Moderne Projektmanagement-Tools - wichtigste Funktionen

Es gibt heutzutage wohl kaum ein Unternehmen, das seine Arbeitsabläufe, Aufgaben und Projekte ohne die richtige Unternehmenssoftware bewältigen kann. Hierbei stehen moderne Projektmanagement-Tools an der Spitze. Sie sorgen für Effizienz durch Automatisierung, vermeiden Fehler und bieten Einblicke in die Zeit und Kosten. Gleichzeitig hilft ein Projektmanagement-Tool dabei, die Teamzusammenarbeit zu verbessern und jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten zu haben.

Es gibt Hunderte von Software-Lösungen auf dem Markt, die sich für einfache bis komplexe Projekte eignen. Deshalb sind wir der Frage nachgegangen, was ein modernes PM-Tool ausmacht und worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten. Bei unserer Betrachtung geht es neben den Funktionen auch um Integrationsmöglichkeiten, Datenschutz sowie die mobile App.

Moderne Projektmanagement-Tools wie Bitrix24 eignen sich für Unternehmen jeder Größe. Zusätzlich zum CRM-System gehören auch Aufgabenverwaltung, Analysen und Zusammenarbeit zu den Bitrix24-Lösungen. Die Tools gibt es nicht nur als Desktop-Software, sondern auch für Mobilgeräte.

Wie moderne Projektmanagement-Tools den Arbeitsalltag von Unternehmen revolutionieren

Projektmanagement-Software-Lösungen sind aus Unternehmen heutzutage nicht mehr wegzudenken. Sie bieten eine Menge Vorteile, von denen Firmen, Projektmanager und Teams profitieren. Hierzu gehören die Folgenden.

Mit PM-Tools lässt sich die Effizienz bei der Durchführung von Projekten und Aufgaben steigern. Die Beteiligten haben Zugriff auf alle Daten in Echtzeit und die Projektmanagement-Tools vereinfachen administrative Aufgaben. Hierzu gehören die automatische Erstellung von To-Do-Listen, Erinnerungen, Benachrichtigungen und das Zuweisen von Aufgaben.

Projektmanagement-Werkzeuge sorgen dafür, dass Teams besser kommunizieren. Die Kommunikation läuft über eine zentrale Plattform, auf die Mitarbeiter Zugriff in Echtzeit haben. Gleichzeitig können sie zusammen an Dokumenten arbeiten. Hierdurch benötigen Mitarbeiter weniger Zeit für die Rücksprache und die Fehlerquote sinkt.

Ein weiterer Vorteil der Tools ist, dass sie Transparenz verbessern und die jeweilige Verantwortlichkeit zuweisen. Unternehmen vermeiden so Missverständnisse und sparen Zeit. Visuelle Darstellungen in Form von Gantt-Charts oder Kanban-Boards können den Fortschritt bei Projekten veranschaulichen.

Gleichzeitig ermöglicht Projektmanagement-Software eine bessere Ressourcenplanung. Unternehmen erhalten einen Überblick darüber, welche Teammitglieder verfügbar sind, wie lange ein Projekt braucht und wie viel die Bearbeitung kostet. Außerdem lassen sich mit den Tools Projekte und Aufgaben priorisieren.

Projektmanagement-Tools sind in die technische Infrastruktur von Unternehmen eingebettet. Sie haben Schnittstellen zu anderer Business-Software, von der sie Daten erhalten oder an die sie Informationen weitergeben. Das können beispielsweise Integrationen mit der Finanzbuchhaltung, E-Mail-Clients oder CRM-Systemen sein. Durch die Möglichkeit, PM-Tools an die Anforderungen von Unternehmen anzupassen, ist immer eine individuelle Lösung möglich.

Einen Vorteil, den Projektmanagement-Tools für viele Unternehmen bieten, sind Möglichkeiten für Datenanalyse und Reporting. Je nach Funktion lassen sich KPIs verfolgen und Berichte erstellen. Diese sind dann wiederum Grundlage dafür, den Fortschritt eines Projekts zu überwachen. Unternehmensentscheidungen, die sich an Daten orientieren, sind fundierter und helfen dabei, Strategien und Maßnahmen zu optimieren.

