Die besten SaaS-Tools, die jedes Unternehmen 2025 nutzen sollte

Software as a Service – SaaS – kennzeichnet ein Cloud-basiertes Modell der Softwarebereitstellung. Die Applikationen werden nicht auf einem Server im Unternehmen, sondern durch einen Dienstleister in seinem Rechenzentrum zur Verfügung gestellt. Der Zugriff erfolgt in der Regel über den Webbrowser oder speziell gesicherte VPN-Verbindungen.

Unternehmen mieten die benötigten SaaS-Tools und zahlen monatlich oder jährlich eine Abonnementgebühr. Die Nutzung des Angebots bringt viele Vorteile mit sich. Skalierbarkeit sichert bei wachsenden Unternehmen sofort zusätzliche Ressourcen, ohne dass Hardware angeschafft und die Software neu installiert werden muss. Auch Funktionserweiterungen lassen sich auf diese Weise schnell umsetzen. SaaS-Anbieter entwickeln - oft durch Kundenfeedbacks - neue Funktionen und Technologien, die nahtlos in die Plattform integriert werden. Die dafür zugrunde liegende Infrastruktur und Ressourcen hält der Dienstleister vor.

Durch Datenhaltung und Bereitstellung der Apps in der Cloud wird standortunabhängiges Arbeiten gewährleistet. Remote-Teams können praktisch von jedem Ort aus und zu jeder Zeit Informationen austauschen, Aufgaben erhalten oder zuweisen und die dokumentierten Ergebnisse sicher speichern.

Hohe Verfügbarkeit, Sicherheitsstandards, deren Umsetzung für kleinere Unternehmen bei eigener Datenhaltung sehr kostenintensiv ist, und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in Bezug auf den Datenschutz (DSGVO) sind weitere Vorteile bei der Nutzung von Rechenzentrumsdienstleistungen.

Der folgende Artikel stellt die besten SaaS-Tools vor, auf die kein Unternehmen im Jahr 2025 verzichten sollte.

1. Kollaborationstools als SaaS für die konsistente Teamkommunikation

SaaS-Tools gehören in modernen Unternehmen zu den wichtigsten Werkzeugen der Arbeitsorganisation. Sie sorgen für eine zuverlässige und stabile Zusammenarbeit im Team und gewährleisten, dass alle Mitarbeiter in Echtzeit auf die gleichen Informationen zugreifen können, unabhängig von Arbeitsort und -zeit.

Besonders bewährt haben sich Cloud-basierte SaaS-Plattformen, die über Chats, Messenger-Dienste und Videokonferenzen die konsistente Teamkommunikation sichern. Virtuelle Besprechungen per Videoanruf sparen gegenüber Textnachrichten nicht nur Zeit, auf diese Weise wird es problemlos möglich, ein Brainstorming abzuhalten und per geteiltem Bildschirm Dateien oder Webseiten zu zeigen. Bitrix24 bietet mit dem KI-Tool CoPilot sogar ein Werkzeug, das als Brainstorming-Partner dokumentierte Ideen beurteilen kann.

Eine weitere unverzichtbare Funktion der Zusammenarbeit bieten Produktivitätstools als SaaS in Form der Dokumentenfreigabe. Cloudbasierte Systeme ermöglichen die zentrale Ablage und die Zugänglichkeit für jeden Projektmitarbeiter unter Berücksichtigung granular einstellbarer Zugriffsberechtigungen. Leistungsfähige Suchfunktionen gestatten das schnelle Auffinden der gewünschten Informationen, Kommentarfunktionen erlauben Feedbacks zu den gespeicherten Dokumenten.

2. Projektmanagement-Software als umfassende Lösung für Planung und Aufgabenabwicklung

Große Projekte benötigen eine leistungsfähige Software zur Organisation, insbesondere dann, wenn nicht alle Mitarbeiter am gleichen Arbeitsort tätig sind. SaaS-Tools stellen auch remote arbeitenden Teammitgliedern alle Funktionen zur Verfügung, um Projekte effizient zu managen, Risiken zu minimieren und die gesteckten Ziele zu erreichen.

