Zeitmanagement gehört zu den wichtigsten Fähigkeiten, die den Erfolg von Unternehmen maßgeblich beeinflussen. Eine Möglichkeit, in Aufgaben und Projekten eine Effizienzsteigerung auf persönlicher und Team-Ebene zu erzielen, ist die Verwendung von Zeitmanagement-Tools.
Um produktiv zu sein, ist es wichtig, unsere Zeit effektiv zu planen und stets Prioritäten und Fristen im Blick zu behalten. Mit geeigneten Zeitmanagement-Tools und -Techniken kann dies im Arbeitsalltag leicht erreicht werden.
In unserem Artikel finden Sie eine Übersicht über die 10 wichtigsten Zeitmanagement-Tools und erhalten praktische Zeitmanagement-Tipps, die es Ihnen ermöglichen, auch in stressigen Situationen ein optimales Zeitmanagement zu betreiben.
FAQ
Was ist ein Zeitmanagement-Tool?
Ein Zeitmanagement-Tool ist eine Software, die es ermöglicht, Aufgaben und Projekte besonders effektiv und vorausschauend zu planen, zu organisieren und zu verwalten. Dazu bietet das Tool in der Regel wichtige Funktionen wie Zeiterfassung, Kalender, Erinnerungen, Priorisierung von Aufgaben und Automatisierung von Prozessen.
Was sind gängige Zeitmanagement-Techniken?
Gängige Zeitmanagement-Techniken sind beispielsweise die Pomodoro-Technik, Eisenhower-Matrix, Getting-Things-Done-Methode und Kanban. Die Pomodoro-Technik teilt die Arbeit in Intervalle ein, die Eisenhower-Matrix priorisiert Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, die Getting-Things-Done-Methode fokussiert sich auf die Aufgabenverwaltung und Kanban visualisiert den Arbeitsfortschritt.
Was sind die Hauptkonzepte des Zeitmanagements?
Die Hauptkonzepte des Zeitmanagements liegen in der Planung, Organisation und Delegierung von Aufgaben, der Priorisierung von Aktivitäten, der Konzentration auf wichtige Aufgaben, der Reduzierung von Ablenkungen und Unterbrechungen, der Nutzung von Technologien und Tools zur Unterstützung und dem effektiven Ausgleich durch Pausen und Erholung.
Was sind die Hauptregeln für die Priorisierung?
Die Hauptregeln für die Priorisierung im Zeitmanagement umfassen die Einstufung der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, das Festlegen von Zielen und Prioritäten, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, die Delegation von Aufgaben, die Konzentration auf wichtige Aufgaben, die Bewertung von Zeitbedarf und Ressourcen und die Anpassung der Prioritäten je nach Bedarf.
1. Bitrix24
Bitrix24 bietet als eines der Zeitmanagement-Tools neben einer benutzerfreundlichen und zentralen Plattform eine Fülle an Funktionen rund um eine effektive Zeitplanung und -verwaltung.
Das Cloud-basierte System ist standortunabhängig und auf Wunsch auch mobil via App auf jedem Gerät zugänglich. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden auf ihre Aufgaben und Projekte zugreifen können, egal wo sie sich gerade befinden oder ob Sie mit PC, Tablet oder Smartphone arbeiten.
Mit den Bitrix24 Zeitmanagement-Tools realisieren Sie ein erfolgreiches Aufgaben- und Projektmanagement. Ihre Mitarbeitenden können in der Lösung Aufgaben und Projekte erstellen, delegieren und verwalten und dabei Prioritäten, Fristen und Fortschritte verfolgen. Über integrierte Kalender können sie unter anderem Meetings organisieren oder einen gemeinsamen Kalender mit Kolleg•innen teilen.
Dank der Arbeitszeitverwaltung haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden aufzuzeichnen. Ihre Kolleg•innen können ihre Arbeitszeit verfolgen und Aufgaben mit einem Timer starten und beenden. Dies ermöglicht es darüber hinaus, Projekt- und Teamleitenden die Arbeitsleistung der Mitarbeitenden zu überwachen und sicherzustellen, dass sie ihre Arbeitszeit effektiv nutzen.
