10 kritische Fallstricke in internen Kommunikationsstrategien und wie man sie überwindet

Gut durchdachte interne Kommunikationsstrategien konzentrieren sich nicht nur darauf, wichtige Botschaften zu übermitteln, sondern stellen sicher, dass alle Mitarbeiter Sie vollständig verstehen und zielgerichtet einsetzen.

Leider lauern bei der Entwicklung und Realisierung dieser Taktiken zahlreiche Fallstricke, die die Effektivität stark beeinträchtigen können.

In unserem Artikel identifizieren wir zehn häufige Probleme in der internen Kommunikation, verraten Ihnen, wie Sie diese lösen und welche Rolle dabei ausgewählte Kommunikationstools für Unternehmen spielen.

1. Sie glauben, dass bereits eine einmalige Botschaft ausreicht

Die Vorstellung, dass eine einzige, präzise Nachricht genügt, um alle Mitarbeiter zu erreichen und deren Verständnis zu erlangen, ist weit verbreitet. Dabei wird allerdings der Umstand vernachlässigt, dass Arbeitnehmer unterschiedliche Aufmerksamkeits- und Wahrnehmungsfähigkeiten besitzen und Mitteilungen unter Umständen vollkommen verschieden aufnehmen und verarbeiten.

Selbst wenn eine Botschaft klar formuliert ist, kann sie aufgrund verschiedener Faktoren wie Auffassungsgabe oder abweichende persönliche Präferenzen untergehen. Zudem arbeiten viele Kollegen heute remote oder in flexiblen Arbeitsmodellen, was die Erreichbarkeit durch eine einmalige Nachricht erschwert.

Führen Sie sich vor Augen, dass Wiederholungen als ein wichtiger Bestandteil für erfolgreiche interne Kommunikationsstrategien fungieren und maßgeblich dazu beitragen, Ihre Botschaften bei den Teamkollegen zu platzieren. Gestalten Sie hier Wiederholungen, die nicht redundant sind, sondern den Inhalt auf diversen Wegen veranschaulichen und vertiefen.

Wiederholen Sie zum Beispiel eine Botschaft in verschiedenen Kontexten oder bauen Sie vielseitige Beispiele und Perspektiven ein. So präsentieren Sie denselben Inhalt auf verschiedene Art und Weise, ohne ihn monoton wirken zu lassen. Ein gestaffelter Zeitplan für die Wiederholung der Hinweise erhöht zusätzlich die Chance, von allen Beteiligten wahrgenommen und verinnerlicht zu werden.

2. Sie gehen davon aus, dass jeder Mitarbeiter alle Informationen sofort verarbeiten kann

Ein weiterer häufiger Fallstrick interner Kommunikation ist es anzunehmen, dass Ihre Teammitglieder komplexe oder umfangreiche Informationen sofort und vollständig aufnehmen.

Besonders in Zeiten von Informationsüberflutung und steigenden Anforderungen im Arbeitsalltag ist es unwahrscheinlich, dass alle Mitarbeiter sofort verstehen, was Sie kommuniziert haben.

Die Einstellung führt häufig zu Missverständnissen, einer verringerten Leistungsfähigkeit und sogar zu Fehlern bei der Umsetzung von Aufgaben.

Lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Kollegen auf die wichtigen Aspekte. Sorgen Sie dazu im ersten Schritt für eine klare Priorisierung, um eine effiziente Kommunikation am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Übermitteln Sie wesentliche Informationen, die unmittelbar für die Arbeit relevant sind, zuerst, während ergänzende Details zu Aufgaben und Projekten zusätzlich zur Verfügung gestellt oder systematisch in separaten Sitzungen erörtert werden können.

3. Sie verlassen sich auf einen einzigen Kommunikationskanal

Die ausschließliche Verwendung eines Kommunikationsmediums birgt das Risiko für Sie, einen Teil der Belegschaft nicht zu erreichen. Ein Beispiel ist die Nutzung von E-Mail als einziges Kommunikationswerkzeug, obwohl einige Kollegen möglicherweise ihre Informationen lieber über eine zentrale Projektmanagement-Software oder in persönlichen Meetings empfangen. Dies führt zu Informationslücken und ungleichmäßiger Verteilung von Wissen im Unternehmen. Die unterschiedlichen Kommunikationsstile und -vorlieben der Kollegen können auch ein Grund dafür sein, dass kritische Hinweise übersehen oder falsch interpretiert werden.

Zusätzlich beeinträchtigen technische Probleme wie Netzwerkunterbrechungen oder Softwarefehler die Effektivität eines einzelnen Kommunikationskanals stark. So kommt es zu Zeiten, in denen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter gemindert sowie auch die Motivation und das Engagement negativ beeinflusst werden können.

