Perfekte Rede vorbereiten: 10 Schlüssel für eine unvergessliche Projektpräsentation

Die Projektvorstellung im Rahmen einer Präsentation vor geladenen Zuhörern bedarf einer umfangreichen Planung. Wer sich gut auf seine Rede vorbereiten möchte, sollte unbedingt einige Regeln beachten. Die logische Struktur muss auf inhaltlichen Grundlagen basieren, die für jeden Zuhörer verständlich sind, auch wenn nicht alle über das Fachwissen des Referenten verfügen.

Projektpräsentationen werden in der Regel besonders dann erfolgreich, wenn sie mit einer Einleitung beginnen, die für Aufmerksamkeit sorgt. Sind die Gäste erst einmal in den Bann gezogen, fällt es leichter, Inhalte zu vermitteln. Den Schwerpunkt des Hauptteils bilden überzeugende Argumente, die den Nutzen des Projekts vermitteln. Ein gut ausgearbeiteter Schlussteil fasst die Ergebnisse zusammen und sorgt dafür, dass der Vortrag in Erinnerung bleibt.

Aus organisatorischer Sicht gilt es, gemeinsam mit der Agenda einen genauen Zeitplan zu erarbeiten und diesen streng einzuhalten. Eine geeignete Präsentationstechnik sorgt für die Bild- und Tonwiedergabe in hoher Qualität. Ein wesentlicher Faktor für den Erfolg des Vortrags stellen die Sprechfähigkeiten des Redners dar. Freier Vortrag mit dem Verzicht auf das Vorlesen des Manuskripts sind dafür ein Muss.

Im folgenden Artikel erhalten Sie 10 Tipps für eine denkwürdige Projektpräsentation, die Ihren Zuhörern mit Sicherheit in Erinnerung bleibt.

1. Klare Zielsetzung als entscheidendes Kriterium für den Erfolg der Projektvorstellung

Eine Rede vorbereiten und zu strukturieren bedeutet zunächst, sich mit der Zielstellung für die Präsentation auseinanderzusetzen. Dabei ist es von großer Bedeutung, allen Teilnehmern des Meetings den zu erwartenden Nutzen durch das geplante Projekt zu vermitteln. Keinesfalls sollten überzogene Erwartungen geweckt werden. Durch realistische Einschätzungen der erzielbaren Ergebnisse muss Vertrauen geschaffen werden, eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg.

Klare Zielsetzungen bedürfen einer datenbasierten Aufbereitung von Informationen und Fakten, sowie Schlüsselkennzahlen, die der Kontrolle des Projektfortschritts dienen und im Rahmen der Präsentation zu vermitteln sind. Zum besseren Verständnis können die Ziele bereits mit der Einladung zum Meeting und der Agenda kommuniziert und im unternehmenseigenen Dokumentenmanagementsystem veröffentlicht werden.

Eine perfekte Rede vorbereiten heißt immer, diese zu üben. Die Projektpräsentation im kleinen Rahmen mit Teammitgliedern zu testen, bietet dafür gute Möglichkeiten. Für den Probelauf eignet sich die Aufzeichnung als Videokonferenz, mit dem Vorteil, die gespeicherte Datei anschließend analysieren zu können. Durch die vorgeschlagene Verfahrensweise kann gleichzeitig ein entscheidender Beitrag zur Verbesserung der Sprechfähigkeiten für Präsentationen geleistet werden.

2. Zu Beginn der Präsentation steht eine fesselnde Einleitung

Unverzichtbare Bestandteile einer erfolgreichen Projektpräsentation sind der Beginn und ein Storytelling, dazu im folgenden Abschnitt mehr, mit dem das Publikum sofort in den Bann des Sprechers gezogen wird. Oft entscheidet bereits die Einleitung, ob die Teilnehmer des Meetings den weiteren Ausführungen aufmerksam folgen.