Das beginnt bereits mit der Zeitplanung. Skalierbare SaaS-Lösungen bieten grafische Tools in Form von Gantt-Diagrammen, mit denen Aufgaben geplant und deren Fortschritt überwacht werden kann. Auf Zeitachsen lassen sich Fristen und Meilensteine fixieren, Erinnerungsfunktionen sorgen für die Einhaltung wichtiger Termine. Ein Online-Gruppenkalender eignet sich hervorragend für die Abstimmung von Meetings und zeigt die Verfügbarkeiten der einzelnen Mitarbeiter, was die Ressourcenplanung erleichtert.

Zu den wichtigsten Features der als Software-as-a-Service bereitgestellten Projektmanagementsoftware gehört die Aufgabenverwaltung. Sie beinhaltet die Erstellung detaillierter Beschreibungen mit Fälligkeitsdatum und die Zuweisung auf die Teammitglieder. Prioritätensetzungen innerhalb der To-do-Listen gehören ebenso zum Leistungsumfang wie die Definition von Abhängigkeiten, die typischerweise in Gantt-Diagrammen visualisiert werden, während die Statusverfolgung effizient in Kanban-Boards dargestellt wird.

3. Customer Relationship Management zur Verwaltung von Kundeninteraktionen und Marketingkampagnen

CRM-Systeme helfen bei der Optimierung von Kundenbeziehungen. Als unverzichtbares Werkzeug in Form von SaaS-Lösungen unterstützen sie Marketingabteilungen bei der Ausgestaltung von Kampagnen und verwalten Sales Funnels.

Durch die Erfassung aller verfügbaren Kundeninformationen – das DSGVO-konforme Einverständnis vorausgesetzt – entsteht ein gern als 360-Grad-Kundenansicht bezeichnetes Gesamtprofil des Konsumenten. Es umfasst alle Interaktionen von der Kontaktaufnahme via Telefon, E-Mail, Chat oder Social-Media-Feedback, über die Angebotserstellung, den Verkaufsvorgang, bis hin zur Supportanfrage, den erfolgten Problemlösungen und daraus resultierenden Feedbacks. Auf der Basis der daraus gewonnenen Informationen lassen sich personalisierte Marketingbotschaften erstellen, die effizient in KI-gestützten automatisierten Angeboten über die favorisierten Kanäle des Kunden münden. Mehr dazu ausführlich im Abschnitt sechs.

Beste SaaS-Lösungen zeichnen sich dadurch aus, dass ein CRM-System nicht nur die Kundeninteraktionen speichert, sondern auch die gesamte Vertriebspipeline in übersichtlicher Form und grafisch aufbereitet darstellt. Analytik-Tools können aus den vorhandenen Daten Prognosen auf die Wahrscheinlichkeit des Verkaufsabschlusses schließen und aus dem gesamten Kundenportfolio Umsatzprognosen entwickeln.

4. HR- und Payroll-Lösungen unter Einsatz von SaaS-Tools

Mitarbeiterverwaltung und die Berechnung von Löhnen, Gehälter sowie Steuern erfordern ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz. Gerade die hohe Datensicherheit von SaaS-Tools ist eines der charakteristischen Merkmale beim Einsatz solcher Softwareprodukte. Cloud gestützte Applikationen, die in deutschen Rechenzentren gehostet werden, unterliegen strengen Kontrollen und müssen alle Vorschriften der DSGVO erfüllen.