In diesem Kontext ist die Integration von Multichannel-Ansätzen ein Schlüsselelement erfolgreicher interner Kommunikationsstrategien. Implementieren Sie Konzepte, die mehrere Kanäle wie Instant-Messaging, Videokonferenzen, das Intranet und sogar physische Aushänge einbeziehen. Die vielfältigen Wege erleichtern es Ihnen, unterschiedliche Informationen für verschiedene Zielgruppen bereitzustellen und sich gleichzeitig an die individuellen Bedürfnisse der Teammitglieder anzupassen.

Darüber hinaus trägt der Einsatz von interaktiven Plattformen, wie etwa kollaborativen Tools, Umfragen und Feedback Systemen, dazu bei, Ihre Mitarbeiter aktiv in den Kommunikationsprozess einzubeziehen.

4. Sie legen keinen Wert auf klare Verantwortlichkeiten bei der Kommunikationsweitergabe

Unklare Zuständigkeiten gelten als weiterer Auslöser dafür, dass Informationen nicht rechtzeitig oder korrekt weitergeleitet werden. Ohne eindeutige Verantwortlichkeiten wissen Ihre Teammitglieder nicht, an wen sie sich wenden müssen oder wer für die Verbreitung bestimmter Informationen verantwortlich ist.

Das führt zu Verzerrungen und Missverständnisse in der Organisationskommunikation. Die Unsicherheiten wirken sich unter Umständen negativ auf die Wirkkraft des gesamten Teams aus, da sie den Informationsfluss behindern und die Reaktionszeiten verlängern. In komplexen Strukturen kann das besonders problematisch sein, da hier häufig viele Abteilungen und verschiedene Hierarchieebenen beteiligt sind.

Darüber begünstigt das Fehlen klarer Zuständigkeiten die Frustration unter den Kollegen, da sie das Gefühl haben, in einem undurchsichtigen System zu arbeiten, in dem ihre Anliegen ignoriert oder nicht zeitnah thematisiert werden. Die empfundene Unsicherheit beeinträchtigt möglicherweise die Moral und Mitarbeitermotivation.

Vermeiden Sie dieses Problem mit einer internen Kommunikationsstrategie, die alle Verantwortlichkeiten klar definiert. Bestimmen Sie genau, wer für die Kommunikation ausgewählter Informationen verantwortlich ist, und schaffen Sie transparente Strukturen, die alle Beteiligten wissen lassen, wer Informationen weiterleiten muss und wer die Empfänger sind. Visualisierungen, wie Kommunikationsdiagramme oder Kompetenzmatrizen, helfen Ihnen, die Struktur zu verdeutlichen.

Führen Sie passend dazu regelmäßige Meetings durch, um Verantwortlichkeiten zu überprüfen und anzupassen, wenn sich die Teamstruktur ändert oder neue Projekte anstehen. Diese proaktive Herangehensweise sorgt für eine Verbesserung der internen Kommunikation, mehr Klarheit und die Förderung eines harmonischeren Arbeitsumfelds.

5. Sie verzichten auf Rückkopplungsschleifen

Ohne ein System zur Rückmeldung können Sie nie sicher sein, ob Ihre Botschaften richtig verstanden wurden. Häufige Probleme in der internen Kommunikation entstehen, wenn keine klaren Mechanismen zur Feedback-Erfassung bestehen. Somit bleiben Irrtümer und Unklarheiten unentdeckt, was negative Folgen für das gesamte Unternehmen nach sich zieht. Fehlen Ihnen regelmäßiges Feedback, verlieren Sie wertvolle Gelegenheiten zur frühzeitigen Problembehebung und zur Verbesserung des gegenseitigen Verständnisses.

Derartige Verfälschungen begünstigen eine ineffiziente Arbeitsweise und beeinträchtigen auch das Engagement der Mitarbeiter und ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Wenn Sie bei Ihrem Team den Eindruck erwecken, dass Meinungen und Rückmeldungen nicht gehört werden, kann dies zu einer höheren Fluktuation beitragen und das Vertrauen in die Unternehmensleitung untergraben.

Nutzen Sie Feedback als ein zentrales Element für die interne Kommunikationsstrategie. Führen Sie Werkzeuge wie Umfragen, anonyme Rückmeldeformulare oder regelmäßige Meetings ein, über die Ihre Mitarbeiter ihre Gedanken, Bedenken und Verständnisfragen äußern können. Digitale Plattformen, wie Mitarbeiter-Apps oder Intranet-Foren, fördern den echten Austausch und erleichtern die Rückkopplung.

