8 ATS-HR-Tools für Bewerbermanagement

In der digitalen Unternehmenswelt ist das Bewerbermanagement eine Herausforderung, die mehr als manuelle Prozesse und klassische Verfahren verlangt. Hierfür sind Applicant Tracking Systeme die Lösung. ATS-Software unterstützt HR-Abteilungen über den gesamten Personalbeschaffungsprozess, spart Zeit durch Automatisierung und verhindert die Anfälligkeit für Fehler.

Was ist ATS? Der englische Begriff “Applicant Tracking System” steht für Bewerbermanagement-Systeme. Es handelt sich also um HR-Software, die Recruiter für die Kandidatensuche und die Bewerberauswahl nutzen. Der Zweck ist die Optimierung der Personalbeschaffung. Unternehmen sparen durch den Einsatz von ATS-Technologie Zeit, Personal und Kosten. Für den Kandidaten selbst verbessert sich nicht nur der Eindruck von dem einstellenden Unternehmen, sondern auch die Erfahrung der Bewerbung.

Der folgende Artikel hilft Unternehmen, die einen Bewerbermanagement-Software-Vergleich anstellen. Wir beschreiben 8 verschiedene ATS-Systeme, die Sie für den Recruiting-Prozess verwenden können. Ein Beispiel hierfür sind die Bitrix24-Lösungen. Als CRM-System mit vielen anderen Funktionen eignet sich die Anwendung auch für die Personalsuche und das Bewerbungsverfahren. 

Die Bedeutung von ATS-Tools im modernen Recruiting

In der heutigen Zeit ist nicht nur die Suche nach den Top-Kandidaten eine wichtige Aufgabe. Einstellende Unternehmen müssen sie während des Bewerbungsprozesses stets auf dem Laufenden halten und ihnen so das Gefühl geben, dass ihre Bewerbung wichtig ist.

Auf Unternehmensseite hingegen wird es immer schwieriger, den Überblick über die mögliche Flut von Bewerbungen zu behalten. Unternehmen müssen den Ablauf koordinieren, Bewerbungen sichten, Kandidaten informieren und Vorstellungstermine vereinbaren.

Bei all diesen Aufgaben können Bewerbermanagement-Systeme den Unterschied machen. Sie verschlanken das gesamte Verfahren und ermöglichen eine bessere Koordination. Unternehmen sparen hiermit Ressourcen und gewinnen anhand von Daten wertvolle Einblicke in Kandidaten und Abläufe. Außerdem ist ein Applicant Tracking System (ATS) wichtig für die Einhaltung rechtlicher Vorschriften, wie es etwa bei der DSGVO der Fall ist.

Tool 1: Bitrix24 – mehr als eine Bewerbermanagement-Software

Bei Bitrix24 handelt es sich um eine komplette Business-Plattform, die ursprünglich als CRM-System entwickelt wurde. Die vielfältigen Funktionen der Anwendung machen sie jedoch auch zum perfekten ATS-Tool. Mit der Nutzung von Bitrix24 haben Sie daher nicht nur eine Software-Lösung, die sich auf geschäftliche Bereiche bezieht, sondern auch ein leistungsstarkes Bewerbermanagementsystem. 

Hauptmerkmale von Bitrix24

Für die Rekrutierung können Sie mit Bitrix24 etwa Websites und Stellenanzeigen entwickeln und diese in den Kanälen verbreiten, in denen Sie Top-Talente am häufigsten antreffen. Für die Bewerberdaten eignet sich das CRM-Modul besonders gut. Nutzer erfassen nicht nur Kontaktdaten, sondern speichern auch Anschreiben, Lebensläufe oder Qualifikationen und ordnen sie dann den jeweiligen Kandidaten zu.

Automatisierte Arbeitsabläufe, von Ihnen selbst festgelegt, erleichtern den Recruitings- und Bewerbungsprozess. Sie müssen die einzelnen Schritte nicht mehr manuell verfolgen, sondern überlassen alles der Software. Hierzu gehört die automatische Zuordnung der Online-Bewerbung, die Erfassung von Bewerberdaten, die Zuweisung von Aufgaben oder die Terminplanung für Interviews.

Integrierte E-Mail-Funktionen und Benachrichtigungen informieren Bewerber über den Stand des Recruiting-Prozesses, schlagen Termine für Bewerbungsgespräche vor oder fordern fehlende Unterlagen an. Mit dem integrierten Kalender lassen sich Interviewtermine einfach mit dem HR-Team und dem Kandidaten abstimmen.

Außerdem bietet Bitrix24 viele Optionen für die Zusammenarbeit. Die Nutzung als Applicant Tracking Software spart eine Menge Zeit und Ressourcen. Gleichzeitig verbessert sich die Qualität des Bewerbungsverfahrens und der Kandidat bekommt einen positiven ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen.

