Die 10 wichtigsten Funktionen von Teamkalender-Tools für große Unternehmen

Online-Kalender sorgen dafür, dass Termine und Fristen eingehalten werden. Vor allem in Unternehmen mit einer großen Belegschaft sind sie wichtig. Hierfür gibt es Gruppenkalender, auf die Mitarbeiter Zugriff haben. Diese Kalender-Apps organisieren nicht nur den Arbeitstag, sondern sorgen dafür, dass die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Kunden reibungslos abläuft. 

Viele Menschen denken, dass ein Kalender-Tool für Teams etwas Selbstverständliches ist. Allerdings sind viele Online-Kalender für mehrere Personen heutzutage sehr ausgefeilt und können weit mehr, als nur Termine eintragen. Wir wollen Ihnen deshalb im folgenden Artikel näherbringen, was gemeinsame Kalender in Unternehmen alles leisten können und wie sie die Effizienz und Arbeitsabläufe verbessern. Aus diesem Grund haben wir untersucht, welche Funktionen und Eigenschaften Team-Kalender haben sollten, vor allem, wenn sie in großen Unternehmen zum Einsatz kommen.

Einen beliebten kostenlosen Online-Kalender für mehrere Personen finden Sie in der Bitrix24-Software. Der Bitrix24-Kalender sorgt dafür, dass all Ihre Mitarbeiter direkt über Termine und Fristen informiert sind. Hierfür findet eine Echtzeit-Synchronisation statt und es erfolgt eine Benachrichtigung, wenn Meetings oder Termine anstehen, auch für Mitarbeiter, die unterwegs sind.

Warum Online-Terminkalender für Teams in großen Unternehmen wichtig sind

Auch wenn wir Kalender im privaten Bereich für Geburtstage, ein Event oder Planung mit Freunden oder Familie nutzen, ist es bei Unternehmen eine andere Sache. Hier ist die Terminplanung durch viele Mitarbeiter, die zusammenarbeiten, weitaus komplizierter. 

Eine Vernetzung mit Online-Kalendern, die über zusätzliche Funktionen verfügen, macht die betrieblichen Abläufe und die Planung sicher und verlässlich. Sie bieten den besten Überblick über Projekte, Deadlines, Termine und können für die jeweilige Gruppe angepasst werden.

Große Unternehmen, die zum Beispiel in mehreren Ländern tätig sind, benötigen zusätzlich die passende Sprache und eine Anpassung an Zeitzonen. Unternehmen oder große Organisationen haben deshalb einen Bedarf an Kalendersoftware, die ihre Abteilungen vernetzen und zum Beispiel E-Mails zu Projekten zuordnen können. Eine entsprechende Plattform und die Software-Integration mit anderen Business-Lösungen bietet den Nutzern nicht nur eine Terminübersicht, sondern auch Informationen zu Deadlines von Aufgaben und weiteren Angaben.

Teamkalender kostenlos oder kostenpflichtig - was ist die bessere Wahl?

Oft stellt sich die Frage, ob es besser ist, wenn ein Online-Kalender kostenlos oder kostenpflichtig ist. Die Antwort darauf ist, dass es auf die Anforderung des Unternehmens ankommt und ob die Produkte diese erfüllen können. Häufig reicht ein kostenloser Terminkalender für Unternehmen aus, wenn er sich integrieren lässt. Viele Unternehmen haben eine gute Erfahrung mit folgenden kostenlosen Kalendern gemacht:

• Google Workspace
• Doodle
• Outlook Kalender
• Google Kalender
• Bitrix24

Bei der Wahl sollten Unternehmen darauf achten, welche Funktionen und Merkmale der Gruppenkalender hat, für welche Nutzeranzahl er ausgelegt ist und wie es sich mit der Organisation der Zugriffsrechte verhält.

Übersicht über die 10 wichtigsten Funktionen und Eigenschaften der Online-Kalender für Gruppen

Über das bloße Eintragen von Terminen hinaus leisten Teamkalender mittlerweile viel mehr, egal in welchem Unternehmen und in welchen Branchen. Nicht jede Organisation oder Unternehmen benötigt vielleicht den kompletten Funktionsumfang. Dennoch ist es gut zu wissen, welche Optionen digitale Terminkalender für mehrere Personen oder Teams haben und worauf Sie bei der Auswahl sonst noch achten sollten.

