8 entscheidende Schritte zur Beherrschung von Projektabhängigkeiten und Interdependenzen

Projektmanagement beinhaltet die Aufstellung eines Plans, dessen Organisation und die Ausführung zum Erreichen wirtschaftlicher Zielstellungen. Dazu werden eine mehr oder weniger große Anzahl von Aufgaben definiert, die erfüllt werden müssen, damit sich der Erfolg einstellt. Unter Projektabhängigkeiten versteht man die Reihenfolge der Bearbeitung dieser Aufgaben, wobei es verschiedene Arten der Bedingtheit oder fachsprachlich Dependenz gibt. Als Interdependenzen bezeichnet man nach der Entscheidungstheorie Wechselbeziehungen zwischen verschiedenen Entscheidungsfeldern - meistens Handlungsalternativen – oder die aus der zeitlichen Aufeinanderfolge resultierenden, mehrstufigen Entscheidungen.

Für das Projektmanagement bedeutet das konkret, ressourcenbedingte, teamübergreifende oder kausale Abhängigkeiten zu berücksichtigen. Anders ausgedrückt: Bei der Organisation ist auf die Zuweisung der vorhandenen Ressourcen wie Arbeitskräfte, Material oder Arbeitsmittel, die Koordinierung von Verantwortlichkeiten bei abteilungsübergreifenden Projekten und die Reihenfolge der Aufgabenbearbeitung zu achten.

Der folgende Artikel beschreibt in acht Schritten das Projektmanagement unter besonderer Berücksichtigung kausaler Abhängigkeiten.

1. Abhängigkeitsmapping zur Identifizierung von Interdependenzen im Projekt

Projektplanung und Abhängigkeiten bilden die Basis erfolgreicher Projektabwicklungsstrategien. Die Identifizierung der Projektabhängigkeiten ist von entscheidender Bedeutung bei der Vermeidung von Verzögerungen und Ressourcenengpässen. Durch die Visualisierung aller wichtigen Interdependenzen innerhalb jedes Meilensteins wird die Voraussetzung dafür geschaffen, einen Projektzeitplan erstellen zu können, der dem Projekterfolg dient.

Für das Abhängigkeitsmapping gibt es mehrere Methoden, die bevorzugt in Kombination eingesetzt werden sollten. Eine besondere Bedeutung kommt der Analyse aller im Projektstrukturplan definierten Aufgabenstellungen und deren Teilaufgaben zu. Die Erstellung einer Abhängigkeitstabelle erleichtert die Verknüpfung einzelner Arbeitsprozesse und deren Dependenz mit anderen Aktivitäten. Durch Teammeetings und Einzelgespräche lassen sich ergänzende Erfahrungen der Projektbeteiligten integrieren.

Alle gewonnenen Erkenntnisse sind aus Gründen der Anschaulichkeit in grafischer Form aufzubereiten. Eine besonders einfache und übersichtliche Form dafür bieten Gantt-Diagramme, die Aufgaben innerhalb von Milestones in ihrer zeitlichen Abhängigkeit darstellen. Netzwerk- und PERT-Diagramme - als eine spezielle Form Erstgenannter -verwenden Boxen oder „Kästchen“, die Teilaufgaben symbolisieren und Pfeile, die den Weg der Bearbeitung repräsentieren. Im PERT-Diagramm wird der kritische Pfad abgebildet, der eine besondere Rolle bei der erfolgreichen Projektumsetzung spielt, wie im Schritt 4 noch erklärt wird. Leistungsfähige Softwaretools, wie sie Bitrix24 im Aufgabenmanagement bereitstellt, helfen bei der visuellen Darstellung von Abhängigkeiten.

