Projektqualität sicherstellen: die wichtigsten Schritte für Kleinunternehmer

Die Bedeutung des Begriffs „Qualität“ hängt von den Anforderungen des Kunden ab, wird durch diesen maßgeblich bestimmt und variiert zwischen unterschiedlichen Projekten. Die Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems kann als Bestandteil des Projektmanagements verstanden werden. Es ist sicher ein kritischer Aspekt für Kleinunternehmer, wenn sie dauerhaft die Projektqualität sicherstellen wollen, aber unabdingbar, um im harten Wettbewerb bestehen zu können.

Die Prozesse der Projektqualität umfassen alle Aktivitäten, Ressourcen und Verantwortlichkeiten, die erforderlich sind, um den definierten Anforderungen der Projektarbeit vollumfänglich gerecht zu werden. Durch die Qualitätssicherung wird erreicht, dass die dem Kunden gelieferten Produkte oder Dienstleistungen den vereinbarten Standards entsprechen. Ohne Kundenzufriedenheit kann es keine Qualität geben.

Qualitäts- & Projektmanagement ist ein zeitintensiver Prozess. Kleine, inkrementelle Verbesserungen sorgen für eine kontinuierliche Verbesserung der Qualität. Damit sich diese Strategie erfolgreich umsetzen lässt, bedarf es kontinuierlicher Kontrollen und Überwachungen. Auftretende Probleme werden dokumentiert und in künftigen Prozessen abgestellt.

Die folgenden Ausführungen unterstützen Unternehmen – insbesondere auch kleinere Firmen – bei der Etablierung eines erfolgreichen Konzepts zur dauerhaften Sicherstellung der Projektqualität.

Die Bedeutung des Begriffs „Qualität“ hängt von den Anforderungen des Kunden ab, wird durch diesen maßgeblich bestimmt und variiert zwischen unterschiedlichen Projekten. Die Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems kann als Bestandteil des Projektmanagements verstanden werden. Es ist sicher ein kritischer Aspekt für Kleinunternehmer, wenn sie dauerhaft die Projektqualität sicherstellen wollen, aber unabdingbar, um im harten Wettbewerb bestehen zu können.

Die Prozesse der Projektqualität umfassen alle Aktivitäten, Ressourcen und Verantwortlichkeiten, die erforderlich sind, um den definierten Anforderungen der Projektarbeit vollumfänglich gerecht zu werden. Durch die Qualitätssicherung wird erreicht, dass die dem Kunden gelieferten Produkte oder Dienstleistungen den vereinbarten Standards entsprechen. Ohne Kundenzufriedenheit kann es keine Qualität geben.

Qualitäts- & Projektmanagement ist ein zeitintensiver Prozess. Kleine, inkrementelle Verbesserungen sorgen für eine kontinuierliche Verbesserung der Qualität. Damit sich diese Strategie erfolgreich umsetzen lässt, bedarf es kontinuierlicher Kontrollen und Überwachungen. Auftretende Probleme werden dokumentiert und in künftigen Prozessen abgestellt.

Die folgenden Ausführungen unterstützen Unternehmen – insbesondere auch kleinere Firmen – bei der Etablierung eines erfolgreichen Konzepts zur dauerhaften Sicherstellung der Projektqualität.

1. Dem eigenen Unternehmen die Prozesse des Qualitätsmanagements zuordnen

Mehrere Prozesse und Faktoren beeinflussen den Erfolg der Qualitätssicherung im Projektmanagement. Der als Standardwerk des Projektmanagements allgemein anerkannte Guide des PMBOK (Project Management Body of Knowledge) nennt als wesentliche Prozesse, um die Projektqualität sicherstellen zu können, Planung, Sicherung und Kontrolle sowie die Überprüfung der erzielten Ergebnisse. Zu den wesentlichen Elementen der Planung gehören die Definition der Qualitätsziele und die Festlegung charakteristischer Produkteigenschaften. Die Kontrolle und Sicherung umfasst Maßnahmen zur analytischen Erfassung von Kenngrößen für diese Produkteigenschaften. Alle Arbeitsabläufe sind dahingehend zu optimieren, dass in Auswertung der ermittelten Kontrollmessungen eine stetige Optimierung der Qualität ermöglicht wird. In der abschließenden Phase der Projektarbeit werden die erzielten Ergebnisse überprüft, dokumentiert und mit den Planvorgaben verglichen.

