Hybrides Arbeiten: Sind hybride Arbeitsmodelle die Zukunft?

Die Zukunft der Arbeit ist hybrid und flexibel. Hybride Arbeitsmodelle sind gekommen, um dauerhaft zu bleiben. Es wird kein Zurück in die Zeit mehr geben, in der die überwiegende Mehrzahl der Arbeitnehmenden direkt im Unternehmen oder einer Niederlassung tätig war. Ausgehend davon, dass  sehr viele Fachkräfte auf dem Markt heute fehlen, sehen ExpertInnen eine Tendenz, das Unternehmen zu verlassen, wenn starre Arbeitsmodelle beibehalten werden. Hybrides Arbeiten spart Zeit, die wir mit dem Pendeln verbringen, und hilft damit die Work-Life-Balance zu erreichen. Gleichzeitig werden die Gefahren der Team-Entfremdung und des digitalen Burnouts verhindert, die bei ausschließlicher Remotearbeit bestehen.

In vielen Fällen arbeiten hybride Teams in unterschiedlichen Zeitzonen zu verschiedenen Zeiten. Der Aufbau eines hohen Vertrauens zwischen Management und Belegschaft sowie zwischen den Teammitgliedern selbst ist die Grundlage für die erfolgreiche hybride Arbeit.

Der hybride Ansatz erfordert eine sorgfältige Planung und Strategie. Damit hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen erfolgreich organisiert wird, gilt es, folgende Best Practices für hybride Arbeitsmodelle zu beachten. 

FAQ

Was bedeutet hybrides Arbeitsmodell?

Bei einem hybriden Arbeitsmodell haben Mitarbeitenden die Möglichkeit sich selbst zu entscheiden, ob sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten möchten. Ein anderer Teil des Modells besteht in der flexiblen Arbeitszeitgestaltung, die meist durch Gleitzeit ermöglicht wird.

Wie setzt man ein hybrides Arbeitsmodell um?

Wie funktioniert ein hybrides Modell?

Was ist beim Umstieg auf ein hybrides Arbeitsmodell zu beachten? 

Beim Umstieg auf ein hybrides Arbeitsmodell sollten unbedingt die Mitarbeiterwünsche berücksichtigt werden. Im Modell können individuelle Teamkonzepte zugelassen werden. Es ist notwendig, feste Meeting-Regelungen zu bestimmen und arbeitsrechtliche Fragen zu klären, zum Beispiel in Bezug auf Arbeitsschutz und Arbeitsverträge.

Hybride Arbeitsmodelle: eine richtige Form auswählen

Es gibt kein Arbeitsmodell, das für jedes Unternehmen und Teammitglied gleich geeignet ist. Hybrides Arbeiten hat den großen Vorteil, dass unterschiedliche Modelle an Branchengegebenheiten, Unternehmenskultur und Mitarbeiterstruktur angepasst werden können.

Grundsätzlich sind bei der Wahl des geeigneten Arbeitsmodells zwei Faktoren zu berücksichtigen: Arbeitsort und Arbeitszeit.

Der Arbeitsort kann sowohl der Sitz oder die Niederlassung des Unternehmens als auch ein Homeoffice oder ein anderer Arbeitsplatz sein. Bei der hybriden Arbeit sind vier Optionen in Bezug auf den Arbeitsort möglich:

• Die Arbeit findet größtenteils im Büro statt, das Homeoffice wird als Ausnahme erlaubt.
• Büro- und Homeoffice-Tage sind fest definiert.
• Die Mitarbeitenden können flexibel und selbstständig für das Büro oder Homeoffice entscheiden.
• Die Mitarbeitenden arbeiten zumeist im Homeoffice und besuchen das Büro nur zu vereinbarten Terminen wie Team- oder Kundenmeetings.

In Bezug auf Arbeitszeit gibt es folgende drei Varianten für hybrides Arbeiten:

• Feste Tages- und Wochenarbeitszeit.
• Teilflexible Arbeitszeit (mit einem Gleitzeitmodell).
• Völlig flexible Arbeitszeit. Die Leistung wird hier aufgabenbezogen abgerechnet. Bei diesem Modell ist es jedoch wichtig, die Einhaltung des Arbeitsrechts nicht zu vergessen.

Strategien und Tipps für hybrides Arbeiten

Um das hybride Modell im Unternehmen erfolgreich umzusetzen, müssen ManagerInnen klare Regeln für Teammitglieder definieren.

