So optimieren Sie Ihre HR-Prozesse mit Mitarbeiter-Self-Service

Die Optimierung von HR-Prozessen muss weder kompliziert noch teuer sein. Mit der einfachen Einführung eines Mitarbeiter-Self-Service-Tools können zahlreiche Aufgaben effizienter gestaltet werden, sodass HR-Spezialisten ihre Zeit und Konzentration auf wertschöpfende Aktivitäten lenken können.

Sind Sie unsicher, welche digitalen HR-Tools Ihnen helfen können, Kosten zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern? Dann lesen Sie weiter. Wir zeigen Ihnen, wie Self-Service-Plattformen für Mitarbeiter zur Harmonie und zum Wachstum Ihrer Organisation beitragen können.

1. Setzen Sie auf HR-Automatisierung

Das HR-Management spielt in jeder Organisation eine zentrale Rolle, da es eine Vielzahl essenzieller und komplexer Aufgaben übernimmt, von der Mitarbeiter-Einstellung und der Verwaltung von Benefits und Gehältern bis hin zu Schulungen und Leistungsbewertungen. Angesichts dieser umfangreichen Aufgaben ist es leicht zu erkennen, wie die HR-Automatisierung zu größerer Effizienz beitragen kann. Die administrative Belastung durch diese Aufgaben kann erheblich sein und wertvolle Zeit und Ressourcen beanspruchen.

Durch die Integration von geeigneten Mitarbeiter-Self-Service-Tools in Ihr Unternehmen kann wertvolle Zeit freigesetzt werden, sodass sich HR-Spezialisten auf die Zufriedenheit, Schulung und Bindung der Mitarbeiter konzentrieren können. Klingt das nicht großartig? Die HR-Workflow-Automatisierung ermöglicht es beispielsweise, den gesamten Leistungszyklus der Mitarbeiter zu verwalten, von der Zielsetzung bis hin zu Feedback und jährlichen Überprüfungen. Zudem reduziert sie die Zeit, die für die Einrichtung von Zugängen, die Zuweisung von Ausrüstungen und die Sammlung notwendiger Dokumente während des Onboardings oder der Aufhebung von Berechtigungen beim Offboarding benötigt wird.

Natürlich kann die HR-Automatisierung in vielen anderen Bereichen angewendet werden, wie wir in den nächsten Abschnitten dieses Artikels sehen werden. Sie verbessert nicht nur die operative Effizienz, sondern bereichert auch die Arbeitserfahrung, indem sie ein produktiveres und zufriedenstellenderes Umfeld sowohl für die Mitarbeiter als auch für das HR-Team schafft.

2. Ermöglichen Sie den Zugriff auf wichtige Informationen und Dokumente

Einer der größten Vorteile des Mitarbeiter-Self-Service ist der schnelle und sichere Zugriff auf wichtige Informationen und Dokumente, die für die berufliche Leistung und persönliche Verwaltung erforderlich sind. Mit einer modernen HR-Management-Software können Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks ihre Gehaltsabrechnungen einsehen, den verbleibenden Urlaubsanspruch überprüfen, auf ihre medizinische Historie zugreifen und andere relevante Beschäftigungsdaten, wie erworbene Zertifikate, einsehen. Auf diese Weise werden administrative Prozesse beschleunigt und den Mitarbeitern wird mehr Kontrolle über ihr Berufsleben gegeben.

Neben dem Zugang zu den standardmäßigen Informationen, können diese Self-Service-Plattformen auch entscheidende Dokumente für die Mitarbeiter bereitstellen. Fügen Sie Unternehmensrichtlinien, Sicherheitsrichtlinien, Betriebsverfahren und sogar Formulare für interne Anträge wie Urlaubsanträge und zusätzliche Benefits hinzu. So reduzieren Sie die Abhängigkeit vom HR-Department und genießen ein reibungsloseres System mit weniger Bürokratie.