Das Qualitätsmanagement im Projekt und damit verbunden die erfolgreiche Umsetzung der zuvor genannten Prozesse wird von einigen wesentlichen Faktoren bestimmt. An erster Stelle sind dabei die Human Resources zu nennen. Gerade in Kleinunternehmen, in denen nur wenige Mitarbeiter tätig sind, ist gelebtes Qualitätsbewusstsein die Grundlage für den Projekterfolg. Der zweite wesentliche Faktor, um die Projektqualität sicherstellen zu können, ist der Einsatz geeigneter Technologien. Dazu gehört die Bereitstellung und ständige Verfügbarkeit der benötigten Tools. Eine Komplettlösung, wie sie Bitrix24 mit seiner Plattform für Kleinunternehmer zur Verfügung stellt, sichert nicht nur komplexe Aufgabenverwaltungen und die Zusammenarbeit durch aufeinander abgestimmte Kollaborationstools, sie bietet auch vielfältige Möglichkeiten zur Kontrolle und Auswertung von Qualitätsparametern. Die Auswahl der richtigen Technologien zur Qualitätssicherung ist nicht selten als Change Management zu verstehen, das bedeutet, eine tiefgreifende Veränderung aller Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen innerhalb des Teams herbeizuführen.

Der Aufbau eines stabilen Qualitätsmanagements bietet für das Unternehmen die Möglichkeit zur Zertifizierung nach ISO 9001. Zwar sollte der Fokus der Tätigkeit zuallererst auf der Projektqualität liegen und nicht auf dem Erhalt des Zertifikats, allerdings ist dieses oft die Voraussetzung dafür, in einigen Branchen überhaupt Aufträge zu erhalten. Gerade für Kleinunternehmer kann deshalb die Zertifizierung nach ISO 9001 zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden.

2. Projektqualität beginnt bereits bei der Planung

Der im Fachjargon als Quality Planning bezeichnete Schritt dient dazu, in einem Dokument alle Verfahren und Standards festzuhalten, mit denen sich die Projektqualität sicherstellen lässt. Das beginnt bei der Definition von Qualitätsanforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung. Metriken zur Messung dieser Anforderungen sind zu bestimmen, außerdem die Methoden der Erfassung und Analyse.

Grundsätzlich sollte das Planungsdokument diese Informationen enthalten:

• Alle zur Sicherung der geforderten Qualität relevanten Merkmale, zum Beispiel eine Mindestnutzungsdauer, Ausfallquoten, Wartbarkeit oder Portabilität.
• Methoden der Kontrolle, Technik der Messung oder Prüfung von Eigenschaften.
• Ein Zyklus der Qualitätsprüfung. In welchem Rhythmus erfolgen Messungen und analytische Auswertungen der Ergebnisse?
• Spezifische Standards, Praktiken und Verfahren, die zur Anwendung kommen
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die Durchführung der Kontrollen.
• Berücksichtigung von Risiken (Risikomanagement)
• Einbeziehung von Kundenerwartungen
• Einen Mechanismus zur internen Kommunikation und für Kundenfeedbacks.

Qualitätspläne basieren auf strategischen Qualitätsrichtlinien des Unternehmens und auf spezifischen gesetzlichen Vorschriften, Industriestandards, Organisationsrichtlinien und -verfahren, sowie auf bewährten Praktiken, die aus Anforderungen und Feedbacks der Kunden resultieren. Als Quellen zur Erstellung der Informationen bieten sich neben bereits vorliegenden Erfahrungen im eigenen Unternehmen, veröffentlichte Fallstudien oder Publikationen an. Allerdings ist bei Fallstudien ein Fakt zu berücksichtigen, der einer objektiven Beurteilung bedarf. Sie vermitteln in der Regel nur erfolgreiche Aspekte der Qualitätssicherung und behandeln Probleme nicht oder nur eingeschränkt.

Um die Projektqualität sicherstellen zu können, muss deshalb das Projektrisikomanagement Bestandteil des Planungsdokuments sein. Die Identifizierung von Risiken und die möglichen Reaktionen sind wichtige Voraussetzungen für den Projekterfolg. Das Ergebnis der Risikoanalyse muss deshalb als „Eventualitätskonzept“ in den Qualitätsplan einfließen. Risikomanagement sollte immer proaktiv gestalten werden, das heißt, Risiken sollten bereits vor dem Eintritt untersucht und Methoden zur Behandlung bekannt sein.