Eine weitere nützliche Funktion von Bitrix24 ist die Erstellung von Berichten über die Arbeitszeit und Projekte, die wiederum als wertvolle Grundlage für Entscheidungen und Planungen genutzt werden können.
Darüber hinaus bietet Bitrix24 wertvolle Automatisierungsfunktionen wie wiederkehrende Aufgaben, Benachrichtigungen und Workflows, die Ihnen nicht nur Zeit sparen, sondern auch Fehlerquellen minimieren.
2. ActiveCollab
Bei ActiveCollab handelt es sich um ein leistungsstarkes Tool zum Zeitmanagement in Unternehmen. Eine der Funktionen von ActiveCollab ist die Projektmanagement-Unterstützung. Es ermöglicht die einfache Organisation von Aufgaben, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und das Verfolgen von Fortschritten.
Das Tool bietet auch die Möglichkeit, Aufgaben in verschiedene Kategorien und Prioritäten einzuteilen, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.
Darüber hinaus bietet ActiveCollab eine Zeiterfassungsfunktion, die es Ihren Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeitszeit genau zu erfassen. Dadurch können Teamleitende den Fortschritt der Projekte besser überprüfen. Die Zeiterfassungsfunktion ist darüber hinaus auch nützlich für die Verfolgung von Überstunden und Urlaubstagen.
ActiveCollab bietet auch eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die alle Kolleg•innen einfach auf Projekte und Aufgaben zugreifen und mit anderen Teammitgliedern kommunizieren. Des Weiteren bietet die Lösung auch eine mobile App, die es Ihnen möglich macht, von überall aus auf das Tool zuzugreifen.
Ein weiterer Vorteil von ActiveCollab ist die Möglichkeit, Berichte über den Fortschritt von Projekten und Arbeitszeiten zu generieren. Diese Berichte sind hilfreich für das Management, um den Fortschritt von Projekten zu verfolgen und mögliche Probleme oder Engpässe frühzeitig zu erkennen.
3. Asana
Asana ist eine webbasierte Projektmanagement-Software mit wichtigen Zeitmanagement-Tools, die zum Einsatz kommt, um Arbeitsabläufe zu organisieren.
Eine der Hauptfunktionen von Asana ist die Erstellung von Aufgabenlisten, die mit anderen Teammitgliedern geteilt werden können. Diese Aufgaben lassen sich nach Priorität, Fälligkeitstermin und Zuständigkeit sortieren. Darüber hinaus können Aufgaben auch in Projekte unterteilt werden, was einen besseren Überblick über komplexe Arbeitsabläufe bietet.
Die Lösung macht auch die Verfolgung von Fortschritten und Fristen möglich. Die Fortschrittsanzeige zeigt den Status jeder Aufgabe an, je nachdem, ob sie in Arbeit, abgeschlossen oder noch ausstehend ist. Außerdem können Fristen und Erinnerungen festgelegt werden, um einen rechtzeitigen Abschluss der Aufgaben sicherzustellen.
Eine weitere wichtige Funktion von Asana ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Durch die Verwendung von Regeln und Automatisierungen werden bestimmte Aktionen automatisch ausgeführt, wie z.B. das Verschieben von Aufgaben in bestimmte Projekte oder das Zuweisen von Aufgaben an bestimmte Teammitglieder.
Asana bietet auch eine Funktion zur Zeiterfassung, mit der die Arbeitszeiten von Teammitgliedern aufgezeichnet werden. Dies ist besonders nützlich für die Verwaltung von Projekten mit Stundensätzen oder bei der Berechnung von Zeitaufwänden für die Rechnungsstellung an Kunden.
4. Scoro
Scoro bietet ebenfalls vielseitige Werkzeuge, die beim Zeitmanagement helfen können. Eine wichtige Funktion ist, dass Sie Projekte und Aufgaben in einem Dashboard verwalten und nach Priorität, Fristen und anderen Kriterien sortieren können.
Scoro ermöglicht auch die Integration mit verschiedenen Kalendern und eröffnet die Möglichkeit, Aufgaben direkt in den Kalender zu integrieren, um die Planung und Verwaltung von Terminen zu vereinfachen. Mit der Funktion der Zeiterfassung können Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit verfolgen und Abwesenheiten verwalten.
