Die Top 10 Vorteile einer Cloud-basierten Projektmanagement-Software

Technologien, die eine virtuelle Cloud nutzen, nehmen eine immer größere Rolle ein. Unternehmen setzen zunehmend zur Speicherung von Daten und zur Umsetzung täglicher Arbeitsroutinen auf cloudbasierte Projektmanagementsoftware.

Im Projektmanagement haben sich Lösungen etabliert, die die Planung, Umsetzung, Zusammenarbeit und das Controlling via Cloud möglich machen. Diese werden auch als Cloud-basiertes Projektmanagementsystem bezeichnet.

Was ist Cloud-basiertes Projektmanagement? In welchen Bereichen kann Cloud-Technologie im Projektmanagement angewendet werden? Was sind die Hauptvorteile der Verwendung von Cloud-Projektmanagement? Wir beantworten Ihnen an dieser Stelle die wichtigsten Fragen und beschreiben Ihnen 10 Vorteile cloudfähiger Projektmanagement-Software. 

Starten Sie mit einer modernen Projektverwaltung durch und schöpfen Sie das volle Potenzial aus.

FAQ

1. Profitieren Sie von einem orts- und zeitunabhängigem Zugang

Einer der wichtigsten Vorteile der Projektmanagement-Software in der Cloud ist die Tatsache, dass alle Mitarbeitenden von jedem Ort auf der Welt aus auf die Lösung zugreifen können, sofern Sie über eine Internetverbindung verfügen.

Der Zugang ist darüber hinaus vollkommen unabhängig, über unterschiedliche Geräte wie PCs, Tablets und Smartphones möglich, die eine sichere Verbindung zur zentralen Verwaltungsplattform für Projekte herstellen.

Die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen entscheiden eigenständig, ob sie von zu Hause aus, im Büro oder Besprechungsraum beziehungsweise von unterwegs aus auf die cloudbasierte Projektmanagementsoftware zugreifen.

Damit fallen auch restriktive Anforderungen wie die Nutzung bestimmter Server oder die Anwendung von Windows, Mac oder Linux Applikationen an festen Arbeitsplätzen weg.

Unter diesen Voraussetzungen wird auch ein schnelles und einfaches Onboarding neuer Mitarbeiter•innen möglich. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein Passwort und die zugehörigen Nutzerrechte. Mit dem Zugang können Sie direkt durchstarten, ohne dass dafür aufwändige Installationen und Einstellungen notwendig sind.

2. Bieten Sie eine intuitive und leichte Bedienbarkeit

Usability betrachtet die tatsächliche Nutzung und prüft das Nutzungsverhalten aller Mitarbeitenden im Unternehmen im Umgang mit einer Software. Ziel ist es dabei, durch eine leichte Bedienbarkeit Frustration bei den Anwender•innen zu vermeiden und deren tägliche Arbeit spürbar zu erleichtern.

Eine gute User Experience (UX) schafft ein positives Nutzungserlebnis auf allen Ebenen. Die Benutzerfreundlichkeit ist dabei ein zentraler Baustein der UX.

Eine Projektmanagementsoftware in der Cloud macht genau das möglich und erfordert keine langwierigen Schulungen oder Einarbeitungszeiten. Die Nutzer•innen in Ihrem Unternehmen können relativ einfach einsteigen und sich schnell mit den zur Verfügung gestellten Tools vertraut machen.

Möglich wird dies durch intuitive Werkzeuge, die so konzipiert sind, dass sie sich besonders leicht anwenden lassen und mit diversen Funktionen den Arbeitsalltag optimieren.

Die intuitive und leichte Bedienbarkeit wird durch zahlreiche Optionen noch unterstrichen. Mitarbeitende haben beispielsweise die Wahl, welche Tools zur Kommunikation sie am liebsten in der Praxis verwenden, um sich mit ihren Kolleg•innen oder Geschäftspartner•innen via Instant Messenger, Videotelefonie oder Videokonferenz in HD Qualität auszutauschen.

