Project Deadline Management: 10 Tipps für den Umgang mit knappen Deadlines

Termine im Projektmanagement sind wichtig und sinnvoll. Sie fördern die Effizienz der Zusammenarbeit und den technologischen Fortschritt. Außerdem erzeugt ein gewisser Termindruck die Bereitschaft zur intensiven Teamkommunikation. Und es gibt sogar noch einen positiven Effekt: die Verhinderung von Scope Creep. Darunter wird die schleichende Erweiterung des Projektumfangs verstanden, weil Kunden immer wieder zusätzliche Wünsche äußern oder Teams Zusatzfunktionen ohne Absprache implementieren. Ein wirksames Project Deadline Management sorgt dafür, dass Termine eingehalten werden. Denn selbst gut geplante Projekte können aufgrund von Komplikationen oder nicht vorhergesehener Umstände unter Termindruck geraten. Durch die Beachtung von Deadlines bauen Unternehmen Vertrauen zu ihren Kunden auf. Oft sind übernommene Aufträge Teile größerer Projekte und erfordern deshalb die Einhaltung eines vorgegebenen Zeitrahmens.

Zu enge Deadlines sind nicht ideal für die Projektarbeit. Aber es gibt Möglichkeiten, damit umzugehen und dennoch die erforderliche Qualität zu erzielen. Die folgenden 10 Tipps werden Ihnen helfen, eine knappe Frist zu respektieren und gleichzeitig die Motivation des Projektteams aufrechtzuerhalten.

FAQ

1. Projektterminmanagement erfordert einen Zeitplan

Erfolgreiche Projektarbeit basiert in erster Linie auf einem Projektstrukturplan, der allen Aufgaben die erforderlichen Ressourcen zuordnet. Zu den wichtigsten gehört die zur Verfügung stehende Zeit. Damit der Termin für den Projektabschluss eingehalten werden kann, ist für das Projekt Deadline Management ein Projektzeitplan erforderlich. In diesem wird jeder Arbeitsaufgabe eine Zeit zugewiesen. Damit wird gewährleistet, dass alle unmittelbar voneinander abhängigen Arbeitsprozesse in der geplanten Folge realisiert werden können. Der Umgang mit knappen Terminen wird sich bei großen Projekten und komplexen Aufgabenstellungen niemals ganz vermeiden lassen. Um den Arbeitsdruck aber nicht überhandnehmen zu lassen, müssen bestimmte Pufferzeiten in einem Projektzeitplan vorgesehen werden. Damit wird das „Unplanbare“ berücksichtigt, wie zum Beispiel ein plötzlicher und gleichzeitiger krankheitsbedingter Ausfall mehrerer Fachkräfte oder die Insolvenz eines Zulieferers. Bevor der Plan in der Praxis eingesetzt wird, sollte er unbedingt in einem Teammeeting mit allen Mitarbeitenden abgestimmt und gegebenenfalls nach Feedbacks ergänzt werden.

2. Die Definition von Meilensteinen hilft beim Project Deadline Management

Zu den größten Fehlern bei der Projektabwicklung gehört der Versuch, die gesamte Arbeit auf den Fertigstellungstermin zu konzentrieren. Fehlende Erfolgserlebnisse bei langen Projektlaufzeiten führen bei Teams zu Demotivation. Um dies zu vermeiden, sollten Projekte grundsätzlich in überschaubare Aufgaben – diese werden als Milestones oder Meilensteine bezeichnet – gegliedert werden. Den Meilensteinen werden wiederum Fälligkeitstermine zugeordnet. Zur Veranschaulichung des Arbeitsfortschritts lassen sich grafische Softwaretools einsetzen. Besonders beliebt sind dabei Gantt-Diagramme, mit deren Hilfe die einzelnen Teilaufgaben und deren Erfüllungsstand auf einer Zeitleiste angezeigt werden. Diese Art der Planung macht Terminverschiebungen transparenter, die Auswirkungen werden für alle Mitarbeitenden sichtbar. Meilensteine reduzieren bei eingesetztem Controlling das Risiko von Fehlentwicklungen und unterstützen den Übergang zwischen den einzelnen Phasen des Projekts. Sie dienen gleichzeitig zur Definition von Etappenzielen und schaffen beim Erreichen Erfolgserlebnisse. Ergebnisse werden in Zwischenberichten dokumentiert. Projektleiter nutzen die termingerechte Erfüllung solcher Zielstellungen gern als Motivationsspritze für die Mitarbeitenden in einem Teammeeting.

