Die meisten Unternehmen kommen heutzutage nicht mehr ohne Projektmanagement-Tools aus. Die Anwendungen helfen ihnen, Projekte zu planen, zu überwachen und darin Aufgaben zu organisieren. Und Software für Projektmanagement kann die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten verbessern, weil sie als Kommunikationsplattform dient.
Vor allem für Unternehmen, deren Teams weltweit verstreut sind oder remote arbeiten, ist ein Projektmanager-Programm ein unverzichtbares Tool. Hiermit verbessern sie ihre Effizienz und behalten den Überblick. Ein Unternehmen, das auf der Suche nach den besten Projektmanagement-Tools ist, sieht sich Angeboten vieler Softwareentwickler gegenüber. Welches davon ist das richtige?
Der folgende Artikel bringt Ihnen zwei verschiedene Projektmanagement-Software-Lösungen näher – Bitrix24 und awork. Beide sprechen jeweils ihre eigenen Zielgruppen an. Für einen Projektmanagement-Tools-Vergleich haben wir beide Produkte nach verschiedenen Gesichtspunkten untersucht. So erfahren Sie mehr zu den Funktionen und Eigenschaften, der Benutzerfreundlichkeit und dem Datenschutz. Natürlich beleuchten wir auch die Kostenstruktur.
Die Bitrix24-Lösungen sind mehr als ein reines Projektmanagement-Tool. Sie sind eine All-in-one-Software, mit der Sie die meisten Unternehmensprozesse durchführen können. Das ursprüngliche Konzept eines CRM-Systems wurde mit Projektmanagement-Tools, Aufgabenmanagement, Kommunikation und vielen weiteren Funktionen erweitert. Bitrix24 ist dauerhaft kostenlos, wenn Sie die grundlegenden Features und wenig Speicherplatz benötigen.
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Einführung in Projektmanagement-Tools
Tools im Projektmanagement sind dafür da, viele Vorgänge zu automatisieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Sowohl Bitrix24 als auch awork haben ihre Vorteile, es gibt aber Unterschiede bei der Herangehensweise und der Zielgruppe.
Bitrix24 etwa ist ein umfassendes Tool für viele Geschäftsprozesse. Es eignet sich nicht nur für Projekte und Aufgaben, sondern umfasst als Komplettsoftware auch CRM und andere Funktionen. Es passt zu Unternehmen jeder Größe, weil es flexibel und skalierbar ist. Mit Bitrix24 können Sie viele Workflows automatisieren und die Teamzusammenarbeit verbessern.
Der Schwerpunkt von awork liegt auf einfacher Bedienung und intuitiver Handhabung von Projekten. Die Zielgruppen sind eher kleinere Unternehmen oder Teams mit dem Wunsch, Projekte einfach anzulegen und zu bearbeiten. Die Software für Projektmanagement ist nicht durch komplizierte Funktionen überladen und deshalb eine beliebte Lösung für kreative Personen oder kleinere Teams.
Was ist Bitrix24?
Bitrix24 ist eine Businesslösung, die nicht nur Projektmanagement beinhaltet. Die Anwendung deckt viele weitere Abläufe im Unternehmen ab. Sie funktioniert gleichzeitig als Aufgabenmanagement-Software, Kommunikationsplattform, Datenbank und Lösung für Vertrieb und Marketing.
Die Software ist als cloud-basierte Lösung und als On-Premises-Version erhältlich. Letztgenannte passt besser zu Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur selbständig kontrollieren und verwalten wollen. Bitrix24 ist hochgradig an Ihre Anforderungen anpassbar und wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Unternehmen, die eine Komplettlösung mit Integrationsmöglichkeiten suchen, entscheiden sich eher für Bitrix24.
Was ist awork?
Der Schwerpunkt von awork liegt auf dem Projektmanagement für kreative Teams. Das Ziel bei der Entwicklung war, die Aufgabenverwaltung und Kommunikation zu vereinfachen. Mit dem PM-Tool sollen Nutzer angesprochen werden, die einfache Lösungen für das Projektmanagement suchen. Die intuitive Bedienung und unkomplizierte Struktur geht aber auf Kosten der Anpassbarkeit.
Im Gegensatz zu Bitrix24 ist awork ausschließlich cloud-basiert. Die kommerzielle Software ist proprietär, ohne Open-Source-Quellcode. Bei dieser Projektmanagement-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen stehen vor allem Benutzerfreundlichkeit und eine problemlose Implementierung im Vordergrund.
