Der perfekte Projektvorschlag: die Do's und Don'ts

Die meisten Ideen entstehen im Ergebnis der täglichen Arbeit aus Kundenanfragen oder Serviceproblemen. Lösungen sind gefragt. Doch wie lassen sie sich umsetzen? Ein Projektvorschlag bietet gute Chancen dafür, ist allerdings zunächst mit Vorgesetzten, Kunden oder anderen Stakeholdern abzustimmen.

Bevor es an die Erstellung eines schriftlichen Dokuments geht, muss gründlich recherchiert werden. Informationen, Fakten und die Höhe der benötigten finanziellen Mittel sind aufzubereiten. Auf der Basis dieser Daten kommt der überzeugenden Formulierung von Projektzielen höchste Priorität zu.

Die Gliederung eines Projektvorschlags sieht in Kurzform wie folgt aus:

• Einleitung oder Executive Summary mit einer allgemeinverständlichen Formulierung der Ziele und Vorteile des Projekts

• Darstellung der zu lösenden Probleme

• Aufstellung eines Projektstrukturplans

• Erstellung des Zeitplans

• Budgetschätzung mit Erläuterungen zur Datenbasis

• Hervorheben des Nutzens nach Projektabschluss

Der folgende Artikel beschreibt die wichtigsten Tätigkeiten, die einerseits unbedingt bei der Erstellung eines Projektvorschlags zu berücksichtigen sind, andererseits keinesfalls vergessen werden dürfen. Unter Beachtung dieser Tipps wird Ihr nächster Vorschlag bestimmt zu einem erfolgreichen Projekt.

Do: Projektziele und den Umfang der Arbeit definieren

Jeder Projektvorschlag muss eine klare Zieldefinition enthalten und den Umfang der Arbeit skizzieren. In einem ersten Schritt sind dazu alle relevanten Informationen der Stakeholder einzuholen, um deren Bedürfnisse und Erwartungen erfüllen zu können. Projektziele sollten mit der Unternehmensvision und Unternehmenskultur im Einklang stehen und SMART formuliert werden. Das Akronym SMART steht dabei für

• Spezifisch - klar und eindeutig definiert,

• Messbar – quantitativ ermittelbar,

• Achievable (erreichbar) – erstrebenswert und ansprechend,

• Reasonable (angemessen) – realisierbar in Einklang mit den verfügbaren Ressourcen,

• Terminiert – mit einem Fertigstellungsdatum versehen.

Gewinnende Projektvorschläge zu verfassen bedeutet, nachdem die Ziele formuliert wurden, spezifische Aufgabenstellungen zu formulieren, die einen wesentlichen Einfluss auf die Ergebnisse der Projektarbeit nehmen. Die regelmäßige Validierung der Definition aller Zielstellungen ist unerlässlich, damit ein Projekt auf Kurs bleibt. Dazu bedarf es der schriftlichen Fixierung und versionsbasierten Speicherung. Gut geeignet für diesen Zweck erweist sich ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem.

Do: Vorteile und den Wert des Projekts hervorheben

Ein auf Problemlösungen fokussierter Projektvorschlag bietet viele Vorteile und einen hohen Wert für das Unternehmen. Dazu gehören die Effizienzsteigerung, verbesserte Qualität und die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen durch Innovation. Wertsteigerungen lassen sich durch höhere Umsätze, Gewinne und eine verbesserte Kundenzufriedenheit erreichen. Kennzahlen, wie der Return on Investment (ROI) – die Rentabilität einer Investition - oder der Net Present Value (NPV) – die Wirtschaftlichkeit des Projekts – belegen positive Ergebnisse.

Die vorangegangenen Aussagen sollen beispielhaft belegt werden. Ein vor mehreren Jahren installierter Onlineshop kann aktuelle Zahlungsgewohnheiten der Kunden nicht abbilden und ist zudem in der Bedienung kompliziert und störanfällig. Nach genauer Analyse des Nutzerverhaltens wird eine neue Website mit Shop implementiert, die durch KI-generierte Inhalte, intuitive Bedienung und die Integration aller gebräuchlichen Zahlungsmethoden zu Effizienzverbesserung, Umsatzsteigerung und einer deutlichen Erhöhung der Kundenzufriedenheit führt.

