Die 5 wichtigsten Merkmale von Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation in Großunternehmen

Nach dem Agrar- und Industriezeitalter haben wir nun das Informationszeitalter erreicht. Das bedeutet, dass Informationen heute der Hauptmotor der Wirtschaft sind und ein äußerst wertvolles Gut darstellen. Für Unternehmen führt das nicht nur dazu, dass es von großer Bedeutung ist, möglichst viele Daten und Informationen über (potenzielle) Kunden zu sammeln, sondern auch, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team einen entscheidenden Faktor für den Unternehmenserfolg darstellt.

Wie aber organisieren Sie die Kommunikation in großen Unternehmen, wo eine große Anzahl von Menschen arbeitet? Welche bekannten Kommunikationswege werden in modernen Unternehmen genutzt? Und was sind die wichtigsten Merkmale, die die Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation in Großunternehmen erfüllen müssen, um eine verlässliche Unternehmenskommunikation sicherzustellen? Diese Fragen und mehr klären wir in diesem Artikel für Sie!

Was ist interne Kommunikation im Unternehmen?

Kommunikation ist laut Google die „Verständigung durch die Verwendung von Zeichen und Sprache“. Seitdem wir Menschen existieren, kommunizieren wir. Im Unternehmen hat die Teamarbeit und Kommunikation in der Regel das Ziel, Abläufe und Prozesse zu optimieren und so eine bessere Leistung zu gewährleisten.

Der Überbegriff „effiziente Kommunikation im Unternehmen“ lässt sich dabei im Wesentlichen in zwei Unterkategorien unterteilen.

1. Externe Kommunikation

2. Interne Kommunikation

Die externe Kommunikation bezieht sich auf die Unternehmenskommunikation mit Kunden, Zulieferern, Stakeholdern und anderen, nicht dem Betrieb angehörigen Personen. Die interne Kommunikation findet hingegen zwischen Mitarbeitenden untereinander und zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften statt und dient Zielen wie dem Wissenstransfer, Erreichen einer einheitlichen Arbeitsweise, Geben und Erhalten von Feedback, Optimierung von Prozessen und nicht zuletzt auch der Mitarbeiterzufriedenheit.

Bitrix24 stellt für die interne Kommunikation viele nützlicheToolszur Verfügung. Dazu zählen unter anderem Videokonferenzen und Chats sowie eine Vielzahl von externen Integrationen, mit denen die Kommunikation in Ihrem Unternehmen auf ein neues Niveau gebracht werden kann.

Besonderheiten bei der internen Kommunikation in großen Unternehmen

Die Zusammenarbeit und Kommunikation in kleinen Unternehmen gestaltet sich oft von selbst. In der Regel kennt sich das Team und fast jeder Mitarbeiter begegnet sich im Laufe des Arbeitstages persönlich und kann den direkten Austausch suchen. Viel schwieriger hingegen gestaltet sich die interne Kommunikation in modernen Großunternehmen. Erschwert wird sie zudem weiter durch dezentrale Arbeitsweisen wie Home-Office und Co.

Ein Großunternehmen definiert sich in Deutschland laut dem Statistischen Bundesamt nämlich als solches durch eine Anzahl von Mitarbeitenden von über 249 oder einem Jahresumsatz von mehr als 50 Millionen Euro. Ihr Team in einem Großunternehmen besteht also aus mindestens 250 Mitarbeitern. Die Kommunikation gehört gerade hier zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren, denn der Unternehmenserfolg steht und fällt mit der Qualität der Mitarbeiter.

Wenn Sie nach einem CRM-System suchen, das die Kommunikation im Großunternehmen sicherstellt und verschiedenste Kommunikationswege unterstützt, sind Sie beiBitrix24richtig. Neben den eigenen integrierten Tools bietet es nämlich die Möglichkeit, viele externe Kommunikationstools wie WhatsApp, Telegram, Gmail oder Slack einzubinden.

Welche Instrumente werden in der modernen Kommunikation im Team genutzt?

Das gemütliche Gespräch an der Kaffeemaschine oder auf dem Flur zwischen den Mitarbeitenden eines Unternehmens kann und sollte nur schwer ersetzt werden. Dieser informelle Austausch und Dialog führt bei der Belegschaft normalerweise dazu, dass sich die Mitarbeiter am Arbeitsplatz wohler fühlen, sich als Teil eines Teams empfinden und dadurch motivierter sind.

