Die „beste Aufgabenplanungssoftware“ gibt es nicht. Es kommt vielmehr auf die Anforderungen und Projekte des Anwenders an, um die richtigen Produktivitäts-Apps für den eigenen Einsatzfall zu finden. Aus diesem Grund wird nachfolgend eine breite Palette unterschiedlicher Produkte vorgestellt, die von der kostenlosen App für die Planung von Einzelaufgaben bis zur Aufgabenplanungssoftware reicht, die Bestandteil eines umfassenden Projektmanagements ist. Berücksichtigt werden die Möglichkeiten des mobilen Einsatzes, der hybriden Arbeitsweisen – Büro und Homeoffice – und die Anforderungen, die agile Teams an solche Produkte stellen. Beachtung finden auch die Einsatzmöglichkeiten auf verschiedenen Betriebssystemen.
FAQ
Was ist Aufgabenmanagement?
Unter Aufgabenmanagement versteht man die Erfüllung definierter Aufgaben durch einen gut organisierten Prozess. Dieser schließt die gesamte Chronologie von der Planung, über die Ausführung und den Test bis hin zur Abnahme bzw. Freigabe ein. Ziel des Aufgabenmanagements ist die termin- und qualitätsgerechte Erfüllung der gesamten Aufgabe.
Weshalb sollte für die Aufgabenplanung ein Software-Tool genutzt werden?
Die Aufgabenplanung mit einer App steigert die Produktivität in jedem Unternehmen. Nur durch den Einsatz eines solchen Werkzeugs ist eine moderne Teamkommunikation mit Kommentieren von Aufgaben, Zustellung von Dokumenten, Delegation von Verantwortung und der termingerechten Erfüllung aller Teilaufgaben möglich.
Welche Anforderungen muss die beste Aufgabenplanungssoftware erfüllen?
Die beste Aufgabenplanungssoftware muss die Zuweisung von Aufgaben unterstützen, die Definition von Teilaufgaben mit Fälligkeitsterminen zulassen, eine Zeiterfassung ermöglichen, Kommentare erlauben und die Datei- und Dokumentenverwaltung gestatten. Sie muss die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams fördern und eine Automatisierung regelmäßig wiederkehrender Arbeitsabläufe ermöglichen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Aufgabe und einem Projekt?
Aufgaben sind Alltagspflichten im Unternehmen. Sie fallen meist wiederholt oder zyklisch an, folgen bestimmten Regeln und werden innerhalb der Organisationsstruktur erbracht. Projekte bestehen aus einer Vielzahl von Aufgaben, die ein eigenes Management, eine eigene Kommunikation und oft auch wechselnde Strukturen benötigen.
1. Any.do – Aufgabenplanungs-Tool mit Erinnerungsfunktion
Any.do ist ein auf allen gängigen Betriebssystemen einsetzbares Aufgabenplanungs-Tool. Es steht sowohl als Browser-Version als auch als App für iOS und Android zur Verfügung. Mit Any.do lassen sich persönliche Aufgabenverwaltung und Gruppenaufgaben über eine einheitliche Oberfläche steuern. Komplexe Aufgabenstellungen können in Teilaufgaben gegliedert und an Mitglieder des Teams delegiert werden. Neben einer Notiz- und Kommentarfunktion unterstützt die Software Teamzusammenarbeit dank der Einbindung von Fotos, Videos, Audios, PDFs und weiteren Dateitypen. Auch das Teilen von To-do-Listen ist für die Software kein Problem. Das einfach aufgebaute und leicht zu bedienende Tool zeichnet sich zudem durch die Einbindung eines Kalenders mit Erinnerungsfunktion aus. So behalten Sie die Termine aller Aufgaben stets im Blick. Any.do passt zweifellos in die Kategorie „Beste Aufgabenplanungssoftware“ und ist in der Basisversion sogar kostenlos nutzbar. Die kostenpflichtigen Premium- und Business-Versionen zeichnen sich durch einen erweiterten Funktionsumfang aus. Die Preise sind auf der Produktwebsite abrufbar.
2. Asana – Teamproduktivität in der Aufgabenverwaltung
Asana ist betriebssystemübergreifend einsetzbar und steht als App für Android und iOS zur Verfügung. Das Tool eignet sich somit sowohl für den Büroeinsatz als auch als mobile Anwendung für unterwegs. Die Software ist für Aufgabenverwaltung, als Kommunikationstool und sogar für das gesamte Projektmanagement in Teams geeignet. Durch die Vielseitigkeit der Anwendung ist es möglich, eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben und Unteraufgaben zu verwalten. Jedes Teammitglied kann Aufgaben kommentieren, Notizen hinzufügen oder Verweise auf andere Teilaufgaben erstellen. In Checklisten können Zielstellungen und Milestones festgelegt werden, Aufgabenstellungen lassen sich filtern und nach Datum sortieren. Asana ermöglicht auch das Delegieren von Aufgaben an andere Teammitglieder und eine Terminüberwachung der einzelnen Aufgaben. Dank der großen Anzahl an technischen Features ist das Tool zweifellos unter den besten Aufgabenplanungssoftwares. Die Fülle an Funktionen erfordert jedoch eine gewisse Einarbeitungszeit.
