Klug entscheiden: in 10 Schritten zur perfekten Entscheidungsmatrix

Führungskräfte sind regelmäßig mit der Herausforderung konfrontiert, Entscheidungen treffen zu müssen. Dabei ist es wichtig, sich nicht ausschließlich auf persönliche Erfahrungen oder Intuition zu verlassen. Stattdessen sind rationale Überlegungen und bewertbare Kriterien entscheidend, um verantwortungsvoll zu handeln.

Eine Entscheidungsmatrix nutzt genau solche Kriterien, die möglichst objektiv bewertet werden sollen. In der Praxis jedoch beeinflussen oft subjektive Faktoren die Entscheidungsfindung.

Die folgenden 10 Schritte unterstützen Sie dabei, eine objektive Perspektive zu entwickeln und eine Entscheidungsmatrix zu erstellen, die auf umfassenden Analysen und Bewertungen basiert und zu fundierten Entscheidungen führt.

1. Voraussetzung zur Erstellung einer Decision Matrix ist die Definition von Entscheidungen

Eine Entscheidungsmatrix dient der Bewertung alternativer Möglichkeiten zur Verwirklichung bestimmter Zielsetzungen. Zur effektiven Nutzung eines solchen - im englischen Sprachraum als Decision Matrix bezeichneten - Werkzeugs müssen zunächst die zu treffenden Entscheidungen definiert werden. Um eine objektive Bewertung vornehmen zu können, sind neben den zu treffenden Entscheidungen, die Kriterien, verschiedene Optionen, ein Bewertungssystem und die Gewichtung aller einfließenden Faktoren zu benennen.

Die Formulierung von Entscheidungsfragen erfordert gleichzeitig eine Klärung der Entscheidungskompetenz, die Zusammensetzung des Teams, das an der Lösungsfindung beteiligt ist und eine Aufstellung der zur Verfügung stehenden Ressourcen, wie Zeit oder Budget. Ein Beispiel verdeutlicht konkret die vorangegangenen Erläuterungen.

Die Neubesetzung einer Leitungsposition im Unternehmen soll durch eine Analyse von Entscheidungsmatrizen unter Berücksichtigung der Fähigkeiten, vorliegender Erfahrungen und der Eignung unter ethischen Gesichtspunkten vorgenommen werden. Da interne Bewerber zu bevorzugen sind und die Auswahl kurzfristig erfolgen muss, hilft eine leistungsfähige HR-Software bei der Untersetzung von Auswahlkriterien mit relevanten Daten.

2. Kriterien identifizieren, die einen wesentlichen Einfluss auf die Entscheidung haben

Die gewissenhafte Auswahl von Kriterien nimmt wesentlichen Einfluss auf die Qualität einer Entscheidungsmatrix. Nur auf Basis objektiv ermittelter Daten lässt sich ein belastbares Urteil bilden.

Bei der Festlegung von Kriterien für die Entscheidungsmatrix ist primär auf die zu erreichenden Ziele zu achten. Messbare Parameter sollten bevorzugt werden. Grundsätzlich muss zwischen quantitativen und qualitativen Kriterien unterschieden werden. Beide Kategorien können Einfluss auf die Entscheidungsfindung nehmen.

Bestimmende quantitative Kriterien sind Kosten, wie Investitionen, Wartungs- und Betriebskosten, Produktivität, Zeit, wie die Dauer bis zum Erreichen des Ziels oder das Risiko, eine Zielsetzung nicht erreichen zu können. Für die genannten und weiteren möglichen Einflussfaktoren, wie zum Beispiel die finanzielle Rendite, lassen sich in den meisten Fällen Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) ermitteln, die objektive Bewertungen gestatten.

Daneben spielen qualitative Kriterien, wie Kundenzufriedenheit, Service oder Produktqualität eine ebenso große Rolle und müssen in die Bewertungsmethoden für Entscheidungen einfließen.