Möglichkeiten für einen spannenden Einstieg bieten provokante Fragen und die Auswertung der Feedbacks darauf, ein Zitat, das den Bezug zum Projekt aufbaut oder ein kurzer Videoclip mit offenem Ende, um Neugier zu erwecken. Resultierend aus den aufgebauten Erwartungen, kann ein ganz kurzer Abriss zum Projekt gegeben werden. Es gilt, bereits mit den ersten Sätzen die Leidenschaft für das Projekt zu vermitteln und das Publikum zu begeistern. Durch Offenheit, freies Reden und einer positiven Körpersprache ist das Vertrauen der Zuhörer zu gewinnen.

So wichtig eine fesselnde Einführung ist, wenn man seine Rede vorbereiten möchte, sollte man immer darauf achten, diesen Teil auf maximal drei Minuten zu beschränken.

3. Storytelling, um die Motivation für die Initiierung des Projekts zu verdeutlichen

Effektive Projektpräsentationstechniken beinhalten ein als Storytelling bekanntes Erzählen kurzer Geschichten, die zur Projektidee führten oder als Inspiration dienten, gewohnte Prozessabläufe neu zu überdenken. Neben einer Erhöhung der Aufmerksamkeit, bietet die Methode eine bessere Verständlichkeit, hohe Überzeugungskraft und emotionale Bindung, wie folgendes Beispiel verdeutlicht.

Das Projektmanagement des eigenen Unternehmens soll durch die Einführung künstlicher Intelligenz effizienter und produktiver gestaltet werden. Was sich zunächst sehr abstrakt anhört, lässt sich durch den Erfahrungsbericht eines langjährigen Projektleiters verständlich für alle Zuhörer erklären. Die bisher eingesetzte Software erforderte, dass jede Aufgabenstellung immer wieder neu formuliert, komplexe Arbeiten untergliedert und To-do-Listen erstellt werden mussten. Eine Tabelle zeigt die aufgewendete Arbeitszeit des Projektmanagers während der letzten drei Wochen. Im Test wurde die Projektmanagementsoftware von Bitrix24 eingesetzt, die mithilfe des KI-gesteuerten CoPilots Aufgabenstellungen aus kurzen Anweisung und Checklisten mit nur einem Klick erstellt. Die Zeiteinsparungen und erhöhte Produktivität werden in einer zweiten Tabelle der bisherigen Arbeitsweise gegenübergestellt und unterstützen damit die Idee des Projekts.

4. Daten und Fakten müssen Aussagen unterstützen und Glaubwürdigkeit erzeugen

Wer eine Projektpräsentation vorbereiten will, muss Informationen bereitstellen, die den Nutzen des Vorhabens nachvollziehbar vermitteln. Dazu sind quantitative und qualitative Daten aufzubereiten. Erstere basieren auf Kennzahlen und Statistiken, mit denen sich der Erfolg eines Projekts bewerten lässt. Qualitative Ergebnisse können auf Umfragen, Kundenfeedbacks oder Fallbeispielen beruhen, die wiederum die Zielstellungen des Projekts beeinflussen.

Um seine Rede vorbereiten zu können, bedarf es zuverlässiger und vertrauenswürdiger Quellen, die zudem aktuell sein müssen. Im zuvor für das Storytelling genutzten Beispiel ist es von entscheidender Bedeutung, KI-Tools zu analysieren, die dem aktuellen Entwicklungsstand entsprechen. Die hohe Innovationsrate in diesem Bereich lässt die Verwendung von Daten, die vielleicht ein Jahr zurückliegen als nahezu wertlos erscheinen.

Für den Erfolg der Präsentation ist es notwendig, Darstellungsformen für die Informationen zu wählen, die allgemein verständlich sind und keine spezifischen Fachkenntnisse erfordern. Ein ausgewogenes Bild vermittelt die Einbeziehung negativer Einflussfaktoren mit dem notwendigen Risikomanagement zur Vermeidung.