Wie Sie Bitrix24 als Applicant-Tracking-System nutzen

Hier sind einige Tipps, wie Sie Bitrix24 für das Einstellungsverfahren verwenden. Natürlich ist der Bewerbungsprozess in jeder Personalabteilung anders, daher können Sie nachstehende Schritt-für-Schritt-Anleitung je nach Bedarf anpassen:

• Konto erstellen und Einrichtung durchführen – Registrieren Sie sich auf der Bitrix24-Plattform und richten Sie Ihr Konto ein.
• Bewerbungen erfassen – Laden Sie Bewerbungen manuell hoch oder integrieren Sie sie automatisch über E-Mails oder Formulare auf Ihrer Karriereseite.
• Automatisierte Workflows einrichten – Legen Sie automatisierte Arbeitsabläufe fest. Hierzu gehören die Zuordnung der Bewerbungseingänge, das Planen von Vorstellungsterminen und die Benachrichtigungen an das HR-Team.
• Bewerberkommunikation verwalten – Mit der integrierten E-Mail-Funktion senden Sie automatisierte Nachrichten und Updates an Bewerber.
• Interviews und Aufgaben planen – Die Funktionen von Kalender und Terminverwaltung unterstützt Sie bei der Organisation von Bewerbungsgesprächen und hält Ihr Team auf dem neuesten Stand. 

Tool 2: Workable – Intuitiv und skalierbar für Unternehmen jeder Größe

Workable gehört zu den Applicant-Tracking-Systemen für Unternehmen aller Größen und Branchen. Die Anwendung ist benutzerfreundlich und kann intuitiv bedient werden. Ihre Personalabteilung braucht daher keine besonderen technischen Kenntnisse. Das ATS-Tool spricht moderne HR-Teams an, denen Automatisierung und Zusammenarbeit wichtig ist.

Neben der benutzerfreundlichen Oberfläche punktet Workable mit verschiedenen Funktionen. Hierzu gehört die Möglichkeit, das Bewerbermanagement in großen Teilen zu automatisieren. Nutzer können Stellenanzeigen posten, Bewerbungen sortieren oder automatische E-Mails an Kandidaten schicken.

Workable unterstützt die Veröffentlichung auf mehr als 200 Jobbörsen und in Social-Media-Kanälen. Zur Software gehört außerdem eine Suchmaschine, mit der Unternehmen nach vielversprechenden Kandidaten suchen können.

Über die Plattform und Bewerberdatenbank können HR-Teams und andere Beteiligte problemlos kommunizieren. Das reicht vom Verfassen von Nachrichten über Kommentare bis zu Bewertungen und Status-Updates. Darüber hinaus ist eine einfache Terminplanung für Vorstellungsgespräche mit der integrierten Kalenderfunktion von Workable möglich.

Analyse- und Berichtsfunktionen versorgen Personalabteilungen mit KPIs des Bewerbungsprozesses. Auf dieser Grundlage kann die Einstellungsstrategie zukünftig optimiert werden. Und dank der mobilen App können HR-Teams von unterwegs auf die Bewerberdaten zugreifen.

Tool 3: Greenhouse – Fokus auf Diversität und Inklusion im Recruiting

Es gibt nur wenige ATS-Tools, die neben den klassischen Funktionen den Schwerpunkt auf Inklusion und Diversität legen. Greenhouse ist eines davon und wahrscheinlich das bekannteste. 

Greenhouse richtet sich mit seiner Bewerbermanagement-Software daher an Arbeitgeber, die auf einen effizienten Recruiting-Prozess Wert legen und für die gleichzeitig ein modernes und ethisch verantwortungsvolles Einstellungsverfahren eine Rolle spielt.

Die ATS-Software bietet Nutzern viele Automatisierungsmöglichkeiten. Hierdurch rationalisieren Recruiter viele zeitaufwendige Bewerbungsprozesse. Sie können Lebensläufe durchsehen, Einladungen zu Vorstellungsterminen versenden oder den Bewerbungsstatus in Echtzeit überprüfen.

Viele Unternehmen legen beim Einstellungsprozess Wert auf Inklusion und Diversität. Hierfür bietet Greenhouse die Möglichkeit, Bewerbungen zu anonymisieren, damit keine Vorurteile auftreten. Außerdem können gezielte Berichte abgerufen werden, ob die Bewerberauswahl den Diversitätsansprüchen des Unternehmens genügt.

Mit Greenhouse vereinfachen Unternehmen auch die Planung und Durchführung von Interviews. Integrierte Kalendertools, automatische Erinnerungen und die Bitte um Feedback nach dem Gespräch sind Aspekte, die zu dieser Bewerbungsphase hinzugehören.