3. Gewichtung spezifizierter Kriterien hinsichtlich ihrer Bedeutung

Eine Entscheidungsmatrix erstellen bedeutet, nicht nur die Kriterien aufzulisten, die zur Grundlage einer objektiven Wahl dienen, sondern ihnen auch eine Gewichtung zu geben. Das charakterisiert die unterschiedliche Bedeutung der einzelnen Faktoren für die Gesamtbeurteilung.

Bei der Gewichtung kommen verschiedene Verfahren zum Einsatz. Häufig wird eine Methode angewendet, bei der jedem Kriterium eine Ziffer, zum Beispiel von 1 bis 5, zuzuordnen ist. Unbedingt zu beachten ist, dass die Gesamtsumme der Gewichtungen 100 % betragen muss.

Im Paarvergleich werden immer zwei Kriterien gegenübergestellt. Die jeweils höhere Wertigkeit führt zum entsprechenden Eintrag in die Ergebnismatrix. Die AHP-Methode (Analytic Hierarchy Process) gliedert einen Entscheidungsbaum in mehrere hierarchischen Ebenen, führt einen paarweisen Vergleich jedes einzelnen Elements durch und berechnet daraus die Gewichtung. Bei der Delphi-Methode erfolgt die Rangordnung durch mehrmalige Expertenbefragungen und iterative Angleichung der Ergebnisse.

Ganz gleich, welches Verfahren zum Einsatz gelangt, es sollte nachvollziehbar, transparent und mit allen Entscheidungsträgern abgestimmt sein.

4. Alternativen auflisten: Alle möglichen Optionen dokumentieren

Um die Entscheidungsfindung verbessern zu können, ist es notwendig, alle möglichen Alternativen zu erfassen. Unter der Voraussetzung der in den vorangegangenen Abschnitten definierten Entscheidungen, den sie beeinflussenden Kriterien und deren Gewichtung, sind zunächst alle Lösungsansätze zu sammeln. Dazu eignet sich ein Brainstorming mit allen relevanten Entscheidungsträgern. Eine Mindmap widerspiegelt visuell das Ergebnis und bildet den Ausgangspunkt, um die verschiedenen Alternativen durch Hinzufügen qualifizierter Daten fachlich zu untersetzen. Die Gegenüberstellung sollte allen Stakeholdern in einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem bereitgestellt werden und wird damit jederzeit anpassbar.

Die vorangegangenen Aussagen sollen durch ein Beispiel – den Vergleich mehrerer Anbieter von Projektmanagementsoftware - konkretisiert werden. Anhand der definierten Auswahlkriterien kommen mehrere Anbieter infrage, sind also in die Entscheidungsmatrix aufzunehmen. Für jeden Hersteller sind die bestimmenden Kriterien aufzulisten und gegenüberzustellen, etwa Kosten für Anschaffung und Lizenzgebühren, Qualitätskriterien, wie Zuverlässigkeit oder Benutzerzufriedenheit, Integration in die bestehende Softwareumgebung, Skalierbarkeit und Datensicherheit, um hier eine Auswahl zu nennen. Die Dokumentation wird im nächsten Schritt der Bewertung unterzogen.

5. Einstufung von Alternativen - Einschätzen, wie jede Option die einzelnen Kriterien erfüllt.

Unter der Voraussetzung, dass – wie im Abschnitt zuvor beschrieben – alle Alternativen dokumentiert und in die Entscheidungsmatrix aufgenommen wurden, erfolgt als nächster Schritt die objektive Bewertung. Grundsätzlich sind bei der Analyse von Entscheidungsmatrizen subjektive Einflüsse und Vorurteile zu vermeiden. Um Entscheidungsprozesse optimieren zu können, sollte zunächst jede Option einzeln und unabhängig von Alternativen begutachtet werden. Gegebenenfalls führen einzelne Kriterien bereits zum Ausschluss. Das erhöht die Effizienz der Beurteilung.

