KI in Recruiting-Prozessen – Anleitung und Tipps für effektive Prompts

Künstliche Intelligenz hat die Arbeitswelt in vielen Bereichen revolutioniert. Eine große Zahl von Unternehmensvorgängen wird heute mit KI-Tools durchgeführt, darunter auch das Recruiting. KI-basiertes Recruiting ermöglicht eine Automatisierung, wodurch manuelle Vorgänge entfallen. KI kann Auswertungen und Analysen durchführen, die eine gute Grundlage für Unternehmensentscheidungen bieten.

Aber hierfür muss ein KI-Tool auch die richtigen Anweisungen erhalten. In diesem Punkt ist KI-Prompting der Schlüssel. Das Erstellen von Eingabeanweisungen an die künstliche Intelligenz ist ein Lernprozess, der auf Kenntnissen und Erfahrungen beruht. Wir haben im folgenden Artikel deshalb eine Anleitung für KI-Prompts erstellt, mit denen Sie je nach Phase der Bewerbung relevante Eingabeaufforderungen an die KI richten können. Zudem geben wir Ihnen noch einige Tipps, damit Sie das Maximum aus Ihren KI-Anwendungen herausholen.

Auch Unternehmenssoftware wie die Bitrix24-Lösungen bietet Ihnen künstliche Intelligenz für viele Vorgänge. Die 2024 veröffentlichte Studie von Bitrix24 zeigt, dass Geschäftsabschlüsse mit der Nutzung des KI-Assistenten CoPilot innerhalb eines Jahres um 10 % stiegen. Der Grund hierfür liegt in der Automatisierung von Routineaufgaben und der Verringerung des Fehlerrisikos.

Wie KI-Prompts das Recruiting revolutionieren

Künstliche Intelligenz nimmt Unternehmen im Recruiting viele zeit- und personalintensive manuelle Prozesse ab. Sie können beispielsweise eine Stellenanzeige mit KI erstellen, die genau an die Zielgruppe der Kandidaten angepasst ist. Künstliche Intelligenz kann diese Stellenausschreibungen dann an verschiedenen Orten veröffentlichen, also genau dort, wo sich vielversprechende Bewerber befinden.

Oder Sie lassen mit KI den Lebenslauf von Kandidaten auf verschiedene Merkmale scannen. So brauchen Sie vorab keine manuellen Sichtungen mehr durchzuführen. Dasselbe gilt für Chatbots, die Fragen beantworten, sich aber auch für das Vorab-Screening von Bewerbern eignen.

Für diese und weitere Aufgaben benötigen Sie KI-Prompts. Ohne sie weiß die künstliche Intelligenz nicht, was sie tun muss und vor allem, wie sie es tun muss. KI-Prompts können Sie individuell für Ihre Anforderungen erstellen, denn jedes Unternehmen, jede Position und jeder Bewerber hat unterschiedliche Voraussetzungen. Auch wenn in vielen Software-Lösungen bereits KI-Prompts unsichtbar für Sie integriert sind, sollten Sie wissen, wie Sie diese Eingabebefehle am besten erstellen.

Die Bedeutung von KI im Recruiting

Der Einsatz von KI im Recruiting-Prozess macht das ganze Bewerbungsverfahren hochgradig effizient. Künstliche Intelligenz kann zum Beispiel riesige Datenmengen in Sekundenschnelle analysieren und dabei kleinste Abweichungen feststellen. 

Sie können mit KI Stellenanzeigen entwickeln, die in Bezug auf Stil, Ton und enthaltenen Details genau zu den Bewerbern passen, die Sie anziehen wollen. Vorteile zeigen sich aber auch in der Automatisierung durch KI. Beispielsweise kann KI E-Mails nach vorab eingegebenen Regeln verschicken oder auf Anfragen antworten.

Insgesamt ermöglicht dieses auch Robot-Recruiting genannte Verfahren eine enorme Einsparung an Ressourcen. Es ist sehr präzise, wodurch es zu weniger Fehlern kommt. Und natürlich verbessert sich die Kandidatenerfahrung, weil diese den Bewerbungsprozess als strukturiert und schnell empfinden.

