Was ist eine Intranet-Software?
Der Begriff des Intranets wurde Mitte der 1990-er Jahre geprägt. Seitdem entwickelten sich die Funktionen und damit auch die Intranet-Software stetig weiter. Während das Intranet in den Anfangsjahren ausschließlich als Informationsmedium funktionierte, wird es heute ähnlich wie soziale Netzwerke genutzt. Es wurden spezielle Tools entwickelt, die man als Social-Intranet-Software bezeichnen kann.
Zu den wichtigsten Funktionen, die eine gute Social-Intranet-Software
bereitstellen sollte, gehören:
- Einzel- und Gruppenchats, Videokonferenzen
- Instant Messenger
- Profile von Mitarbeitern
- Planungstools wie Kalender und Veranstaltungen
- Blogs oder Newsbereiche mit Kommentar-, Feedbackfunktionen und Umfragen
- Wissensdatenbanken bzw. FAQ
- Integrierte Suchfunktionen
- Projektmanagement
- Content Management System
In letzter Zeit wurde die Entwicklung der Intranet-Software durch einen Trend beeinflusst, der auch heute noch aktuell bleibt: mobiler Zugriff auf Funktionen des Unternehmensnetzwerkes.
Moderne Tools bieten heute native Apps im Unternehmensdesign. Damit Ressourcen immer verfügbar sind, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für cloudbasierte Intranet-Software.
Welche Software für Intranet-Lösungen am besten geeignet ist, zeigt die folgende Übersicht. Die Angebote sind dabei alphabetisch geordnet und werden durch einige Besonderheiten kurz charakterisiert, die es zu beachten gilt.
1. Beekeeper - mobile App für die Unternehmenskommunikation
Beekeeper wurde ausschließlich für den mobilen Einsatz für die Betriebssysteme iOS und Android entwickelt. Die Hauptfunktion ist die Kommunikation zwischen Teams und innerhalb des Unternehmens über Einzel- und Gruppenchats mit der Möglichkeit zum Austausch von Deteien. Zum Tool gehören Umfragen und Statistiken, die schnelles Feedback ermöglichen. Die Kommunikation kann durch Branding im eigenen Firmenlogo erfolgen. Nachteil der Anwendung: Keine Schnittstelle zu anderen Anwendungen, wie zum Beispiel Kalendern in Outlook oder Google. Die Kosten für die Software werden nach den individuellen Anforderungen des Kunden berechnet und müssen direkt mit dem Anbieter vereinbart werden.
2. Bitrix24 – Social-Intranet mit breitem Funktionsumfang für jede Unternehmensgröße
Bitrix24 vereinigt in sich Kommunikationstools
vom Instant Messenger über Chat und Videokonferenzen bis hin zu Onlinekalendern. Ganz einfach können Sie hier Dateien freigeben und Projekte
mit Kanban und Gantt managen. Als besonderes Feature ist die Integration des eigenen leistungsfähigen CRM
zu erwähnen. Über die Schnittstellen ist es möglich, Dateien zu bearbeiten und Daten auszutauschen, auch mit Microsoft Office und Google. Die Tools können in Desktop- und mobilen Anwendungen sowie als kostenlose Intranet-Software in der Cloud genutzt werden. Die Software ist unter anderem in einer Free-Version verfügbar und enthält über 35 weitere Online-Kollaborationstools. Mit dem
Bitrix24.Drive haben Nutzer einen kostenfreien Cloudspeicher für Dokumente. Neben dem Free-Tarif gibt es auch kostenpflichtige Tarife, für die Sie sich je nach Größe Ihres Unternehmens und Ihren Geschäftsszenarien entscheiden können.
3. Coyo – transparent und flexibel für den deutschsprachigen Markt
Die Intranet-Software bietet alle wichtigen Standardfunktionen wie Chats, Datenaustausch und interne Kommunikation. Der Terminkalender von Coyo verfügt über eine Eventfunktion. Teammitglieder können ihre eigenen Nutzerprofile erstellen. Eine umfangreiche Suchfunktion ist implementiert. Für die mobile Nutzung stehen Apps für die iOS- und Android-Betriebssysteme zur Verfügung. Hervorzuheben ist die Möglichkeit zur Integration von Microsoft Office 365 oder Google Workspace (G Suite). News-Artikel aus COYO lassen sich automatisch in Microsoft Teams veröffentlichen. Die Software kann 30 Tage kostenlos getestet werden. Preise sind direkt beim Anbieter anzufordern.
4. IBM Connections – eine Plattform, die auf Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen spezialisiert ist
Bei IBM Connections findet die Kommunikation in Communities statt, in denen virtuelle Team- oder Projektarbeit abgebildet wird. IBM Connections ist mit den wichtigsten Social-Intranet-Tools wie zum Beispiel integrierter E-Mail- und Kalenderfunktion, Einzel- und Gruppenchats und der Abbildung von Geschäftsprozessen mit Status-Updates ausgestattet. Verfügbar sind mobile Apps für iOS und Android. Die Software hat Schnittstellen zu MS Office 365, direkt zu Outlook, Google Kalender und Sharepoint. Die Kompatibilität mit anderen IBM-Produkten ermöglicht vor allem Unternehmen, die bereits IBM-Software verwenden, gute Integrationsmöglichkeiten. Nach einer 60-tägigen kostenlosen Testphase bietet IBM die Software je nach Funktionsumfang ab 6 Euro pro Nutzer und Monat an.
