Manager und Entscheidungsträger stehen früher oder später vor der Herausforderung, ein geeignetes CRM System für Ihr Unternehmen auszuwählen.
In diesem Zusammenhang stellen sich zunächst grundlegende Fragen wie: Was ist ein CRM System und warum ist die richtige Auswahl ein entscheidender Erfolgsfaktor?
CRM gilt als gängige Abkürzung für den englischen Ausdruck Customer Relationship Management und steht für Kundenbeziehungsmanagement. Bei einem CRM System handelt es sich um eine Softwarelösung für die Verwaltung jeder Kundenbeziehungen und die damit verbundene Interaktionen eines Unternehmens mit bestehenden und potenziellen Kunden.
Warum ist ein CRM wichtig? Ein smartes Kundenmanagement System geht weit über rein administrative Tätigkeiten und die Erfassung von Adress- oder Kontaktdaten hinaus. Mit der Speicherung komplexer Informationen werden Kundenbeziehungen transparent und individuell gestaltbar.
In unserer nachfolgenden Analyse informieren wir Sie über 10 essentielle Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie ein CRM System auswählen. Wir geben Ihnen damit eine wichtige Entscheidungshilfe, auf dem Weg zu Ihrem optimalen Kundenmanagement System, an die Hand.
1. CRM-Implementierung: Cloud vs. On-Premise
Die Frage nach der Implementierung Ihres zukünftigen Customer Relationship Management System ist maßgeblich für weitere Schritte.
Eine cloudbasierte Online-Version bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie weder einen Server noch technische Fachkenntnisse benötigen. Sie loggen Sie sich lediglich über Ihren Webbrowser in das System ein und alle Informationen liegen auf dem Server des Anbieters für Sie bereit.
Mit einer On-Premise Variante steht Ihnen eine lokale Lösung zur Verfügung, bei der Sie selbst über die Software verfügen, auf die Sie vor Ort über Ihren Server zugreifen können. Bei dieser Version verwalten Sie Ihre Daten selbstständig mit Ihren IT-Fachleuten und haben die Möglichkeit das System nach Ihren individuellen Anforderungen weiterzuentwickeln.
2. Bestimmung der Funktionen
Für Ihr einzigartiges Unternehmen benötigen Sie ein individuelles CRM System, das speziell auf Ihre Kunden und Ihre Arbeitsabläufe zugeschnitten ist. Daher ist es wenig sinnvoll, starre Standardfunktionen festzulegen.
Entscheiden Sie sich für vielfältige Funktionen in einer dynamischen und skalierbaren CRM-Software, die es Ihnen erlauben, stets flexibel zu bleiben. Ihr CRM System sollte problemlos erweiterbar sein und mit ihrem Unternehmen mitwachsen.
3. Prüfung der Kompatibilität
Bei der Auswahl eines passenden Kundenmanagement Systems ist es entscheidend darauf zu achten, dass Ihr ausgewähltes CRM System eine Integration anderer Anwendungen zulässt.
Diese Kompatibilität ist ein äußerst wichtiger Aspekt, da Sie so bereits genutzte Anwendungen in Ihrem Unternehmen nahtlos einbetten und im Zusammenspiel mit dem CRM nutzen können.
Eine optimale CRM-Software ist nicht nur beispielsweise mit MS-Office und Google verknüpfbar, sondern auch kompatibel mit Ihrer Buchhaltungsoftware, Ihrer Unternehmenswebsite, HR-Software, E-Commerce-Plattform und E-Marketing-Lösung.
Selbstverständlich sollten auch Ihre vorhandenen Kontaktdaten leicht in Ihre neue CRM-Software integrierbar sein. Achten Sie hier auf problemlose Import- sowie Exportmöglichkeiten.
4. Produktvorführung vereinbaren
Bevor Sie ein CRM System erwerben, ist es gut dieses in der Praxis vorab kennenzulernen und mit der Software in Berührung kommen. Starten Sie hierbei am besten mit einer Live-Vorführung oder einer Online-Präsentation.
Dabei wird Ihnen die Software von einem Verkaufsmitarbeiter demonstriert. Sie erhalten detaillierte Informationen, wie Sie das System anwenden können und haben zusätzlich die Möglichkeit, konkrete Fragen zu stellen, die explizit Ihr eigenes Unternehmen betreffen.