Für Bewerbungsprozesse ist die Anpassbarkeit der Pipelines wichtig, denn kein Verfahren gleicht dem anderen. Dank der ATS-Software können Recruiter die Reihenfolgen und Meilensteine des Prozesses genau an ihre Anforderungen anpassen.

Nicht zuletzt bietet Greenhouse umfangreiche Analyse- und Berichtsfunktionen. Die Metriken für Unternehmen beinhalten z. B. die Zeit bis zur Einstellung, die Einhaltung der Diversitätsvorgaben und Bewerberinformationen.

Tool 4: Lever – ATS und CRM in einem Tool vereint

Bei der Auswahl von ATS-HR-Tools darf Lever nicht fehlen. Diese Bewerbermanagement-Software vereinfacht die Verwaltung des Einstellungsverfahrens und ist gleichzeitig eine Datenbank, die potenzielle Kandidaten für die Zukunft speichert. Diese CRM-Funktion hilft dabei, Kontakt mit Bewerbern zu halten, die dieses Mal nicht eingestellt werden, aber für künftige Stellen eine Rolle spielen könnten.

Lever ermöglicht die Automatisierung des Bewerbungsverfahrens. Kandidaten erhalten beispielsweise automatische E-Mails und Benachrichtigungen, es gibt Erinnerungen für das HR-Team und die Planung von Bewerbungsgesprächen funktioniert ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. 

Vorteile bieten auch die Funktionen für die Zusammenarbeit. Personalabteilungen und andere Teams nutzen gemeinsame Dashboards und haben daher immer Zugriff auf den Status oder andere Informationen. Hierzu gehören Bewerbungsunterlagen, Kommunikation oder die Erfüllung der Einstellungsanforderungen.

Mit Lever können Unternehmen die Pipelines für die Einstellungen selbst definieren und überwachen, wie sich Bewerber durch die einzelnen Phasen bewegen. Diese Funktion wird vor allem von großen Unternehmen geschätzt, sowie von denen, die ein großes Einstellungsvolumen haben.

Analysen und Berichte von Lever geben Auskunft zu Einstellungsmetriken. Dazu gehören etwa die Zeit bis zur Einstellung, Quelle der Bewerber oder die Kosten pro Einstellung.

Tool 5: JazzHR – Kostenfreundliche Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen

JazzHR ist ein HR-System für Bewerbermanagement, das häufig von KMU genutzt wird. Das Application-Tracking-System wird von Recruitern geschätzt, die eine unkomplizierte Bedienung bevorzugen und gleichzeitig eine günstige Lösung suchen.

JazzHR benötigt keine aufwendige Lernkurve. Es lässt sich einfach über die Website einrichten und Unternehmen können sofort mit dem Recruiting loslegen. Wie bei anderen ATS-HR-Tools gibt es bei JazzHR viele Anpassungsoptionen. Das sind nicht nur individuelle Workflows, sondern auch Bewerbungsformulare und Listen.

Es braucht nur einen Klick, um mit JazzHR Ihre Stellenanzeigen auf den einschlägigen Jobportalen oder in den sozialen Medien zu veröffentlichen. Diese Funktion sorgt für mehr Effizienz und gleichzeitig für eine größere Reichweite. Sie sprechen Top-Bewerber mit JazzHR zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort an.

Ihre Recruiter können zusammen an den eingegangenen Bewerbungen arbeiten. Dazu gehört Feedback von Kandidaten zum Prozess und die Möglichkeit, Kommentare oder Notizen hinzuzufügen. 

Tool 6: Bullhorn – ATS für Personalvermittlungen und Agenturen

Bullhorn ist ein umfassendes Application-Tracking-System, das für Personalvermittler und Recruiting-Agenturen entwickelt wurde. Diese Art von Unternehmen sind auf leistungsstarke ATS-Tools angewiesen, weil sie große Bewerberpools verwalten.

Außerdem ist ein CRM-System integriert, das sich nicht nur für Kandidaten-, sondern auch Kundenmanagement eignet. Als Vermittler sind diese Agenturen das Bindeglied zwischen Kandidaten und einstellenden Unternehmen.

Mit Bullhorn können Nutzer ihre Bewerbungsprozesse zu einem großen Teil automatisieren. Hierzu gehört, dass sie Kandidaten kategorisieren, Aufgaben und Projekte erstellen und den gesamten Prozess nachverfolgen.

Die Software führt Personalvermittler durch die gesamte Bewerbungspipeline. Sie zeigt den Fortschritt an, visualisiert den Verlauf und weist die nächsten Schritte im Bewerbungsverfahren hin.