Funktionen und Eigenschaften im Vergleich
Als nächstes werfen wir einen Blick auf die Funktionen der jeweiligen PM-Software. Sie bilden die Grundlage dafür, wie Sie die Tools in der Praxis nutzen können. Je nachdem, welche Aufgaben und Projekte Ihre Mitarbeiter mit den Softwares bearbeiten wollen, verfolgen die beide Produkte verschiedene Ansätze.
Leistungsmerkmale von Bitrix24
Die Funktionen von Bitrix24 übertreffen die von klassischen Projektmanagement-Lösungen. Mit der Software können Sie einfache oder komplexe Projekte erstellen, verfolgen und auswerten.
Es sind Optionen für die Aufgabenverwaltung enthalten, die Zuweisungen und Tracking ermöglichen. Für die visuelle Darstellung gibt es Kanban-Boards und Gantt-Charts. Dank der integrierten Kalenderfunktionen und To-Do-Listen verwalten Sie Ihre Projekte unkompliziert und effizient.
Ein großer Pluspunkt bei Bitrix24 ist die CRM-Plattform. Hier werden alle Kundendaten und weiteren Informationen gespeichert und sind in Echtzeit abrufbar. Sie ist direkt mit dem PM-Tool verknüpft und ermöglicht eine Automatisierung verschiedener Arbeitsabläufe.
Als Kommunikationstool macht Bitrix24 ebenfalls eine gute Figur. Die Plattform bietet Optionen für Live-Chat, Anrufe oder Diskussionsforen. Teams, die an Projekten arbeiten, sind so immer in Kontakt, egal wie weit sie voneinander entfernt sind.
Dank der Bitrix24-Software können Sie viele Arbeitsabläufe automatisieren. Die große Auswahl an Funktionen bietet hier vielfältige Möglichkeiten. Automatische Workflows über ein Team oder eine Abteilung hinaus minimieren den manuellen Aufwand bei wiederholten Aufgaben. Unternehmen sparen hiermit Personal und Zeit. Außerdem treten weniger Fehler auf.
Außerdem können Sie mit Bitrix24 Ihre Dokumente verwalten. Mit dieser Funktion können berechtigte Mitarbeiter auf Unterlagen zugreifen und diese bearbeiten sowie die Änderungen im Versionsverlauf sehen.
Nicht zuletzt sollten wir hier die mobile App erwähnen. Mitarbeiter, die unterwegs sind, haben mit den mobilen Versionen Zugang zum Projektmanagement und weiteren Funktionen. Die Apps gibt es für Android oder iOS.
Wichtige Funktionen von awork
Software-Produkte wie die von awork beschränken sich auf das Projektmanagement. Hierzu gehört, dass Sie Projekte erstellen und strukturieren können. Mit dem Festlegen von Meilensteinen teilen Sie Ihr Projekt in Abschnitte ein und verfolgen diese bis zur Deadline.
Es gibt auch Möglichkeiten für die Aufgabenverwaltung. Ein Kanban-Board oder eine Listenansicht machen den Überblick einfacher. Eine Darstellung mit Gantt-Diagrammen ist nicht möglich, da awork auf Übersichtlichkeit und Einfachheit setzt.
Zur Unterstützung des Projektmanagements verfügt awork über eine Zeiterfassung. Sie ist wichtig, um zu wissen, wie lange ein Projekt dauert und welchen Zeitaufwand der einzelne Mitarbeiter investiert.
Die Kommunikationsmöglichkeiten sind bei awork nicht so umfangreich wie bei Bitrix24. Sie beschränken sich auf Kommentare, die Teammitglieder innerhalb eines Projekts verfassen können. Allerdings sind Funktionen für Benachrichtigungen und Erinnerungen vorhanden.
Wie bei Bitrix24 gibt es auch bei awork mobile Optionen. Wenn Ihre Mitarbeiter mit Smartphone oder Tablet unterwegs sind, haben sie jederzeit Zugang zu ihren Projekten.
Benutzerfreundlichkeit und Bedienung
Die beste Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen muss neben den passenden Funktionen benutzerfreundlich sein. Eine einfache Bedienung mit geringer Lernkurve macht ein PM-Tool schnell einsatzbereit, möglichst ohne aufwendige Schulungen.
In unserem Projektmanagement-Tools-Vergleich haben wir uns genauer angeschaut, was Bitrix24 und awork in diesem Punkt bieten. Es gibt zwar Unterschiede, aber diese resultieren schlicht aus dem Funktionsumfang.
Wie benutzerfreundlich ist Bitrix24?
Die vielen Funktionen von Bitrix24 können Nutzer auf den ersten Blick überwältigen. Es gibt viele Optionen und Anpassungsmöglichkeiten, für die Ihr Team eine gewisse Einarbeitungszeit braucht.