Qualitätsplan ist revisionssicher – zum Beispiel in einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem - zu speichern und dient zur:

• Sicherstellung der Konformität mit den Kundenanforderungen
• Erleichterung der Rückverfolgbarkeit
• Bereitstellung objektiver Bewertungskriterien für das Qualitätsmanagementsystem

3. Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle als stetigen Prozess des Projektmanagements verstehen

An dieser Stelle soll zunächst der Unterschied der beiden in der Überschrift des Abschnitts genannten Begriffe kurz erläutert werden. Beide Maßnahmen werden dazu eingesetzt, um die Projektqualität sicherstellen zu können. Sie werden oft synonym verwendet, was nicht korrekt ist. Die Qualitätssicherung dient der Aufrechterhaltung und Verbesserung von Standards und konzentriert sich auf die Vermeidung von Problemen, während die Qualitätskontrolle durch Tests und Messungen die Einhaltung von Parametern prüft. Die Qualitätssicherung findet bereits bei der Produktentwicklung statt und ist der Kontrolle vorgelagert. Diese wird während der Projektarbeit durchgeführt oder teilweise sogar erst nach Abschluss bestimmter Teilprojekte (Milestones). Beide Elemente sind Bestandteil eines als Qualitätsmanagementsystem (QMS nach ISO 9000:2015) definierten Systems. Bei richtiger Implementierung garantiert das QMS allen Stakeholdern, dass die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens alle Anforderungen in qualitativer Hinsicht erfüllen und den Standards des Marktes entsprechen.

Aufgabe der Qualitätssicherung ist es, dafür zu sorgen, dass ein Kontrollsystem installiert wird, welches effektiv funktioniert. Damit wird gewährleistet, dass geltende Standards und gesetzliche Richtlinien eingehalten werden. Bei der Qualitätskontrolle erfolgt die Messung oder Prüfung von dem Produkt zugeordneten Eigenschaften. Die ermittelten Ergebnisse werden statistisch erfasst und analysiert. Die Auswertung der Daten liefert als Ergebnis, ob die ermittelten Werte den Qualitätsspezifikationen des Produktes entsprechen. Kontinuierliche Tests während der einzelnen Entwicklungsphasen innerhalb des Projekts ermöglichen die rechtzeitige Korrektur bei auftretenden Qualitätsmängeln. Der Qualitätsplan legt den Rhythmus der Qualitätskontrollen und die gewünschten Resultate fest.

Damit sich die Projektqualität sicherstellen lässt, sind die durch Qualitätskontrollen ermittelten Daten in übersichtlicher Form grafisch aufzubereiten und allen Stakeholdern zur Verfügung zu stellen. Gantt-Diagramme eignen sich durch ihre einfache und übersichtliche Form besonders gut zur Darstellung des Projektfortschritts. Durch eine Verknüpfung des Entwicklungsstands mit den erzielten Ergebnissen bei der Qualitätskontrolle können Kunden und alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter aktuell über die Einhaltung der Qualitätskriterien oder über eventuell auftretende Probleme informiert werden.

4. Qualitätsprüfung sichert den erfolgreichen Projektabschluss

Die Qualitätsprüfung gehört zum Abschluss der Projektarbeit. Sie ist auch für jeden Kleinunternehmer ein Muss. Schließlich zeigt sich spätestens jetzt, ob das Ergebnis einer oft zeit- und kostenaufwendigen Arbeit zum gewünschten Erfolg geführt hat.

Die Prüfung der Qualität eines Endprodukts oder einer erbrachten Dienstleistung zeigt, ob alle vorgegebenen Anforderungen erfüllt wurden. Solche Prüfungen, die die Projektqualität sicherstellen sollen, sind teilweise recht aufwendig und teuer. Sie müssen deshalb unbedingt bei der Auftragsplanung berücksichtigt werden. Abhängig vom Projekt sind bei dessen Planung bereits die Kriterien zu spezifizieren, die bei der Qualitätsprüfung zur Anwendung kommen sollen. In einigen Branchen gibt es dafür Vorgaben. Für Softwareprodukte sind in Anlehnung an die ISO/IEC 9126 (DIN 66272) zum Beispiel folgende Eigenschaften als Qualitätsmerkmale zu überprüfen:

• Funktionsumfang. Alle nach Pflichtenheft aufgeführten Funktionen müssen verfügbar und korrekt ausführbar sein.
• Benutzerfreundlichkeit. Übersichtlichkeit, intuitive Bedienbarkeit und das Reagieren auf Eingabefehler wird hier einer Prüfung unterzogen.
• Zuverlässigkeit. Die Verfügbarkeit und die korrekte Ausführung der aufgerufenen Funktionen wird getestet.
• Effizienz. Das zeitliche Anfrageverhalten bei Eingaben wird bewertet.
• Systemanforderungen. Ressourcenverbrauch hinsichtlich Hardwareanforderungen und Inanspruchnahme des Betriebssystems werden analysiert.
• Kompatibilität. Die Einsatzmöglichkeiten auf unterschiedlichen Hard- und Softwareplattformen, einschließlich mobilen Endgeräten, kommt zur Bewertung.
• Anpassungsfähigkeit. Möglichkeiten zur Fehlerkorrektur oder die Datenbereitstellung über definierte Schnittstellen bilden den Schwerpunkt zur Bewertung dieses Kriteriums.