5. Visuelle Hilfsmittel in Projektpräsentationen veranschaulichen Zusammenhänge und verbessern die Entscheidungsfindung

Viele Referenten benutzen immer noch sogenannte Bullet-Points – kurze Wortgruppierungen, die durch Aufzählungszeichen gegliedert sind – zur Veranschaulichung von Fakten und Informationen. Zeitgemäß und überzeugend ist das längst nicht mehr. Sich gut auf eine Rede vorzubereiten bedeutet vielmehr, visuelle Elemente für die Faktendarstellung einzubeziehen. Neben Fotos, Illustrationen und kurzen Videoclips eignen sich besonders Grafiken in Diagrammform zur übersichtlichen Charakterisierung von Zusammenhängen. So können Gantt-Diagramme hervorragend zur Visualisierung des zeitlichen Ablaufs eines Projekts eingesetzt werden. Teilaufgaben lassen sich ebenso wie der kritische Pfad abbilden, die zu gewährleistende Abfolge von Aufgaben und Prozessen, die rechtzeitig abgeschlossen werden muss, um den Projekterfolg zu gewährleisten.

Visuelle Darstellungen überwinden mögliche Sprachbarrieren bei internationaler Zusammensetzung der Teilnehmer des Meetings. Sie schaffen außerdem ästhetische Reize, die länger in Erinnerung bleiben und unterstützen notwendige Entscheidungsfindungen durch eine gut vergleichbare Gegenüberstellung von Fakten, müssen allerdings dafür in ihrer Größe und Qualität für alle Zuschauer deutlich sichtbar und gut lesbar sein.

6. Probleme benennen und in der Praxis umsetzbare Lösungen vorschlagen

Der Einstieg in eine Projektpräsentation dient dazu, das Publikum zu gewinnen und positive Emotionen zu erreichen. Nachdem die Zielstellung des Projekts bekannt ist und wichtige Informationen vermittelt wurden, müssen jetzt auch die Herausforderungen erklärt werden, die bei der Umsetzung der Aufgaben zu erwarten sind.

Im Idealfall steht für die Präsentation bereits eine Roadmap mit Zeitleiste, Meilensteinen, den Deliverables – also Zwischenergebnissen – Verantwortlichkeiten und Aufgabenabhängigkeiten zur Verfügung. Anhand dieser Informationen kann der Referent in den einzelnen Arbeitsabschnitten auf spezifische Probleme hinweisen. So können zum Beispiel fehlende Anforderungen oder Produkteigenschaften, die noch nicht endgültig feststehen, die Definition des kritischen Pfads erschweren. In diesem Fall kann die Lösung in einem agilen Projektmanagement nach Scrum liegen. Hier wiederum besteht die Herausforderung in der Teamzusammensetzung und dem Finden geeigneter Mitarbeiter für die wichtigen Funktionen des Product Owners und des Scrum Masters. Geeignete HR-Software bietet Unterstützung bei der richtigen Teamzusammensetzung.

7. Publikum mit Interaktion einbinden, um das Interesse zu erhalten

Wer sich intensiv damit beschäftigt, wie man eine Projektpräsentation hält, wird die Tatsache nicht ignorieren können, dass Interaktionen mit dem Publikum einen wesentlichen Beitrag leisten, das Interesse zu erhalten. Sich gut auf eine Rede vorbereiten heißt deshalb, ganz gezielt solche Möglichkeiten einzusetzen.

Die Kommunikation mit den Gästen sollte sich nicht nur auf Fragestellungen beschränken. Ein guter Referent bezieht Abstimmungen oder vorbereitete Umfragen in die Diskussion ein. Diese fördern die Aufmerksamkeit und können gleichzeitig neue Erkenntnisse für die Projektplanung liefern. Moderne technische Möglichkeiten gestatten die Speicherung von Abstimmungsergebnissen oder Feedbacks direkt in der unternehmenseigenen Cloud und fließen damit in die Auswertung der Präsentation ein.

Nicht immer entwickelt sich während des Vortrags eine Atmosphäre, die den Gedankenaustausch fördert. Der Einsatz eines qualifizierten Teammitglieds in der Funktion als „Devil’s Advocate“ kann die Diskussion anstoßen, indem er ganz bewusst Annahmen oder Voraussetzungen für den Projekterfolg hinterfragt und damit die Kommunikation initiiert.