Die Benutzeroberfläche ist dreigeteilt. Links sehen Sie die verschiedenen Tools als Menü und tauchen durch Klicken tiefer in die jeweilige Funktion ein.
In der Mitte des Bildschirms ist der Hauptbereich. Dort gibt es die gewünschten Anzeigen je nach Funktion. Im Mittelteil bearbeiten Sie die jeweiligen Aufgaben. Auf der rechten Seite gibt es eine Art zweites Menü. Es listet aktuelle Nachrichten, eingehende E-Mails oder sonstige Hinweise auf.
Es kann deshalb sein, dass das PM-Tool zuerst eine Herausforderung bei der Bedienung darstellt. Der Vorteil ist jedoch, dass Sie Bitrix24 genau an Ihre Anforderungen anpassen können.
Wenn Sie zuerst nicht zurechtkommen, stehen auf der Website des Anbieters viele Ressourcen zur Unterstützung zur Verfügung. Sind Sie und Ihr Team jedoch später mit der Software vertraut und ist sie nach Ihren Wünschen eingerichtet, sehen Sie, welches Potenzial diese Anwendung hat.
Benutzererfahrung mit awork
Bei awork kommt es auf die einfache und schnelle Bedienung sowie Benutzerfreundlichkeit an. Zur Zielgruppe gehören Kunden, die Projekte schnell und unkompliziert anlegen wollen. Da awork hinsichtlich der Funktionen nicht so umfangreich wie Bitrix24 ist, kann das Tool leichter bedient werden.
Auch bei awork gibt es links das Hauptmenü mit dem Dashboard. Von dort aus klicken Sie sich zu den einzelnen Funktionen wie Projekte, Aufgaben und Planer durch. Sie werden dann rechts vom Hauptmenü angezeigt. Der Mittelteil des Bildschirms ist zweigeteilt. Im oberen Bereich wählen Sie die Ansicht aus Listen, Board oder Timeline.
Die Bedienung erfolgt einfach per Drag & Drop. Auch wenn die Navigation intuitiver ist als bei Bitrix24, gibt es weniger Möglichkeiten, die Software anzupassen.
Integration und Kompatibilität
Integrationsmöglichkeiten bei Projektmanagement-Softwares spielen eine Rolle, weil Sie die Tools nicht separat von Ihren anderen Businesslösungen verwenden. Daher muss es Optionen für den Austausch, Import oder den Export von Daten geben.
Integrationsmöglichkeiten von Bitrix24
Bitrix24 ist mit hunderten weiteren Softwareprodukten kompatibel. Es gibt einen eigenen Marketplace, über den Sie verschiedene Tools erwerben und herunterladen können. Der Umfang reicht von Kommunikation, Datenverwaltung über HR-Software bis hin zu Zahlungs- und Buchhaltungssystemen.
Außerdem sind Verknüpfungen mit Clouddiensten wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive möglich. Kalendersysteme wie das von Google oder E-Mail-Tools wie Outlook können Sie ebenfalls problemlos integrieren.
Neben Lösungen für Vertrieb und Marketing hat Bitrix24 eine offene API. Diese nutzen Sie, wenn Sie nicht aufgeführte oder Ihre eigens entwickelten Anwendungen integrieren wollen.
Integration und Kompatibilität von awork
Die Integrationsoptionen bei awork sind nicht so umfangreich. Sie beschränken sich auf Kommunikation, Abrechnung, Workflows und Kalender. Es gibt aber auch Integrationen für Clouddienste und Filesharing. Unternehmen, die ihre eigene Software integrieren wollen, können das mithilfe offener Schnittstellen tun.
Preis-Leistungs-Verhältnis und Kosten
Zu den Auswahlkriterien von Projektmanagement-Lösungen gehört die Preisstruktur. Da ein PM-Tool für Automatisierung Sorgen und Ressourcen einsparen soll, müssen die Kosten im Verhältnis zum Nutzen stehen.
Kostenanalyse von Bitrix24
Bitrix24 gehört zu den Project Management Tools, die kostenlos sind und das ganz ohne Nutzerlimit. Die Gratisversion bietet einen eingeschränkten Speicherplatz und ist mit den grundlegenden Features ausgestattet.
Für mehr Nutzer, mehr Cloudspeicher und umfangreichere Funktionen gibt es kostenpflichtige Tarife, die von “Basic” bis “Enterprise reichen. Der “Basic”-Tarif schließt bis zu 5 Nutzer ein, enthält 24 GB Speicher und bietet Features für Zusammenarbeit, Aufgaben und Projekte, CRM, Contact Center und elektronische Unterschrift. Bei jährlicher Zahlung betragen die Bitrix24-Preise 49 Euro monatlich (Stand September 2024).