3. Mit den richtigen Softwaretools Erwartungen erfüllen

Der Einsatz einer geeigneten Software ist die grundlegende Voraussetzung für den Erfolg im Project Deadline Management. Vor allem dann, wenn sich die Frage stellt, wie man mehrere Projekte mit konkurrierenden Terminen verwaltet, reichen einzelne Tools nicht mehr aus. Hier ist eine smarte Projektmanagementsoftware gefragt. Diese bietet mit einer Onlineplattform beste Voraussetzungen, damit auch remote arbeitende Teams ihre Arbeit koordinieren können. Das beginnt mit der Aufgabenerfassung und setzt sich über Terminvereinbarungen und der Zeiterfassung fort. Durch die Erstellung von Vorlagen können sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden. Damit alle Teammitglieder stets über den aktuellen Stand der Projektbearbeitung informiert werden, helfen grafische Darstellungen bei der Terminüberwachung. Kanban-Boards eignen sich besonders für agile Projektteams, die an mehreren Projekten arbeiten. Durch die visuelle Darstellung des aktuellen Standes bei der Bearbeitung wird jeder Mitarbeitende darüber informiert, ob die einzelnen Projekte sich noch im vorgesehenen Zeitrahmen bewegen. Möglichkeiten zur schnellen Änderung an einzelnen Objekten helfen beim Umgang mit einem knappen Termin.

4. Regelmäßige Kommunikation dient zur Einhaltung von Deadlines

Besonders bei großen Projekten mit komplexen Aufgabenstellungen und der Beteiligung von Remote-Mitarbeitenden wird die konsistente Kommunikation zum wesentlichen Faktor bei der Einhaltung von Terminen. Ein Kommunikationsplan kann eine wichtige Hilfestellung im Project Deadline Management sein. In diesem Plan werden Regeln festgelegt, wie und in welcher Form die Projektbeteiligten miteinander kommunizieren. Regelmäßige Teammeetings sollten in ihrer Agenda als fester Bestandteil die Terminkontrolle und die Einleitung von Maßnahmen bei auftretenden Verzögerungen beinhalten. Neben Teammeetings sind weitere Formen des Informationsaustauschs einzusetzen. Bei der Vielzahl möglicher Kollaborations-Tools obliegt es dem Teamleiter oder in einer agilen Umgebung dem gesamten Team, die richtigen Werkzeuge für den jeweiligen Einsatzfall zu bestimmen. Dazu eignen sich beispielsweise E-Mail, Messenger-Dienste, Chats, Videokonferenzen und Gruppenkalender für die gemeinsame Terminabstimmung.

Ebenso wichtig wie die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden des Projektteams ist der Kontakt zu allen Stakeholdern. Der Projektfortschritt muss immer revisionssicher dokumentiert werden, um die Gründe eventueller Terminverschiebungen offenlegen zu können.

5. Delegieren von Aufgaben und agile Methoden als Mittel des Terminmanagements

Zum Umgang mit knappen Terminen gehört das Delegieren zu Aufgaben innerhalb des Unternehmens oder als Outsourcing an freie Mitarbeitende. Ein Pool an Freelancern mit unterschiedlichen fachlichen Fähigkeiten ist für Unternehmen, die mehrheitlich an großen Projekten eingebunden sind, eine gute Wahl in Bezug auf das Projekt Deadline Management. Beim Outsourcing sollte beachtet werden, dass den Freelancern eine Frist zur Fertigstellung ihrer Aufgabenstellung gegeben wird, die es dem Projektteam ermöglicht, notwendige Anpassungen oder Überarbeitungen innerhalb der vorgegebenen Fälligkeitstermine vornehmen zu können.

Eine andere Möglichkeit zum Umgang mit knappen Terminen ist der Einsatz agiler Methoden wie Scrum für die Projektarbeit. Scrum bietet die Möglichkeit, durch kurze Sprints und tägliche Stand-up-Meetings frühzeitig auf Terminprobleme reagieren zu können. In agilen Teams gehören Anpassung der Aufgaben und Bearbeitungszeiten zur gewohnten Arbeitsweise. Auch der regelmäßige Kundenkontakt mit der Möglichkeit zur Abstimmung bei gefährdeten Deadlines wird durch Sprint-Reviews gewährleistet.