Folgende Methoden können zur Gegenüberstellung von Alternativen bei der Entscheidungsfindung angewendet werden:

• Quantitative Bewertung. Zuordnung von Zahlenwerten für jede Option in Bezug auf die definierten Einzelkriterien. Höhere Werte bedeuten bessere Erfüllung der Anforderungen, wobei die Gewichtung – siehe dazu Abschnitt 3 – berücksichtigt werden muss.

• Qualitative Bewertung. Durch beschreibende Zuordnung von „sehr gut“ bis „schlecht“ und „erfüllt alle Anforderungen“ oder „erfüllt Anforderungen nur teilweise“ wird die Entscheidungsalternative eingeordnet. Auch hier ist die Gewichtung zu berücksichtigen.

• Scoring Modell. In einer Kombination von quantitativer und qualitativer Bewertung lässt sich für jede Option ein Gesamtergebnis ermitteln.

6. Gewichtete Punktzahlen zur objektiven Beurteilung berechnen

Die Berechnung der gewichteten Punktzahl stellt ein wesentliches Kriterium im Entscheidungsprozess dar. Unter Berücksichtigung unterschiedlicher Wertigkeiten einzelner Kriterien können objektive Entscheidungen abgeleitet werden.

Durch die Multiplikation von Bewertung mit der Gewichtung für jedes Kriterium lässt sich ein vergleichbares Resultat für jede mögliche Option ermitteln. Die Verfahrensweise sieht dabei wie folgt aus:

1. Die Multiplikation der Bewertung jeder Entscheidungsoption mit der Gewichtung des zugehörigen Kriteriums ergibt die gewichtete Punktzahl.

2. Durch Addition aller gewichteten Punktzahlen jeder Option wird die Gesamtpunktzahl ermittelt.

3. Ein Vergleich der Gesamtpunktzahlen führt zur Option, die am besten alle definierten Kriterien erfüllt. Dazu gibt es im nächsten Schritt ausführliche Erläuterungen.

Das im Abschnitt 4 erläuterte Beispiel eines Vergleichs der Anbieter von Projektmanagementsoftware soll hier in stark vereinfachter Form die Vorgehensweise mit einer Entscheidungsmatrix demonstrieren.

7. Bewertung analysieren: Die gewichteten Punktzahlen summieren, um die Optionen zu vergleichen

Aus der Tabelle des Beispiels lassen sich die gewichteten Punktzahlen für die drei Softwareanbieter wie folgt berechnen:

Anbieter 1: (0,4 x 3) + (0,3 x 4) + (0,2 x 3) + (0,1 x 3) = 3,3

Anbieter 2: (0,4 x 3) + (0,3 x 2) + (0,2 x 3) + (0,1 x 3) = 2,7

Anbieter 3: (0,4 x 5) + (0,3 x 1) + (0,2 x 4) + (0,1 x 4) = 3,5

Ein Vergleich der Gesamtpunktzahlen kommt zum Ergebnis, dass Anbieter 3 als Option angesehen werden muss, die am besten alle definierten Kriterien erfüllt. Bevor man daraus die Schlussfolgerung zieht, dass die Projektmanagementsoftware vom Anbieter 3 zu erwerben sei, gilt es noch einmal folgende Punkte genau zu prüfen.

• Wurde die Gewichtung aller Kriterien wirklich sorgfältig durchgeführt?

• War die Bewertung der Kriterien tatsächlich transparent?

• Lässt die gewichtete Gesamtpunktzahl eine objektive Auswahl zu?

Für das Beispiel muss die letzte Frage eindeutig mit „nein“ beantwortet werden. Die Begründung dafür liefert der folgende Abschnitt.

8. Trade-offs betrachten: Vor- und Nachteile der am höchsten bewerteten Optionen evaluieren

Für eine gute Anleitung zur Entscheidungsmatrix gehört dieser Schritt zu den wichtigsten, um die korrekte Auswahl zu treffen. Im Beispiel wurden zwei Softwareanbieter mit einer Gesamtpunktzahl bewertet, die deutlich über dem dritten Mitbewerber lag.