Die meisten Aufträge sind mit Kundenerwartungen verbunden, die es zu erfüllen gilt. Kundenzufriedenheit gehört zu den wichtigen Qualitätskriterien. Selbst wenn die Projektleistung allen definierten Anforderungen entspricht, haben Sie als Kleinunternehmer ein Problem, wenn der Kunden nicht zufriedengestellt werden kann. Deshalb ist es von höchster Priorität, die Kundenerwartungen bereits in die Qualitätsplanung einzubeziehen.

Die richtige Software kann kleinen Unternehmen dabei helfen, Kundenzufriedenheit und Kundenbindung in Einklang zu bringen. Mit ihrer Hilfe wird es gelingen, eine hohe Projektqualität sicherstellen zu können und gleichzeitig eine produktive Unternehmenskultur zu entwickeln, die auf Erfolg abzielt.

5. Projektqualität sicherstellen durch Einsatz geeigneter Softwaretools

Softwaretools für das Qualitätsmanagement unterstützen Unternehmen dabei, einen Kontrollmechanismus aufzubauen und die Effektivität kontinuierlich zu erweitern. Normen, wie die 9001:2015 beschreiben zwar die Anforderungen an das Qualitätsmanagement, geben aber keine Empfehlungen für die Umsetzung in Softwareapplikationen. Nach der genannten ISO wird ein Qualitätsmanagement in vier Phasen, dem sogenannten PDCA-Zyklus, unterteilt. Dieser besteht aus:

• Plan: Planung und Einrichtung eines Qualitätsmanagement-Systems (QM-Systems)
• Do: Umsetzung eines QM-Systems
• Check: Kontrolle der Wirksamkeit
• Act: Kontinuierliche Verbesserung und Optimierung

Es gibt deshalb eine ganze Reihe von QM-Tools am Markt, die sich jedoch nicht für den universellen Einsatz eignen. Besonders für Kleinunternehmer besteht das Problem, die richtige Auswahl bei vertretbaren Investitionen, die sich schließlich auch noch amortisieren müssen, zu treffen.

Bewährt hat sich deshalb der Einsatz von Diagrammen zur visuellen Darstellung der einzelnen Prozesse innerhalb des Projektmanagements. Beispiele dafür sind:

• Beziehungsdiagramme. Sie ermöglichen es, Ursache-Wirkungs-Beziehungen zwischen Einflussfaktoren zu verstehen, die sich auf die Qualität der Projektergebnisse auswirken.

• Projektnetzwerkdiagramme. Projektaufgaben und die erzielten Zwischenergebnisse werden abgebildet. Das hilft dabei, alle Aktivitäten während des laufenden Projektfortschritts zu verstehen und damit die Qualität kontinuierlich sicherzustellen.
• Affinitätsdiagramme. Ideen, Informationen und Daten zu allen Ergebnissen innerhalb der Projektarbeit werden gruppiert. Das hilft dabei, unterschiedliche Qualitätsanforderungen entsprechend der Gruppenzuordnung zu realisieren.

Bieten die genannten Diagramme besonders bei der Einführung des Qualitätsmanagements in Kleinunternehmen eine gute Möglichkeit der Verwaltung, ist der Einsatz einer Projektmanagementsoftware, wie sie Bitrix24 als Komplettlösung anbietet, die beste Alternative, um die Projektqualität sicherstellen zu können und gleichzeitig alle Aufgaben zu koordinieren. Als „Free Projektmanagement Software“ gibt es auch eine spezielle Version für kleine Unternehmen. Sie ist mit dynamischen Tools wie Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Aufgabenlisten und Kollaborationstools ausgestattet, die es jeder Art und Größe von Projektteams erlaubt, alle Prozesse des Qualitätsmanagements von der Planung, über die Sicherung und Kontrolle bis zur Prüfung stets im Auge zu behalten.

Zusammenfassung: Projektqualität besitzt auch für Kleinunternehmer hohe Priorität

Kundenzufriedenheit verbunden mit hohen Bindungsraten erfordert von kleinen Unternehmen die gleichen Anstrengungen, um die Projektqualität sicherstellen zu können, wie sie in großen Firmen oft durch eine ISO-9001-Zertifizierung Praxis ist. Die Prozesse des Qualitätsmanagements müssen dabei in jedes Projekt integriert werden. Das beginnt bereits in der Planungsphase. Hier sind die Qualitätsanforderungen an das Produkt zu definieren, verbunden mit den Methoden zur Sicherung der Qualität und einer Kontrolle während der Projektbearbeitung. Beide Methoden sind als stetiger Prozess zu verstehen und münden schließlich in der Qualitätsprüfung des fertigen Produkts zum Projektabschluss. Geeignete Softwaretools können die Verantwortlichen bei der Überwachung der Qualität und der Analyse der Kontrollergebnisse unterstützen.