3. Vereinfachen Sie den Prozess der Urlaubs- und Krankheitsanträge

Kleinere Unternehmen haben in der Regel keine großen Probleme bei der Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitsanträgen. Doch mit dem Wachstum des Unternehmens und der Belegschaft kann sich dies ändern. Ein Mitarbeiter-Self-Service-System kann hier Abhilfe schaffen, indem es den Papierkram reduziert und sicherstellt, dass die Prozesse rechtzeitig und ordnungsgemäß abgewickelt werden. Solche Lösungen ermöglichen es den Mitarbeitern, Urlaubstage bequem von jedem internetfähigen Gerät aus zu beantragen.

Die Mitarbeiter müssen lediglich den Abschnitt für Anträge im Self-Service-Portal aufrufen. Dort können sie digital ein Formular ausfüllen, in dem sie das Start- und Enddatum des gewünschten Zeitraums, die Art der Abwesenheit (Urlaub, Freistellung oder Krankmeldung) und weitere relevante Informationen gemäß den Unternehmensrichtlinien angeben. Nach dem Absenden wird der Antrag automatisch an den Vorgesetzten oder die HR-Abteilung zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet. In vielen Fällen können die Mitarbeiter den Status ihres Antrags in Echtzeit verfolgen.

Wird der Antrag genehmigt, wird die Abwesenheit im Zeit- und Anwesenheitssystem des Unternehmens erfasst und fließt direkt in die Gehaltsabrechnung ein. Wie Sie sehen, ist die Investition in eine solche Anwendung ein Schritt zur HR-Prozessoptimierung.

4. Erleichtern Sie die Aktualisierung persönlicher Mitarbeiterdaten

Die Pflege aktueller Mitarbeiterdaten sollte, wie die Mitarbeiter selbst, einen hohen Stellenwert in Ihrem Unternehmen haben. Auch wenn es zeitaufwendig und mühsam ist, Kontaktinformationen, Adressen und Bankdaten jedes Mitarbeiters sowie regelmäßig arbeitender Freelancer zu aktualisieren, kostet es Zeit und bedarf einer gewissen Sorgfalt. Mit einem gut implementierten Mitarbeiter-Self-Service-System können Mitarbeiter und Selbstständige ihre Daten sicher selbst verwalten und aktualisieren, ohne unzählige E-Mails oder Papierformulare ausfüllen zu müssen.

Das Mitarbeiter-Self-Service-System ermöglicht es ihnen, Änderungen an Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Bankdaten vorzunehmen. Dadurch wird das Risiko manueller Übertragungsfehler minimiert. Dank der HR-Automatisierung werden diese Daten sofort in alle relevanten Bereiche übertragen, wodurch Verzögerungen bei der Kommunikation, Zahlung und Bereitstellung von Leistungen vermieden werden.

5. Stellen Sie Wissensdatenbanken mit relevanten Informationen bereit

Wissensdatenbanken zentralisieren und organisieren die Unternehmensinformationen, sodass sie bei Bedarf leicht zugänglich sind. Diese digitalen HR-Tools sind besonders nützlich während des Onboardings, da neue Mitarbeiter oft mehr Anleitungen benötigen. Sie sind jedoch auch für das gesamte Unternehmen von grundlegender Bedeutung, da sie die Konsistenz der Daten wahren und die Problemlösung, kontinuierliches Lernen und die Zusammenarbeit zwischen Teams erleichtern.

Typischerweise enthalten diese Wissensdatenbanken (auch aus dem engl. “Knowledge Base” genannt) Dokumente wie interne Richtlinien, Verfahren und Mitarbeiterhandbücher, aber auch FAQs, Schulungsleitfäden und andere wertvolle Informationen. Indem Sie den Mitarbeitern diese digitalen HR-Tools zur Verfügung stellen, erleichtern Sie die Lösung alltäglicher Probleme und fördern eine Selbsthilfe-Kultur. Denken Sie daran, eine logische Struktur mit Tags und Schlüsselwörtern zu erstellen, die das Auffinden der benötigten Informationen erleichtert.