Sammeln Sie alle Rückmeldungen, werten Sie sie aktiv aus und integrieren Sie diese in Ihre Kommunikationsstrategie. Mittels regelmäßiger Analyse der gesammelten Daten nehmen Sie gezielte Anpassungen vor. Feedback-Mechanismen schaffen eine vertrauensvolle Atmosphäre, in der sich Ihre Angestellten wertgeschätzt fühlen.

6. Sie nehmen an, dass Veränderungen immer willkommen sind

Veränderungen, ob im Unternehmen oder in der Kommunikation, werden von den Mitarbeitern selten so begrüßt, wie das Management es erwartet. Teamkollegen sind unter Umständen skeptisch oder fühlen sich sogar bedroht, insbesondere wenn sie sich mit neuen Kollaborationswerkzeugen oder Änderungen in der Arbeitsweise konfrontiert sehen.

Interne Kommunikationsstrategien sollten hier gezielt auf solche Erneuerungsprozesse vorbereiten. Achten Sie auf eine offene, transparente und wiederholte Kommunikation, mit der Sie Umstrukturierungen zukunftsorientiert gestalten. Zeigen Sie sowohl Gründe als auch Vorteile der Veränderung auf und bieten Sie Unterstützung in Form von Schulungen und offenen Q&A-Sitzungen.

Über die Betonung der positiven Auswirkungen auf die tägliche Arbeit, aber auch ausreichend Zeit zur Anpassung, erleichtern Sie allen Mitarbeitern den Übergang.

7. Sie vernachlässigen nicht-technikaffine Mitarbeiter

Ein ebenfalls häufiger Fehler ist die Annahme, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen Zugang oder Erfahrung mit digitalen Kommunikationsmitteln haben. In vielen Organisationen, insbesondere in Branchen wie Produktion, Gastronomie und Einzelhandel, arbeiten auch heute noch Kollegen, die nicht täglich mit Computern interagieren oder keinen direkten Zugang zu Online-Kanälen nutzen.

Nutzen Sie für technisch weniger versierte Arbeitnehmer Aushänge, gedruckte Materialien oder persönliche Gespräche. Bieten Sie zudem Schulungen zum Umgang mit Technologien an, um allen Mitarbeitern die Option zu geben, ihre digitalen Kompetenzen zu erweitern.

So sorgen Sie gezielt dafür, dass die digitale Kommunikation im gesamten Unternehmen einheitlich genutzt und niemand ausgeschlossen wird. Eine regelmäßige Überprüfung der Zugangswege und Kommunikationsmethoden unterstützt Sie dabei, alle Teammitglieder, unabhängig von ihrem technischen Hintergrund, effektiv einzubinden.

8. Sie versuchen jede Kommunikation zu kontrollieren

Sie neigen womöglich dazu, jede Botschaft im Unternehmen streng überwachen und steuern zu wollen. Dadurch erhöhen Sie allerdings nicht nur Ihren Zeitaufwand, sondern setzen sich auch unnötig unter Druck und riskieren, eine übermäßig kontrollierte Kommunikationskultur zu kreieren, die die Eigeninitiative der Mitarbeiter hemmt.

Fokussieren Sie sich stattdessen auf die Steuerung der kritischen Aspekte der internen Kommunikation, wie beispielsweise zentrale Unternehmensbotschaften, wichtige Kampagnen oder strategische Ankündigungen, die Sie klar, konsistent und rechtzeitig kommunizieren.

Für kleinere, alltägliche Interaktionen lohnt es sich jedoch, Ihren Mitarbeitern die Verantwortung zu überlassen. So generieren Sie Raum für mehr Eigenverantwortung, stärken die interne Dynamik und fördern eine offene, kollaborative Unternehmenskultur.

Während Sie Freiräume lassen und die Kommunikation nicht überregulieren, signalisieren Sie Vertrauen in die Kompetenzen und die Selbstorganisation Ihrer Belegschaft. Zudem entlasten Sie sich selbst und schaffen eine agilere Umgebung, in der schnellere Entscheidungsprozesse und ein reibungsloserer Informationsfluss möglich sind.

9. Sie vergessen eine kontinuierliche Verbesserung

Zahlreiche Unternehmen entwickeln ihre internen Kommunikationskonzepte und setzen diese um, ohne eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung durchzuführen. Dabei besteht die Gefahr, dass strategische Fehler übersehen werden und bestehende Probleme in der Kommunikation unbemerkt fortbestehen.

Ihre digitale Kommunikationsstrategie sollte dynamisch und flexibel gestaltet sein, um sich nicht nur den wandelnden Anforderungen des Unternehmens, sondern auch den sich kontinuierlich entwickelnden Technologien anzupassen. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Kommunikationsprozesse. Berücksichtigen Sie insbesondere neue Entwicklungen wie hybride Arbeitsmodelle, die möglicherweise eine Anpassung der Kommunikationswege erfordern.