Überzeugende Projektvorschläge erstellen, heißt beim genannten Beispiel, das Problem zu erkennen und innovative Technologien einzusetzen, die nicht nur den Gewinn des Unternehmens steigern, sondern gleichzeitig den Bedürfnissen der Nutzer entgegenkommen.

Do: Einen detaillierten Projekt- und Projektzeitplan erstellen

Die vorangegangenen beiden Tipps für effektive Projektvorschläge sind ohne einen differenziert ausgearbeiteten Projektplan, der zudem präzise terminiert ist, nicht umsetzbar. Nach der bereits beschriebenen Zieldefinition gilt es, den Strukturplan zu erstellen. In diesem wird das Projekt in überschaubare Arbeitsaufgaben gegliedert. Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben bilden wichtige Relationen für den Projektzeitplan. In diesem ist der Zeitaufwand für die einzelnen Arbeitsprozesse zu kalkulieren. Meilensteine gliedern längere Abschnitte in überschaubare Phasen. Die Planung sollte mittels Gantt-Diagrammen visualisiert werden. Unvorhergesehene Ereignisse lassen sich über Pufferzeiten modellieren. Ein unverzichtbarer Bestandteil jeder Projektplanung sind Kommunikationsrichtlinien. Darin wird die Teamzusammenarbeit geregelt. Der Einsatz leistungsfähiger Kollaborations-Tools bildet die Grundvoraussetzung für den Erfolg der Zusammenarbeit.

Die Ressourcenplanung beinhaltet neben dem Materialeinsatz und den geeigneten Human Resources auch das Budget. Wegen der hohen Bedeutung, die letztgenannten Faktoren bei jedem Projektvorschlag innewohnen, werden sie nachfolgend noch ausführlich betrachtet.

Schließlich gehören zur erfolgreichen Realisierung der Gesamtaufgabenstellung das Risikomanagement und ein effektives Controlling.

Do: Budgeterstellung, ein unverzichtbares Element in jedem Projektvorschlag

Ein möglichst detailliert untersetztes Budget gehört zu den unverzichtbaren Schlüsselkomponenten von Projektvorschlägen. Zunächst müssen alle relevanten Kostenarten identifiziert werden. Zu ihnen gehören Materialkosten, alle Ausgaben für die Mitarbeiter des Projektteams, Fremdkosten für externe Dienstleistungen und Marketingaufwendungen. Hinzu kommen indirekte Kosten, die zwar nicht in direktem Bezug zum Projekt stehen, aber gegebenenfalls benötigt werden, wie zum Beispiel Büromiete, Nutzung von externen Arbeitsmitteln oder Versicherungen.

Basierend auf den ermittelten Kostenarten erfolgt die Schätzung zu jeder im Strukturplan verankerten Aufgabenstellung. Für Positionen wie Material, externe Dienstleistungen oder Marketingaufwendungen sind Angebote einzuholen. Die eigentliche Budgeterstellung erfordert Erfahrung und den geeigneten projektbezogenen Ansatz. Bevorzugt wird die parametrische Schätzung, basierend auf historischen Daten ähnlicher Projekte, die Top-Down-Methode, die das Projektziel mit einem festen Gesamtbudget verknüpft, und die Bottom-Up Methode, die bei einem detaillierten Projektstrukturplan jeder Aufgabe Kosten zuweist.

Ganz gleich, welche Methode zur Budgetschätzung angewandt wird, das Controlling muss die Einhaltung des Kostenrahmens überwachen. Auf der Basis einer Earned-Value-Analyse sind die Erfolgsaussichten hoch.

Do: Projektteam aus Fachkräften zusammenstellen

Wer einen Projektvorschlag schreiben möchte, sollte unbedingt den ganz wesentlichen Erfolgsfaktor für die Erfüllung der Zielstellung beachten, die Zusammensetzung des Teams. Wichtige Eigenschaften, die Mitarbeiter mitbringen müssen, sind Fachkompetenz, Glaubwürdigkeit, Teamgeist und das Bekenntnis zur Unternehmenskultur.