Was sind KI-Prompts und wie unterstützen sie das Recruiting?

KI-Prompts sind genaue Anweisungen, die Sie einer künstlichen Intelligenz geben, damit diese eine Aufgabe ausführt. Stellen Sie sich vor, Sie sagen einem Menschen anstatt einer Maschine, was er wie tun soll. Je genauer Sie dabei vorgehen, umso besser ist wahrscheinlich das Ergebnis.

Der Einsatz von KI im Bewerbungsprozess braucht deshalb klare Befehle – Prompts – wie eine Aufgabe erledigt werden soll. Egal, ob bei künstlicher Intelligenz in Applicant Tracking Systems (ATS), bei der Formulierung von Stellenanzeigen oder der Auswahl bestimmter Bewerbungen für die engere Wahl, müssen diese Anweisungen so klar und präzise wie möglich sein.

Wenn Sie wissen, wie Sie diese KI-Prompts formulieren sollten und worauf es sonst noch ankommt, können Sie künstliche Intelligenz in der Personalbeschaffung erfolgreich nutzen.

Grundlagen der Erstellung von effektiven KI-Prompts im Recruiting

Bevor Sie KI im Recruiting-Prozess mit den entsprechenden Prompts verwenden, sollten Sie einige Grundlagen kennen. Wichtig ist zuerst einmal, auf welcher Basis künstliche Intelligenz funktioniert. Hierbei gibt es verschiedene Technologien. 

Am weitesten ist Natural Language Processing (NLP) verbreitet, das menschliche Sprache verstehen, interpretieren und generieren kann. Außerdem gibt es für maschinelles Lernen, Deep Learning, Datenbanken und Big Data oder Computervision-Einsatzmöglichkeiten beim KI-Recruiting.

Sie sollten mit den KI-Technologien des Recruitings vertraut sein, damit Sie in der jeweiligen Anwendung wirksame Prompts entwickeln können. Beispielsweise kann Robotic Process Automation (RPA) als Grundlage der KI in der Bewerberauswahl infrage kommen, um die Bewerbungen und Lebensläufe anhand bestimmter Regeln zu sortieren. 

Was macht einen guten KI-Prompt aus?

Bei einem KI-Prompt gilt zuallererst, dass er konkret und zielgerichtet sein muss. Das ist beim Personalwesen genauso wie bei anderen Prozessen der Fall. Ungenaue, mehrdeutige und allgemeine Formulierungen helfen Ihnen bei der KI-Technologie nicht weiter, da für die künstliche Intelligenz nicht klar ist, was sie tun soll.

Je mehr Angaben Sie haben und je genauer diese sind, desto besser sind die Ergebnisse beim Ausführen eines KI-Prompts. Denken Sie etwa an eine Stellenanzeige in der Zeitung: Wenn ein Job genau beschrieben wird, bekommt die HR-Abteilung mehr relevante Bewerbungen für die Stelle als bei einer ungenauen Beschreibung. Diese Idee lässt sich auf alle KI-Prompts übertragen, egal ob Sie KI bei Bewerbungen, Stellenanzeigen oder für andere Bereiche verwenden.

Typische Fehler bei der Formulierung von KI-Prompts

Die Einführung von KI-Systemen in Unternehmen ist häufig noch relativ neu. Mangelnde Kenntnisse oder wenig Erfahrungen können dazu führen, dass Menschen beim Prompten Fehler machen.

Die häufigsten davon sind ungenaue Anweisungen und mangelnde Spezifikationen. Die KI kann so die Anweisung nicht verstehen und die Ergebnisse entsprechen dann nicht den Erwartungen der Recruiter.

Beispiele für KI-Prompts zur Erstellung von Stellenanzeigen

Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie KI für das Entwickeln und Optimieren von Stellenanzeigen nutzen können. Wenn Sie Daten haben, auf denen die Prompts basieren, sind die Ergebnisse noch genauer.