Zentrale Kalenderansicht für alle Teammitglieder

Einen Termin, ein Event oder ein Meeting einzutragen, ist natürlich die wichtigste Funktion eines Kalenders, auch wenn Familien, Vereine oder Einzelpersonen ihn verwenden. Die Nutzung in einem großen Unternehmen setzt aber voraus, dass alle Teammitglieder einen Blick auf die anstehenden Termine werfen und diese selbst auch festlegen können, je nachdem, zu welchen Bereichen sie Zugang haben.

Ohne eine zentrale Kalenderansicht für alle, die in Teams oder in Abteilungen verbunden sind, ist ein Online-Kalender keine Hilfe. Eine weitere Funktion kann ein Teamkalender ebenfalls haben. Diese ist besonders wichtig für Kunden oder Außenstehende, die das Unternehmen und seine Mitarbeiter kontaktieren wollen: 

Zugriff-Links werden den Gesprächspartnern und Teilnehmern eines Meetings zugesendet und können durch sie bestätigt werden. Oder Kunden tragen sich per E-Mail in den Online-Kalender ein und können so eine Zeit für ein Gespräch oder ein Treffen reservieren. Das wird dann nicht nur dem entsprechenden Teammitglied, sondern allen Betroffenen zentral angezeigt. Außerdem kann jeder Feedback geben, ob ein Termin passend ist oder besser verschoben werden soll.

Echtzeit-Synchronisation zur Vermeidung von Terminüberschneidungen

Digitale Teamkalender in Unternehmen müssen für alle Mitarbeiter immer aktuell und auf dem neuesten Stand sein. Dies gelingt, wenn es sich um Produkte handelt, die entweder auf einer Cloud oder einem zentralen Unternehmensserver gespeichert sind. Das automatische Aktualisieren von Einträgen für alle Teammitglieder ist wichtig, damit die Zeiten bei allen Teilnehmern für einen Termin oder ein Meeting reserviert werden. 

Die Option, eine Reservierung an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu senden und bestätigen zu lassen, wird auch immer häufiger in großen Unternehmen nachgefragt. Es stellt nicht nur eine Hilfe bei der Terminübersicht dar, sondern verhindert auch, dass eingetragene Zeiten im Kalender übersehen werden. Termine werden also nicht doppelt reserviert und ein unbeabsichtigtes Überschneiden von Zeiten wird durch diese Funktion verhindert.

Einfache Integration der Kalender-App mit anderer Büro-Software

Damit sich Unternehmen nicht auf die Suche nach einzelnen Anwendungen begeben müssen, können die einzelnen Online-Kalender in andere Büro-Software integriert werden. Hierzu erhalten Sie Auskunft bei den jeweiligen Kalender-Apps. 

Die einfache Integration verbindet zum Beispiel CRM oder Projektmanagement Tools. Auch HR-Programme benötigen die Integration von Kalendern, wenn sie nicht schon selbst darüber verfügen. Sie ist notwendig, um die Anwesenheit zu zeigen und Dienstpläne auszuarbeiten. Auch ein digitales Arbeitszeitkonto kommt nicht ohne Online-Kalender aus.

Zugriffssteuerung und Datenschutzeinstellungen

Natürlich benötigen nicht alle Personen und Teams einen Überblick über alle Termine, die unternehmensweit anstehen oder vergeben werden. Moderne Gruppenkalender können Mitarbeitern die Bereiche zuordnen, die für ihre Arbeit von Belang sind. Normalerweise vergibt eine Führungskraft oder ein Administrator die Berechtigung, zu welchen Bereichen des Teamkalenders der jeweilige Arbeitnehmer Zugang hat. 

Das betrifft nicht nur die Ansicht, sondern auch das Eintragen, Löschen und Verschieben von Terminen oder die Ergänzung von Hintergrundinformationen zu dem jeweiligen Meeting oder Termin. Wenn ein Arbeitnehmer Änderungen an einem Termin vornimmt, sollte es einen Verlauf geben, der diese zeitlich geordnet speichert.

Neben den Berechtigungen ist auch der Datenschutz beim Kalender wichtig. Damit Unbefugte keinen Zugriff haben, sollte die entsprechende Software per Passwort geschützt sein. Bei Integration mit anderen Anwendungen benötigen diese Produkte ebenfalls einen ausreichenden Schutz, der dann automatisch für das Aufrufen und Bearbeiten des Online-Kalenders gilt.