Bei der Auswahl geeigneter Teammitglieder gilt es, Mitarbeiter zu finden, die über die notwendigen fachlichen Fähigkeiten verfügen, um alle ihnen übertragenen Aufgaben erfüllen zu können. Der Nachweis eines vorhandenen Erfahrungsschatzes durch Expertisen und vorliegende Projektberichte wird Entscheidungsträger und Kunden von der Eignung überzeugen. Kompetenz und Glaubwürdigkeit der Teammitglieder sind ein entscheidendes Kriterium für den Erfolg eines Projektvorschlags.

Projektmanager dürfen aber nicht nur auf die Qualifikation achten. Kommunikationsfähigkeiten und eine tief verwurzelte Mentalität zur Zusammenarbeit gehören ebenso zu den grundlegenden Eigenschaften geeigneter Projektmitarbeiter. Diese zu finden, ist oft nicht leicht. Leistungsfähige HR-Software-Tools bieten Unterstützung. Das zentrale Verzeichnis ermöglicht Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten und gibt Auskunft zu Leistungen, Qualifikation und den gesammelten Erfahrungen bei zurückliegenden Projekten.

Erfolgreiche Elemente von Projektvorschlägen berücksichtigen die Rolle des Projektmanagers. Sein Führungsstil sorgt vor allem für hohe Motivation im Team und fördert durch konsistente Kommunikation die Zusammenarbeit.

Don't: Potenzielle Risiken missachten und ohne Risikomanagement planen

Einer der schwerwiegendsten Fehler bei der Projektplanung ist die Missachtung möglicher Risiken. Es handelt sich dabei um Ereignisse oder Faktoren, die den prognostizierten Projektverlauf negativ beeinflussen. Unternehmensinterne Richtlinien für Projektvorschläge müssen deshalb unbedingt ein Risikomanagement enthalten. Unterschätzte potenzielle Herausforderungen können zu Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen führen. Oft sind sie Ursache für Qualitätsmängel und damit verbundener Unzufriedenheit des Kunden.

Risikomanagement als unverzichtbarer Bestandteil der Projektplanung beinhaltet die Identifizierung und Bewertung möglicher Gefahren für das Erreichen der Zielstellung. Sind diese erkannt, müssen sie priorisiert werden. Darauf basiert die Entwicklung einer Vermeidungsstrategie durch proaktives Handeln, Minimierung oder Bewältigung, wenn der Ausschluss nicht gewährleistet werden kann. Für letzteren Fall ist ein Maßnahmenplan, basierend auf dem Pareto-Prinzip, zu entwickeln, nachdem 80 % des Erfolgs durch 20 % des Aufwands erreicht wird.

Das Ignorieren potenzieller Risiken bei einem Projektvorschlag erhöht die Wahrscheinlichkeit des Scheiterns. Zugleich wird das Vertrauen vieler Stakeholder untergraben. Genau das gilt es aber zu vermeiden.

Don't: Vergessen, den Projektvorschlag mit den Bedürfnissen von Zielgruppe und Stakeholdern abzustimmen

Strategien für Projektvorschläge dürfen keinesfalls die Interessen der Stakeholder ignorieren und Zielgruppenbedürfnisse außer Acht lassen. Die Nichtbeachtung der Anforderung wird bei Auftraggebern zu fehlender Akzeptanz, Widerstand oder Verzögerung führen. Finanzierungsprobleme und der Verlust an Unterstützung folgen daraus. Im Team setzt Demotivation oder sogar Frustration ein. Letztlich kann sogar das gesamte Projekt scheitern, verbunden mit einem Imageschaden für das Unternehmen.

Deshalb gilt es, folgende Punkte zu beachten:

• Einbeziehung aller für das Projekt wichtigen Stakeholder. Abgleichung der Interessen mit den im Projektvorschlag verankerten Zielen.