Beispiel 1: Erstellung einer detaillierten Stellenanzeige

Das Thema Stellenanzeige ist bei vielen Prompts eine Herausforderung. Viele Mitarbeiter gehen beim Entwickeln von Prompts von ihren eigenen Kenntnissen zu der Stelle aus. Wenn Sie der KI aber nicht mitteilen, wie die Anzeige aussehen soll, wird sie zu allgemein oder nicht verstanden.

Hier ist ein zu allgemeines Beispiel für einen Prompt: "Erstelle eine Stellenanzeige."

Die KI weiß nicht, für welche Art von Unternehmen, für welche Position und mit welchen Anforderungen das Stellenangebot formuliert werden soll. Besser ist deshalb folgender Prompt:

Bei diesem Prompt analysiert die künstliche Intelligenz die Merkmale der angebotenen Stelle und kann dementsprechend eine Anzeige schreiben. So stehen die Chancen gut, dass sich Kandidaten melden, auf die die Stellenbeschreibung zutrifft.

Beispiel 2: Optimierung einer bestehenden Stellenanzeige

Nehmen wir an, Sie haben bereits ein Stellenangebot, das Sie aber optimieren möchten. Mit dem Prompt "Optimiere dieses Stellenangebot" kann künstliche Intelligenz wenig anfangen. Es ist nicht klar, was genau optimiert werden soll und wie. Ist es die Sprache, die Struktur oder die Formulierung für SEO? Außerdem fehlt das Ziel des Prompts und Angaben darüber, an wen sich die Anzeige richtet.

Stattdessen bietet sich folgender Prompt an:

Hier sind dann alle Aspekte für die Optimierung enthalten.

Beispiele für KI-Prompts zur Analyse von Lebensläufen

Zum Einsatz von KI in der Personalauswahl gehört auch die Analyse von Lebensläufen. Dabei können Sie sinnvolle Prompts entwickeln, die eingereichte Lebensläufe nach verschiedenen Kriterien analysieren. 

Beispiel 3: Vorauswahl von Kandidaten basierend auf Lebensläufen

Für das Scannen und die Auswahl von Lebensläufen können Sie ebenfalls KI in Recruiting-Prozessen nutzen. Wichtig hierfür sind die KI-Prompts, die Ihre Ziele und Kriterien enthalten.

Ein Prompt wie “Analysiere diese Lebensläufe und wähle die besten Kandidaten aus” wäre zu ungenau. Die künstliche Intelligenz versteht nicht, welche Maßstäbe für “die besten” gelten. Auch die Anzahl der auszuwählenden Kandidaten ist unklar. Darüber hinaus fehlen die Art der Position und welche Erfahrungen zu den Auswahlkriterien gehören.

Der folgende Prompt wäre besser geeignet:

Beispiel 4: Automatisierte Lebenslaufbewertung nach spezifischen Fähigkeiten

Die KI-Personalauswahl kann sich auch nach den Fähigkeiten der Kandidaten richten. Wenn Sie eingegangene Lebensläufe danach priorisieren wollen, ist ein Prompt wie “Priorisiere die Lebensläufe nach Fähigkeiten” nicht geeignet.

Besser ist hier etwa:

Dieser KI-Prompt bezieht sich auf die spezifische Stelle (Frontend-Entwickler). Er gibt die notwendigen Fähigkeiten an (HTML, CSS, JavaScript, React) und hat das Ziel der Priorisierung.

Beispiele für KI-Prompts zur Bewerberkommunikation

Bewerbungsprozesse beinhalten Kommunikation der Personaler mit Kandidaten. Um diese Prozesse zu vereinfachen, können Sie mit KI automatisierte Schreiben zu verschiedenen Themen senden. Dabei geht es nicht nur darum, eine E-Mail zu verfassen, sondern sie auch zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu schicken.

Beispiel 5: Automatisierte Antworten auf Bewerbungen

Nach der vorläufigen KI-Bewerberauswahl nach Lebensläufen können Sie den Kandidaten zum Beispiel mitteilen, dass sie die erste Bewerbungsrunde bestanden haben und zu einem Interview einladen. Einen Prompt wie “Sende eine Antwort an alle Bewerber.” könnte die KI nicht richtig verarbeiten.