Kalender-Apps für mobilen Zugriff

Besondere Vorteile für das Unternehmen und die Mitarbeiter ergeben sich durch den mobilen Zugriff. Eine Kalender-App auf dem Smartphone oder Tablet lässt sich bedienen, ohne dass gleich die gesamte Büro-Software auf dem Desktop gestartet werden muss. Mitarbeiter oder auch Kunden können so problemlos einen Termin oder Zeit eintragen. Das ist sinnvoll, wenn zum Beispiel die tägliche Geschäftszeit bereits zu Ende ist oder die Teams sich in einer anderen Zeitzone befinden.

Der mobile Teamkalender gibt dann sofort vom Mobiltelefon aus Auskunft über freie Termine, wenn ein bestimmter Zeitpunkt für ein Meeting oder Event abgestimmt werden muss. Da viele Menschen für ihre Arbeit oder ihr Unternehmen neben dem Laptop auch Mobilgeräte nutzen, sind die meisten Online-Kalender hierfür bereits optimiert. Entweder sind native Kalender-Apps verfügbar oder Unternehmen nutzen die für mobile Browser optimierte Webseite.

Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen

Eine automatische Erinnerung oder Benachrichtigungen gehören ebenfalls zur grundlegenden Ausstattung bei Teamkalendern. Die Funktion wird nicht nur von Unternehmen jeder Größe, sondern auch privat genutzt. Nutzer oder der Administrator können festlegen, wann automatische Erinnerungen erfolgen, beispielsweise einen Tag oder 2 Stunden vor dem Termin. Auch wiederkehrende Termine und Erinnerungen lassen sich eintragen.

Benachrichtigungen erfolgen dann auf unterschiedliche Art und Weise. Oft sind es Push-Benachrichtigungen mit Text oder Audio-Signal. Häufig erfolgen die Benachrichtigungen auch per E-Mail, meistens ist noch ein Zugriffs-Link beigefügt, um mögliche Änderungen vorzunehmen. Manche Systeme haben eine SMS-Benachrichtigung installiert. Digitale Teamkalender bieten Unternehmen und Mitarbeitern somit unterschiedliche Erinnerungsmöglichkeiten.

Unterstützung für mehrere Zeitzonen und Sprachen

Große Unternehmen haben oft Niederlassungen in verschiedenen Ländern, Zeitzonen und unterschiedlichen Kontinenten. Für Teams ist es deshalb unabdingbar, dass die Online-Kalender entsprechend eingerichtet sind. Die automatische Ansicht der richtigen Ortszeit verhindert Überschneidungen von Terminen, aufwendiges Umrechnen und mögliche Fehler. So lassen sich auch Meetings oder Termine von weit entfernten Teams oder Führungskräften planen, ohne dass sie von Mitarbeitern verpasst werden.

Dasselbe gilt für die Sprache, in der ein Teamkalender funktioniert. Auch wenn bei internationalen Teams die Arbeitssprache häufig Englisch ist, kann es für Arbeitnehmer sinnvoller sein, wenn ihr Online-Kalender in der Muttersprache angezeigt wird. Das lässt sich bei den meisten Produkten problemlos einstellen.

Anpassbare Ansichten und Filteroptionen

Zu einem Online-Kalender für Teams gehört auch, dass Mitarbeiter oder der Administrator die Ansichten anpassen können. Wenn jeder Teilnehmer alle Termine sieht, ist oft keine Unterscheidung zwischen wichtigen oder unwichtigen Anlässen möglich. Oft haben Teamkalender die Option, Termine farblich zu markieren. Das kann die Dringlichkeit betreffen oder auch die Art des Termins, wie ein Online-Meeting oder ein persönliches Gespräch in einer Niederlassung.

Filtermöglichkeiten sind ebenfalls wichtig. Anstatt eine Reihe an Einträgen durchzusehen, kann das Team Termine in einem Zeitfenster oder mit den jeweiligen Mitarbeitern herausfiltern. Wie diese Funktion genutzt wird, hängt meistens vom Unternehmen selbst ab.

Buchung von Ressourcen und Räumen direkt im Kalender

Heutzutage ist es bereits möglich, mithilfe des Online-Kalenders direkt Ressourcen und Räume zu buchen. Ressourcen sind beispielsweise Mitarbeiter oder die Ausstattung für ein Meeting oder einen Termin. Dasselbe gilt, wenn ein Raum für einen Termin belegt wird. Anhand des Teamkalenders sehen andere Mitarbeiter, wann dieser verfügbar ist oder nicht und können so ihre eigene Planung darauf abstimmen. Fortschrittliche Tools können sogar mit der Administration verbunden werden und beispielsweise eine Lieferung von Getränken oder Snacks für ein Meeting in Auftrag geben.