In vielen Unternehmen gibt es Mitarbeiter, die ihre Arbeit im Homeoffice oder in hybrider Form erledigen. Mithilfe der Projektmanagement-Lösungen haben sie Zugang zu den benötigten Daten, Kommunikationsmöglichkeiten und Ressourcen. Mobile Lösungen richten sich auch an Außendienstmitarbeiter, die Zugriff zu den Plattformen von unterwegs brauchen.

Überblick über wichtige Merkmale von PM-Software

Was sind wichtige Merkmale, ohne die moderne Tools nicht auskommen? In den folgenden Absätzen erläutern wir, welche Features und Eigenschaften bei der Auswahl wichtig sind.

Die Herausforderung bei einem Vergleich der verschiedenen Lösungen besteht darin, unter den vielen Tools genau das richtige für die eigenen geschäftlichen Ansprüche auszumachen. Die Anforderungen sind allerdings bei jedem Unternehmen anders. Deshalb liegt der Fokus auf den unterschiedlichen Eigenschaften.

Je nach Schwerpunkt, Markt, Größe des Unternehmens und anderen Bedürfnissen lassen sich deshalb die folgenden Merkmale als mehr oder weniger entscheidend bewerten.

Projekt- und Aufgabenmanagement

Projekt- und Aufgabenverwaltung sind die zentralen Funktionen von PM-Software. Sie machen die Zuweisung und Überwachung von Aufgaben effizienter. Folgende Funktionen sind in Bezug auf Software für Projektmanagement essenziell:

Kollaborations- und Kommunikationswerkzeuge

Ohne effektive Kommunikation bei der Teamzusammenarbeit sind viele Projekte zum Scheitern verurteilt. PM-Software muss daher eine zentrale Kommunikationsplattform bieten, über die sich Mitarbeiter in Echtzeit austauschen können.

Der Informationsfluss zwischen Teammitgliedern wird leichter, wenn Projektmanagement-Tools verschiedene Kommunikationskanäle enthalten. Hierzu gehören Chats, Videokonferenzen oder Diskussionsforen. Wenn die Software E-Mails versendet, werden auch jene Mitarbeiter einbezogen, die gerade nicht eingeloggt sind oder Nachrichten im Chat verpasst haben.

Oft arbeiten Teammitglieder gemeinsam an Dokumenten. Zentrale Projektmanagement-Lösungen können Mitarbeitern Änderungen an Dateien in Echtzeit anzeigen. Mit der gemeinsamen Dokumentenverwaltung und -bearbeitung verbessert sich auch die Zusammenarbeit von Teams. Denn hiermit wird nicht nur die Zeit reduziert, die sonst für Rücksprache und Abstimmung notwendig wäre, sondern es sinkt gleichzeitig die Fehlerquote.

Wenn die Kommunikation zentralisiert ist, hat jedes Teammitglied Zugriff auf identische Informationen. Hiermit erreichen Unternehmen eine Effizienzsteigerung, denn es treten weniger Missverständnisse auf.

Größere Unternehmen nutzen im Rahmen der Kommunikation und Zusammenarbeit auch Diskussionsforen oder Projekt-Wikis. Diese Funktion von PM-Tools stellen den Mitarbeitern Informationen, die immer abrufbar sind. Vor allem für langfristige Projekte sind sie daher von großem Vorteil.

Zeiterfassungs- und Terminplanungsfunktionen

Projektmanagement-Tools, egal ob als Open Source Lösung oder konventionell, kommen nicht ohne Funktionen für die Zeiterfassung und Terminplanung aus. Hierzu gehört, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit direkt am Bildschirm erfassen können. Anhand der aufgewendeten Zeit lassen sich die Kosten eines Projekts berechnen und optimieren. Die Zeiterfassung dient gleichzeitig der Datenübergabe in die Lohnabrechnung, wenn diese Art von Software integriert ist.