Wenn es aber um die Unternehmensstrategie, den Wissenstransfer und andere wichtige Bereiche geht, braucht ein Unternehmen professionelle Kommunikationsprozesse. Außerdem führt der digitale Wandel dazu, dass Arbeitsplätze dezentralisiert werden und sich Mitarbeiter nicht mehr zwangsläufig täglich persönlich begegnen. Im modernen Arbeitsumfeld werden daher zunehmend mehr digitale Kommunikationsinstrumente eingesetzt.

Auch wenn Sie auf der Suche nach neuen Kommunikationslösungen vielleicht auf komplizierte Anglizismen und Trendbegriffe wie „Instant Messaging“, „Social Intranet“ und Co. treffen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Der Austausch erfolgt nämlich in der Regel über Wege, die Ihnen bereits lange bekannt sind und keine zu große Umstellung von Ihnen verlangen. Dazu gehören:

• Chat-Systeme mit Einzel- und Gruppenchats wie WhatsApp, Telegram, Slack, Microsoft Teams usw. Hier liegt der Fokus auf geschriebenen Nachrichten und der Live-Kommunikation im Unternehmen.
• Intranet und Knowledgebase. Hier geht es darum, der Belegschaft jederzeit eine zuverlässige und einheitliche Kommunikationsquelle zur Verfügung zu stellen, mit denen die tägliche Arbeit erleichtert und Prozesse vereinheitlicht werden können. Der Austausch findet hier nicht live statt. Stattdessen können die Informationen jederzeit und örtlich ungebunden im Bedarfsfall abgerufen werden.
• Videokonferenzen und -chats wie Google Meet, Zoom, Skype und ähnliche Dienste. Mitarbeitergespräche profitieren oft davon, wenn Sie eine gewisse persönliche Komponente mitbringen und ein Lächeln sagt bekanntlich oft mehr als 1.000 Worte. Außerdem sind komplizierte Sachverhalte und eine Anpassung der Strategie in persönlichen Gesprächen viel schneller erklärt und ausdiskutiert als in schriftlicher Form. Für solche Fälle eignet sich die Kommunikation via Videosystem besonders gut. Für größere Meetings ist es zudem praktisch, dass auch ein Teammitglied, das nicht physisch anwesend ist, teilnehmen kann. Zudem können die Konferenzen meist aufgezeichnet und im Nachgang erneut angesehen oder an fehlende Mitarbeiter weitergeleitet werden.
• Mail-Systeme wie GMX, Yahoo, Google Mail und andere. Mails sind in der internen Kommunikation häufig nicht das beste Mittel zur Wahl, da es an Übersichtlichkeit mangelt und am Tag oft viele Mails eingehen. Dennoch gehört die E-Mail auch 2024 auf die Checkliste der wichtigsten Kommunikationsinstrumente und wird in vielen Unternehmen täglich von der Belegschaft verwendet.

Wenn Sie weitere Informationen zu den besten digitalen Kommunikationstools suchen, finden Sie sie zum Beispiel in unseremBlog.

Die 5 wichtigsten Merkmale von Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation in Großunternehmen

Wir haben nun also herausgefunden, warum Kommunikation und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wichtig ist und welche besonderen Herausforderungen in diesem Zusammenhang auf Großunternehmen zukommen. Jetzt werfen wir einen Blick darauf, woran Sie die Qualität eines Tools für die interne Kommunikation messen können und welche Eigenschaften ein solches Tool mitbringen sollte.

1. Einfachheit

In der Regel sind nicht alle Mitarbeitenden und Teammitglieder IT-Experten. Um sich auf das Wesentliche konzentrieren zu können, ist es also ein echter Erfolgsfaktor, dass sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte ein Tool an die Hand bekommen, das einfach zu verstehen und zu verwenden ist.

