8 leistungsstarke Tools für die HR-Automatisierung

Die Pandemie und der ständige technologische Fortschritt haben die Arbeitswelt in den letzten Jahren auf den Kopf gestellt. Und mit ihr auch die HR-Abteilungen. Die Zeiten zeitaufwendiger manuelle Prozesse mit einem großen menschlichen Fehlerpotenzial sind dank HR-Automatisierung vorbei. 

Natürlich steht die HR-Automatisierung nicht allein. Die Software ist immer Bestandteil der gesamten IT-Struktur von Firmen. Business-Lösungen wie die Bitrix24-Tools vereinfachen die Integration von HR-Anwendungen durch ihre Schnittstellen. Dadurch erhalten Sie den Zugriff auf Plattformen für Automatisierung des Personalwesens und können diese mit anderen Systemen verbinden. 

Was ist HR-Automatisierung?

Bei dieser Methode geht es um den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von HR-Prozessen. Die Verfahren werden so effizienter und effektiver. Von Rekrutierung und Onboarding bis zum Leistungsmanagement und Gehaltsabrechnung profitiert jeder Bereich des Personalwesens davon.

Im folgenden Artikel stellen wir Ihnen 8 unverzichtbare Tools für die HR-Automatisierung vor. Mit diesen können Sie Ihr Personalwesen verändern, egal, ob als Inhaber eines kleinen Unternehmens oder HR-Profi. Die aktuelle Devise bei HR-Aufgaben lautet “Work smarter, not harder”.

1. Bewerbermanagement-System (ATS)

In der hektischen Welt der Personalbeschaffung fühlt es sich manchmal wie das Jonglieren mit brennenden Fackeln an, wenn man organisiert und effizient bleiben will. Genau hier kommt ein ATS (Bewerbermanagement-System, ATS) ins Spiel. Stellen Sie sich einen persönlichen Assistenten vor, der die Lebensläufe sortiert, die besten Kandidaten markiert und sogar Termine für Vorstellungsgespräche vereinbart. Genau das macht ein ATS, nur eben digital.

Warum ein Bewerbermanagement-System sinnvoll ist

Die Anwendungen überprüfen Bewerbungen, damit Sie die besten Kandidaten auf Grundlage Ihrer Kriterien finden. Sie sparen Zeit, weil Sie weniger Aufwand mit diesem HR-Prozess verbringen. Stattdessen können Sie mit den besten Talenten in Kontakt kommen.

Die Bewerber machen eine bessere Erfahrung mit Ihrem Unternehmen. Ein reibungsloser Prozess hinterlässt einen guten ersten Eindruck. ATS erleichtert die prompte Kommunikation und Rückmeldung, wodurch Bewerber stets beteiligt und auf dem Laufenden sind.

Wichtige Merkmale eines Bewerbermanagement-Systems

• Anpassbare Stellenanzeige: Passen Sie sie Ihrer Marke und den besonderen Anforderungen der jeweiligen Stelle an.
• Lebenslauf-Analyse: Dieses Tool extrahiert Details aus Lebensläufen und erspart Ihnen die manuelle Eingabe von Daten.
• Integrierte Kommunikationstools: Senden Sie E-Mails und planen Sie Vorstellungsgespräche direkt von der Plattform aus.
• Analysen und Berichte: Gewinnen Sie Einblicke in Ihren Einstellungsprozess. Verstehen Sie, woher Ihre besten Bewerber kommen und wie Sie Ihre Geschäftsprozesse weiter rationalisieren können.

Ein ATS (Bewerbermanagement-System) ist mehr als nur eine Anwendung. Sehen Sie es als Partner, der Sie nahtlos und effizient durch den Rekrutierungsvorgang führt.

2. Anwendung für die Einarbeitung von Mitarbeitern

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ein neuer Mitarbeiter betritt Ihr Büro, mit gespannten Augen und nervös. Er kann es kaum erwarten, mit der Arbeit zu beginnen. Doch es wartet ein Berg von Papierkram auf ihn, ganz zu schweigen vom Labyrinth der Schulungen, die er durchlaufen muss. 