Asana ist als kostenlose Basisversion erhältlich und als Premium- oder Business-Version über die Produktwebsite als Abonnement mit jährlicher Zahlungsweise verfügbar.
3. Bitrix24 – die beste Aufgabenplanungssoftware mit zusätzlichem Funktionsumfang
Mit Bitrix24 erhalten Sie nicht nur die beste Aufgabenplanungssoftware, sondern alle Tools, die Sie für das perfekte Projektmanagement und Teamzusammenarbeit benötigen. Bitrix24 bietet eine Vielzahl an Produktivitäts-Apps für alle Betriebssystemplattformen und mobile Endgeräte.
Da jedes Projekt mit der Aufgabenplanung beginnt, bietet Bitrix24 diese in unterschiedlichen Modifikationen je nach den Bedürfnissen des Nutzers an. Mit dem Aufgabenplanungs-Tool lassen sich Einzelaufgaben, Teamaufgaben, Teilaufgaben und sich wiederholende Aufgaben definieren und Vorlagen zu diesen erstellen. Die Anzahl der erstellten Aufgaben ist dabei nicht begrenzt. Diese lassen sich mit einer Zuweisung der Verantwortung an ein Teammitglied delegieren.
Aufgaben und Termine, die sich zyklisch wiederholen, können auch erstellt werden. In die Software ist ebenfalls eine Zeiterfassung integriert, wie die Berichterstellung über einen vorgegebenen Zeitraum. Bitrix24 ist mit einem Workflow-Editor ausgestattet und erlaubt die visuelle Darstellung von Daten. Mit der Integration der Aufgabenplanung in das Projektmanagement wird die Effizienz der Teamarbeit gesteigert, ebenso wie durch die Auswahl geeigneter Technologien zur Bearbeitung mittels Kanban-Boards, Zeitleisten oder Gantt-Diagrammen. Kollaborations-Tools unterstützen die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
Die Preise für die Bitrix24-Versionen mit ihrem breiten Leistungsumfang sind über die Website abrufbar.
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4. Microsoft To-Do - Beste Aufgabenplanungssoftware von Softwareprimus
Wer die beste Aufgabenplanungssoftware sucht, die gratis verfügbar und als Standardwerkzeug mit Windows funktioniert, wird bei Microsoft To-Do schnell fündig. Die Aufgabenplanungssoftware wurde gemeinsam mit den Designern des Aufgabenplanungs-Tools Wunderlist entwickelt und löst dieses ab. Microsoft To-Do ist ein ausgereiftes und funktionales Tool zur Aufgabenverwaltung. Die App ist plattformunabhängig auf Desktop- und Mobilgeräten einsetzbar. Gemeinsame Aufgabenlisten können online verwaltet und geteilt werden. Sie ermöglichen es, die Teamproduktivität zu steigern. Komplexe Aufgabenstellungen lassen sich in einzelne Teilaufgaben gliedern. Diese können im Terminkalender eingetragen und mit einer Erinnerungsfunktion versehen werden. Als Microsoft-Produkt ist die Integration von To-Do in Outlook selbstverständlich und sorgt für eine einfache und zentrale Aufgabenverwaltung.
Microsoft To-Do ist komplett kostenlos und synchronisiert Aufgabenlisten via Internet mit anderen Windows-Desktopanwendungen oder mobilen Android- und iOS-Geräten.
5. Monday – Aufgabenverwaltung durch Vorlagen leicht gemacht
Wer die beste Aufgabenplanungssoftware für flexibel einsetzbare Teams sucht, kommt kaum an Monday vorbei. Die Software ist eigentlich mehr als reine Aufgabenverwaltung und eignet sich für das komplette Projektmanagement. Zur Aufgabenverwaltung kann Monday als Webapplikation auf allen gängigen Betriebssystemen oder als App für Android und iOS genutzt werden. Aufgaben werden über ein Dashboard erstellt und lassen sich gruppieren. Diese können mit Namen versehen und farblich markiert werden. Bereits erstellte Aufgaben lassen sich leicht duplizieren. Alle Aufgaben können durch die Teammitglieder, die an der Aufgabe mitwirken, durch Kommentare versehen werden. An die Aufgaben lassen sich Notizen oder Dateien anhängen. Alle Aktivitäten werden protokolliert. Verantwortlichkeiten lassen sich über ein Personenmanagement zuweisen. Ein großer Vorteil von Monday besteht darin, dass Sie für einen Workflow zwischen 200 Vorlagen wählen können. Die erfassten Daten lassen sich beispielsweise in Kanban-Boards, Zeitleisten oder Gantt-Diagrammen visualisieren.
