diese minimieren? Planen Sie hierfür Alternativlösungen ein und kalkulieren Sie ein passendes Budget, das im Bedarfsfall zur Verfügung steht und eine flexible Anpassung ermöglicht.
Besprechen Sie mit Ihrem Team vorsorglich mögliche Maßnahmen und Aufgaben, damit im Ernstfall jeder Mitarbeitende weiß, welche Herausforderungen eventuell innerhalb kürzester Zeit bewältigt werden müssen. In diesem Zusammenhang können Sie auch frühzeitig Verantwortlichkeiten festlegen, um das Projekt auf Kurs zu halten.
Tipp 7: Kontrollieren Sie regelmäßig Projektfortschritt und Projektkosten
Der Projektfortschritt bezeichnet, inwieweit das Projekt bis zu einem bestimmten Zeitpunkt entwickelt ist. Er ist eng mit den für die jeweiligen Projektphasen budgetierten Kosten verknüpft.
Um Projektkostenüberschreitungen zu verhindern, sollten Sie den Projektverlauf genau im Auge behalten und dabei wichtige Projekt-Kennzahlen kennen.
Der Projektfortschritt kann anhand verschiedener Kennzahlen und Systeme wie Ampel-Management, Meilenstein-Trendanalyse, Earned-Value-Analyse, Projekt-Scorecards oder individueller Fortschritt in agilen Projekten gemessen werden.
Die Projektkennzahlen, die Sie auswählen, sollten quantifizierbar und aussagekräftig sein. Sorgen Sie dafür, dass sie tagesaktuell und vollständig für alle Projektteilnehmenden zugänglich sind und diese auch in der Lage sind, die Kennzahlen schnell und einfach zu interpretieren.
Im Rahmen der internen Projektfortschrittsverfolgung dienen die Kennzahlen als Planungs- und Steuerungsmechanismen, die Ihnen helfen, ungeplante Kostensteigerungen zu vermeiden.
Tipp 8: Stellen Sie einen nahtlosen Austausch sicher
Eine gute Kommunikation verhindert, dass Konflikte und Unklarheiten Ihr Projekt behindern, indem sie sicherstellt, dass sich alle Projektteilnehmenden über die Projektziele einig sind und genau wissen, was von ihnen erwartet wird und was gemeinsam erreicht werden soll.
Aus diesem Grund spielt die Kommunikation auch in Bezug auf Projektkostenüberschreitungen eine zentrale Rolle. Ein intransparenter oder mangelnder Austausch zwischen den Projektteilnehmenden führt schnell zu Missverständnissen und Fehlern, die den erfolgreichen Projektabschluss gefährden können.
Ein flexibler Austausch zwischen allen Mitarbeitenden sorgt dafür, dass sie die Projektkosten nicht aus den Augen verlieren. Dabei können Sie die Kommunikations-Präferenzen einzelner Kolleg•innen berücksichtigen, indem Sie Ihnen eine passende Lösung zur Verfügung stellen, wie bspw. Telefonie, Gruppenchats, Videoanrufe oder Videokonferenzen.
Kosten verfolgen und Projektüberschreitungen im Projektmanagement vermeiden!
Projektkostenüberschreitungen bedeuten immer eine Erhöhung des Budgets und können durch Fehlplanungen, ungenaue Kostenschätzungen, sich ändernde wirtschaftliche Faktoren und viele weitere Gründe verursacht werden.
Daher ist es entscheidend, von Anfang an den genauen Projektumfang inklusive einer detaillierten Kostenschätzung zu planen, Projektzeiten sorgfältig festzulegen und eine optimale Ressourcenauslastung sicherzustellen.
Darüber hinaus gilt es auch unerwartete Änderungen einzukalkulieren, den Projektfortschritt zu kontrollieren und einen transparenten Austausch zwischen allen Projektteilnehmenden zu ermöglichen.
Vermeiden Sie Projektüberschreitungen, minimieren Sie finanzielle Risiken und richten Sie Ihren Fokus auf das Gesamtergebnis des Projektes aus.