3. Ermöglichen Sie eine effiziente Zusammenarbeit

Immer mehr Unternehmen kombinieren Teams im lokalen Büro und an diversen nationalen und internationalen Standorten mit Kolleg•innen, die im Homeoffice tätig sind. Eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware unterstützt dezentrale Teams bei ihrer Arbeit und garantiert einen Austausch zu jeder Zeit.

Eine Cloud-basierte Lösung stellt dabei nicht nur einen zuverlässigen Datenaustausch, sondern auch die Zusammenarbeit in Echtzeit sicher. Hybride Teams, die zum Teil vor Ort, zum anderen an unterschiedlichen Standorten arbeiten und Remote Teams profitieren gleichermaßen von einer effizienten Zusammenarbeit, über die die Mitarbeitenden ständig in Verbindung bleiben können.

In diesem Kontext ist sogar die gleichzeitige Zusammenarbeit an Dokumenten möglich, ohne dass es dabei zu ungewollten Redundanzen oder Löschungen kommt.

Unterstützt wird die Zusammenarbeit durch Tools wie Aufgabenverwaltung und To-Do-Listen, die einzelne Kolleg•innen und Projektmanager•innen dazu befähigen, Aufgaben zu delegieren oder zu teilen, konzentriert und produktiv daran zu arbeiten. So wird in der Zusammenarbeit eine Überlastung oder Unterforderung vermieden und die Option, die Arbeitslast anders zu verteilen, geschaffen.

4. Verbessern Sie die Produktivität im Team

Produktivität beschreibt die Leistungsfähigkeit einzelner Produktionsfaktoren wie Human Resources und Kapital und bildet das Verhältnis zwischen Input (investierter Aufwand) und Output (erwirtschafteter Ertrag/ Ergebnis) ab.

Eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware macht es mit den bisher beschriebenen Vorteilen möglich, die Produktivität im Team und unternehmensweit zu optimieren.

Teams können besser miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten und in Verbindung bleiben. Diese Fakten ermöglichen es ihnen, effizient und nachhaltig an Projekten zu arbeiten.

Darüber hinaus sind für jeden einzelnen Mitarbeitenden alle notwendigen Informationen jederzeit zugriffsbereit. Über eine aktuelle Wissensdatenbank lassen sich so systematisch wertvolle Hinweise sammeln und ausgewählten Kolleg•innen zur Verfügung stellen.

Kommentare und Ergänzungen sind dabei unkompliziert möglich und sorgen dafür, dass Informationen nicht mehr physisch aufgeschrieben und geteilt werden müssen. Dadurch wird langfristig die Produktivität der Mitarbeitenden erhöht und gleichzeitig das Know-How des Unternehmens gesammelt und gespeichert.

5. Reduzieren Sie den Zeitaufwand

Zeit ist Geld und ein unplanmäßiger zeitlicher Aufwand treibt die Kosten Ihrer Projekte in die Höhe. Im Ernstfall kann eine schlechte Zeitplanung zum verspäteten Projektabschluss führen oder im Ernstfall sogar die gesamte Projektumsetzung gefährden.

Cloud-basierte Projektmanagement-Software bietet Ihnen wichtige Werkzeuge zur Zeiterfassung. Sie nutzen über die Lösung in der Cloud unter anderem Kanban oder Gantt Diagramme, um Ihre Projekte abzubilden, wichtige Meilensteine zu setzen und auch den gesamten Zeitplan bis zum Projektabschluss zu visualisieren, auszuwerten und wenn nötig, anzupassen.

Mit der Zeiterfassung erhalten Sie einen detaillierten Überblick darüber, wie lange die Bearbeitung von Aufgaben dauert und wie viel Zeit Kolleg•innen darin investieren.

Projektmanager•innen haben damit die Möglichkeit, die Effizienz in Projekten genau zu überwachen, Prozesse voranzutreiben und damit letztendlich den Zeitaufwand für die Umsetzung nachhaltig zu reduzieren.