Für Agenturen sind die Analysefunktionen und Berichte wichtig, die Auskunft über die KPIs geben. Bullhorn bietet beispielsweise Optionen, die Zeit bis zur Einstellung anzuzeigen, die Kosten pro Einstellung und welcher Recruiting-Kanal am effizientesten ist.

Recruiter, die unterwegs sind und trotzdem Zugriff auf die ATS-Software haben wollen, können die mobile App nutzen. Sie erhalten die Daten in Echtzeit, können die Bewerber vom Smartphone oder Tablet verwalten und so auf dringende Entwicklungen sofort reagieren.

Tool 7: SmartRecruiters – All-in-One-Recruiting-Plattform

SmartRecruiters ist eine ATS-Anwendung, die oft von internationalen Unternehmen genutzt wird. Sie kann das Recruiting-Verfahren von der Suche nach Talenten bis zum Onboarding begleiten. Das Tool gibt es in mehreren Sprachversionen, die vor allem für globale Unternehmen Sinn machen.

Die Bewerbungsmanagement-Software deckt alle Phasen des Einstellungsprozesses ab. Dieser umfasst Stellenausschreibungen, das Bewerbermanagement, Interviewplanung und die Einarbeitung neuer Kollegen.

Mithilfe künstlicher Intelligenz vereinfacht SmartRecruiters viele administrative Aufgaben. Stellenanzeigen können automatisiert verfasst werden, Kandidaten erhalten automatisierte E-Mails und das System nimmt eine Vorauswahl der Bewerber vor.

Die ATS-Lösung kann Stellenangebote auf vielen der gängigsten Jobplattformen oder in den sozialen Medien veröffentlichen und erreicht so eine größere und vielfältigere Zahl von Bewerbern.

Für die Zusammenarbeit von HR-Abteilungen gibt es gemeinsame Dashboards und andere Kommunikationstools. Sie dienen der Bewertung von Bewerbungen, dem Management und der Auswertung von Feedback.

Tool 8: Breezy HR – Visuelles Recruiting für moderne HR-Teams

Anders als die vorgenannten ATS-HR-Tools verfolgt Breezy einen visuellen Ansatz. Die Software ist daher vor allem für moderne Personalteams interessant, die Wert auf die einfache Nachverfolgung von Kandidaten legen.

Breezy ist benutzerfreundlich und für eine intuitive Navigation entwickelt. Unternehmen können die Drag & Drop-Pipelines nutzen, um Kandidaten durch die verschiedenen Phasen des Bewerbungsprozesses zu führen. So kann ihr Status problemlos überwacht werden.

Auch die Automatisierung der Bewerberkommunikation ist mit Breezy problemlos möglich. Unternehmen können z. B. den Eingang der Bewerbungen bestätigen, Termine für Vorstellungstermine vorschlagen oder um Feedback bitten.

Für die Teamzusammenarbeit gibt es bei Breezy verschiedene Funktionen. Hierzu gehört das Hinterlassen von Kommentaren direkt auf der Plattform, damit Beteiligte stets auf dem Laufenden sind und ihre Entscheidungen informiert treffen können.

Mit Tools für Candidate Relationship Management speichern Unternehmen die Daten potenzieller Kandidaten, auf die sie in Zukunft vielleicht noch zurückkommen wollen. Unternehmen, die das Tool ausprobieren möchten, können die Bewerbermanagement-Software kostenlos für 14 Tage testen.

Fazit

Die verschiedenen ATS-HR-Tools sprechen jeweils Unternehmen verschiedener Größen und Branchen an. Alle enthalten jedoch die wichtigsten Funktionen für das Management des Bewerbungsprozesses. Sie bieten mehr oder weniger Automatisierung, Bewerberkommunikation und Kollaborationstools. Wichtig sind auch Auswertungen und Analysen, die den Recruiting-Prozess betreffen. Auf dieser Basis können künftige Bewerbungsverfahren optimiert und die Kosten kontrolliert werden.

Für Unternehmen spielt häufig die Benutzerfreundlichkeit eine Rolle. Einige der vorgestellten ATS-Lösungen sind hierbei intuitiver als andere. Software mit umfangreichen Funktionen erfordert oft eine vorherige Schulung, damit ihr Potenzial ausgeschöpft wird.

Die Kombination von CRM und Funktionen für Bewerbermanagement ist oft die beste Variante. Diese Option bieten Ihnen die Bitrix24-Tools, die Sie problemlos als ATS-Software verwenden können. Die Einrichtung ist unkompliziert, es gibt Automatisierungsmöglichkeiten und Sie behalten den gesamten Recruiting-Prozess im Blick. Und während andere Software-Lösungen Geld kosten, gibt es Bitrix24 als Free-Version. Mit unbegrenzter Nutzerzahl und den wichtigsten Funktionen ist die Business-Software dauerhaft kostenlos.