Es folgen die Tarife “Standard” und Professional” bis hin zu “Enterprise”. Jeder Tarif gilt für mehr Nutzer und Cloudspeicher. Gleichzeitig werden die Funktionen umfangreicher und ausgefeilter. “Enterprise” etwa beinhaltet ab 250 Nutzer, 3 TB Datenspeicher und die ganze Palette der Bitrix24-Module. Der Tarif kostet 399 Euro monatlich, wenn jährlich abgerechnet wird. Er ist kostenpflichtig auf bis zu 10.000 Nutzer erweiterbar.
Preisgestaltung und Wert von awork
Die Preisstruktur bei awork ist ähnlich, allerdings gibt es keine Freemium-Version. Nach der 14-tägigen Testphase sind alle Tarife kostenpflichtig.
Die awork-Preise richten sich nach der Nutzerzahl und den Funktionen. Für kleine Teams soll laut Anbieter die “Basis”-Version geeignet sein. Sie kostet monatlich 10 Euro pro Nutzer für ein Jahresabo. Der “Enterprise”-Tarif für große Unternehmen und Teams beinhaltet alle Features der vorherigen Tarife. Der Preis pro Nutzer beträgt hier 22 Euro pro Monat, wenn Sie einen Jahresvertrag wählen.
Support und Kunden-Service
Bei vielen Projektmanagement-Lösungen gibt es zu Beginn oft Fragen zur Installation und Einrichtung. Anbieter sollten hier Hilfe- und Supportoptionen bieten.
Kundensupport und Schulungen bei Bitrix24
Bei Bitrix24 finden Kunden eine riesige Wissensdatenbank, die Möglichkeiten zur Selbsthilfe bietet. Sie besteht aus FAQ, E-Learning, Webinaren und Artikeln. Für Fragen geben Sie einfach ein Stichwort ein und finden die entsprechenden Hilfsmöglichkeiten.
Bei kostenpflichtigen Tarifen gibt es einen Kundendienst per Telefon oder E-Mail. Außerdem können Sie den kostenpflichtigen technischen Kundendienst bei den Bitrix24-Partnern buchen, wenn Sie mit dem Hilfecenter nicht weiterkommen.
Support- und Schulungsangebote bei awork
Bei awork erhalten Nutzer wochentags von 9:00 bis 17:00 Uhr per Live-Chat oder Telefon Unterstützung. Sie können aber auch ein Support-Ticket erstellen und per E-Mail Kontakt aufnehmen. Auf der Website gibt es nicht nur eine ausführliche FAQ zu allen Aspekten der Software, sondern auch Webinare und Online-Tutorials.
Datensicherheit und Hosting
Der letzte Punkt in unserem Projektmanagement-Tools-Vergleich gilt der Datensicherheit und dem Hosting. Für viele Unternehmen ist wichtig, dass Speicherung und Verarbeitung von Nutzerdaten DSGVO-konform ist.
Datenschutz bei Bitrix24
Bitrix24 hält die DSGVO ein. Die Server befinden sich im sicheren Rechenzentrum von Amazon Web Services in Frankfurt am Main. Es werden regelmäßige Backups durchgeführt. Server und Übertragungswege sind nach höchstem Standard verschlüsselt.
Datensicherheit bei awork
Der Datenschutz wird bei awork ebenfalls ernst genommen. Die Anwendung entspricht der DSGVO und wird in europäischen Rechenzentren gehostet. Dasselbe ist bei den Daten der Fall.
Fazit
Sie sollten nun genauere Informationen zu den beiden Projektmanagement-Tools haben. Den Vergleichssieger können Sie nur selbst auswählen, denn jede Anwendung richtet sich an eine andere Zielgruppe. Bei diesen Software-Lösungen haben Sie die Wahl zwischen einem Komplettpaket für fast alle Businessprozesse und einem klassischen PM-Tool. Danach richten sich auch die Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und andere Faktoren.
Da auch der Preis eine Rolle spielt, bieten die Bitrix24-Tools eine Freemium-Variante. Die Software ist unter bestimmten Umständen dauerhaft kostenlos. Sie können mit einer unbeschränkten Nutzeranzahl und eingeschränkten Funktionen starten und bei Bedarf in einen höheren, kostenpflichtigen Tarif wechseln. Oder Sie nutzen den kostenlosen Testzeitraum von 14 Tagen, um die kostenpflichtigen Features auszuprobieren.
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