6. Arbeiten Sie kosteneffizient

Die Kosteneffizienz, unter der das Verhältnis zwischen entstehenden Kosten und erbrachten Leistungen verstanden wird, spielt in Unternehmen eine wichtige Rolle, um langfristig erfolgreich am Markt zu sein.

Der Praxiseinsatz von bestimmten Lösungen in Unternehmen ist mit dem Kauf von Server, zahlreichen Installationen, regelmäßigen Wartungen, Updates und der Beschäftigung von Administratoren verbunden. Dies kann die Kosten für das Projektmanagement in die Höhe treiben.  

Für eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware sind kein Zukauf von Servern, vor-Ort-Installationen oder zusätzliche Speicherkapazitäten notwendig. Ein weiterer Vorteil von Projektmanagement-Software in der Cloud ist, dass sie häufig positive Kundenerlebnisse generiert und darüber hinaus eine maßgeschneiderte Unterstützung bietet.

Diese Punkte machen eine cloudbasierte Lösung zur Projektverwaltung besonders kosteneffizient. Darüber hinaus basieren die zugehörigen Cloud-Dienste auf monatlichen Paketpreisen, die nicht nur deutlich geringer sind, als die Kosten für den Kauf von Lizenzen, sondern die monatlichen Kosten für Unternehmen planbar und überschaubar machen.

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7. Reduzieren Sie den Aufwand für die Wartung

Die Software, die im Unternehmen auf eigenen Servern oder einzelnen PCs installiert ist, muss regelmäßig gewartet werden, um Fehler zu beheben oder die Funktionsfähigkeit zu erhalten. Dieser Vorgang kann sehr aufwändig sein und setzt erfahrene IT -Mitarbeitende im Unternehmen voraus.

Cloudbasierte Projektmanagementsoftware überzeugt nicht nur in Sachen Kosteneffizienz, sondern auch mit dem geringen Aufwand für die Wartung.

Dies wird dadurch möglich, dass im Unternehmen keine eigene IT-Abteilung notwendig ist, die sich mit den softwarebezogenen Anforderungen und Wartungsarbeiten auseinandersetzen muss. Denn eine Cloud Lösung wird automatisch Software-Updates unterzogen, die den Nutzer•innen im Unternehmen zur direkten Anwendung verfügbar gestellt wird. Falls es dennoch einmal Fragen zur Anwendung gibt, steht ein technischer Support bereit, der schnelle und unbürokratische Hilfe leistet.

8. Realisieren Sie Flexibilität

Projektmanager•innen wissen, dass Projekte mit zahlreichen Unsicherheiten verbunden sind und vieles anders kommt als ursprünglich geplant. Die damit verbundenen Risiken können zu schwerwiegenden Problemen bei der Umsetzung führen.

Cloudbasierte Projektmanagementsoftware ermöglicht Anpassungen in Echtzeit und bietet die Option, jederzeit Änderungen vorzunehmen und Zeitpläne anhand neuer Erkenntnisse und Entwicklungen umgehend zu überarbeiten und entsprechend flexibel anzupassen.

Projektteams haben so die Möglichkeit proaktiv zu arbeiten und nicht nur auf Veränderungen mit zeitlichem Versatz zu reagieren. Die Projektverwaltung bleibt somit immer auf dem aktuellen Stand und hängt nicht den Entwicklungen in der Praxis hinterher.

Selbst auf mobilen Endgeräten ist es über Apps möglich sofort zu reagieren, wenn besondere Flexibilität gefragt ist.

Ein weiterer Vorteil cloudbasierter Anwendungen ist die Skalierbarkeit im Hosting, die weitere Flexibilität ermöglicht. Bei wachsenden Teams oder sich ändernden Anforderungen können umgehend neue Benutzer•innen oder weitere Funktionsumfänge hinzugefügt werden.