8. Klare und prägnante Sprache für die Übermittlung der Präsentationsbotschaft einsetzen

Eine Rede vorbereiten zu müssen, ist keine leichte Aufgabe. Neben der guten Struktur der Projektpräsentation kommt es auch darauf an, den Inhalt verständlich aufzubereiten. Zu beachten ist die Zusammensetzung der eingeladenen Teilnehmer. Handelt es sich um ausgesprochene Fachexperten, Stakeholder, die das Projekt finanzieren sollen, die Gesellschafter oder Aktionäre des Unternehmens und sind gegebenenfalls ausländische Gäste im Publikum?

Die Sprache ist an das Publikum anzupassen. Das bedeutet, auf alle als „Fachjargon“ bekannten Begriffe zu verzichten, die nur für Projektmitarbeiter verständlich sind. Die Botschaft ist vielmehr klar und eindeutig zu vermitteln, komplexe Satzstrukturen sollten vermieden und Details oder Abschweifungen unterlassen werden.

Einfache und gut verständliche Beispiele können fachliche Zusammenhänge versinnbildlichen. Auf den Einsatz des Storytellings und das Einholen von Feedbacks zum Verständnis des Vortrags wurde bereits verwiesen.

Der ausgearbeitete Vortrag sollte Teammitgliedern vorab mit der Bitte um Feedback übergeben und gegebenenfalls angepasst werden.

9. Eine Zusammenfassung bildet die Überleitung zum Abschluss der Präsentation

Zu jeder guten Präsentation gehört ein Fazit, in dem die wichtigsten Aspekte zusammengeführt und zum Ergebnis gebracht werden. In der Zusammenfassung wird die Bedeutung des Projekts noch einmal hervorgehoben. Dabei sollte die Herausstellung besonderer Implikationen für die eigene Branche einen besonderen Stellenwert einnehmen.

Die Skizzierung zukünftiger Entwicklungsmöglichkeiten aus den Ergebnissen der Projektarbeit sorgen für Interesse und Spannung bei den Zuhörern. Um auf das eingangs im Storytelling erwähnte Beispiel zurückzukommen, könnte dieser Ansatz etwa so aussehen:

„Die Einführung der Aufgabenverwaltung von Bitrix24 mit dem KI-gestützten CoPilot innerhalb unseres Projektmanagements besitzt zusätzliches Potenzial. Denken Sie nur an die Weiterentwicklung unserer Unternehmenswebsite. KI-Tools lassen sich nicht nur für die inhaltliche Ergänzung, sondern zugleich auch als intelligentes Chatsystem für Serviceanfragen nutzen.“

Sich gut auf seine Rede vorbereiten bedeutet deshalb immer, großen Wert auf eine Zusammenfassung zu legen, die einen bleibenden Eindruck hinterlässt und die Schlüsselbotschaft der Präsentation verstärkt.

10. Die Handlungsaufforderung bildet den Abschluss einer perfekten Projektpräsentation

Ein Call-to-Action ist der richtige Abschluss und muss deshalb immer ein fester Bestandteil einer erfolgreichen Projektpräsentation sein. Verlassen die Gäste den Vortrag, sollten sie das mit dem festen Vorsatz tun, sich mit dem eben Erlebten weiterhin zu beschäftigen.

Wer eine Rede vorbereiten will, darf deshalb die effektive Handlungsaufforderung nicht außer Acht lassen. Wie sieht ein solcher Aufruf aus? Durch die Verwendung des Imperativs und dem Schaffen eines Gefühls der Dringlichkeit wird die Handlung forciert. Dabei ist die Attraktivität hervorzuheben, die eine zeitnahe Ausführung vorteilhaft erscheinen lässt. Inhaltlich steht eine klare und verständliche Aussage im Vordergrund. Fachjargon und komplizierte Schachtelsätze sind dem Anliegen einer Handlungsaufforderung abträglich.