2. Kommunikation gehört zu den wichtigsten Bestandteilen der Projektabwicklungsstrategien

Eine konsistente Kommunikation zwischen den Teammitgliedern stellt sicher, dass alle Beteiligten über die Projektabhängigkeiten informiert sind und den daraus resultierenden Aufgabenstellungen entsprechende Priorität einräumen. Welche Maßnahmen garantieren eine effektive Form der Kommunikation? Hier sind in erster Linie Projektmeetings und Statusberichte zu nennen. Im Kickoff-Meeting wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder über Projektziele, einzuhaltende Zeitvorgaben und die damit im Zusammenhang stehenden Abhängigkeiten im Projektmanagement informiert werden. Regelmäßige Statusmeetings halten die Beteiligten über mögliche Änderungen von Interdependenzen im Projekt auf dem Laufenden. Um unnötige Risiken zu vermeiden, mehr dazu im Abschnitt 5, gehört es zu den Pflichten des Projektmanagers, sein Team und alle Stakeholder zu ermutigen, eine offene Kommunikation zu pflegen und auf Probleme und Konflikte in Bezug auf fehlende Ressourcen oder drohenden Terminverzug hinzuweisen.

Durch proaktive Kommunikation lassen sich aus Dependenz resultierende potenzielle Risiken minimieren. Pufferzeiten im Projektzeitplan ermöglichen den Ausgleich von Verzögerungen.

Eine reibungslose Kommunikation setzt die richtigen technischen Lösungen voraus. Vor allem in Teams, die teilweise oder vollständig remote arbeiten, kommt dem Einsatz von Softwaretools für Videokonferenzen, Messenger-Diensten oder Chats eine große Bedeutung zu. Die Erstellung einer Kommunikationsmatrix als strukturierte Übersicht aller Wege zum Informationsaustausch erleichtert die Teamzusammenarbeit erheblich.

3. Abteilungsübergreifende Projektkoordination für die Erleichterung der Zusammenarbeit

Besonders bei großen Projekten und einer interdisziplinären Zusammenarbeit erleichtert gutes Projektinterdependenzmanagement die Koordination. Damit wird sichergestellt, dass abteilungsübergreifend die Bearbeitung voneinander abhängiger Aufgabenstellungen innerhalb des geplanten Zeitrahmens erfolgen kann. Neben der bereits im Abschnitt zuvor genannten Einrichtung offener Kommunikationskanäle für regelmäßige Meetings ist einer Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten hohe Priorität beizumessen.

Mit dem DACI-Modell können über Bereichs- oder Abteilungsgrenzen hinweg Rollen und Verantwortlichkeiten zugeordnet werden. Projektabhängigkeiten lassen sich damit besser berücksichtigen, ohne unternehmensinterne Genehmigungsprozesse einhalten zu müssen. Den Namen erhielt das Framework nach den Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten. Ein Driver wird ernannt, um das Projekt stetig am Laufen zu halten. Er ist verantwortlich für die Einhaltung der Termine und stellt das Bindeglied zu den Stakeholdern dar. Approver treffen oder bestätigt wichtige Entscheidungen, Contributors können durch ihre fachliche Qualifikation zum Finden von Entscheidungen beitragen, ohne diese aber selbst zu treffen. Als Informed werden Teammitglieder bezeichnet, deren Aufgabe in der Ausführung der ihnen übertragenen Tätigkeiten besteht.

Als weiteres Hilfsmittel kann eine Verantwortungsmatrix zum Einsatz gelangen. In dieser werden alle Aufgaben, deren Abhängigkeiten untereinander und die Verantwortlichkeiten übersichtlich dargestellt und jeder am Projekt beteiligten Abteilung übergeben.

4. Abhängigkeiten im Projektmanagement müssen priorisiert werden

Nachdem alle Projektabhängigkeiten identifiziert wurden, müssen sie auf der Grundlage ihrer Bedeutung für den Projekterfolg priorisiert werden. Dafür gibt es verschiedene Methoden.

Beim kritischen Pfad wird die längste Abfolge von Aufgaben ermittelt, deren Erfüllung die Fortsetzung der Arbeit ermöglicht und die abgeschlossen werden müssen, um den Projekterfolg zu gewährleisten. Der Begriff resultiert aus der Netzplantechnik, die ein Projekt als logische und zeitliche Verkettung von Arbeitsprozessen auffasst. Da alle Aufgaben auf dem kritischen Pfad zeitlich voneinander abhängen, bestimmt er die Mindestdauer des Projekts. Die Methode identifiziert Engpässe bei der Ressourcenzuweisung und kann damit Risiken vorbeugen, die Verzögerungen verursachen.