9. Gewähren Sie ein hohes Maß an Sicherheit

Da die IT-Welt stetig komplexer wird, steigt auch die Anzahl von Cyber-Attacken und Risiken, denen Unternehmen aussetzt sind, wenn Sie Softwarelösungen einsetzen.

Cloudbasierte Projektmanagementsoftware wie Bitrix24 gehören zu den sichersten Cloud-Services. Alle hochgeladenen Dateien werden gut geschützt aufbewahrt. Jede Verbindung erfolgt über ein SSL-Protokoll, das sicherstellt, dass sensible Unternehmensdaten geheim bleiben und die Nutzerpasswörter nicht abgefangen werden.

Ein integrierter proaktiver Schutz, eine sogenannte Web Application Firewall, bewahrt sie vor zahlreichen Angriffen, die möglicherweise gegen die Web-Anwendung erfolgen.

Darüber hinaus ist die Projektmanagement-Lösung in der Cloud 24/7 verfügbar, denn zwei unabhängige Rechenzentren sowie eine redundante Cluster-Technologie sorgen für maximale Verfügbarkeit.

Zusätzlich ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung enthalten. Über die Bitrix24 OTP App besteht dafür die Option Codes für Einmalpasswörter zu generieren, die in der Zwei-Faktor-Authentifizierung in Bitrix24 und anderen Bitrix-Produkten angewendet werden können. Selbst wenn es zu einem Diebstahl Ihres Passwortes kommt, kann dieses nicht missbraucht werden, um sich unberechtigt Zugang zu Ihrem Account zu verschaffen.

10. Integrieren Sie nahtlos Applikationen

Unternehmen benötigen für die Bearbeitung einer Vielzahl von Aufgaben in Projekten und die effektive Zusammenarbeit mit Teamkolleg•innen, Kund•innen und Lieferanten, integrierte Dienste, die sich problemlos in der Praxis anwenden lassen und die Kollaboration erleichtern.

Cloudbasierte Projektmanagementsoftware ermöglicht es Ihnen, zahlreiche Integrationen zu nutzen. Neue Funktionen und Möglichkeiten eröffnen sich dabei, indem Sie ganz einfach sofort einsatzbereite Apps aus dem Marketplace installieren.

Dadurch lassen sich individuell und je nach Anforderungen bzw. genutzten Anwendungen zum Beispiel Applikationen wie Gmail, Google Kalender, Google Drive, MS Office darunter Office 365, MS Outlook, Ms OneDrive, Dropbox, Mailchimp, IBM Lotus Notes und viele mehr ganz leicht einbinden.

Synchronisieren Sie ganz einfach Daten wie Kontakte, Unternehmen und Leads zwischen dem Bitrix24 CRM und Anwendungen wie HubSpot, ohne manuelle Dateneingabe oder umständliche, zeitaufwendige Importe.

Fazit: So profitieren Sie von cloudbasiertem Projektmanagement!

Eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware bringt eine Reihe an Vorteilen mit sich. Mit der passenden Lösung greifen Sie von überall auf der Welt aus auf Ihre Projektverwaltung zu. Nicht nur die tägliche Arbeit, sondern auch das Onboarding neuer Mitarbeiter•innen wird durch intuitive Bedienbarkeit und selbsterklärende Tools deutlich erleichtert.  

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teams reibungslos zusammenarbeiten, Informationen austauschen und gemeinsam auf wichtige Dokumente im Projektmanagement zugreifen können. Stellen Sie auf allen Ebenen eine zuverlässige Projektverwaltung sicher, die Echtzeitdaten liefert. Profitieren Sie von einem reduzierten Zeitaufwand, niedrigeren Kosten und einer gesteigerten Produktivität.

Mit einer Cloud-basierten Projektmanagement-Lösung realisieren Sie höchste Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit. Integrieren Sie nach Ihren individuellen Wünschen und Arbeitsabläufen nützliche Applikationen.