Darüber hinaus bietet Scoro die Option, Berichte und Analysen zu erstellen, um einen Überblick über die Zeitnutzung und den Fortschritt von Projekten zu erhalten und so Optimierungspotenziale zu finden.
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5. ProofHub
ProofHub ist eine weitere Lösung unter den Zeitmanagement-Tools. Zu einer der wichtigsten Funktionen der Software zählt, dass Sie Aufgaben und Projekte planen und diese mithilfe benutzerdefinierter Listen und Kanban-Boards organisieren können. Das hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und schnell zu erkennen, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden müssen.
ProofHub liefert auch eine integrierte Zeiterfassungs- und Abrechnungsfunktion, mit der man Arbeitszeiten und Projektkosten überwachen kann. Dafür lassen sich Timer für Aufgaben starten und stoppen, Stunden und Spesen erfassen und abrechnen sowie detaillierte Berichte und Rechnungen generieren.
Eine weitere nützliche Funktion von ProofHub ist die Erstellung und Verwaltung von Kalendern, die Fristen, Termine und Ereignisse für Projekte und Aufgaben anzeigen. Die Kalender können auch gemeinsam genutzt werden, damit alle Teammitglieder auf dem Laufenden bleiben und keine wichtigen Termine verpassen.
6. Toggl
Bei Zeitmanagement-Tools wie Toggl handelt es sich um ein Online-Tool, das Unternehmen dabei hilft, ihre Zeit effektiver zu nutzen. Das Tool bietet eine breite Palette an Funktionen, mit denen Ihre Mitarbeitenden unter anderem die Dauer von Aufgaben in Echtzeit aufzeichnen und somit genau verfolgen, wie viel Zeit für ein bestimmtes To-Do innerhalb eines konkreten Projekts aufgewendet wurde.
Toggl stellt auch Berichte und Analysen bereit, die visualisieren, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben oder Projekte notwendig ist und wo Verbesserungen vorgenommen werden können.
Das Tool hilft auch, Aufgaben und Projekte klar zu priorisieren, und stellt so sicher, dass die wichtigsten Projekte zuerst erledigt werden. Hier können Sie auch Notizen und Tags hinzufügen, um die verfolgten Aufgaben und Projekte besser zu organisieren.
Außerdem bietet Toggl die Integration mit anderen Tools wie Asana, Trello und Basecamp.
7. Timecamp
Timecamp verfügt über zahlreiche Tools, die Führungskräften und Angestellten gleichermaßen dabei helfen, ihre Leistung und Effektivität in Bezug auf die Zeitverwaltung zu verbessern.
Eine der wichtigsten Funktionen von Timecamp ist das Zeiterfassungssystem. Ihre Mitarbeitenden können ihre Arbeitsstunden manuell oder automatisch mithilfe der Timecamp-Desktop- oder mobilen App erfassen.
Die Lösung liefert auch eine automatische Überwachung der Arbeitszeit anhand von Aktivitäten, so dass Ihre Mitarbeitenden präzise Einblicke in ihre Arbeitszeit und -leistung erhalten.
Timecamp ermöglicht auch die Erstellung von Aufgabenlisten, die mit den erfassten Arbeitsstunden verknüpft sind. So können Teammitglieder den Überblick über ihre Aufgaben und Projekte behalten und Zeitaufwand messen.
Ein weiteres nützliches Feature ist, dass Sie Budgets für Aufgaben oder Projekte festlegen können.
Timecamp bietet auch einen integrierten Kalender, um Aufgaben und Termine zu planen und den gesamten Arbeitsablauf zu überblicken. Ihre Mitarbeitenden können hier auch ihre eigenen Regeln für die Zeiterfassung und Abrechnung erstellen, einschließlich Pausen- und Überstundenregelung.
Mit detaillierten Berichten und Analysen bietet Timecamp auch eine einfache praktische Gelegenheit, die Arbeitszeit und -leistung zu verfolgen und dabei gezielt Arbeitsabläufe zu optimieren.
8. Hubstaff
Hubstaff ist eine effektive Lösung für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter-Zeiterfassung und das Projektmanagement verbessern möchten. Es bietet verschiedene Funktionen für den Einsatz als Zeitmanagement-Tool, die die Steigerung der Arbeitsleistung fördern.