Es fehlen Angaben dazu, an welche Personen die Antwort gesendet werden soll (erfolgreiche Kandidaten oder nicht). Auch die Aussage, die in der Antwort stehen soll, wird hierbei nicht genau spezifiziert.

Der folgende Prompt ist hier passender, da sowohl Kontext, die Personalisierung und weitere Angaben enthalten sind.

Beispiel 6: Reminder-Prompts zur Verfolgung von Bewerberantworten

Es gibt Prompts für das Tracking von Kandidaten, wenn Sie etwa nichts mehr von ihnen gehört haben. KI kann nicht nur die betreffenden Personen aus der Datenbank ermitteln, sondern gleichzeitig eine Erinnerung an sie senden. Allerdings wäre ein Prompt wie “Sende eine Erinnerung an die Bewerber.” sehr ungenau und führt nicht zum gewünschten Ergebnis.

Im Gegensatz dazu steht folgender Prompt:

Dieser Befehl ist spezifisch, weil er genau die Zeit benennt, nach der eine Erinnerung versendet werden soll. Auch der Inhalt der Erinnerung ist klar. Die Personen werden zur Bestätigung des Termins aufgefordert oder können eine Alternative auswählen. Es sind genug Details vorhanden, inklusive des freundlichen Tons, damit die KI die Anweisung ausführen kann.

Tipps zur Optimierung von KI-Prompts im Recruiting

Es gibt unzählige Möglichkeiten, Prompts für KI in Recruiting-Prozessen zu erstellen. Die vorgenannten sind nur einige Beispiele, die sich auf bestimmte Phasen der Candidate Journey beziehen. 

Denken Sie daran, dass jede Anweisung an die KI individuell ist und keine Allgemeingültigkeit für jede Situation hat. Mit den folgenden Tipps für KI-Prompts sind Sie jedoch auf dem richtigen Weg:

• Nutzen Sie historische Daten für die Verbesserung Ihrer Prompts. Stellen Sie der KI Informationen zu früheren Auswahlprozessen und Bewerbungen zur Orientierung zur Verfügung.

• Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Tasten Sie sich langsam an das Ziel heran und geben Sie der KI Feedback zu dem Ergebnis. Erfassen Sie beispielsweise auch die Daten zu den Erfolgsquoten für frühere Prompts. Sie sind die Grundlage, wenn Sie Ihre Anweisungen verbessern wollen.

• Ihre Prompts sollten den Zielen und Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Diese muss die KI entweder kennen oder Sie müssen sie ihr zur Verfügung stellen. 

• Und natürlich sollten Sie sich auch der Risiken von KI in Recruiting-Prozessen bewusst sein. Für Prompts bedeutet das, Voreingenommenheit und Diskriminierung zu vermeiden. Auf Unternehmensebene steht der Datenschutz im Mittelpunkt, das KI-System muss daher den Anforderungen entsprechen und sicher sein.

Fazit

Effizienzsteigerung mit KI im Recruitingprozess erreichen Sie mit den passenden Prompts. Sie sollten so gezielt wie möglich sein und der künstlichen Intelligenz genug Kontext und Details liefern, damit sie die Anweisung ausführen kann. Gleichzeitig dürfen Sie die KI jedoch nicht mit Informationen überfordern. Besser ist es, wenn Sie in Schritten vorgehen und die Prompts anhand von Feedback und Daten nach und nach verbessern.

Mit den Bitrix24-Tools können Sie einige der besprochenen Prompts ausprobieren. Lassen Sie das System zum Beispiel Stellenanzeigen entwerfen, die sich an Ihren Anforderungen orientieren. Oder versenden Sie Nachrichten an Kandidaten, die Sie zum Vorstellungsgespräch einladen wollen. Die Software verfügt auch über direkte Kommunikationsmöglichkeiten wie Video- oder Audio-Meetings für alle, die Bewerbungsgespräche virtuell durchführen wollen.