Die Integration von Kalender- und Terminplanungsfunktionen in PM-Tools vereinfacht die Verwaltung von Fristen und Terminen. Beispielsweise unterteilen viele Unternehmen ihre Projekte in genaue Zeitabschnitte. Die Mitarbeiter werden an den Ablauf der Fristen erinnert und können sich besser darauf einstellen. Gleichzeitig sehen Unternehmen, wo es vielleicht Engpässe bei der Bearbeitung von Projekten gibt und können so schneller reagieren.

Ressourcenmanagement

Eine zentrale Stärke von modernen Projektmanagement-Lösungen liegt im Ressourcenmanagement. So kann ein Unternehmen mit den Tools etwa ermitteln, welche Zeit, Kosten und Ausrüstung für ein Projekt benötigt werden. Verfügbarkeit und Auslastung von Finanzen, Personal und Zeitaufwand lässt sich so in Echtzeit überwachen und optimieren.

Genaue Berichte zeigen, wann und wo bestimmte Ressourcen benötigt werden. Sie sind Voraussetzung für die Kostenkontrolle und die Einhaltung von Budgets. Analysen zeigen zudem, wo es eine Über- oder Unterauslastung gibt. Das Unternehmen kann dann rechtzeitig eingreifen und die Zuteilung steuern.

Die Verwaltung von Ressourcen mithilfe von Projektmanagement-Lösungen sorgt für Transparenz und unterstützt die Verfolgung des Ressourceneinsatzes. Manche Projektmanagement-Werkzeuge ermöglichen sogar Simulationen zur Ressourcenverwaltung. Die Verantwortlichen sehen hier, wo sie den Einsatz optimieren müssen und können rechtzeitig handeln.

Kostenkontrolle und Budgetmanagement

Der Erfolg von Projekten hängt vielfach von der finanziellen Stabilität und dem Budget ab. Auch in diesem Punkt hat moderne Projektmanagement-Software wichtige Funktionen zu bieten.

Unternehmen können ihre Projektkosten in Echtzeit nachverfolgen und früh gegensteuern, wenn sie aus dem Ruder laufen. Die Berichte zeigen Managern, wo es Kostenabweichungen gibt.

Budgets lassen sich nicht nur für ganze Projekte, sondern auch für Phasen oder Komponenten festlegen. Die Projektmanagement-Lösungen senden Benachrichtigungen, wenn die Kosten zu hoch sind oder Budgets überschritten werden. Hiermit vermeiden Nutzer von PM-Tools, dass unerwartete Kosten auftreten, die vielleicht zum finanziellen Risiko werden.

Wenn Projektmanagement-Software die Funktionen für Kostenkontrolle und Budget in eine Plattform integriert, ist es sowohl für Projektteams als auch für Finanzabteilung behilflich. Es ergibt sich für beide ein ganzheitlicher Blick auf die Kosten des Projekts.

Umfassende Reporting- und Analysefunktionen

Wichtige Funktionen bieten Projektmanagement-Tools im Bereich von Berichten und Analysen. Sie sind vor allem für Manager und Stakeholder interessant. Mit der Möglichkeit, Analysen und Auswertungen zu erstellen, lassen sich die KPIs verfolgen. Auch der Projektstatus kann so transparent und datenbasiert bewertet werden.

Gleichzeitig zeigen die Berichte oft bestimmte Trends oder Muster auf, die Unternehmen dann für zukünftige Projekte verwenden können. Sie sind Grundlage für Entscheidungen, die auf Daten beruhen und mit denen Unternehmen ihre Strategie anpassen.

Beteiligte bei Projekten erhalten umfassende Informationen zum Fortschritt, wodurch eine transparente Kommunikation möglich ist. Die Berichte sorgen deshalb dafür, dass Stakeholder Vertrauen in das Projekt haben und involviert bleiben.

Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung

Unternehmen, die sich auf die Suche nach dem passenden PM-Tool machen, achten neben den Funktionen auf weitere Merkmale. Hier stehen Benutzerfreundlichkeit und Bedienung meist an erster Stelle. Die Software soll eine Unterstützung bieten und hierdurch Zeit und Kosten sparen. Deshalb muss die Projektmanagement-Lösung einfach zu installieren und zu bedienen sein.