HR-Software speichert in Form einer digitalen Personalakte alle relevanten Mitarbeiterdaten, wie Arbeitsvertrag, Qualifikationen, Leistungsbewertungen und persönliche Kontaktdaten. Auch die elektronische Arbeitszeiterfassung, auf deren Grundlage die Lohnabrechnung erfolgt, wird dokumentiert. Leistungsfähige SaaS-Tools dienen zugleich als Self-Service-Portale für Mitarbeiter. Diese können eigenständig Daten - wie die Wohnadresse beim Umzug - ändern oder Urlaubsanträge stellen. Intelligente HR-Software fungiert gleichzeitig als Planungsinstrument vom Recruiting über das Onboarding bis hin zur Personalvorauswahl bei der internen Neubesetzung von Stellen.

Payroll-Lösungen führen die automatische Nettolohnberechnung unter Berücksichtigung von Steuern und Sozialabgaben durch. Bei gesetzlichen Änderungen erfolgt eine automatische Anpassung. Mitarbeiter erhalten die Abrechnungsbelege in digitaler oder wahlweise ausgedruckter Form.

Wie implementieren Sie HR-Software?

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5. Finanzsoftware: Rechnungsstellung, Budgetierung und Finanzberichte

Durch die Bereitstellung umfangreicher Funktionen in der Cloud bietet Finanzsoftware ein flexibles und effizientes Konzept zur Verwaltung von Rechnungen, des Budgets sowie zur Dokumentation der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens. SaaS-Tools ermöglichen eine automatisierte Rechnungserstellung und vermindern die Fehlerhäufigkeit.

Die Automatisierung von Arbeitsabläufen mit SaaS basiert auf Vorlagen und vorhandenen Kundeninformationen. Der Versand erfolgt per E-Mail oder in gedruckter Form. Die ab 01.01.2025 geltenden neuen gesetzlichen Vorgaben zur Erstellung von E-Rechnungen werden implementiert. Variabel können verschiedene Zahlungsmethoden wie Überweisung, Kreditkarten oder SEPA-Lastschriften an die Rechnungserstellung gebunden werden. Ein Trackingsystem überwacht eingehende Zahlungen und offene Posten.

Detaillierte Budgets für unterschiedliche Bereiche des Unternehmens bieten Flexibilität und lassen sich an geänderte Geschäftsbedingungen anpassen. Ein kontinuierlicher Vergleich der tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten Budgets in grafisch aufbereiteter Form kennzeichnet die Eignung des Einsatzes von SaaS für Unternehmenswachstum.

Individuell erstellbare Berichte geben Auskunft zu Umsatz, Gewinn und Cashflow. Die in den Berichten erstellten Analysen lassen Geschäftstrends erkennen und bilden die Basis fundierter Unternehmensentscheidungen.

6. Marketing-Automatisierungstools für E-Mail-Kampagnen, Social-Media-Planung und Performance-Tracking

Um Marketingkampagnen über mehrere Kanäle hinweg zu verwalten und zu analysieren, bedarf es einer leistungsfähigen Software. SaaS-Tools mit integrierten Funktionen zur Automatisierung erfüllen diese Anforderungen. Durch eine Kombination von E-Mail-Marketing und Social-Media-Management und die umfassende Analyse der Resultate können Marketingziele erreicht werden. Durch die Maximierung des ROI trägt SaaS zum Unternehmenswachstum bei.

Ein konkretes Beispiel zum Einsatz von Marketingtools ist die automatische Kundensegmentierung im CRM. Basierend auf demografischen Informationen und dem bisherigen Kaufverhalten erstellt die Software Zielgruppen und ermöglicht so effektive Werbekampagnen.

Die automatisierte Veröffentlichung von Social-Media-Posts ist ein weiterer Anwendungsfall für SaaS-Marketing-Automatisierungstools. Beiträge werden im Voraus erstellt und dann auf verschiedenen Plattformen (z.B. Instagram, Facebook) entsprechend konkreter Kampagnenziele veröffentlicht.

Mit dem Performance-Tracking erfüllen automatisierte SaaS-Tools schließlich die wichtige Funktion der Erfolgskontrolle. A/B-Tests und die Ermittlung der Engagement-Rate sollen dafür als Beispiele dienen.