Die interne Kommunikation sollte nicht zu einer zusätzlichen Belastung werden, sondern Ihnen den Alltag und den Informationsaustausch erleichtern. Deshalb ist es wichtig, dass das Tool eine intuitive Benutzeroberfläche mitbringt und die Einrichtung und Eingewöhnung schnell vollzogen werden. Es kann zudem von Vorteil sein, wenn das Tool über eine hochwertige Betriebsanleitung und FAQs verfügt und ggf. einen Kundensupport für Nachfragen bereitstellt.

2. Integration

Laut Umfragen fühlt sich circa jeder fünfte deutsche Arbeitnehmer durch die Menge an Tools überfordert und circa ein Drittel bemängelt, dass durch fehlende Kompatibilität und Integration Mehrarbeit entsteht. Sie müssen nicht BWL studiert haben, um zu erkennen, welches enorme Potenzial sich hinter diesen Zahlen zur Verbesserung der Abläufe bei Kommunikation in großen Teams verbirgt.

Bei der Kooperation und Kommunikation ist es also sehr sinnvoll darauf zu achten, dass die Tools mit den bereits genutzten Tools harmonieren und sich idealerweise sogar direkt in ein bestehendes CRM-System einbinden lassen. Dadurch verhindern Sie, dass wertvolle Ressourcen verschwendet werden und verringern die Anzahl an vermeidbaren Fehlern durch fehlende Informationen oder Übertragungsfehler.

3. Datenschutz und Sicherheit

Führungskräfte wie Mitarbeiter sollten wissen, dass die Themen Datenschutz und Sicherheit bei der digitalen Kommunikation von größter Bedeutung sind. Prognosen gehen davon aus, dass bis 2025 eine Schadenssumme von 10 Billionen US-Dollar durch Cyberkriminalität erreicht wird. Laut einer Statista-Umfrage von 2023 haben 58 Prozent der Unternehmen in Deutschland in den zurückliegenden 12 Monaten einen Cyberangriff erlebt. Sie müssen also keinen Beitrag zur kritischen Infrastruktur leisten, um ins Fadenkreuz der Kriminellen zu geraten. Geschätzte 40 Prozent der Angriffe haben den Diebstahl von Daten als Ziel.

Für die Zusammenarbeit im Unternehmen ist es daher von größter Bedeutung, Sicherheitslücken zu erkennen und zu schließen. Kommunikationstools sollten dabei definitiv keine Ausnahme darstellen. Gerade in den vermeintlich privaten Chats werden nämlich oft sensible Informationen und Daten geteilt und besprochen. Achten Sie also darauf, dass das Tool Nachrichten verschlüsselt und dass Sie Zugriffsrechte auf Dateien, Informationen und Chats verwalten und anpassen können. Zudem muss das Tool natürlich mit dem geltenden Datenschutzrecht konform sein und sollte durch den Anbieter regelmäßig gewartet und aktualisiert werden, um keine zu große Angriffsfläche zu bieten und Sicherheitslücken zu schließen.

4. Skalierbarkeit

Erfolg und Leistung werden in modernen Unternehmen oft anhand des Wachstums gemessen. Höhere Umsätze und größere Marktabteile führen aber zu einer Veränderung der Zusammenarbeit in Unternehmen und meist zu einem Wachstum der Belegschaft. So wie Ihr Unternehmen in der Lage sein sollte, entsprechend auf eine größere Nachfrage zu reagieren und zu wachsen, sollten es auch die Tools für Zusammenarbeit tun.

Achten Sie daher bei der Wahl darauf, dass das gewählte Tool für die Mitarbeiterkommunikation nicht nur für die derzeitige Unternehmensgröße die richtige Wahl ist, sondern in der Lage ist, auch größere und kleinere Volumen von Kommunikationsmaßnahmen zu bedienen. So legen Sie bereits früh den Baustein, der Sie auf dem Weg bis ganz nach oben begleitet.

5. Kompatibilität mit Mobilgeräten

Wir sitzen nicht immer gerade im Büro vor dem Computer, wenn wir mit anderen Mitarbeitern und Führungskräften kommunizieren müssen oder Zugriff auf wichtige Informationen benötigen. Wenn Sie beispielsweise im Sales-Bereich tätig sind, sind Sie oft außer Haus und ob ein Deal zustande kommt, hängt in vielen Fällen davon ab, ob sie einen guten ersten Eindruck hinterlassen und alle benötigten Unterlagen und Informationen zur Verfügung haben.