Heutzutage entscheiden sich viele Organisationen für KI-gestützte Mitarbeiter-Self-Service-Portale, da sie neben der Datenorganisation auch eine personalisierte Benutzererfahrung bieten. Diese Portale nutzen virtuelle Assistenten und intelligente Suchfunktionen, um schnelle und präzise Antworten zu liefern, wodurch die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert werden. Zudem können Sie den angezeigten Inhalt an die Rolle, den Standort, den Suchverlauf und die spezifischen Bedürfnisse des Mitarbeiters anpassen. Darüber hinaus kann die KI die Interaktionen der Benutzer mit dem Portal analysieren, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren.

6. Ermöglichen Sie Zugang zu Schulungen über Mitarbeiter-Self-Service-Software

Das wertvollste Gut eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter. Wenn Sie das Wachstum Ihrer Organisation fördern möchten, sollten Sie regelmäßig in deren Weiterbildung und Schulung investieren. Heute ist dies einfacher denn je, da Sie Zugang zu einer Vielzahl von Online-Kursen bieten können, die Mitarbeiter von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit absolvieren können. Die Mitarbeiter-Self-Service-Software speichert einen umfassenden Katalog von Online-Kursen und befähigt die Mitarbeiter dazu, die Kontrolle über ihre berufliche Entwicklung zu übernehmen.

Da es sich um Online-Kurse handelt, können die Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo und zu den für sie passenden Zeiten lernen. Alles, was Sie für die Nutzung der Self-Service-Plattformen benötigen, ist ein internetfähiges Gerät. So können Sie Ihre Fähigkeiten im Büro, zu Hause oder unterwegs verbessern. Zudem können diese Schulungsmodule schnell aktualisiert werden, um die neuesten Fortschritte und Best Practices der Branche widerzuspiegeln.

Wenn Sie sich für KI-gestützte Mitarbeiter-Self-Service-Portale entscheiden, können Sie die Lernerfahrung für jeden Mitarbeiter personalisieren. Basierend auf der Schulungshistorie, den Leistungsbewertungen und den persönlichen Interessen kann das System die Kurse empfehlen, die am besten zur individuellen Weiterentwicklung passen.

7. Ermöglichen Sie den Mitarbeitern, Ziele, Bewertungen und Entwicklungspläne einzusehen

Performance-Management umfasst eine Reihe von Prozessen, die dazu beitragen, die individuellen Anstrengungen mit den strategischen Zielen der Organisation in Einklang zu bringen. Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Ziele, Bewertungen und Entwicklungspläne über HR-Effizienz-Tools einzusehen, verbessert nicht nur die Transparenz, sondern fördert auch das Engagement und das berufliche Wachstum.

Wenn Sie möchten, dass alle Teammitglieder fokussiert bleiben, ermöglichen Sie ihnen, die von ihren Vorgesetzten festgelegten Ziele zu überprüfen und zu verstehen, wie ihre Aufgaben zu den allgemeinen Zielen des Unternehmens beitragen. Auf diese Weise können sie ihren eigenen Fortschritt überwachen und proaktive Maßnahmen ergreifen, um die Erwartungen zu erfüllen. In einem sich ständig verändernden Umfeld ist es zudem wichtig, die Ziele im Blick zu behalten, da diese sich ändern oder angepasst werden können.

Der Mitarbeiter-Self-Service ermöglicht es den Mitarbeitern auch, ihre Bewertungen und das Feedback ihrer Vorgesetzten einzusehen, was ihnen hilft, ihre Stärken und Verbesserungsbereiche zu verstehen. Darüber hinaus können Sie Muster erkennen und Erfolge feiern, indem Sie auf die historischen Bewertungsdaten achten. Einige HR-Management-Software-Tools bieten zudem Raum für Selbsteinschätzungen, wodurch konstruktive Selbstkritik gefördert wird. Die gesammelten Informationen dienen wiederum der Erstellung individueller Entwicklungspläne.