Oft wird diese Funktion von großen Unternehmen nachgefragt, die in Bürogebäuden mit vielen Räumen und Angestellten tätig sind. In diesem Fall erleichtert eine Buchung von Ressourcen die optimale Auslastung und Verwendung von Räumen, Mitarbeitern und Material, ohne dass Überschneidungen oder Missverständnisse entstehen.

Berichterstattung und Analysefunktionen für besseres Zeitmanagement

Ein Online-Kalender für Teams dient nicht nur der Planung von Terminen und Fristen. Er ist ein unverzichtbares Instrument für ein effektives Zeitmanagement in Unternehmen. Verschiedene Kalender haben oft die Möglichkeit, Berichte zu erstellen oder Analysen durchzuführen. Sofern das nicht möglich ist, übertragen sie die Daten an andere Büro-Software wie Zeitmanagement- oder Projektmanagement-Tools.

Mithilfe von Berichterstattung und Analysen lässt sich exakt berechnen, wie effektiv Meetings sind oder wie häufig Termine für einen bestimmten Kunden erstellt werden müssen. Der Einblick in die Daten erlaubt den Unternehmen dann entsprechend zu reagieren. 

Die Auswertungsfunktionen von Online-Kalendern zeigen oft auch Schwierigkeiten bei Betriebsabläufen auf. Sie geben Hinweise darüber, ob eine andere Planung vorgenommen oder effektiver kommuniziert werden muss. Auch für eine bessere Auslastung der betriebsinternen Ressourcen und das Vermeiden von Verschwendung sind Analysefunktionen wichtig. Es lässt sich beispielsweise ermitteln, ob ein Raum im Unternehmen an einem bestimmten Wochentag bevorzugt gebucht wird und warum.

Gleichzeitig können Daten von Online-Kalendern auch in den HR-Bereich übertragen werden. Die Auswertung von Reisezeiten, Überstunden bei Terminen, Auswärtstätigkeiten helfen bei der richtigen Lohn- und Gehaltsabrechnung, wenn bestimmte Aufwandsentschädigungen oder Vergütungen bezahlt werden. Das Unternehmen bekommt hier ein vollständiges Bild, welche Kosten von welchen im Kalender vermerkten Events, Sitzungen oder Terminen verursacht werden.

Zusammenfassung

Online-Kalender sind für ein Unternehmen enorm wichtig, um Zeitplanung und Effizienz aufrechtzuerhalten. Je größer ein Unternehmen ist, desto ausgefeilter muss ein digitaler Teamkalender sein. Hierbei geht es nicht nur um das Eintragen von Terminen oder Fristen, sondern auch um die Zusammenarbeit zwischen Teams. 

Wichtige Funktionen, die ein Online-Terminkalender haben muss, sind die zentrale Ansicht und Synchronisation in Echtzeit. Das schließt Überschneidungen bei Terminen aus und spart Zeit, weil weniger Rückfragen notwendig sind. Einstellungen des Kalenders und die Zuordnung von Berechtigungen sollten durch den Administrator möglich sein, damit Mitarbeiter nicht von Einträgen abgelenkt werden, die sie nicht betreffen.

Weltweite Teams profitieren von einer automatischen Anpassung an die jeweilige Ortszeit und auch die Sprache, denn so können Meetings oder Termine unternehmensübergreifend geplant werden. Große Unternehmen haben Vorteile, wenn sie mit dem Online-Teamkalender auch gleichzeitig Ressourcen planen können. Ausstattung für Meetings, Räume oder auch Personal können so ohne Reibungsverluste zugeordnet werden.

Ein beliebter kostenloser Teamkalender wird von Bitrix24 bereitgestelt und ist in die Software eingebettet. Er ist mit CRM integriert, kann von Gruppen verwendet werden und ermöglicht anpassbare Einstellungen. Dieser Online-Kalender bietet eine Abwesenheitsliste, eine Auflistung von Ereignissen oder die Durchführung von Meetings mittels der zugehörigen HD-Konferenzen und Videoanrufe. Der Bitrix24-Kalender ist Teil einer umfangreichen Unternehmenssoftware, mit denen Unternehmen gute Erfahrungen gemacht haben.