Critical Chain – kritische Vorgangskette – wird ein weiteres Modell genannt, das unter Berücksichtigung begrenzter Ressourcen eine möglichst minimierte Projektlaufzeit zum Ziel hat. Bei der Planung geht es darum, unter optimiertem Einsatz aller zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel und Rohstoffe die kürzeste Projektlaufzeit zu erreichen.

Welche der beiden Methoden den größten Erfolg bringt, hängt von der Art des Projekts ab und der Möglichkeit, ob bestimmte Ressourcen vollständig einzelnen Aufgaben zugewiesen werden können.

Der Fokus beim Abhängigkeitsmanagement im Projekt muss immer auf den hochpriorisierten Aufgaben liegen, die eine bevorzugte Ressourcenzuweisung benötigen, was wiederum ein Engpassmanagement bedarf, und deren Erfüllung kontinuierliche Überwachung erfordert.

5. Potenzielle Risiken antizipieren, die mit Projektabhängigkeiten verbunden sind

Resultierend aus den im vorangegangenen Abschnitt beschriebenen Methoden zur Ermittlung von Abhängigkeiten über den kritischen Pfad oder die kritische Vorgangskette müssen potenzielle Risiken im Projektmanagement erkannt werden, die direkten und negativen Einfluss auf das Erreichen der Zielstellungen nehmen können.

Zur Risikoidentifizierung gehören im Wesentlichen die Ermittlung von Engpässen bei der Bereitstellung von Ressourcen oder deren Konflikte, wie zum Beispiel gleichzeitige Anforderung zur Nutzung von nur beschränkt verfügbaren Arbeitsmitteln, oder die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten. In einer Auflistung sind alle Risiken zu erfassen und ihre Auswirkungen zu bewerten. Als Ergebnis müssen Minderungsstrategien und Notfallpläne entwickelt werden.

Risikominderungsstrategien sollten folgende wichtige Bestandteile enthalten:

• Vermeidung von Abhängigkeiten bei wichtigen Zulieferern durch alternative Quellen, Aus- und Weiterbildung der eigenen Human Resources, um flexibel auf den Ausfall von Fachkräften reagieren zu können,

• Planung von Pufferzeiten, damit Projektdependenzen nicht zu kritischen Verzögerungen führen,

• Stetige Überwachung des Projektfortschritts, um Risiken rechtzeitig erkennen zu können,

• Erstellung eines Notfallplans bei Projektverzögerungen.

Risiken, die Projektabhängigkeiten bergen, zu antizipieren ist eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg eines Projekts. Diese in die Kommunikation einzubeziehen und zu dokumentieren, allerdings ebenso wichtig, wie der nachfolgende Schritt zeigt.

6. Dokumentation von Abhängigkeiten bereits bei der Projektplanung

Die Darstellung der Projektabhängigkeiten muss bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden und in die Projektbeschreibung einfließen.

Zum Bestandteil der Dokumentation gehören:

• Abhängigkeitsregister. Es enthält - neben einer ID zur eindeutigen Zuordnung - die detaillierte Beschreibung der Abhängigkeit, alle betroffenen Aufgabenstellungen, den Einfluss auf Zeitplan, Kosten und Qualität, die benötigten Ressourcen und eine Bewertung der Priorität. Die Statusanzeige stellt den aktuellen Bearbeitungsstand dar (offen, in Bearbeitung, gelöst).

• Visuelle Darstellung der Abhängigkeiten als Gantt-, Netzwerk- oder PERT-Diagramm (siehe dazu Abschnitt 1).

• Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Rollen. Bei umfangreichen, abteilungsübergreifenden Projekten sollte das DACI-Modell (siehe Abschnitt 3) bevorzugt werden.

• Risikoanalyse-Dokument mit der Beschreibung aller identifizierten Risiken, die davon betroffenen Aufgaben, eine Bewertung über die Wahrscheinlichkeit des Eintretens und die Auswirkungen. Enthalten sein müssen auch Strategien zur Risikominderung.

• Notfallplan. Er beschreibt alle Maßnahmen, die beim Auftreten von Verzögerungen, die durch Projektdependenzen hervorgerufen werden, zu ergreifen sind.