• Identifizierung der Zielgruppe und Analyse der Kundenbedürfnisse über eine Marktanalyse mit dem Einholen von Feedbacks zur Projektproposition.

Unterstützung bei der Informationsbeschaffung und Datenanalyse bietet eine leistungsfähige CRM-Software (Customer Relationship Management). Mit dem System lassen sich alle relevanten Stakeholder effizient kontaktieren, Kundenfeedbacks analysieren und der gesamte Sales Funnel bewerten. Basierend auf diesen Daten können zuverlässige Prognosen zu den Chancen einer erfolgreichen Projektumsetzung erstellt werden.

Don't: Kosten und Zeitplan durch zu optimistische Annahmen unterschätzen

Fehlende Budgettreue und die Nichteinhaltung von Terminen sind zwei häufige Fehler, die zu erheblichen Konsequenzen mit negativen Folgen für die Projektarbeit führen.

Um realistische Einschätzungen treffen zu können, sind Ursachen zu finden, die Prognosen konterkarieren. Zunächst muss auf den Scope Creep hingewiesen werden, der sowohl Zeitpläne in Gefahr bringt, als auch den Kostenrahmen des Projekts sprengen kann. Es handelt sich dabei um eine schleichende Projekterweiterung durch immer neue Anforderungen von Kunden. Entgegenwirken lässt sich durch einen mit allen Stakeholdern gut abgestimmten Projektstrukturplan, der Budget- und Zeitreserven beinhaltet.

Modernes Projektmanagement setzt auf agile Methoden wie Scrum. Die Aufteilung in Sprints mit kurzen Zeitabschnitten von meistens zwei bis vier Wochen sorgt für Flexibilität in Bezug auf geänderte Kundenanforderungen und gewährleistet ein realistisches Zeitmanagement. Bei der Sprintplanung können gleichzeitig bessere Budgetanforderungen formuliert werden, als das für ein Gesamtprojekt möglich ist.

Geeignete Projektmanagement-Techniken tragen dazu bei, Budget- und Terminüberschreitungen zu verhindern und ermöglichen damit, Projektziele fristgerecht zu erreichen.

Don't: Die Bedeutung der Zusammenfassung des Projektvorschlags übersehen

Erfolgreiche Projektvorschlagstechniken ignorieren nicht die Executive Summary. Projektunterlagen sind meistens umfangreich, fachspezifisch und für die Mitarbeiter mit vielen Fachbegriffen versehen. Damit auch Stakeholder, die nicht direkt in die Arbeit involviert werden, ein Verständnis bekommen, sind Zielvorgaben allgemeinverständlich zu erklären. Insbesondere bei Investoren kann die Zusammenstellung der Vorteile und des zu erwartenden ROI das Interesse wecken und sie vom Projekt überzeugen.

Unter diesen Aspekten gilt es einige Anforderungen bei der Erstellung der Executive Summary zu beachten. Sie sollte:

• unter weitgehender Vermeidung von branchenspezifischen Fachbegriffen verständlich geschrieben sein,

• Stakeholder animieren, den gesamten Projektvorschlag zu lesen,

• die Vorteile der erzielten Ergebnisse in einer positiven Sprache herausstellen, um die Zustimmung der Entscheidungsträger zu erhalten.

• Inhaltliche Vorgaben sind:

• Projektziele. Eine kurze Beschreibung der Zielstellung mit Hervorhebung der Vorteile, auch aus finanzieller Sicht.

• Umfang der Arbeiten. Welche Technologien werden eingesetzt, um die Ziele zu erreichen, einfach erklärt.

• Zeitplan. Hier sind insbesondere der Start- und ein avisierter Abschlusstermin zu nennen.

• Gesamtkosten des Projekts.

• Einschätzung der Risiken und deren Management.

Don't: Dokumentationen und rechtliche Anforderungen ignorieren

Gewinnende Projektvorschläge verfassen, birgt die Gefahr, vorhandene Dokumentationen zu ignorieren, die sich mit kritischen Betrachtungen zu den anvisierten Zielstellungen auseinandersetzen. Gleiches gilt für die Kenntnisnahme rechtlicher Vorgaben, deren Nichtbeachtung erheblichen Einfluss auf die Umsetzung der Projektziele haben kann.