6. Das Setzen von Prioritäten unterstützt die Termintreue

Mit dem Wissen um knappe Deadlines gilt es, Prioritäten zu setzen. Sind die Aufgaben im Projektstrukturplan erfasst, müssen diese entsprechend ihrer Signifikanz eingeordnet werden. In erster Linie sind die Größe und Komplexität einer Aufgabe zu betrachten, die zur Bearbeitung erforderlichen Ressourcen, die Abhängigkeit der Erfüllung zur Fortsetzung mit der folgenden Aufgabe und die Wichtigkeit innerhalb des Projektfortschritts zu bestimmen. Unter Berücksichtigung der Erfordernisse, die das “Projekt Deadline Management” stellt, muss den Aufgaben Vorrang eingeräumt werden, die besonders zeitkritisch sind. Unterstützung dazu bietet die Eisenhower-Matrix. Sie unterteilt die Aufgabenstellungen in vier Kategorien: „dringend und wichtig“, „dringend und weniger wichtig“, weniger dringend und wichtig“ sowie „weniger dringend und weniger wichtig“. Knappe Fälligkeitstermine bedingen die Bearbeitung von Aufgaben genau in dieser genannten Reihenfolge.

Bei mehreren Projekten mit gleichen Deadlines sind diejenigen zu priorisieren, die den größten finanziellen Erlös generieren. Danach sind die Projekte nach ihrer Komplexität einzuordnen und Aufgaben vorzuziehen, die weniger Arbeitsschritte umfassen.

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7. Prioritäten müssen unter Beachtung des kritischen Pfads gesetzt werden

Im vorangegangenen Tipp wurde auf die Prioritäten-Bestimmung eingegangen, damit das Projekt Deadline Management einen erfolgreichen Projektabschluss gewährleistet. Die Einhaltung eines vorgegebenen Endtermins als wichtigstes Zielkriterium beinhaltet aber ein zusätzliches Kriterium, an die der Projektfortschritt gebunden ist: die Einhaltung des kritischen Pfads. Es nützt nichts, wenn die nach der Eisenhower-Matrix als „dringend und wichtig“ eingestuften Aufgaben zuerst in Angriff genommen werden, wenn die Voraussetzungen dafür gar nicht vorliegen. Das Konzept des kritischen Pfads basiert auf der Netzplantechnik und reiht alle Aufgaben aneinander, ohne die, die Erfüllung der nachgeordneten Arbeitsschritte nicht ausgeführt werden können. In großen Projekten können Aufgaben durchaus parallel bearbeitet werden. An einem bestimmten Punkt müssen allerdings Zwischenergebnisse vorliegen, die den weiteren Projektfortschritt erst ermöglichen. Der kritische Pfad symbolisiert die kürzeste mögliche Zeit für die Einhaltung einer Deadline für ein Gesamtprojekt. Zum Projektaufgabenmanagement gehört deshalb die permanente Überwachung dieser voneinander abhängigen Prozesskette.

8. Arbeit ohne Ablenkung steigert die Effizienz

Ein wichtiges Mittel, um Fälligkeitstermine einzuhalten, ist die Arbeit mit hoher Effizienz. Effizienz bedeutet, dass man seine Arbeit unter bestmöglicher Ressourcennutzung ausführt. Da die Arbeitszeit eine der wertvollsten Ressourcen ist, bildet deren möglichst vollständige Ausnutzung eine gute Basis zur Einhaltung geplanter Projektdeadlines. Damit die zur Verfügung stehende tägliche Zeit vollständig in das Projekt einfließen kann, muss sie ohne Ablenkung genutzt werden. Leider gibt es in einer normalen Büroumgebung im Unternehmen kaum einen störungsfreien Arbeitsplatz. Klingelnde Telefone, Nachfragen von Mitarbeitenden oder eingehende E-Mails, die auf eine möglichst sofortige Beantwortung drängen, sorgen für häufige Störungen. Hinzu kommen subjektive Faktoren, wie die Nutzung sozialer Medien mit dem Blick auf das Smartphone „zwischendurch“.

Zum Projekt Deadline Management gehört es deshalb auch, Ablenkungen zu minimieren. Hybride Arbeitsmodelle bieten dazu Möglichkeiten, bei denen unter hohem Termindruck die Arbeit im Homeoffice geleistet wird. Eine Begrenzung der Ablenkungen bei der Computernutzung lässt sich zum Beispiel durch die Sperrung von Internetadressen der Social-Media-Kanäle oder die Beantwortung externer E-Mails nur zu bestimmten Tageszeiten gewährleisten.