Eine Entscheidung für Angebot 3 – mit der höchsten Gesamtpunktzahl – würde allerdings das Prinzip der Trade-off-Analyse negieren. Dabei handelt es sich um den Vergleich zweier Kriterien, die sich gegenläufig beeinflussen. Im konkreten Beispiel sind das „Leistung“ und „Kosten“. Das größere Leistungsspektrum der Software von Anbieter 3 ist mit einem höheren Kaufpreis und eventuellen Wartungsausgaben verbunden und macht die Anschaffung deshalb teurer.

Die beiden entscheidenden Kriterien sind deshalb noch einmal einer genaueren Analyse zu unterziehen. Die Vor- und Nachteile der einzelnen Softwarefeatures sind aufzulisten und in Bezug zum tatsächlichen Mehrwert zu setzen. Rechtfertigen die zu erzielenden Vorteile tatsächlich den höheren Preis und lässt sich beim Einsatz der Software in vertretbarer Zeit der ROI (Return of Investment) erzielen?

Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen führt letztlich zum Treffen der Entscheidung, dem neunten Schritt innerhalb des Beitrags.

9. Auf der Grundlage der Decision Matrix eine Entscheidung treffen

Beim Einsatz der Entscheidungsmatrix bietet die Auswahl der Option mit der höchsten Gesamtpunktzahl einen einfachen Ansatz zur Auswahl, der Objektivität sichern soll. Jedoch müssen zusätzliche Überlegungen immer in die Entscheidungsfindung einfließen. Bei der Einführung neuer Technologien oder bei anstehenden Investitionen gilt es, die Risikotoleranz der Stakeholder zu beachten. Budgetbeschränkungen können die Entscheidung für Optionen mit der höchsten Bewertung ausschließen. Hinzu kommen strategische Überlegungen, wie die Orientierung auf das schnelle Erreichen des ROI oder die Analyse, ob mit der Entscheidung langfristige strategische Ziele des Unternehmens gesichert werden.

Um die vorgenannten Aussagen zu unterstützen, soll an dieser Stelle wieder auf das mehrfach genannte Beispiel der Auswahl eines Softwareanbieters zurückgekommen werden. Die Trade-off-Analyse ergab einen Zusammenhang zwischen Leistungsparametern und Kosten. Trotzdem kann die Entscheidung für den Hersteller mit der höchsten Punktzahl die beste Entscheidung darstellen, wenn die genaue Preisstruktur beachtet wird. Bitrix24 stellt zum Beispiel mit seinen Preisplänen die Software für unterschiedliche Anwendungsfälle bereit. So lässt sich die Projektmanagementsoftware günstiger erwerben, wenn die Nutzerzahl beschränkt und bestimmte Features nicht benötigt werden. Ein späteres Upgrade erfüllt steigende Anforderungen.

10. Entscheidungsfindung reflektieren und aus dem Prozess lernen

Die hier beschriebene Matrix ist ein nützliches Tool zur Entscheidungsfindung. Diese ist jedoch zu reflektieren. Es gilt, aus den Ergebnissen Erkenntnisse abzuleiten, um die Qualität bei der Erstellung einer Entscheidungsmatrix stetig zu verbessern. Die Reflexion ermöglicht – besonders, wenn sie innerhalb eines Teams abgehalten wird – alternative Perspektiven zu betrachten. Damit wird ganz bewusst der Blickwinkel für neue und innovative Ansätze erweitert.

Lösungen sind dahingehend zu analysieren, ob sich die getroffene Entscheidung als zufriedenstellend erwies oder unter Berücksichtigung besserer Informationen oder neuerer Daten ein anderes Ergebnis erzielt worden wäre.