Kommunikationsmöglichkeiten im Unternehmen sollten daher auch von Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets genutzt werden können, um Ihren Teammitgliedern Flexibilität, eine schnelle Bearbeitung und räumliche Ungebundenheit bieten zu können. Örtliche Ungebundenheit führt aber nicht nur zu einer erfolgreicheren internen Kommunikation, sondern erhöht auch die Bindung der Mitarbeiter, denn gerade leistungsstarke Mitarbeitende und Familieneltern schätzen oft, wenn Ihnen ein Stück Freiheit in Form von Home Office und Co. zugestanden wird.

Was bietet Bitrix24 in Bezug auf die interne Kommunikation?

Es gibt verschiedene CRM-Systeme und kollaborative Plattformen auf dem Markt, die einen unterschiedlichen Funktionsumfang mitbringen. Schauen wir zum Ende unserer heutigen Erkundungstour einmal genau darauf, was Bitrix24 uns unter anderem im Bereich interne Kommunikation bieten kann:

Videoanrufe und Videokonferenzen

Bitrix24 bietet seinen Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, direkt aus der Plattform heraus Videoanrufe zu führen und Videokonferenzen abzuhalten. Das stellt nicht nur eine sehr persönliche Form der internen Kommunikation dar, sondern ermöglicht zeitgleich, sich auch international und ortsungebunden auszutauschen. Als besonderes Highlight können Video-Calls in HD-Qualität durchgeführt werden, wodurch Ihnen ein gestochen scharfes Bild sicher ist.

Internes soziales Netzwerk

Bitrix24 stellt Ihnen für die Netzwerk-Zusammenarbeit eine Plattform zur Verfügung, um Ihr eigenes internes soziales Netzwerk zu erstellen und zu gestalten. Hier können ganze Unternehmen oder einzelne Teams in einer Art geschlossenen Gesellschaft das soziale Erlebnis der Arbeitswelt digitalisieren.

Wie bei den bekannten Vorbildern wie Facebook und Instagram und weiteren, hat jeder Nutzer ein Profil, das dabei hilft, dass sich die Mitarbeiter untereinander besser kennenlernen. Außerdem schafft dieses Format einen sicheren Rahmen für informellere Chatkommunikation, wovon die Stimmung im Team und die Unternehmenskultur profitieren können.

Newsfeed

Bei der Unternehmen-Zusammenarbeit gibt es Neuigkeiten und Ereignisse, von denen alle Mitarbeiter wissen sollten und die keine Diskussion oder weitere Erklärungen benötigen. Für diese Art von Informationen eignet sich die Newsfeed-Funktion von Bitrix24 besonders gut. An einer zentralen Anlaufstelle finden Sie die wichtigsten Neuerungen in aller Kürze und so immer auf dem neusten Stand.

Knowledgebase

Prozesse und Abläufe sind in vielen Fällen genormt und bleiben für lange Zeiträume unverändert. Anders ist dies oftmals bei der Belegschaft, denn es ist kaum zu verhindern, dass es hier recht regelmäßig zu Veränderungen kommt. Gerade neue Mitarbeiter profitieren enorm davon, wenn es eine Wissensdatenbank gibt, auf die Sie zugreifen und sich über die Abläufe und Hintergründe informieren können.

Bitrix24 hat diese Tatsache erkannt und ermöglicht es Ihnen, ebenso eine Knowledgebase anzulegen und den Zugriff auf die jeweiligen Informationen individuell festzulegen.

Fazit

Die moderne Mitarbeiterkommunikation ist eine komplexe Angelegenheit, die direkten Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens hat. Zum Glück gibt es viele leistungsstarke Tools, die Sie dabei unterstützen, den Austausch zwischen Mitarbeitenden zu organisieren. Achten Sie bei der Auswahl des jeweiligen Tools jedoch darauf, dass es zu Ihrem Unternehmen passt und die beschriebenen Qualitätsmerkmale mitbringt.

Wenn Sie nach einem extrem leistungsstarken CRM-System suchen, das eine große Anzahl an Tools für die interne Kommunikation im Unternehmen mitbringt und zudem noch die Integration von vielen anderen Tools ermöglicht, istBitrix24die richtige Lösung.