Ein fundierter Projektvorschlag setzt deshalb voraus, sich mit allen das Thema betreffenden Dokumentationen und Referenzen zu beschäftigen. Hierzu gehören Forschungsberichte, Fallstudien, Expertenmeinungen, aber auch Branchenbenchmarks oder veröffentlichte Berichte zu Marktanalysen.

Den zweiten Schwerpunkt bildet die Informationsbeschaffung zu rechtlich relevanten Themen. Der Einhaltung von Industriestandards kommt dabei ebensolche Bedeutung zu, wie der Beachtung von Sicherheitsanforderungen oder den in der EU streng geregelten Datenschutzbestimmungen. Innovative Projekte erfordern oft ein hohes Maß an Kreativität, können allerdings scheitern, wenn Sie versäumen, durch Patentrecherchen den Schutz geistigen Eigentums zu prüfen. Deshalb ist es notwendig, vor dem Einreichen einer Projektidee eine Checkliste zu erstellen, die alle unter rechtlichen Aspekten zu prüfenden Unterlagen enthält.

Fazit: Projektvorschläge zum Erfolg führen unter Beachtung wichtiger Aspekte

Jeder Projektvorschlag muss klare Ziele verfolgen, die SMART (spezifisch, messbar, erreichbar / achievable, realisierbar und terminiert) zu formulieren sind. Mit den Projektzielen werden der Umfang der Arbeiten, die Vorteile und der Wert des Ergebnisses beschrieben. Zu den wichtigen Bestandteilen eines Vorschlags gehört der Projektplan, der eine Budgetschätzung, die Zeitplanung – aufgeteilt in Meilensteine – und eine Zusammensetzung des aus Fachkräften bestehenden Projektteams enthält.

Planungen dürfen nicht von zu optimistischen Annahmen ausgehen oder Risiken missachten. Vielmehr sorgen Risikomanagement und Softwaretools, die Aufgaben automatisieren, Termine überwachen und die produktive Zusammenarbeit sichern, für eine erfolgversprechende Umsetzung der Projektvorschläge.

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FAQs

Was sind die wesentlichen Elemente eines effektiven Projektvorschlags?

Die wesentlichen Elemente eines effektiven Projektvorschlags sind die Einleitung, die den Projekttitel und die Zielstellung enthält, die Beschreibung des Projekts mit einer Aufgabencharakteristik, das notwendige Budget und der Zeitplan. Ergänzend zu diesen Elementen sollte der Vorschlag Aussagen zur Teamzusammensetzung und dem Risikomanagement enthalten.

Wie kann man häufige Fehler beim Schreiben von Projektvorschlägen vermeiden?

Häufige Fehler beim Schreiben von Projektvorschlägen werden vermieden, indem man statt unklarer Zielsetzungen, die Ziele an den Bedürfnissen der Kunden orientiert und durch messbare Kenngrößen untersetzt. Die Verwendung einer klaren Struktur, die alle relevanten Informationen bereitstellt, erleichtert die Entscheidungsfindung.

Welche Strategien können die Erfolgsrate von Projektvorschlägen erhöhen?

Folgende Strategien können die Erfolgsrate von Projektvorschlägen erhöhen:

• Klare Definition von Projektzielen und Umfang: Fokussiert das Projekt und gewährleistet messbare Ergebnisse.

• Hervorhebung der Vorteile und des Wertes des Projekts: Gewinnt Interesse und Unterstützung der Stakeholder.

• Detaillierter Projektplan: Zeigt Professionalität und ermöglicht präzise Planung.

• Zusammenstellung eines hochqualifizierten Teams: Unterstreicht die Kompetenz des Projekts.

• Transparentes Budget: Zeigt finanzielle Verantwortung und fördert Vertrauen.

• Effektive Kommunikation mit allen Stakeholdern: Sicherstellung eines gemeinsamen Verständnisses der Projektziele.