Dokumentationen über das Abhängigkeitsmanagement im Projekt sind stets aktuell zu halten. Das betrifft insbesondere die Statusanzeige der Aufgabenbearbeitung. Es muss sichergestellt werden, dass alle Projektbeteiligten Zugriff auf die Dokumentation haben. Eine cloudbasierte Speicherung mit dedizierten Zugriffsrechten, wie sie Bitrix24 bietet, ist dafür die beste Lösung.

7. Abhängigkeitsverfolgung durch Implementierung eines Tracking-Systems zur Überwachung

Für die Projektkoordination ist es von entscheidender Bedeutung, ein Tracking-System zu installieren, das den gesamten Projektlebenszyklus mit allen Abhängigkeiten überwacht. Leistungsfähige Projektmanagementtools bieten Unterstützung dabei, Projektabhängigkeiten zu verfolgen, Änderungen zu managen und Statusaktualisierungen an alle beteiligten Mitarbeiter zu kommunizieren.

Die Auswahl der geeigneten Software hängt von den spezifischen Anforderungen des Projekts, der Teamzusammensetzung und den Arbeitsmethoden ab, die von den Mitarbeitern bevorzugt werden. Tools wie Bitrix24 zeichnen sich dadurch aus, sowohl für große und komplexe Projekte einsetzbar zu sein als auch für kleinere Aufgabenstellungen.

Die Software bietet mit Ihrer Aufgabenverwaltung eine visuelle Darstellung des Projektworkflows über Gantt-Diagramme, mit denen sich der Fortschritt voneinander abhängiger Aufgaben visualisieren, planen und verfolgen lässt. Dabei werden alle vier Aufgabenabhängigkeiten Abschluss zum Anfang (das Ende der vorherigen Aufgabe diktiert das Anfangsdatum der nächsten), Abschluss zum Abschluss (die nachfolgende Aufgabe stellt die Arbeit der vorangegangenen fertig), Anfang zum Anfang (eine nachfolgende Aufgabe kann erst anfangen, wenn auch die vorherige begonnen wurde) und Anfang zum Abschluss (das Anfangsdatum der vorherigen Aufgabe diktiert das Enddatum der nächsten) unterstützt. Gantt-Diagramme ermöglichen einen Überblick zum Stand der laufenden Projektarbeit und signalisieren rechtzeitig zu erwartende Engpässe oder Verzögerungen. Eine Benachrichtigungsfunktion sorgt dafür, dass jedes Teammitglied über die aktuellen Arbeitsergebnisse informiert wird. Um die Flexibilität der Verwaltung, insbesondere bei agiler Arbeitsweise zu unterstützen, lässt sich die Visualisierung durch Kanban-Boards ergänzen.

8. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Projektabhängigkeiten

Die Aufzählung und Erläuterung aller Projektmanagement-Schritte wäre unvollständig ohne die Nennung des abschließenden Prozesses, der regelmäßigen Kontrolle und Anpassung. Projektabhängigkeiten müssen regelmäßig überprüft und neu bewertet werden, während das Projekt voranschreitet. Das Controlling ermöglicht es, Probleme rechtzeitig zu erkennen, die sich aus geänderten Anforderungen, angepassten Zeitplänen oder Ressourcenengpässen ergeben können. Besonders im agilen Projektmanagement mit Scrum gibt es keine starre Planung. Bei diesem Konzept bedarf es einer permanenten Anpassung der Aufgaben und der damit verbundenen Abhängigkeiten an die aktuellen Anforderungen.

Ein Prozess zur Neubewertung von Projektdependenzen kann zum Beispiel wie folgt ablaufen:

• Festlegung regelmäßiger Zeitpunkte zur Überprüfung von Abhängigkeiten, bei Scrum sind das die einzelnen Sprints.

• Analysieren der Aufgabenabhängigkeiten anhand des aktuellen Projektfortschritts.

• Identifizierung von Problemen wie Ressourcenengpässe oder Verzögerungen.

• Entwicklung von Lösungen zur Problembehebung, etwa durch Einsatz von Pufferzeiten, alternative Ressourcenbeschaffung oder neue Priorisierung von Aufgaben.

• Aktualisieren des Projektplans, bei Scrum Aufnahme der Lösungsansätze in die nächsten Sprints.

• Kommunikation von Änderungen an die Stakeholder.