8. Fördern Sie die reibungslose Kommunikation zwischen der HR-Abteilung, den Führungskräften und den Mitarbeitern

Eine offene und kontinuierliche Kommunikation zwischen den verschiedenen Ebenen der Organisation schafft ein Umfeld von Transparenz, Vertrauen und Respekt. Genau diese Kultur möchten Sie für Ihr Unternehmen. Mitarbeiter-Self-Service-Portale und andere interne Kommunikationsplattformen wie Intranets oder Messaging-Apps können alle regelmäßigen Interaktionen zentralisieren und so dazu beitragen, Probleme schnell zu erkennen und zu lösen, bevor sie Schaden anrichten.

Veröffentlichen Sie Unternehmensankündigungen, neue Richtlinien, bevorstehende Veranstaltungen oder wichtige Ressourcen für die Mitarbeiterentwicklung. Solche Plattformen ermöglichen es den Mitarbeitern auch, Anfragen zu stellen und Antworten von der HR-Abteilung zu erhalten, ohne auf E-Mails oder persönliche Treffen angewiesen zu sein. Ebenso können Sie Benachrichtigungen oder Erinnerungen an Termine und Veranstaltungen einrichten, die automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet werden.

9. Sammeln Sie Feedback mit digitalen HR-Tools

Mitarbeiter-Self-Service-Systeme vereinfachen nicht nur administrative und HR-Prozesse, sondern bieten auch eine effektive Plattform zur Sammlung von Feedback. Mitarbeiter können ihre Meinungen einfach und anonym äußern, was zur Optimierung von HR-Prozessen und zur Verbesserung der Unternehmenskultur beiträgt.

Bewerten Sie die Zufriedenheit durch regelmäßige Umfragen zu Prozessen, Unternehmenskultur, Schulungsprogrammen oder neuen Richtlinien, die eingeführt werden sollen. Darüber hinaus können Sie ein anonymes Vorschlagsfeld innerhalb der HR-Self-Service-Software aktivieren und spezifische Chatbots konfigurieren, die Gespräche initiieren, um sofortiges Feedback zu jüngsten Erfahrungen, Problemen oder Vorschlägen zu sammeln.

Die meisten Anwendungen analysieren die gesammelten Informationen und erstellen Berichte, die die Entscheidungsfindung vereinfachen. Durch die Analyse von Mustern und Trends im Mitarbeiter-Feedback können Organisationen wiederkehrende Problembereiche identifizieren und spezifische Aktionspläne entwickeln, um diese anzugehen.

10. Befähigen Sie die Mitarbeiter und steigern Sie ihre Zufriedenheit und Produktivität

Inzwischen ist sicherlich klar geworden, dass die Rolle eines Mitarbeiter-Self-Service-Systems weit über die Entlastung der HR-Abteilung hinausgeht. Diese Tools tragen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei, indem sie eine nähere, effizientere und personalisierte Erfahrung bieten. Durch die Reduzierung der Wartezeiten für Antworten und Informationen oder das Einreichen von Anträgen minimieren Sie den mit der Bürokratie verbundenen Stress.

Darüber hinaus fördert die Möglichkeit, eigene Daten und HR-bezogene Prozesse selbst zu verwalten, ein Gefühl von Verantwortung und Autonomie. Mitarbeiter fühlen sich engagierter, wenn sie wichtige Aspekte ihres Arbeitslebens selbst steuern können, was sich positiv auf ihre Produktivität auswirkt. Ebenso hilft es den Arbeitnehmern, informierte Entscheidungen über ihre berufliche Entwicklung, ihre Benefits und ihr Zeitmanagement zu treffen.

Bitrix24: Die HR-Lösung mit Mitarbeiter-Self-Service-Tools für Ihr Unternehmen

Die Implementierung eines Mitarbeiter-Self-Service-Systems kann die Zufriedenheit im Unternehmen erheblich steigern. Allerdings ist dies nicht ohne Herausforderungen. Zu den häufigsten Hindernissen gehören die Widerstände gegen Veränderungen, die Lernkurve bei neuen Technologien und die Integration in bestehende Systeme. Mit einer angemessenen Planung und einem strategischen Ansatz lassen sich diese Barrieren jedoch überwinden.