Planen Sie konkrete Schritte ein, um Ihre Kommunikationskanäle zu aktualisieren und für Ihre Kollegen, unabhängig von Standort oder technischer Affinität, erreichbar zu machen. Damit stellen Sie im Management sicher, dass interne Kommunikationsstrategien auf dem neuesten Stand bleiben und Ihren Unternehmenszielen dienen.

10. Sie erachten Transparenz als weniger wichtig

Ein Mangel an Transparenz in der Kommunikation führt oft zu Missgunst und Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern. Wenn wichtige Informationen zurückgehalten werden oder Mitarbeiter den Eindruck haben, schlecht informiert zu sein, entsteht ein negatives Arbeitsklima.

Stärken Sie über interne Kommunikationsstrategien das Wir-Gefühl in der Belegschaft, indem Sie auf einen offenen und verständlichen Austausch achten.

Regelmäßige Updates, offene Dialoge und eine Organisationskommunikation, die alle Mitarbeiter einbeziehen, fördern ein angenehmes Berufsumfeld und erhöhen die Produktivität.

Fazit: Entwickeln Sie interne Kommunikationsstrategien zur Überwindung von Kommunikationshindernissen!

Erfolgreiche interne Kommunikationsstrategien erfordern mehr als das bloße Übermitteln von Nachrichten. Es geht vielmehr darum, dass Ihre Botschaften deutlich verstanden und von allen Teammitgliedern aufgenommen und umgesetzt werden.

Durch die Vermeidung der beschriebenen Fallstricke und die Implementierung von Lösungen wie dem Multichannel-Austausch, klaren Feedbackschleifen und einen transparenten Austausch sind Sie in der Lage, Ihre interne Kommunikation im Unternehmen nachhaltig zu verbessern.

Mit Bitrix24 stärken Sie die Organisationskommunikation über eine Plattform, die speziell auf die interne Kommunikationsstrategie ausgerichtet ist und eine Vielzahl von Tools mitbringt, die Interaktionen bündeln und optimieren.

Ein wichtiges Element der Software ist das Intranet, das als wesentliche Kommunikations- und Informationsplattform fungiert. Hier veröffentlichen Sie Nachrichten, hinterlegen Informationen und sorgen dafür, dass alle Kollegen Zugang zu den neuesten Entwicklungen haben. Darüber hinaus erleichtert der Lösung über Kanäle wie Chats, Videoanrufen und Foren, die Überwindung von Kommunikationshindernissen und unterstützt die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg.

Der Anwendung ermöglicht außerdem eine flexible Verteilung von Informationen über diverse Kanäle, sodass sowohl technikaffine als auch weniger versierte Mitarbeiter die Inhalte leicht erfassen können. Die Integration von Social Features, wie „Gefällt mir“-Angaben oder Kommentarfunktionen, fördert zusätzlich den Austausch und die Interaktivität in der Belegschaft.

Registrieren Sie sich und stellen Sie mit der zentralen Plattform eine effiziente Kommunikation am Arbeitsplatz sicher.

FAQ

Was sind die häufigsten Fallstricke in internen Kommunikationsstrategien?

Zu den häufigsten Fallstricken, die interne Kommunikationsstrategien betreffen, zählen:

• die Annahme, dass eine einmalige Botschaft ausreicht

• der Glaube, dass jeder Mitarbeiter alle Informationen sofort verarbeitet

• das Verlassen auf einen einzigen Kommunikationskanal

• unklare Verantwortlichkeiten bei der Kommunikationsweitergabe

• fehlende Rückkopplungsschleifen

• die Vermutung, dass Veränderungen willkommen sind

• die Vernachlässigung der nicht-technischen Mitarbeiter

• der Versuch, jede Kommunikation zu kontrollieren

• fehlende kontinuierliche Verbesserung

• Mangelnde Transparenz

Wie können Organisationen ihre interne Kommunikation verbessern?

Organisationen können ihre interne Kommunikation verbessern, indem sie Multichannel-Ansätze nutzen, klare Feedback-Schleifen integrieren, Transparenz fördern, Kommunikation regelmäßig evaluieren und anpassen sowie digitale und analoge Kanäle kombinieren. Eine gezielte Nutzung von Kommunikationstools und klare Verantwortlichkeiten spielen ebenfalls eine wichtige Rolle.

Welche Tools helfen, die interne Kommunikation zu optimieren?

Tools wie Bitrix24 helfen, die interne Kommunikation zu optimieren. Sie beinhalten Funktionen wie Chats, Videokonferenzen, Aufgabenmanagement und zentrale Dokumentenspeicherung, die die Zusammenarbeit vereinfachen und Kommunikationshindernisse überwinden. Die digitalen Plattformen fördern somit einen effizienteren und transparenteren Austausch im Unternehmen.