Die Software ist in einer kostenlosen Basisversion für maximal zwei Nutzer erhältlich. Leistungsfähigere Produkte sind zum Abonnement-Preis auf der Website des Herstellers erhältlich.
6. Notion - Aufgabenverwaltung mit Officefunktionalitäten
Eine Aufgabenplanungssoftware zeichnet sich nicht nur dadurch aus, dass sie ein eng begrenztes Taskmanagement unterstützt, sondern darüber hinaus weitere Funktionen beinhaltet. Ein besonderes Tool dieser Art ist Notion. Die Software ist vielseitig einsetzbar und vereint die Funktionen von Textverarbeitung, ähnlich wie Microsoft Word, mit denen einer Tabellenkalkulation wie beispielsweise Microsoft Excel. Daneben bietet die Software einen Kalender und Kanban-Boards. Die erfassten Aufgaben lassen sich sogar in einer eigenen Datenbank abspeichern.
Die cloudbasierte Software ist sowohl auf allen gängigen Browsern, als auch als Desktop-App und App auf mobilen Endgeräten nutzbar.
Notion hilft bei der Planung und Organisation von Aufgaben und ermöglicht die Zusammenarbeit im Team. Aufgabenstellungen lassen sich filtern und visuell darstellen. Teammitglieder können Aufgaben kommentieren und Notizen hinzufügen.
Für den Privatgebrauch ist Notion kostenlos, die Teamversion ist als Abonnement erhältlich. Der aktuelle Preis wird auf der Website der Schweizer Entwickler zur Verfügung gestellt.
7. Paymo – Aufgabenplanungstool für jede Plattform
Paymo gehört zur Kategorie „Beste Aufgabenplanungssoftware“, wenn Sie auf der Suche nach einer individuell nutzbaren Software, unabhängig von Betriebssystemen und Plattformen, sind. Das Tool steht als Cloudversion, SaaS, Desktopversion für Windows, iOS und Linux sowie für mobile Android und iOS Endgeräte zur Verfügung.
Paymo gewährleistet eine effektive Zusammenarbeit innerhalb kleiner und größerer Teams und ermöglicht eine effektive Überwachung des Projekterfolges. Aufgaben lassen sich gruppieren und an Teammitglieder delegieren. Unterschiedlichen Aufgaben können verschiedene Prioritäten von „niedrig“ bis „hoch“ zugewiesen werden. Daten lassen sich in verschiedenen detaillierten Ansichten darstellen, wie Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen, Tabellen oder Kalendern.
Die Erinnerungsfunktion per E-Mail sorgt dafür, dass Sie nie mehr Fälligkeitstermine verpassen. Sich wiederholende Aufgabenstellungen lassen sich in Vorlagen abspeichern, ausgewählte Elemente können dupliziert werden.
Paymo ist als kostenlose Basisversion erhältlich, die Preise der Versionen Small Office und Business sind über die Website des Entwicklers abrufbar.
8. Todoist – persönliche Aufgabenverwaltung leicht gemacht
Als beste Aufgabenplanungssoftware kann Todoist angesehen werden, besonders dann wenn es um die Verwaltung persönlicher Aufgabenstellungen geht und die App auf verschiedenen Endgeräten genutzt und Daten zwischen Geräten synchronisiert werden sollen. Die Software läuft auf Windows, macOS, Android und iOS und kann als Webanwendung oder App auf Smartphones und Tablets genutzt werden. Todoist arbeitet zudem mit häufig eingesetzten Anwendungen wie Outlook, dem Google Kalender oder Dropbox zusammen. Zwar wurde die Software vorzugsweise als persönliches Aufgabenplanungstool entwickelt, besitzt aber auch einige Funktionen, die die Zusammenarbeit im Team ermöglichen. Teammitgliedern kann Zugriff auf einzelne Aufgaben oder To-do-Listen gewährt werden. Teilaufgaben können delegiert und als E-Mails, mit Kommentaren versehen und verschickt werden. Der gesamte Workflow eingetragener Aufgaben lässt sich mit einem Kalender verbinden, damit nie mehr ein Termin verpasst wird.
Die Basisversion der App mit Grundfunktionen ist kostenlos, ein Jahresabonnement kann zum günstigen Preis über die Website des Anbieters abgeschlossen werden.