Wie wäre es, wenn dieser Prozess reibungslos, angenehm und vollständig digital ablaufen würde? Das ist die Magie der modernen Onboarding-Lösungen für Mitarbeiter.

Warum sollten Firmen in digitales Onboarding investieren?

Bei neuen Arbeitnehmer gibt es mit digitalem Onboarding mehr Engagement, denn der erste Eindruck zählt. Die optimierte, ansprechende Einarbeitung von Mitarbeitern in der Firma sorgt für eine positive Grundstimmung.

Daneben verringern digitale Einarbeitungslösungen die manuelle Abwicklung des Papierkrams erheblich und die Vorgänge werden schneller und umweltfreundlicher.

Strukturierte, digitale Lehr- & Lernprozesse oder Compliance-Schulungen optimieren die Einarbeitung von neuen Arbeitnehmern. Sie bieten Einweisungen und Richtlinien zum selbständigem Lernen, damit neue Kollegen rasch produktive Teammitglieder zu werden.

Wichtige Merkmale von Onboarding-Tools

• Individueller Plan zur Einarbeitung: Sie passen das Onboarding den individuellen Bedürfnissen jedes neuen Mitarbeiters an. Dadurch fühlt sich dieser vom ersten Tag an geschätzt.

• Checklisten und Fortschrittskontrolle: Diese stellen sicher, dass Sie keine kritischen Schritte verpassen. Der neue Beschäftige und die Personalabteilung überwachen beide den Fortschritt beim Onboarding.

• Integration mit anderen HR-Tools: Die Einbindung in ATS, HRIS (Human Resource Information System) und andere Systeme verwandelt den Kandidaten schneller in einen produktiven Mitarbeiter.

3. Systeme für Leistungsmanagement

Beim Leistungsmanagement geht es darum, das Beste aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen. Es ist ein kontinuierlicher Prozess. Dazu gehören das Festlegen von Zielen, Feedback und die Förderung der beruflichen Entwicklung. 

Aber seien wir ehrlich: Die manuelle Verwaltung dieser Aufgaben ist oft eine Herkulesaufgabe. Hier kommen Leistungssysteme ins Spiel. Sie sind Ihr Verbündeter, wenn Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Spitzenleistung aufbauen wollen.

Deshalb ist ein Leistungsmanagementsystem entscheidend

Dank automatisierter Arbeitsabläufe mit Software für Leistungsverwaltung planen Sie Überprüfungen leichter und sammeln Feedback mit weniger Aufwand. Daneben können Firmen über die Zeit Leistungskurven und Fortschritte verfolgen.

Digitale Leistungsverwaltung hilft beim Festlegen und Verfolgen von Zielen. Mitarbeiter und Manager setzen sich klare, messbare Zielvorgaben und dank des Leistungsmanagementsystems den Fortschritt. So bringen Sie individuelle Ziele mit denen des Unternehmens zusammen.

Wichtige Merkmale bei Leistungssystemen

• Anpassbare Bewertungsvorlagen: Passen Sie die Formulare für die Leistungsbewertung den individuellen Bedürfnissen Ihres Teams oder Ihrer Firma an.

• 360-Grad-Feedback: Erfassen Sie Rückmeldungen aus verschiedenen Quellen, und verschaffen Sie sich so ein umfassendes Bild von der Mitarbeiterleistung.

• Entwicklungspläne: Manager und Mitarbeiter können umsetzbare Pläne für die Karriereentwicklung erstellen.

• Intuitive Dashboards: Visualisierung von Leistungsdaten auf einen Blick, Erkennung von Trends und verbesserungswürdigen Bereichen.