Alle Änderungen und Anpassungen müssen sorgfältig dokumentiert werden. Nach Abschluss wichtiger Meilensteine oder zum Ende des Projekts sind die durchgeführten Anpassungen auszuwerten. Schlussfolgerungen über besonders kritische Abhängigkeiten und gelöste Probleme bilden die Basis zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektarbeit.

Fazit: Die Herausforderungen komplexer Abhängigkeiten bei der Projektarbeit sind beherrschbar

Bereits bei der Projektplanung müssen Aufgabenabhängigkeiten gefunden und mittels Abhängigkeitsmapping dokumentiert werden. Eine konsistente Kommunikation stellt sicher, dass alle Projektmitarbeiter über die Bedeutung der Projektabhängigkeiten informiert sind. Den identifizierten Aufgaben ist höchste Priorität einzuräumen. In großen Projekten, die abteilungsübergreifend bearbeitet werden müssen, gewährleistet das DACI-Modell die Zuordnung von Rollen und Verantwortlichkeiten.

Eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg bildet die Priorisierung von Aufgabenstellungen anhand des kritischen Pfads oder der kritischen Vorgangskette (Critical Chain), eines ähnlichen Modells mit anderen Prämissen. Unabhängig vom eingesetzten Modell sind potenzielle Risiken zu erkennen, die den Projektfortschritt negativ beeinflussen können. Proaktive Konzepte zur Risikominimierung und Notfallpläne steuern den Auswirkungen durch Verzögerungen oder Ressourcenknappheit entgegen.

Die Implementierung eines Trackingsystems überwacht Aufgabenabhängigkeiten, den Projektfortschritt und informiert das Projektteam über den aktuellen Status. Abhängigkeiten im Projektmanagement müssen regelmäßig überprüft und neu bewertet werden, Änderungen und Anpassungen sind sorgfältig zu dokumentieren und bilden die Basis zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektarbeit.

Interdependenzen im modernen Projektmanagement ohne leistungsfähige Software zu beherrschen, ist kaum noch vorstellbar. Tools bieten die Möglichkeit zur grafischen Darstellung von Aufgabenabhängigkeiten über Gantt-Diagramme, die Projektverfolgung mittels Kanban-Boards und die Dokumentation des Projektfortschritts in festgelegten Berichtszeiträumen. Gleichzeitig wird die Kommunikation zwischen allen Beteiligten gewährleistet, selbst wenn sie verteilt an verschiedenen Orten oder remote tätig sind. Bitrix24 bietet alle genannten Funktionen und viele weitere für ein erfolgreiches Projektmanagement, auch mit komplexen Aufgabenabhängigkeiten. Registrieren Sie sich deshalb noch heute, um die Vorteile der modernen Software mit KI-Unterstützung nutzen zu können.

FAQs

Was sind Projektabhängigkeiten und warum sind sie wichtig?

Projektabhängigkeiten sind Korrelationen zwischen verschiedenen Aufgaben. Sie beschreiben Arbeitsprozesse, die in einer bestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen, um den Projekterfolg zu gewährleisten. Die Abhängigkeiten sind deshalb wichtig, da sie die Basis bilden, auf deren Grundlage die Zeit- und Ressourcenplanung vorgenommen werden muss.

Wie können Projektmanager Abhängigkeiten effektiv identifizieren und managen?

Projektmanager können Abhängigkeiten effektiv identifizieren und managen, indem sie in der Planungsphase alle Arbeitsabläufe durch Checklisten analysieren. Daraus lassen sich Schlussfolgerungen über Abhängigkeiten ableiten. Weitere Identifikationsmöglichkeiten bieten Teammeetings und Einzelgespräche mit allen Projektbeteiligten. Softwaretools unterstützen den Prozess durch die Erstellung einer Abhängigkeitsmatrix.

Welche häufigen Herausforderungen gibt es beim Umgang mit Projektinterdependenzen und wie können diese überwunden werden?

Die häufigsten Herausforderungen beim Umgang mit Projektinterdependenzen sind eine fehlende Identifizierung der Aufgabenabhängigkeit, Änderungen im Projektablauf durch neue Anforderungen und schlechte Kommunikation. Überwunden werden können Probleme durch eine gründliche Aufgabenanalyse, Monitoring des Projektverlaufs, proaktives Änderungsmanagement und eine konsistente Kommunikation.