7. Datenanalyse SaaS-Plattform für KI-gestützte Erkenntnisse und datenbasierte Strategien

Moderne und leistungsstarke Datenanalyse-SaaS-Tools sind dadurch gekennzeichnet, dass sie über Funktionen verfügen, die es ermöglichen, komplexe Datenstrukturen zu analysieren, um daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Diese wiederum bilden die Grundlage datenbasierter Entscheidungen.

Typische Funktionen sind:

• Verknüpfung verschiedener Informationsquellen, wie CRM-Systeme, Social-Media-Plattformen und E-Commerce-Datenbanken mit automatischer Konsistenzprüfung und Bereinigung

• Datenexploration mittels Filterung und Segmentierung zur visuellen Darstellung, um Verhaltensmuster zu identifizieren

• Predictive Analytics, das heißt Vorhersage zukünftiger Trends mithilfe von Algorithmen auf der Basis künstlicher Intelligenz

• Kundensegmentierung durch maschinelles Lernen, das bedeutet die Nutzung von KI-Funktionen, um Konsumentengruppen zu erkennen, deren Verhalten entweder auf potenzielle Probleme oder neue Vertriebschancen hinweist

• automatische Erstellung und Verteilung von Berichten für wichtige Kennzahlen (KPIs)

KI-gestützte SaaS-Plattformen eignen sich in diesem Zusammenhang besonders für die Churn-Prädiktion, also die Vorhersage möglicher Kundenabwanderungen, die Messung der Marketing-Performance und zur Produktanalyse. Bei Letzterer liefern die gewonnenen Ergebnisse Aussagen zum Nutzwert und erschließen Verbesserungspotenziale.

8. Cybersicherheitslösungen inklusive Bedrohungserkennung und Datenverschlüsselung

Bei der Einführung Cloud-basierter Applikationen werden sich viele Anwender zunächst die Frage stellen: Sind SaaS Anwendungen sicher? Die Antwort lautet ganz eindeutig „ja“. SaaS-Tools bieten Cybersicherheitslösungen, die flexibel und skalierbar einsetzbar sind und Kundendaten vor Cyberbedrohungen schützen.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören die Bedrohungserkennung und -abwehr. Intrusion Detection and Prevention Systems (IDPS) erkennen unbefugte Netzwerkzugriffe und verhindern diese. Durch Analyse des Nutzerverhaltens werden Anomalien festgestellt, die auf eine potenzielle Bedrohung hinweisen. Das führt zur Sperrung der Zugriffsberechtigungen und einem Systemalarm, der dem Administrator zugewiesen wird.

Auf der Grundlage gewonnener Erkenntnisse und historischer Daten der Ereignisprotokolle sowie der Zusammenführung von Sicherheitsdaten aus allen verfügbaren Quellen wird ein Vulnerabilitätsmanagement aufgebaut, dass der Identifizierung und Behebung von Schwachstellen in allen auf der Plattform laufenden Anwendungen dient.

Neben der Implementierung leistungsfähiger Scanner zum Erkennen von Viren, Malware, Trojanern und Ransomware auf den Cloud-Rechnern, kommt der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Nutzerdaten und damit der Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen höchste Priorität zu.

9. E-Commerce-Plattformen für Onlineshops mit stabilem Produktmanagement

SaaS-E-Commerce-Plattformen sind besonders attraktiv für Unternehmen, die eine skalierbare, benutzerfreundliche und kostengünstige Lösung zum Betrieb ihres Onlineshops suchen, ohne die notwendige technische Infrastruktur selbst betreiben zu müssen.