Im Büro gibt es Arbeitszeitregelungen, Pausenzeiten und geregelte Arbeitsabläufe. Im Homeoffice können sie wiederum nicht genug kontrolliert werden. Der permanente Leistungsdruck zwingt manche Mitarbeitenden dazu, unbezahlte Überstunden zu machen oder sogar bei Krankheit weiterzuarbeiten. Manche von ihnen fallen wiederum ins andere Extrem. In den beiden Fällen sinkt ihre Arbeitsproduktivität. Von daher müssen TeamleiterInnen Vertrauen im Team aufbauen und eine Lösung dazu finden, wie Arbeits- und Pausenzeiten auch im Homeoffice geregelt werden. Nur auf diese Weise können Effizienz und Engagement im Team sichergestellt werden.

Berücksichtigen Sie individuelle Wünsche der Mitarbeitenden, wenn sie in den Arbeitsablauf integriert werden können. Das gilt nicht nur für die Remote-Arbeit, sondern auch für das Büro im Unternehmen. Bei einer Teamarbeit kommt es auf die geeigneten Kollaborations-Tools an, die eine nahtlose Projektarbeit gewährleisten, unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeitenden befinden.

Vertrauen und Zusammenarbeit sind wesentliche Voraussetzungen für hybrides Arbeiten im Team. Der aktive Informationsaustausch und die Verfügbarkeit aller Informationen sind dafür unabdingbar. Regelmäßige Feedbacks zwischen Teamleitung und Mitarbeitenden und zwischen den Mitarbeitenden selbst stärken die Motivation und helfen immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Auswirkungen hybrider Arbeitsmodelle für Unternehmen und Mitarbeitende

Ganz gleich, für welches der zuvor beschriebenen Modelle für hybrides Arbeiten Sie sich entscheiden, sie bieten Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende, bringen aber auch einige Herausforderungen mit sich.

Der Einsatz eines hybriden Arbeitsplatzmodells, bei dem Mitarbeitende größtenteils im Homeoffice tätig sind, ermöglicht einem Unternehmen, viel Geld für Büroflächen und technische Ausstattung zu sparen. Dabei kommt dem Desk-Sharing-Ansatz eine besondere Bedeutung zu. Bei diesem Modell teilen sich zwei oder mehr Mitarbeitenden die Büroinfrastruktur, das heißt Schreibtisch, PC und andere Arbeitsmittel. Die Einführung eines solchen Prinzips ist zunächst allerdings mit einem nicht geringen Aufwand verbunden. Außerdem müssen Arbeitszeiten gut abgestimmt werden, um Zeitüberschneidungen im Unternehmen zu vermeiden.

Ein weiterer positiver Aspekt für Unternehmen ist die größere Chance, hochqualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen. Auf dem modernen Markt betrachten jüngere Arbeitnehmende flexiblere Arbeitszeiten als wichtiges Kriterium für die Arbeitgeberwahl.

Für Mitarbeitende erhöht hybrides Arbeiten die Zufriedenheit, da sie ihre beruflichen und privaten Aufgaben optimal planen können.

Eine höhere Flexibilität in Bezug auf Arbeitsort und Arbeitszeit bedeutet allerdings auch einen größeren Organisationsaufwand. Das beinhaltet unter anderem die Koordinierung von Terminen und das Projektmanagement. Aus diesem Grund gilt es, geeignete Tools für Terminplanung und Projektmanagement mit der Einführung hybrider Arbeitsmodelle zu implementieren.

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Hybrides Arbeiten – die Vor- und Nachteile

Im vorherigen Abschnitt haben wir die Auswirkungen hybrider Arbeitsweisen auf das Unternehmen und seine Mitarbeitenden behandelt. Nun zeigen wir Ihnen kurz die Vor- und Nachteile des Wechsels von einem klassischen Festzeitmodell zu flexiblen hybriden Modellen.

Vorteile:

• Produktivitätssteigerung. Manche benötigen den Austausch mit Kollegen im Büro, andere bevorzugen die Ruhe im Homeoffice, um produktiv zu arbeiten.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Selbstorganisation und ein gewisses Maß an Autonomie bei der Arbeitsplanung führen zur einer besseren Work-Life-Balance.
• Selbstlernen. Hybrides Arbeiten ermöglicht es Ihrem Team, selbstständig zu lernen, wenn es Zeit dafür hat.
• Online und Offline-Meetings. Um sich mit Ihrem Team zu treffen, können Sie sowohl ausgezeichnete Kollaborations-Tools wie Videokonferenzen nutzen, als auch Offline-Teammeetings im Büro veranstalten.
• Höhere Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen.