5. Kostenlose Testversion nutzen
Warum ist ein CRM wichtig? Um ein Gespür für das System und dessen Vorteile zu bekommen, empfiehlt sich eine kostenlose Testphase, in der Sie das CRM System als Probeversion nutzen dürfen. Durch eigenes Ausprobieren und Experimentieren machen Sie sich mit der Software vertraut und finden auf diese Weise am besten heraus, ob das System zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.
Die CRM-Testversion führt Ihnen die Stärken der Lösung vor Augen und gibt Ihnen die Gelegenheit, die sie auf Herz und Nieren zu testen.
6. Bestehende Referenzen und lokale Partner prüfen
Wählen Sie einen CRM-Anbieter aus, der bereits Erfahrungen, beispielsweise in Ihrer Branche oder in Unternehmen mit vergleichbarer Größe, Marktaktivitäten etc. vorweisen kann.
Berücksichtigen Sie darüber hinaus auch das lokale Partnernetzwerk des Anbieters. Für viele europäische Unternehmen ist es wichtig, dass ihnen vor Ort ein Support zur Verfügung steht, der beispielsweise während und nach der Implementierung des CRM Systems unterstützend zur Seite steht.
7. Blick auf renommierte Bewertungsseiten
Für eine hilfreiche Einschätzung, ob das CRM System eine benutzerfreundliche und qualitativ hochwertige Lösung bietet, können Kundenbewertungen hilfreich sein.
Verschiedene Portale bieten hier einen klaren Überblick, welche Vorteile Kunden bei ausgewählten CRM Systemen sehen und in welchen Bereichen der Praxis sie damit bereits entsprechende Erfahrungen gesammelt haben.
8. Verfügbarkeit von Anpassungen und Schulungen
Um ein CRM System sinnvoll und effizient nutzen zu können, bedarf es unternehmensspezifischer Anpassungen sowie persönlicher Schulungen Ihrer Mitarbeiter.
Das CRM System, für das Sie sich entscheiden, sollte leicht und unkompliziert konfigurierbar sein. Mit Unterstützung von spezifischen Praxisübungen aber auch einem flexiblen Zugang können so Ihre Mitarbeiter schnell den passenden Einstieg finden.
9. Anwenderfreundliches Nutzungserlebnis
Ein CRM System überzeugt in erster Linie mit einer einfachen sowie intuitiven Handhabung, die jedem Mitarbeiter ein anwenderfreundliches Nutzungserlebnis eröffnet.
Dabei ist es entscheidend, dass das System einen effektiven Mehrwert für Sie und Ihr Unternehmen bietet und Ihnen als echte Unterstützung und Hilfe dient.
Prüfen Sie neben der Struktur und dem Aufbau der Benutzeroberfläche auch die Logik des Handlungsablaufes, denn all diese Bausteine tragen zu einer erfolgreichen täglichen Nutzung bei.
10. Gesicherte DSGVO-Konformität
Abschließend sollten Sie sich vor Ihrer Entscheidung vergewissern, dass Ihr CRM System DSGVO-konform ist.
Dabei setzt das Kundenmanagement System unter anderem auf Web Verbindungen, bei denen die Datenübertragung verschlüsselt sowie alle Daten voneinander getrennt sind. Darüber hinaus wird beispielsweise eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglicht.
CRM Systeme: 10 Tipps als Entscheidungshilfe
In unserem Blogbeitrag haben wir nicht nur die Frage: „Was ist ein CRM System?“ beantwortet, sondern Ihnen auch gezeigt, mit welchen Entscheidungshilfen eine CRM Lösung es Ihrem Unternehmen ermöglicht, dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben.
Achten Sie auf Implementierungsoptionen, Skalierbarkeit, Anpassungsfähigkeit, Unternehmenswert und selbstverständlich auch auf ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis. Im Vordergrund stehen dabei stets die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens sowie die damit verbundenen Aufgaben aber auch Mitarbeiter, die das System zukünftig nutzen werden.
Bitrix24 CRM bietet Ihnen hier mit zahlreichen Tools die Möglichkeit, alle Kundenbeziehungen sowie die damit einhergehenden Prozesse zu organisieren und jederzeit nachzuverfolgen.