Eine wichtige Funktion von Hubstaff ist die Zeitverfolgung, die Ihren Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeitszeit genau zu kontrollieren. Durch die Verwendung von Timern oder manuellen Eingaben werden Arbeitsstunden genau erfasst, was bei der Berechnung der Gehälter und Überstunden ebenfalls sehr hilfreich ist.
Mit Hubstaff verwalten Sie Projekte und definieren Fristen und Prioritäten für Aufgaben, die einen ordnungsgemäßen und pünktlichen Abschluss des Projekts gewährleisten.
Außerdem bietet Hubstaff eine leistungsfähige Reporting-Funktion, Integrationen mit anderen Tools und Apps sowie eine Mobile App, mit deren Hilfe Sie auch von unterwegs aus Ihre Arbeitszeit verfolgen und Projekte verwalten können.
9. Replicon
Replicon ist eine webbasierte Software zur Zeiterfassung und -verwaltung, die ebenfalls Unternehmen dabei unterstützt, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu organisieren und zu überblicken.
Replicon bietet ein intuitives Dashboard, auf dem alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten und Urlaubstage einsehen und beantragen können. Die Workflow-Management-Funktion hilft ihnen dabei, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
Mithilfe benutzerdefinierter Reports können Sie wichtige Kennzahlen einsehen und diese nutzen, um Chancen, aber auch Risiken zu erkennen und Prozesse besser zu steuern.
Zudem bietet Replicon eine mobile App für ein reibungsloses Zeitmanagement auch von unterwegs aus oder für die Zeiterfassung im Homeoffice. Die Software verfügt über eine Integration mit anderen Tools wie Salesforce, QuickBooks und ADP, was die Verwaltung von Projekten und Mitarbeiterdaten ebenfalls optimiert.
10. Teamwork
Teamwork ist eine Projektmanagement-Software, die umfangreiche Tools für das Zeitmanagement bereitstellt. Mit Teamwork haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ressourcen und Zeit gezielt einzusetzen, indem Sie Ihre Aufgaben und Projekte planen, Deadlines und Etappenziele festlegen, Arbeitszeiten erfassen und Arbeits-Reports erstellen.
Die Zeitmessfunktion von Teamwork ermöglicht die genaue Überwachung der Mitarbeiter-Arbeitsstunden, so dass Projekte innerhalb des vorgegebenen Budgets und Zeitrahmens abgeschlossen werden. Sie können ebenfalls Arbeitszeiten für verschiedene Projekte und Aufgaben aufzeichnen und mit dem jeweiligen Kunden, Projekt oder Auftrag verknüpfen.
Teamwork bietet außerdem umfangreiche Tools zur Planung und Priorisierung von Aufgaben, wie z.B. ein Taskboard und Gantt-Diagramme.
Diese Tools erlauben Ihnen eine Sortierung von Aufgaben und Projekten nach Priorität, Deadlines und Zuständigkeiten und geben Aufschluss darüber, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wie lange deren Bearbeitung dauert.
Zusätzlich können Sie automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen einrichten, um alle Kolleg•innen stets auf dem gleichen aktuellen Wissensstand zu halten.
Fazit: So wählen Sie Zeitmanagement-Tools für die Arbeit aus!
Es gibt eine Reihe an Zeitmanagement-Tools, die für verschiedene Bedürfnisse und Anforderungen in Unternehmen ausgelegt sind.
Die Entscheidung für das passende Tool hat jedoch einen erheblichen Einfluss auf Ihre Produktivität und Effizienz Ihrer täglichen Arbeit. Mit unserer Tool-Auswahl erhalten Sie einen ersten Überblick und finden verschiedene Zeitmanagement-Tipps und Techniken, mit denen Sie Ihre Produktivität im Unternehmen steigern können.
Dabei ist es wichtig, dass Sie sich bereits im Vorfeld mit den Funktionen vertraut machen und herausfinden, ob sie sich gut in Ihre Arbeitsweise und bestehende Unternehmensstruktur integrieren lassen. Bitrix24 kann die Lösung sein, nach der Sie suchen. Registrieren Sie sich noch heute und nutzen Sie die Zeitmanagement-Funktionen und vieles mehr!