Unbedingt sollte der Call-to-Action prominent in die Präsentationsunterlagen integriert werden, die jedem Teilnehmer übergeben oder online zum Abruf bereitgestellt werden, zum Beispiel als Gestaltungselement in der Kopf- oder Fußzeile auf jeder Seite der Dokumentation. Ein konkretes Beispiel dafür zeigt das abschließende Fazit zu diesem Beitrag.

Fazit: Die Rede vorbereiten als wesentliche Grundlage für das Gelingen einer Projektpräsentation

Vor der inhaltlichen Ausarbeitung einer Präsentation muss immer die intensive Vorbereitung stehen. Das betrifft vor allem die Formulierung der Zielsetzung mit einer klaren Botschaft und Kenntnisse über die Zusammensetzung des Publikums. Die Rede vorbereiten heißt, bereits durch Storytelling und einen fesselnden Beginn Aufmerksamkeit und Spannung zu erzeugen. Im Hauptteil der Präsentation müssen datenbasierte Fakten und Informationen den Nutzen des Projekts verdeutlichen und auf den Gewinn für das Unternehmen verweisen. Auch mögliche Herausforderungen dürfen nicht verschwiegen werden. Den Vortrag können visuelle Elemente, wie Grafiken, kurze Videoclips und vor allem Diagramme zum Projektverlauf auflockern.

Um die Spannung während der Präsentation hochzuhalten, sollte mit den Zuhörern interagiert werden. Dazu eignen sich Fragen oder eine Abstimmung. Der Redner leistet seinen Beitrag zum Erhalt der Aufmerksamkeit, indem er Fachjargon vermeidet, nicht vom Thema abschweift und auf Feedbacks mit Fachwissen reagiert. Zu jedem guten Vortrag gehört eine Zusammenfassung der Ergebnisse, die in einer Handlungsaufforderung mündet.

Die Vorbereitung einer Präsentation und vor allem der zugehörige Vortrag stellt durchaus eine Herausforderung dar. Der Einsatz geeigneter Softwaretools kann allerdings entscheidend dazu beitragen, dass Ihre Präsentation zum Erfolg wird. Projektmanagementtools, wie sie Bitrix24 bereitstellt, helfen durch die Aufstellung einer To-do-Liste bei der Vorbereitung, stellen ein Cloudlaufwerk zur Speicherung der ausgearbeiteten Präsentation zur Verfügung, die Teammitgliedern ein Feedback ermöglicht und bietet mit dem Videokonferenz-Modul die perfekte Möglichkeit zur Aufzeichnung eines Testlaufs der Präsentation und dessen Analyse. Registrieren Sie sich deshalb noch heute und nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten zur Präsentationsvorbereitung, die Ihnen die Software bietet.

FAQs

Was sind unverzichtbare Elemente für jede Projektpräsentationsrede?

Unverzichtbare Elemente für jede Projektpräsentationsrede sind:

• Umfassende Vorbereitung, die die Kenntnis des Publikums, Definition einer Botschaft und Strukturierung des Vortrags umfasst

• Fesselnde Einleitung

• Projektvorstellung mit den Aufgabenstellungen und angestrebten Lösungen, aber auch zu erwartenden Herausforderungen

• Publikumsinteraktionen

• Zusammenfassung und Abschluss mit einer klaren Handlungsaufforderung

Wie kann man das Publikum während einer Projektpräsentation einbinden?

Man kann das Publikum während einer Projektpräsentation einbinden, indem es zu Interaktionen aufgefordert wird. Effektive Strategien sind das Stellen von Fragen, die zum Nachdenken anregen, eine Umfrage oder die Abstimmung über ein bisher noch offenes Problem bei der Projektumsetzung.

Welche Techniken können die Wirksamkeit einer Projektpräsentationsrede verbessern?

Um die Wirksamkeit einer Projektpräsentationsrede zu verbessern, können verschiedene Techniken eingesetzt werden, wie:

• Storytelling

• Visuelle Hilfsmittel, zum Beispiel Fotos, kurze Videoclips, Diagramme und Grafiken

• Interaktionen, die zu Feedbacks animieren

• deutliche Sprache unter Vermeidung von Fachjargon und positiver Körpersprache