Bei vielen Programmen handelt es sich um Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die Unternehmen nicht installieren müssen. Die Eingabe der E-Mail-Adresse und der Import von Daten reicht bei einfachen Tools schon aus. Je nach Produkt werden dann weitere Business-Lösungen integriert.

Die einfache Bedienung per Drag & Drop und klare Übersicht sind vor allem für die Nutzer wichtig. Manche Tools sind so umfassend, dass sie eine längere Einarbeitungszeit benötigen. Andere wiederum sind intuitiv gestaltet und die Teams lernen während der Arbeitsvorgänge.

Trotzdem spielt eine Einführung für die Akzeptanz der Teammitglieder eine große Rolle. Wenn Mitarbeiter sehen, dass sie mit der Projektmanagement-Software effizienter arbeiten können und die Bedienung keine Schwierigkeiten bereitet, sind sie engagierter bei der Nutzung.

Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit

Moderne Projektmanagement-Tools müssen anpassungsfähig und skalierbar sein, um von ihnen zu profitieren. Hierzu gehören das Festlegen von Metriken, Meilensteinen oder auch das Erstellen von individuellen Eingabefeldern. Je umfangreicher diese Optionen sind, desto flexibler kann ein Unternehmen das PM-Tool für seine Zwecke einsetzen.

Die Skalierbarkeit bezieht sich auf die Erweiterung von Funktionen, Nutzern oder Modulen, wenn ein Unternehmen wächst. Zu Beginn reichen vielleicht Basisfunktionen aus, später jedoch müssen sie umfangreicher und ausgefeilter sein.

Integration mit anderen Softwarelösungen

Ein PM-Tool ist keine Stand-alone-Lösung, wenn es um Business-Software geht. Es muss über Schnittstellen und Integrationen verfügen, um es in die IT-Infrastruktur des Unternehmens einzubinden.

Bei der Auswahl der Projektmanagement-Werkzeuge ist deshalb wichtig, dass bei der Integration der Datenfluss zwischen verschiedenen Systemen reibungslos abläuft. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen vereinfacht und die Daten werden besser genutzt. Informationen zu Integrationsmöglichkeiten erhalten Interessenten auf den Webseiten der Anbieter und bei deren Kunden-Service.

DSGVO-Konformität bei Sicherheits- und Datenschutzfunktionen

Datensicherheit und -schutz werden immer wichtiger. Um Projektmanagement-Werkzeuge sicher nutzen zu können, sollten sie DSGVO-konform sein. Das schließt einen Server-Standort in Deutschland oder im EWR ein. Manche Tools verarbeiten Daten in den USA, Großbritannien oder Kanada. In diesem Fall muss die Einhaltung der DSGVO hinsichtlich der Sicherungsmaßnahmen garantiert sein.

Sicherheitsfunktionen sind die Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates. Berechtigte sollten die Möglichkeit haben, Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Zugang zu nutzen.

Mobile Verfügbarkeit

Für die meisten Projektmanagement-Tools gibt es eine App für Mobilgeräte. Mobile Verfügbarkeit spielt eine Rolle, wenn Mitarbeiter reisen oder anderweitig unterwegs sind. Sie erhalten die neuesten Informationen zu Projekten über ihr Handy oder Tablet. Apps dienen auch der Kommunikation mit Teammitgliedern oder der Eingabe von Daten durch Außendienstmitarbeiter.

Zusammenfassung

Nicht alle Projektmanagement-Systeme sind gleich. Unternehmen sollten vor der Auswahl zuerst ihre Anforderungen ermitteln und sich dann auf die Suche begeben. Auch wenn sich viele Funktionen ähneln, sind sie bei den verschiedenen Software-Lösungen mehr oder weniger umfangreich. Weitere Anhaltspunkte, an denen Unternehmen ihre Entscheidung ausrichten sollten, sind Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und Datensicherheit.

Mit den Bitrix24-Tools, einer All-in-Lösung, geht es um eine Software, die viele Unternehmensanforderungen für die Effizienzsteigerung abdeckt. Neben CRM sind auch Funktionen für Projektmanagement integriert. Bitrix24 bietet Ihnen einen dauerhaft kostenloses Tool mit beschränkten Funktionen, das Sie zum geeigneten Zeitpunkt upgraden können.