Damit Entscheidungen analysiert und reflektiert werden können, müssen die Ergebnisse und der Weg zu diesen dokumentiert und revisionssicher gespeichert werden. Das beinhaltet auch die Gründe für die Optionswahl, insbesondere dann, wenn nicht die höchste Gesamtpunktzahl aus der Entscheidungsmatrix den Zuschlag erhielt. Die Dokumentation fördert den Lernprozess und kann für spätere ähnliche Auswahlverfahren von großem Nutzen sein. Sie ist deshalb unbedingt allen Stakeholdern zur Verfügung zu stellen.

Fazit: Mit geeigneten Bewertungsmethoden die Entscheidungsmatrix effektiv nutzen

Um Entscheidungen treffen zu können, müssen diese zunächst klar und verständlich definiert werden. Daraus resultierend, sind alle Kriterien aufzulisten, die Einfluss auf die Entscheidung nehmen können. Im nächsten Schritt erfolgt die Einordnung der Kriterien hinsichtlich ihrer Bedeutung und die Zuordnung einer Gewichtung. Verschiedene mögliche Entscheidungsoptionen werden durch Berechnung der gewichteten Punktzahl eingeordnet.

Die Option mit der höchsten Gesamtpunktzahl ist nicht zwangsläufig für eine Entscheidung zu präferieren. Durch Anwendung der Trade-off-Analyse kann die am höchsten benotete Option entweder bestätigt oder durch eine Alternative ersetzt werden.

Eine wichtige Rolle spielt die Entscheidungsmatrix im Projektmanagement. Besonders bei umfangreichen Aufgabenstellungen gibt die Bewertung und Gewichtung aller wesentlichen Einflussfaktoren Sicherheit für das Erreichen der Zielstellung. Unverzichtbar ist dabei die Auswahl einer geeigneten Software. Zur Teamunterstützung sind Lösungen gefragt, die Tools von der Projektplanung über die Kommunikation bis hin zur Aufgabenverwaltung und Dateifreigabe anbietet. Mit Bitrix24 können Sie Ihre Arbeit koordinieren und Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis treffen. Entdecken Sie die Möglichkeiten, wie sich mit Bitrix24 alle Projektmanagementprozesse optimieren lassen und werden Sie Teil einer auf den Erfolg ausgerichteten Community. Registrieren Sie sich noch heute!

FAQs

Wie erstellt man eine effektive Entscheidungsmatrix?

Eine effektive Entscheidungsmatrix erstellt man durch:

• Klare Formulierung der zu treffenden Entscheidung

• Erkennen aller für die Entscheidung relevanten Kriterien

• Gewichtung der Kriterien

• Identifizierung möglicher Optionen

• Bewerten der Optionen mit Punktesystem

• Berechnung der Gesamtpunktzahl pro Option aus Gewichtung und Bewertung

• Vergleich der Punktzahlen als Basis der Entscheidungsfindung

Wie gewichtet man Kriterien in einer Entscheidungsmatrix?

Kriterien in einer Entscheidungsmatrix gewichtet man in der Regel nach einem Punktsystem. Obwohl es auch andere Methoden gibt, hat sich diese wegen ihrer Einfachheit und Transparenz durchgesetzt. Klarstellung: Es könnte hilfreich sein, zu präzisieren, dass die Summe der Gewichtungen aller Kriterien 100 % betragen muss, um Missverständnisse zu vermeiden. Die Formulierung könnte wie folgt angepasst werden: "Die Summe der Gewichtungen aller Kriterien muss insgesamt 100 % ergeben, wobei die Gewichtung jedes einzelnen Kriteriums bei Bedarf angepasst werden kann.

Wie trifft man eine Entscheidung basierend auf der Entscheidungsmatrix?

Um Entscheidungen basierend auf einer Entscheidungsmatrix zu treffen, werden zunächst alle relevanten Einflusskriterien mit einer Punktzahl bewertet, gewichtet und eine Gesamtpunktzahl ermittelt. Die Option mit der höchsten Gesamtpunktzahl ist nicht zwangsläufig zu präferieren. Durch Anwendung der Trade-off-Analyse ist sie entweder zu bestätigen oder durch eine Alternative zu ersetzen.