Nachteile:

• Höherer Organisationsaufwand. Es ergeben sich zusätzliche Kosten für die Koordination von Arbeitsaufgaben, wenn Mitarbeitende an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten.
• Höhere Kosten für technische Ausstattung. Unternehmen müssen die Kosten für die technische Ausstattung im Homeoffice und im Büro übernehmen.
• Nicht alle Mitarbeitenden möchten oder können im Homeoffice arbeiten.
• Digitalisierung und Homeoffice können zum Stressfaktor werden. Nicht jeder Mitarbeitende kann sich selbst organisieren. Überlastung führt zu permanenten Überstunden im Homeoffice, und bei technischen Problemen (Computer- oder Softwarefehler) hat man niemanden, an den er sich wenden kann.

Mit diesen Herausforderungen ist die IT konfrontiert

Beim hybriden Arbeitsmodell ist es wichtig, geeignete Software und Hardware Ihrem Team bereitzustellen.

Im Unternehmen erhalten neu eingestellte Teammitglieder einen durch IT-Fachleute konfigurierten PC, normalerweise mit Einweisung. Nach mehrjähriger Nutzung wird die Hardware durch IT-Fachleute ersetzt und die Software entsprechend neu installiert. Doch was ist mit Mitarbeitenden, die ihre technische Ausrüstung im Homeoffice nutzen und nur gelegentlich im Unternehmen arbeiten?

Bei der Softwarenutzung können Unternehmen durch einen SaaS-Einsatz besonders flexibel auf hybrides Arbeiten reagieren. Software as a Service (SaaS) basiert auf der Nutzung von Software und IT-Infrastruktur bei einem externen IT-Dienstleister. Besonders günstig ist dabei der Zugriff auf die Software über einen – möglichst beliebigen – Webbrowser und über eine mobile App. Dokumentenverwaltung, Projektmanagement und Kommunikation können auf diese Weise unabhängig von Ort und Zeit organisiert werden.

Eine andere Möglichkeit, Software gemeinsam zu nutzen, sind Remote-Desktop-Dienste. Diese Dienste ermöglichen den Zugang auf die Serverinfrastruktur und die darauf installierte Software vom Homeoffice oder vom Büro aus. Dann benötigen Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice nur einen entsprechend konfigurierten PC oder Notebook und eine Internetverbindung, über die ein sicherer Zugriff auf die firmeneigene Serverstruktur gewährleistet ist.

Neben einer technischen Infrastruktur muss auch die Sicherheit bei allen Mitarbeitenden gewährleistet werden. Während Firmennetzwerke in der Regel durch Firewalls, Intrusion Detection und Prevention Systeme vor Cyberangriffen, Viren und Malware geschützt sind, fehlt dieser Schutz nicht selten im Homeoffice. Besonders hoch ist die Gefahr von Cyberattacken bei der Nutzung öffentlicher WLAN-Hotspots. Aus diesem Grund ist ein eigenes Konzept für den gesicherten Zugang auf das Firmennetz oder Dokumente für die Remote-Arbeit von großer Bedeutung.

Passen Sie das hybride Arbeiten an Ihr Unternehmenskonzept an

Während jedes hybride Arbeitsmodell das Potenzial hat, Ihren Mitarbeitenden die gewünschte Flexibilität zu geben, ist es wichtig, dass das ausgewählte Modell dem Unternehmenskonzept passt. Eine hybride Arbeit lässt sich bestimmt schwieriger organisieren und verwalten, als eine vollständige Remote-Arbeit oder die klassische Büro-Arbeit. Es gibt keine Patentlösung, die ein Unternehmen je nach Größe, Branche oder Mitarbeiterzahl anwenden könnte. Daher muss die Unternehmensführung selbst herausfinden, welches hybride Arbeitsmodell zu ihrer Unternehmenskultur am besten passt.

Besonders wenn einige Teams fast ausschließlich remote und andere lieber im Büro arbeiten, ist es im Sinne der Gleichbehandlung wichtig, allen Mitarbeitenden die gleichen Entwicklungs- und Aufstiegschancen zu geben. Digitale Standards und die Einführung von modernen Kollaborationsformen und Tools ermöglichen die Kombination von Präsenz- und Remotearbeit und verbessern so die Unternehmenskultur.