4. Lernmanagement-Systeme (LMS)

Das Learning Management System (LMS) ist das Rückgrat einer erfolgreichen Lernkultur. Über solch eine Plattform erweitern Mitarbeiter ihre Fähigkeiten und ihr Wissen in ihrem eigenen Tempo. 

Warum ein Lernmanagement-System so wichtig für Ihr Unternehmen ist

Ein Learning-Content-Management-System fördert die Kultur des ständigen Lernens und sorgt für den unkomplizierten Zugang zu allen Lernmaterialien. Arbeiternehmer werden motiviert, sich permanent weiterzubilden und ihre Fähigkeiten auszubauen.

Daneben verfolgt ein Lernmanagementsystem den Fortschritt der Lernenden. Es kommt nämlich nicht nur auf den Zugang zu Ressourcen an. Sie müssen auch sehen, wer sie nutzt, ob Wissenslücken bestehen und wie sich Mitarbeiter weiterentwickeln.

Mit Learning-Management-System unterstützen Sie individuelle Lernstrukturen. Jeder Mensch hat einen einzigartigen Lernprozess. Ein LMS kann individuelle Lernpfade für verschiedene Rollen oder Karriereziele erstellen.

Wichtige Merkmale eines Lernmanagement-Systems

• Große Auswahl an Lerninhalten: Interaktive Kurse, Videos und Quizze – E-Learning-Plattformen bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten, Inhalte zu vermitteln.

• Mobil kompatibel: Lernen muss nicht am Schreibtisch stattfinden, wenn das LMS auf Mobilgeräten funktioniert.

• Integration: Die Integration des LMS mit vorhandenen HR-Tools ermöglicht einen einheitlichen Ansatz für die Mitarbeiterentwicklung.

• Berichterstattung und Analytik: Ausführliche Berichte messen den Erfolg des Lernprozesses. Im Bedarfsfall passen Sie die Lernprogramme an.

5. Tools für Zeitmanagement und Anwesenheit

Herkömmliche Methoden der Zeiterfassung wie manuelle Stempelkarten oder Tabellen kosten Zeit und sind fehleranfällig. An dieser Stelle helfen Systeme für Zeitmanagement und Abwesenheitstools. 

Warum Zeiterfassungstools unverzichtbar sind

Zeiterfassungstools garantieren eine präzise Lohnabrechnung: Durch die genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich Überstunden und Feiertagen, stellen diese Tools die korrekte Bezahlung der Arbeitnehmer sicher. 

Außerdem verwalten Unternehmen ihre Belegschaft besser. Der Echtzeit-Einblick in die An- und Abwesenheitsmuster führt zu fundierten Personalentscheidungen. 

Vorschriften werden dank digitaler Zeiterfassung besser eingehalten. Die Arbeitsgesetze werden immer komplexer. Daher kommt ein automatisiertes System der Einhaltung von Arbeitszeiten, Überstunden und Pausenregelungen entgegen.

Wichtige Merkmale von Zeitmanagement-Software

• Biometrische Funktionen: Die Erkennung von Fingerabdrücken oder Gesichtern minimiert Zeitdiebstahl und das Stempeln durch Kollegen. Das Ergebnis ist eine genauere Erfassung der Anwesenheit.

• Mobiler Zugang: Die Mitarbeiter können sich von überall aus an- und abmelden. Das ist ideal für Beschäftigte im Homeoffice oder im Außendienst. Dieses Feature sollte auch die Standortverfolgung für eine zusätzliche Prüfung beinhalten.

• Integration mit der Lohnbuchhaltung: Dank nahtloser Integration fließen die Daten aus der Zeiterfassungs-Software direkt in Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem ein und der Vorgang wird rationalisiert.

• Urlaubsverwaltung: Das integrierte Abwesenheitstool vereinfacht die Organisation von Urlaub, Krankheit und anderen Abwesenheiten, denn es speichert alles zentral.

6. Plattformen für Mitarbeiterbeteiligung

Denken Sie an einen Arbeitsort, an dem sich jeder Mitarbeiter gehört, wertgeschätzt und verbunden fühlt - nicht nur mit seiner Arbeit, sondern mit der gesamten Firma. 