5. Just Social – deutsche Software mit intuitiver Bedienung
Die Software verfügt über alle wichtigen Funktionen für ein modernes Social-Intranet. Dazu gehören der Einzel- und Gruppenchat ebenso wie der Datenaustausch. Große Dateien können über einen integrierten Cloudspeicher verwendet werden. Über einen verknüpften Kalender werden Termine koordiniert. Umfragen fördern die Zusammenarbeit im Team. Umfangreiche Suchfunktionen filtern Chatverläufe oder durchsuchen Dateien. Informationen können in einem programmeigenen Wiki gespeichert werden. Native Apps stehen für iOS und Android zur Verfügung. Leider fehlen Schnittstellen zu anderen Programmen. Für bis zu fünf Nutzer ist die Basisversion der Software mit allen Features kostenlos. Größere Firmen zahlen z. B. 25 € pro Monat für bis zu 25 Nutzer.
6. KenCube – modular und kundenspezifisch erweiterbar
Content-Bausteine und eine einfache Benutzerverwaltung ermöglichen es, ein für die Bedürfnisse des Unternehmens maßgeschneidertes Intranet zu installieren. Eine individuell wählbare Hauptmenüstruktur vereinigt Funktionen, wie Content Management System, Mitarbeiterverzeichnis, Informationsmanagement statt interner E-Mails, Firmenkalender, Dokumentenablage mit Suchfiltern und Versionierung, Videostreaming, automatisierte Organigrammerstellung, Kommentare und vieles mehr. Das Intranet kann auf Desktops, mobilen Geräten und als Cloud-Version genutzt werden. Die Preise starten ab 75 € pro Monat für bis zu 25 Nutzer als Cloudanwendung.
7. Microsoft Yammer – Kommunikationstool mit Integration der eigenen Officeprodukte
Yammer versteht sich als Social-Intranet für Geschäftskunden im Stil von Facebook. Die in vielen Sprachen verfügbare Software setzt auf die Zusammenarbeit mit Office 365. Das ist ein Vorteil für Microsoft-Kunden, kann aber für Firmen mit einer anderer Office-Philosophie schnell zum Nachteil werden. Viele Funktionen sind Facebook und Twitter ähnlich. Die Einsatzmöglichkeiten sind groß, alle wichtigen Features sind vorhanden.
Mit Yammer setzt Microsoft konsequent das Konzept der Intranet-Software in der Cloud um. Mobile Apps sind für Android- und iOS-Geräte verfügbar. Durch die Integration der in Office 365 enthaltenen Produkte und weiterer Microsoft Tools können Dokumente veröffentlicht und von Teammitgliedern gemeinsam bearbeitet werden. Yammer ist in Office 365 Business Premium und Business Essentials enthalten. Der Preis liegt zwischen 4 und 9 Euro pro Nutzer und Monat.
8. Staffbase – Newsfeeds mit aktiver und passiver Personalisierung
Staffbase wurde vor allem für den Nachrichtenaustausch entwickelt. Nutzer, die kein persönliches Profil erstellen möchten, werden den passenden Gruppen zugeordnet und erhalten die für diese Gruppe angegebenen Nachrichten. Die Kurznachrichten des Social Feeds erinnern an Instagram oder Facebook. Das Programm ist intuitiv zu bedienen und steht als Desktop-Version und als App zur Verfügung. Umfangreiche Statistiken und Suchfilter zeichnen das Tool aus. Auf eine Projektzusammenarbeit wird bewusst verzichtet. Der Funktionsumfang von Staffbase wird auf die Kunden individuell zugeschnitten, weshalb Preise nur auf Anfrage zu erfahren sind.
9. Unily – Intranet für große Projekte und Unternehmen
Ursprünglich wurde die Software als „Sharepoint für große Unternehmen“ entwickelt und ist vor allem auf die Kommunikation zu globalen Projekten in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern ausgerichtet. Die Mitarbeiter des Unternehmens werden in „Personenkarten“ erfasst. Die Informationen zu Skills werden verwendet, um Projektteams zusammenzustellen. Die Integration von Microsoft Office 365 oder Google G Suite erleichtert die Zusammenarbeit in Teams, einschließlich der Zusammenarbeit mit externen Partnern. Die Software kann unter allen gängigen Betriebssystemen und als Cloud-Anwendung genutzt werden. Der Einstiegspreis liegt bei etwa 5.000 $ pro Monat.
10. Xelos – Tool zur effektiven Planung und Verteilung von Aufgaben
In Xelos erstellt jeder Nutzer zunächst sein eigenes Profil, mit welchem Teammitglieder benachrichtigt und bewertet werden können. Das zentrale Tool ist der Chat. Über Einzel- oder Gruppenchats können Sie auch Dateien teilen. Übergeordnete Projektgruppen arbeiten gemeinsam an Dokumenten, organisieren Aufgaben oder erstellen unternehmenseigene Wikis. Für umfangreiche Projekte können Aufgaben mit Deadlines erstellt werden. Aufgaben lassen sich an Teammitglieder delegieren. Xelos lässt sich auf einem eigenen Server oder cloudbasiert betreiben. Die Preise sind nutzerabhängig und beginnen bei etwa 500 € pro Monat für 10 Nutzer.