Aktuelle Systeme zeichnen sich durch gutes Produktmanagement aus, das durch die Erstellung und Verwaltung eines detaillierten Portfolios mit Fotos, Beschreibungen, Preisen und deren flexibler Anpassung charakterisiert wird. Eine leistungsfähige Suchfunktion gehört ebenso zu den SaaS-Tools, wie die Bestandsverwaltung. Zur Gestaltung des eigenen Shops sind anpassbare Designvorlagen für verschiedene Branchen verfügbar. Der Shopaufbau erfordert keine Programmierkenntnisse, vielmehr hilft ein intuitiv zu bedienender Editor bei der Erstellung und Pflege des Produktsortiments. Die responsive Darstellung der Angebote liefert auch auf Mobilgeräten eine nutzerfreundliche Anzeige, unabhängig von Bildschirmgröße und Auflösung.

Besondere Bedeutung kommt der Abwicklung des Bestellprozesses zu. Dazu gehören neben der Implementierung eines Warenkorbs die Integration verschiedener gut akzeptierter Zahlungsmethoden, wie PayPal, Sofortüberweisung, Klarna oder Kreditkarte und die Auswahl optionaler Versandmethoden.

Funktionsvielfalt, Sicherheit und Kosteneffizienz sind die wichtigsten Faktoren bei der Auswahl von Produktivitätstools im Jahr 2025

SaaS-Tools des Jahres 2025 zeichnen sich durch hohe Integrationsfähigkeit in die Unternehmensstruktur und Kosteneffizienz aus. Voraussetzung zur Auswahl der geeigneten Software ist die richtige Checkliste. Sie sollte folgende Aspekte berücksichtigen:

• Kollaborationstools zur Teamkommunikation

• Projektmanagement-Software als umfassende Lösung mit einer leistungsfähigen Aufgabenbearbeitung

• Customer Relationship Management zur Verwaltung von Kundeninteraktionen und Marketingkampagnen inklusive Automatisierungstools und Datenanalytik

• HR- und Payroll-Lösungen für Mitarbeiterverwaltung und Lohnabrechnung

• Finanzsoftware, die Rechnungsstellung, Budgetierung und Finanzberichte beinhaltet

• E-Commerce-Lösungen für flexibel gestaltbare Onlineshops

• KI-gestützte Funktionsintegration

Neben funktionalen Elementen müssen solche Faktoren, wie Benutzerfreundlichkeit, Anbietersupport, Preisgestaltung und nicht zuletzt Cybersicherheit sowie Datenschutz im Vordergrund stehen.

Nicht jedes Unternehmen wird den vollen Umfang leistungsstarker SaaS-Tools entsprechend der Checkliste benötigen. Aufgrund guter Skalierbarkeit lassen sich oft günstige SaaS-Abonnements abschließen, wie das Angebot von Bitrix24 zeigt. Vom kostenlosen Einstiegspaket „Free“ mit Basisfunktionen zur Teamzusammenarbeit, wie KI- Assistent CoPilot, Chats, Videoanrufe und HD-Videokonferenzen, einer Aufgabenverwaltung, dem CRM mit Kundenmanagement und dem Website-Builder mit Onlineshop sowie Sicherheitsfeatures reicht das Angebot bis zu den erweiterten Funktionen der „Professional“ und „Enterprise“ Tarife.

Hier bekommen Unternehmen alles geboten, was für eine zukunftsweisende Investition in SaaS-Technologie notwendig ist, vom kompletten Projektmanagement über ein KI-gesteuertes CRM inklusive Marketingautomatisierung, Sales Funnels und Analytics, Kommunikation über alle verfügbaren Kanäle, dem Gruppenkalender zur teaminternen Planung und Terminorganisation, einem Cloudspeicher in Terabyte-Größe mit Dokumentenmanagementsystem sowie Personalverwaltungsfunktionen, um hier nur die wichtigsten Features zu nennen. Die SaaS-Plattform von Bitrix24 eignet sich nicht nur zur Verwaltung sehr großer Datenmengen, sie ist durch den Betrieb in deutschen Rechenzentren mit modernster Sicherheitstechnik ausgestattet und erfüllt alle Anforderungen der DSGVO zum Schutz Ihrer Kundendaten.

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