Diese Art von Umfeld sollen Plattformen für die Mitarbeiterbindung schaffen. Sie sind der Katalysator für den Aufbau einer lebendigen, integrativen und produktiven Kultur am Arbeitsplatz.

Warum Systeme für Mitarbeiterbeteiligung Vorteile bieten

Durch Mitarbeiter-Engagement-Tools verbessert sich die Arbeitseinstellung von Beschäftigen. Oft geben regelmäßiges Feedback und Anerkennung ein Gefühl der Wertschätzung für die Arbeit. Damit fördern Firmen die Arbeitsmoral ihrer Belegschaft.

Die Systeme bieten Mitarbeitern einen Raum für offene Kommunikation. Dort können sie ihre Ideen, Meinungen und Bedenken äußern. Das Ergebnis ist mehr Transparenz und Vertrauen innerhalb des Teams.

Der Zugang zu Umfragen, Feedback und persönlichen Entwicklungsplänen sind die Hauptfunktionen dieser Anwendungen. Sie unterstützen die Beschäftigten bei ihrer Weiterentwicklung und ihren Ambitionen innerhalb der Firma.

Wichtige Eigenschaften von Plattformen für Mitarbeiterbeteiligung

• Systeme zur Anerkennung und Belohnung: Plattformen, über die Kollegen und Manager die Leistungen anderer öffentlich anerkennen, fördern eine Kultur der Wertschätzung.

• Umfragen und Feedback-Tools: Mit diesen Funktionen lassen sich Umfragen durchführen und die Mitarbeiterzufriedenheit ermitteln.

• Soziale Funktionen: Plattformen mit sozialen Feeds, Gruppen oder Foren verbessern die Interaktion und den Aufbau einer Mitarbeitergemeinschaft.

• Analysen und Berichte: Einblicke auf Basis von Daten helfen HR und Management, das Engagement der Mitarbeiter zu verstehen. Sie erkennen Trends und sind Grundlage für fundierte Maßnahmen für eine bessere Arbeitskultur.

7. Lösungen für HR-Berichtswesen und -Analyse

Im Personalwesen gehören Entscheidungen nach Bauchgefühl der Vergangenheit an. Hier kommen Tools für HR-Berichtswesen und Analysen zum Zug. Diese Programme analysieren Daten gründlich und geben Aufschluss über Einstellungstrends, Mitarbeiterzufriedenheit oder Fluktuation.

Warum HR-Analysen notwendig sind

Datenbasierte Entscheidungen lösen das Bauchgefühl ab. Sie setzen nicht mehr auf Vermutungen, sondern nutzen konkrete Daten als Grundlage für Ihre HR-Strategien, von der Personalbeschaffung bis zur Mitarbeiterbindung.

Daneben zeigen Analysen und HR-Berichtswesen Trends und Muster. So entdecken Sie aufkommende Tendenzen bei Mitarbeiterverhalten, Produktivität und Zufriedenheit. Dadurch können Sie proaktiv handeln, statt nur zu reagieren.

Dank Analytik messen Sie den ROI für HR-Maßnahmen. Sie verstehen die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen und Grundsätze. Damit können Sie Ihre Ressourcen effektiver zuweisen und Ihre Investitionen in das Personalwesen rechtfertigen.

Wichtige Merkmale von Systemen für HR-Berichtswesen und -Analytik

• Umfassende Datenintegration: Mit Tools, die Daten aus verschiedenen HR-Systemen (wie ATS, LMS, Gehaltsabrechnung) abrufen können, gewinnen Sie einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Belegschaft.

• Anpassbare Dashboards und Berichte: Wählen Sie eine Software, mit der Sie die Berichte an Ihre speziellen Anforderungen anpassen können, sei es bei der Verfolgung von Diversity-Maßnahmen oder der Analyse der Fluktuation.

