Die „beste Aufgabenplanungssoftware“ gibt es nicht. Es kommt vielmehr auf die Anforderungen und Projekte des Anwenders an, um die richtigen Produktivitäts-Apps für den eigenen Einsatzfall zu finden. Aus diesem Grund wird nachfolgend eine breite Palette unterschiedlicher Produkte vorgestellt, die von der kostenlosen App für die Planung von Einzelaufgaben bis zur Aufgabenplanungssoftware reicht, die Bestandteil eines umfassenden Projektmanagements ist. Berücksichtigt werden die Möglichkeiten des mobilen Einsatzes, der hybriden Arbeitsweisen – Büro und Homeoffice – und die Anforderungen, die agile Teams an solche Produkte stellen. Beachtung finden auch die Einsatzmöglichkeiten auf verschiedenen Betriebssystemen.
FAQ
Was ist Aufgabenmanagement?
Unter Aufgabenmanagement versteht man die Erfüllung definierter Aufgaben durch einen gut organisierten Prozess. Dieser schließt die gesamte Chronologie von der Planung, über die Ausführung und den Test bis hin zur Abnahme bzw. Freigabe ein. Ziel des Aufgabenmanagements ist die termin- und qualitätsgerechte Erfüllung der gesamten Aufgabe.
Weshalb sollte für die Aufgabenplanung ein Software-Tool genutzt werden?
Die Aufgabenplanung mit einer App steigert die Produktivität in jedem Unternehmen. Nur durch den Einsatz eines solchen Werkzeugs ist eine moderne Teamkommunikation mit Kommentieren von Aufgaben, Zustellung von Dokumenten, Delegation von Verantwortung und der termingerechten Erfüllung aller Teilaufgaben möglich.
Welche Anforderungen muss die beste Aufgabenplanungssoftware erfüllen?
Die beste Aufgabenplanungssoftware muss die Zuweisung von Aufgaben unterstützen, die Definition von Teilaufgaben mit Fälligkeitsterminen zulassen, eine Zeiterfassung ermöglichen, Kommentare erlauben und die Datei- und Dokumentenverwaltung gestatten. Sie muss die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams fördern und eine Automatisierung regelmäßig wiederkehrender Arbeitsabläufe ermöglichen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Projekt?
Aufgaben sind Alltagspflichten im Unternehmen. Sie fallen meist wiederholt oder zyklisch an, folgen bestimmten Regeln und werden innerhalb der Organisationsstruktur erbracht. Projekte bestehen aus einer Vielzahl von Aufgaben, die ein eigenes Management, eine eigene Kommunikation und oft auch wechselnde Strukturen benötigen.
1. Any.do – Aufgabenplanungs-Tool mit Erinnerungsfunktion
Any.do ist ein auf allen gängigen Betriebssystemen einsetzbares Aufgabenplanungs-Tool. Es steht sowohl als Browser-Version als auch als App für iOS und Android zur Verfügung. Mit Any.do lassen sich persönliche Aufgabenverwaltung und Gruppenaufgaben über eine einheitliche Oberfläche steuern. Komplexe Aufgabenstellungen können in Teilaufgaben gegliedert und an Teammitglieder delegiert werden. Neben einer Notiz- und Kommentarfunktion unterstützt die Software Teamzusammenarbeit dank der Einbindung von Fotos, Videos, Audios, PDFs und weiteren Dateitypen. Auch das Teilen von To-do-Listen ist möglich. Das einfach aufgebaute und leicht bedienbare Tool zeichnet sich durch die Einbindung eines Kalenders mit Erinnerungsfunktion aus. Any.do ist in der Basisversion kostenlos nutzbar, während Premium- und Business-Versionen mit erweitertem Funktionsumfang auf der Produktwebsite erhältlich sind.
2. Asana – Teamproduktivität in der Aufgabenverwaltung
Asana ist betriebssystemübergreifend einsetzbar und als App für Android und iOS verfügbar, geeignet für Büro und mobile Nutzung. Es dient der Aufgabenverwaltung, Kommunikation und sogar kompletten Projektmanagement in Teams. Eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben und Unteraufgaben kann verwaltet, kommentiert und mit Notizen oder Verweisen versehen werden. Checklisten ermöglichen Zielstellungen und Milestones, Aufgaben lassen sich filtern und nach Datum sortieren. Dank der vielen Features zählt Asana zu den besten Tools, erfordert jedoch Einarbeitungszeit. Es ist als kostenlose Basisversion sowie als Premium- oder Business-Version im Jahresabonnement über die Produktwebsite verfügbar.
"Schnell haben die Kollegen sich in einer Vielzahl von Arbeits- und Projektgruppen organisiert und können sich dort nun auch international austauschen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten."