9. Trello-Boards – alles visuell
Die bekannte Aufgabenplanungssoftware Trello arbeitet plattformunabhängig und lässt sich auf allen gängigen Browsern nutzen. Bei der Webanwendung spielt deshalb das verwendete Betriebssystem keine Rolle. Auch die mobile Aufgabenverwaltung stellt kein Problem dar, da Trello als App für Smartphones und Tablets verfügbar ist. Die Software besitzt ihre besondere Stärke bei der Anwendung in kleinen Teams von etwa fünf Mitgliedern und ist unter dieser Voraussetzung als beste Aufgabenplanungssoftware in einem agilen Projektumfeld anzusehen. Die Funktionsweise des Tools stützt sich auf die sogenannten Trello-Boards, die nach dem Kanban-Prinzip arbeiten. Diese visuelle Darstellung eignet sich besonders dafür, den Status des Aufgabenfortschritts im Auge zu behalten. Jede Aufgabenliste kann dabei mit beliebig vielen Trello-Karten versehen werden. Die Karten stehen für Teilaufgaben, Termine oder Ideen und können mit Texten, Terminen, Checklisten oder Kommentaren versehen werden. Trello lässt sich mit Apps wie Dropbox, Google Drive oder Slack verbinden und ist in der Basisversion kostenlos erhältlich. Die Business Version kann im Monatsabonnement über die Website des Anbieters bezogen werden.
10. Wrike – Teamproduktivität durch Zusammenarbeit in Echtzeit
Wrike setzt als Aufgabenplanungssoftware auf die Anwendung als Desktop-App für Windows und macOS und ist auch als App für Android und iOS verfügbar. Die Aufgabenverwaltung wird in überschaubare kleinere Tasks mit benutzerdefinierten Prozessen und Ansichten verstanden. Die Zusammenarbeit für Teams wird in Echtzeit ermöglicht. Aufgabenstellungen lassen sich über ein Dashboard personalisieren und nach Priorität und Fälligkeitsdatum sortieren. Eigene Kollaborations-Tools verbessern die interne Teamkommunikation und vermeiden eine E-Mail-Flut. Benutzerdefinierte Anforderungsformulare ermöglichen es, Teammitglieder abzufragen, die für inhaltsbezogene Zuarbeiten benötigt werden. Mit Wrike lassen sich aufgabenbezogene Daten visualisieren und auswerten. Dazu stehen beispielsweise Gantt-Diagramme, Kalender und Kanban-Boards zur Verfügung.
Die Software arbeitet mit bekannten Tools wie Google Mail, Teams, Slack und weiteren zusammen. Selbst soziale Medien wie Facebook oder Twitter können in die Bearbeitung von Aufgaben einbezogen werden. Wrike ist als kostenlose Basisversion verfügbar. Die Preise für die Professional-Version können über die Website des Herstellers aufgerufen werden.
11. Aufgaben – Freeware für Einsteiger und Freelancer
Die deutsche App „Aufgaben“ wurde speziell für Windows entwickelt und zeichnet sich besonders durch ihre einfache Bedienung und eine ressourcenschonende Größe von nur 5,1 MB aus. Damit lässt sie sich auch auf Notebooks mit älterer Hardware betreiben. Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Aufgaben werden unter einem Namen erfasst und verwaltet. Optional ergänzt eine Beschreibung den Namen der Aufgabe. Über drei Karteireiter lassen sich die Aufgaben ordnen. Beispielsweise können drei Prioritäten über diese Reiter zugeordnet werden. Damit keine Aufgabe vergessen wird, kann eine Erinnerungsfunktion aktiviert werden. Die Aufgaben App ist nicht geeignet, um gemeinsam in Teams Aufgaben zu bearbeiten. Sie wird an dieser Stelle als beste Aufgabenplanungssoftware genannt, da sie komplett kostenlos zu beziehen ist und Freelancern oder Existenzgründern einen einfachen Einstieg in das Thema Aufgabenverwaltung bietet.
12. Things – persönlicher Auftragsmanager für Apple-Geräte
Die Entwickler von Things bezeichnen ihre App als „persönlichen Aufgabenmanager, der Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen“. Das Tool ist speziell für Anwender mobiler Apple-Geräte konzipiert. Es gibt eine Version für iPhone, iPad und die Apple Watch.
Die App ist ein sehr individuelles Aufgabenplanungstool, mit dem Ideen gesammelt und mittels Sprachbefehl über Siri oder einem Kurzbefehl gespeichert werden können. Das Teilen von Aufgaben innerhalb eines Teams ist nicht möglich. Die gesammelten Ideen lassen sich Projekten zuordnen und diese wiederum gruppieren. Zu Things gehört ein Zeitplaner, der mit einer Kalenderfunktion kombiniert ist. Damit lassen sich beispielsweise Wochenpläne oder eine „Heute-Liste“ erstellen. Aufgaben können mit Tags belegt werden, die zur Filterung dienen. Damit lassen sich wiederum Prioritäten in der Aufgabenerfüllung bestimmen. Die kostenpflichtige App ist über den App Store erhältlich.