• Vorausschauende Analytik: Moderne Anwendungen ermöglichen prädiktive Einblicke. Sie können potenzielle Probleme wie die Abwanderung von Mitarbeitern vorhersagen, wodurch Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen können.

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Daten sind nur so gut wie Ihre Fähigkeit, sie zu verstehen. Ein Programm mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und visuellen Darstellungen macht Erkenntnisse für alle zugänglich, nicht nur für Datenanalysten.

8. Automatisierte Systeme zur Lohnabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein Bereich, der sehr umfangreich ist. Diese Komplexität kann selbst den erfahrensten Personalfachleuten Kopfzerbrechen bereiten. 

Hier kommen automatische Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme zum Tragen. Sie verwandeln die einst mühsamen manuellen HR-Prozesse in einen reibungslosen, fehlerfreien Ablauf. Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung bewirkt, dass die Mitarbeiter jedes Mal pünktlich und korrekt bezahlt werden. Dabei werden die verschiedenen Abzüge, Steuern und Sozialleistungen genauestens berücksichtigt.

Warum sind automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungen entscheidend?

Die Digitalisierung der Gehaltsabrechnung ist genau und hilft beim Einhalten der gesetzlichen Vorgaben. Sie verringert das Fehlerrisiko erheblich und stellt die Beachtung der Steuergesetze und -vorschriften sicher. Dadurch schützt sie Ihr Unternehmen vor möglichen Geldbußen und rechtlichen Problemen.

Sie sparen Zeit und Kosten. Die Automatisierung bedeutet eine enorme Zeitersparnis, denn die Personalabteilung kann sich auf strategisch wichtigere Aufgaben fokussieren. Außerdem werden die mit der manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung verbundenen Kosten gesenkt.

Gleichzeitig steigt auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Pünktliche und genaue Gehaltszahlungen tragen zu mehr Zufriedenheit und Vertrauen bei den Arbeitnehmern in das Unternehmen bei.

Wichtige Merkmale von Anwendungen für automatische Lohn- und Gehaltsabrechnung

• Integration: Gute Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme verbinden Sie nahtlos mit anderen HR-Anwendungen (etwa Tools für die Zeiterfassung und Anwesenheit). So entsteht ein ganzheitlicher Ansatz für das Personalwesen.

• Flexible Zahlungsoptionen: Eine Vielzahl von Zahlungsmöglichkeiten, wie etwa direkte Einzahlungen und Lohnkarten, kommt den unterschiedlichen Vorlieben Ihrer Beschäftigten entgegen.

• Zugang für Mitarbeiter: Der eigene Zugang der Arbeitnehmer zum System erlaubt die Einsicht in die Gehaltsabrechnungen. Sie können ihren Verdienst über einen längeren Zeitraum verfolgen und unter Umständen ihre Abzüge verwalten. Sie erhalten so mehr Kontrolle und Transparenz.

• Robuste Sicherheitsmechanismen: Lohndaten sind sensibel. Deshalb müssen die Systeme über erstklassige Sicherheitsfunktionen verfügen, die vor Datenverletzungen schützen und den Schutz der Nutzerdaten gewährleisten.

Zusammenfassung

Tools zur HR-Automatisierung unterstützen Teams, weil sie manuelle Aufgaben reduzieren. Personalverantwortliche können sich so auf strategische Maßnahmen zur Förderung von Wachstum und Innovation konzentrieren.

Bitrix24 umfasst Workflow-Automatisierung, Zeiterfassung und Mitarbeiterverwaltung. Daneben bieten die Bitrix24-Lösungen Tools zur Aufgabenverwaltung und Komponenten für Projektmanagement, Kommunikation und CRM. Das alles erhalten Sie in einem kostengünstigen, benutzerfreundlichen Paket. Sie brauchen keine unterschiedlichen Passwörter mehr, sondern haben eine Business-Anwendung aus einem Guss.