Intranet Koordinator, Andrea van Bezouwen
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3. Bitrix24 – die beste Aufgabenplanungssoftware mit zusätzlichem Funktionsumfang
Bitrix24 bietet nicht nur erstklassige Aufgabenplanung, sondern alle Tools für perfektes Projektmanagement und Teamarbeit, verfügbar auf allen Betriebssystemen und mobilen Geräten. Das Aufgabenplanungs-Tool erlaubt die Definition von Einzel-, Team-, Teil- und wiederholenden Aufgaben sowie Vorlagen. Aufgaben können unbegrenzt erstellt und delegiert werden, inklusive Zeiterfassung und Berichterstellung. Mit Workflow-Editor, Kanban-Boards, Zeitleisten und Gantt-Diagrammen steigert Bitrix24 die Effizienz. Kollaborations-Tools fördern die Teamarbeit. Preise sind auf der Website einsehbar.
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4. Microsoft To-Do – Beste Aufgabenplanungssoftware von Softwareprimus
Microsoft To-Do ist eine kostenlose, mit Windows kompatible Aufgabenplanungssoftware, entwickelt mit den Designern von Wunderlist. Es ist plattformunabhängig auf Desktop- und Mobilgeräten nutzbar, mit synchronisierten Aufgabenlisten und Integration in Outlook. Komplexe Aufgaben lassen sich in Teilaufgaben gliedern und mit Erinnerungen im Kalender versehen, ideal zur Steigerung der Teamproduktivität.
5. Monday – Aufgabenverwaltung durch Vorlagen leicht gemacht
Monday ist mehr als Aufgabenverwaltung und eignet sich für komplettes Projektmanagement. Als Webapplikation oder App für Android und iOS nutzbar, bietet es ein Dashboard zur Aufgabengruppierung, farbliche Markierungen und über 200 Workflow-Vorlagen. Aufgaben können kommentiert, mit Dateien versehen und in Kanban-Boards oder Gantt-Diagrammen visualisiert werden. Die Basisversion ist für zwei Nutzer kostenlos, leistungsfähigere Versionen sind als Abonnement erhältlich.
6. Notion – Aufgabenverwaltung mit Officefunktionalitäten
Notion vereint Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Kalender und Kanban-Boards in einer vielseitigen, cloudbasierten Software, nutzbar auf Browsern, Desktop und mobilen Geräten. Aufgaben können gefiltert, visualisiert und im Team bearbeitet werden. Für Privatnutzer kostenlos, die Teamversion als Abonnement erhältlich.
7. Paymo – Aufgabenplanungstool für jede Plattform
Paymo ist als Cloud-, SaaS-, Desktop- (Windows, iOS, Linux) und Mobilversion (Android, iOS) verfügbar. Es unterstützt Teamarbeit, Aufgabengruppierung, Prioritätenzuweisung und Datenvisualisierung (Kanban, Gantt, Kalender). Mit Erinnerungsfunktion und Vorlagen ist die Basisversion kostenlos, weitere Versionen sind über die Website erhältlich.
8. Todoist – persönliche Aufgabenverwaltung leicht gemacht
Todoist ist ideal für persönliche Aufgaben und läuft auf Windows, macOS, Android und iOS, mit Synchronisation und Integration in Outlook oder Google Kalender. Es bietet begrenzte Teamfunktionen wie Aufgabenfreigabe und Kommentare. Die Basisversion ist kostenlos, ein Jahresabonnement günstig erhältlich.
9. Trello-Boards – alles visuell
Trello arbeitet plattformunabhängig mit Kanban-Boards und ist als Web- oder Mobil-App verfügbar. Ideal für kleine, agile Teams, ermöglicht es visuelle Aufgabenverwaltung mit Karten für Teilaufgaben, Termine und Kommentare. Integration mit Dropbox oder Slack ist möglich. Basisversion kostenlos, Business-Version im Monatsabonnement.
10. Wrike – Teamproduktivität durch Zusammenarbeit in Echtzeit
Wrike ist als Desktop-App (Windows, macOS) und Mobil-App (Android, iOS) verfügbar. Es bietet personalisierbare Aufgaben, Echtzeit-Teamarbeit, Kollaborations-Tools und Datenvisualisierung (Gantt, Kanban). Integration mit Google Mail, Slack oder sozialen Medien ist möglich. Basisversion kostenlos, Professional-Version über die Website erhältlich.
11. Aufgaben – Freeware für Einsteiger und Freelancer
„Aufgaben“ ist eine einfache, ressourcenschonende Windows-App (5,1 MB) für Einzelaufgaben mit Beschreibungen, Prioritäten und Erinnerungen. Nicht für Teams geeignet, aber perfekt für Freelancer. Kostenlos verfügbar.
12. Things – persönlicher Auftragsmanager für Apple-Geräte
Things ist ein persönliches Tool für Apple-Geräte (iPhone, iPad, Apple Watch) mit Sprachbefehl, Kalender und Tags für Prioritäten. Teamarbeit ist nicht möglich. Kostenpflichtig über den App Store erhältlich.
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