9. Anreize für Mehrarbeit schaffen

Es ist ein heikles Thema, beim Umgang mit knappen Terminen oder kurz vor der fälligen Deadline von den Teammitgliedern Mehrarbeit zu fordern. Überstunden sind in der Regel nicht beliebt und sollten auch nicht unbedingt zu einem bevorzugten Mittel im Project Deadline Management gehören. Trotzdem wird es manchmal unumgänglich sein, von den Mitarbeitenden zusätzliche Arbeitsstunden zu fordern. Die häufigen Gründe liegen im kurzfristigen, krankheitsbedingten Ausfall von Teammitgliedern oder zusätzlichen Anforderungen eines für das eigene Unternehmen besonders wichtigen Kunden, den man wegen der Terminüberschreitung des Projektes zu verlieren droht.

Damit das eigene Team motiviert Überstunden leistet und die Mehrarbeitszeit auch effizient genutzt wird, bedarf es geeigneter Anreize. Diese können in Form von Bonuszahlungen, einem großzügigen Freizeitausgleich nach erfolgreichem Projektabschluss oder einem gemeinsamen kulturellen Teamevent – neben der Vergütung der Mehrarbeitszeit – erfolgen. Keinesfalls sollte Mehrarbeit durch eine Urlaubssperre erzwungen werden.

10. Richtig auf Terminverzögerungen reagieren

Zu kurzfristige Fälligkeitstermine können dazu führen, dass der Projekterfolg in Gefahr gerät. Manchmal sind die beste Planung und die Ausschöpfung aller Ressourcen des eigenen Unternehmens keine Garantie dafür, dass ein Projekt rechtzeitig abgeschlossen werden kann. Eine ausfallende Lieferkette sei als Beispiel für einen solchen Fall genannt. Zum Projekt Deadline Management gehört es deshalb auch, auf Terminverzögerungen richtig und frühzeitig zu reagieren. Bereits dann, wenn der Projektfortschritt Rückschlüsse darauf zulässt, dass die Deadline nicht mehr eingehalten werden kann, muss der Kontakt mit dem Kunden gesucht werden. In einem ehrlichen Gespräch sind mit dem Auftraggeber Lösungen zu suchen, um ein Scheitern des Projekts zu vermeiden. Zur Vorbereitung eines solchen Termins ist ein Zwischenbericht zu den bisher erbrachten Leistungen zu erstellen. Dieser enthält idealerweise eine Aufstellung mit allen Aufgabenstellungen und die dafür erfassten Arbeitszeiten. Der Bericht dient dem Teamleiter als Grundlage für Lösungsvorschläge. Grundsätzlich sind zwei verschiedene Ansätze möglich, um das Projekt unter geänderten Bedingungen abzuschließen: eine Fristverlängerung oder die Reduzierung des Leistungsumfangs, um die Deadline einzuhalten.

Fazit: So wird Ihr Projekt Deadline Management zum Erfolg

Gut geplante Fristen helfen Projektteams, ihre Zeit effizient einzusetzen. Sie dienen der Qualitätskontrolle und ermöglichen es, die abgeschlossene Arbeit zu testen und eventuell auftretende Fehler zu beseitigen. Der Umgang mit knappen Terminen führt dagegen zu Stress. Mit dem richtigen Deadline Management lässt sich dieser aber vermeiden oder zumindest reduzieren.

Grundvoraussetzung für die termingerechte Erfüllung der Zielstellungen ist ein Projektzeitplan. In diesem werden umfangreiche Aufgaben in Meilensteine aufgeteilt und terminiert. Modernes Projektmanagement erfordert richtige Softwaretools, die eine permanente Kontrolle des Projektfortschritts ermöglichen und eine konsistente Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern und den Stakeholdern unterstützen. Das Setzen von Prioritäten unter Berücksichtigung des kritischen Pfads, das Delegieren von Aufgaben oder der Einsatz von agilen Methoden verbessert die Termintreue. Ablenkungsfreie Arbeit erhöht ihre Effizienz. Gerät die Projektdeadline dennoch in Gefahr, kann durch Anreize geförderte Mehrarbeit Verzögerungen minimieren. Lassen sich diese nicht vermeiden, muss gemeinsam mit den Kunden oder Auftraggebern eine Lösung im beiderseitigen Interesse gefunden werden.