Kontinuierliche Schulungen und Unterstützung sind unerlässlich, um die Akzeptanz und Effektivität des HR-Self-Service zu maximieren. Unternehmen können Schulungsprogramme strukturieren, die Online-Tutorials, Schulungssitzungen und ständige technische Unterstützung umfassen. Der Aufwand und die Investition lohnen sich auf jeden Fall.

Digitale HR-Tools bereiten die Organisationen auf die Zukunft der Arbeit vor, in der Flexibilität und Technologie entscheidend sein werden. Sie verbessern nicht nur die aktuelle Effizienz, sondern ermöglichen auch eine höhere Skalierbarkeit und eine Reduzierung der Betriebskosten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, ein benutzerfreundliches und für alle zugängliches System zu wählen und dessen Auswirkungen auf Zufriedenheit, Produktivität und Budget kontinuierlich zu messen.

Für Unternehmen, die einen idealen Partner bei der Implementierung von HR-Management-Software suchen, bietet Bitrix24 eine umfassende Lösung mit einem besonderen Fokus auf Mitarbeiter-Self-Service.

Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, ihre Benefits, Urlaubsanträge und Zeiterfassung eigenständig einzusehen und zu verwalten. Sie können ihre geleisteten Stunden und andere Metriken überprüfen, während Sie automatisch vollständige, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Berichte erhalten. Bitrix24 bietet zudem Cloud-Speicher, geteilte Dokumente, Kommunikationstools und vieles mehr. Registrieren Sie sich noch heute und nutzen Sie alle Vorteile von Bitrix24!

FAQ

Was sind die Vorteile von Mitarbeiter-Self-Service im HR-Bereich?

Die Vorteile von Mitarbeiter-Self-Service im HR-Bereich sind:

• Schneller Zugang zu persönlichen Informationen und Benefits.

• Möglichkeit, persönliche Daten eigenständig zu ändern.

• Reduzierung der administrativen Belastung für das HR-Team.

• Verbesserung der Genauigkeit und Aktualität der Daten.

• Steigerung der Zufriedenheit und Autonomie der Mitarbeiter.

• Vereinfachung der Zeit- und Urlaubsantragsverwaltung.

• Größere Transparenz in den HR-Prozessen.

• Einfacherer Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter.

• Transparente interne Kommunikation über integrierte Plattformen.

Wie kann die HR-Automatisierung Prozesse optimieren?

Die HR-Automatisierung kann Prozesse optimieren, indem sie die Zeit für administrative Aufgaben reduziert, die Genauigkeit bei der Datenverwaltung verbessert, die Integration neuer Mitarbeiter erleichtert und die Effizienz bei der Verwaltung von Zeiten und Benefits steigert.

Welche Funktionen sollte ein Self-Service-HR-Tool enthalten?

Ein Self-Service-HR-Tool sollte folgende Funktionen enthalten:

• Zugriff auf persönliche Informationen und Benefits.

• Verwaltung von Arbeitszeiten und Urlaubsanträgen.

• Aktualisierung persönlicher und Kontaktinformationen.

• Berichte und Leistungsüberwachung.

• Interne Kommunikation und Unternehmensankündigungen.

Wie sicher sind die Daten in einem Mitarbeiter-Self-Service-System?

Daten in einem cloud-basierten Dienst wie einem Mitarbeiter-Self-Service-System sind generell gut gesichert. Aber, wie bei allen sicherheitsrelevanten Themen gilt: Ein System ist immer so sicher wie die schwächste Stelle bei den Sicherheitsvorkehrungen des Unternehmens. Die Daten in einem Mitarbeiter-Self-Service-System sollten immer durch Maßnahmen wie Verschlüsselung und Zugangskontrollen geschützt werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Anbieter strenge Datenschutzrichtlinien einhält und die DSGVO beachtet.

Für unterschiedliche Industrien wie zum Beispiel das Gesundheitswesen können verschiedene Sicherheitsbedingungen notwendig sein.