Große Projekte zu verwalten erscheint auf den ersten Blick überwältigend und führt nicht selten zu mehreren Problemen. Aus diesem Grund sollte ein komplexes Projektmanagement gut durchdacht und geplant sein.
Projektmanager•innen stehen in der Regel vor einer Reihe schwieriger Herausforderungen rund um Budget- und Zeitplanung, Teamverwaltung, Zielsetzung und noch vieles mehr, was den Projekterfolg bedingt.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie mit unseren 8 Tipps Ihre komplexen Projekte erfolgreich verwalten und mit allen Schwierigkeiten geschickt umgehen können.
FAQ
Was macht ein Projekt komplex?
Ein Projekt wird durch folgende Faktoren komplex: viele Variablen und Schnittstellen, Ungewissheit und Unvorhersehbarkeit, hohe Veränderungsgeschwindigkeit sowie soziale Aspekte.
Warum scheitern Megaprojekte?
Zu den Ursachen, warum Megaprojekte scheitern, gehören falsche Ziele, Strategien und Entscheidungen, eine lückenhafte Planung und Koordination von Ressourcen und Lieferketten, unerwartete Risiken, Zeitdruck, unerfahrene Projektteams, Streitigkeiten, Mangel an Motivation und Engagement.
Wie bereiten sich Projektleitende am besten auf komplexes Projektmanagement vor?
Projektleitende bereiten sich am besten auf komplexes Projektmanagement vor, indem Sie einen eigenen Entwicklungsplan erstellen, mit dessen Hilfe sie sich nicht nur auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, sondern auch ihr Wissen über Management und Geschäftsstrategie durch Mentoring und Weiterbildung verbessern.
Wie managen Sie große Projekte?
Es empfiehlt sich, das Gesamtprojekt genau zu untersuchen und Projektziele gemeinsam mit Ihrem Team zu besprechen, Verantwortlichkeiten zu bestimmen, die Projektkommunikation mit Hilfe geeigneter Tools zu optimieren, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, flexibel auf Veränderungen und Probleme zu reagieren und Erfolge der Kolleg•innen zu belohnen.
1. Untersuchen Sie sorgfältig die gesamte Projektkomplexität
Als Projektmanager•in folgen Sie womöglich dem ersten Impuls, sich sofort in die Arbeit zu stürzen, um die Umsetzung des Projektvorhabens so schnell wie möglich voranzutreiben. Doch hier gilt es Ruhe zu bewahren und alle Informationen zu sortieren.
Komplexes Projektmanagement erfordert einen kühlen Kopf und klares Denken. Der erste Schritt in der Umsetzung besteht darin, die Projektkomplexität genau zu erkennen und alle Details zu erfassen.
Prüfen Sie das Hauptziel, das mit dem Projekt erreicht werden soll und in diesem Zusammenhang wichtige Faktoren, die den Erfolg des großen Projektes beeinflussen.
Bestimmen Sie unter anderem anhand Ihrer Unternehmensstruktur, welche Kolleg•innen an Ihrem Projekt beteiligt sind und welche Mitarbeitenden Sie noch benötigen, damit das Projekt ein echter Erfolg wird.
Definieren Sie alle Chancen, aber auch Risiken, die mit dem geplanten Projekt verbunden sind und entwickeln Sie Kontrollmechanismen, mit denen Sie den Erfolg des Projektes messen können.
Werfen Sie darüber hinaus einen Blick auf Ihre eigenen Kernkompetenzen und Fähigkeiten: an welchen Stellen benötigen Sie Unterstützung oder Weiterbildung und wie können Sie diese zeitnah bekommen?
Zur praktischen Umsetzung ist es empfehlenswert, dass Sie sich Ihren eigenen Projektplan erstellen und darin alle gesammelten Informationen erfassen. Das hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und bei Bedarf flexible Ergänzungen und neue Anpassungen vorzunehmen.
Je organisierter Sie dabei vorgehen, umso leichter wird es für Sie, das Projekt zu koordinieren und umso agiler können Sie auf unerwartete Ereignisse im Projektverlauf reagieren.
2. Setzen Sie auf eine enge Zusammenarbeit
Verzichten Sie auf Alleingänge, denn große Projekte können selbst von erfahrenen Projektmanager•innen nicht ohne die notwendige Unterstützung umgesetzt werden und basieren auf einem soliden Netzwerk.
Komplexes Projektmanagement lebt von Zusammenarbeit zwischen Stakeholder•innen, Teammitgliedern aber auch externen Partner•innen und Lieferant•innen. Bauen Sie ein Team auf, das Sie mit der Umsetzung des Projekts betrauen, indem Sie von Anfang an klare Rollen verteilen.
Betonen Sie den Wert und die Wichtigkeit der Teamarbeit bei der Projektdurchführung. Gehen Sie dabei stets mit gutem Beispiel voran und lassen Sie die entsprechenden Kolleg•innen an Entscheidungsprozessen teilhaben, ohne sich selbst in den Vordergrund zu spielen.
Holen Sie sich die passende Hilfe und beziehen Sie auch Mitarbeitenden in die Arbeit ein, die bereits an früheren großen Projekten teilgenommen haben und die dazu befähigt sind, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und eine Zusammenarbeit aller Stakeholder•innen an den richtigen Stellen zu forcieren.
Projektmanager•innen müssen darüber hinaus in der Lage sein, nicht nur Ihrem Team, sondern auch Investor•innen oder Kund•innen zuzuhören und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Mit diesem Vorgehen etablieren Sie echtes Teamwork und legen einen wertvollen Grundstein für den Projekterfolg.
3. Besprechen Sie gemeinsam Projektziele und Meilensteine
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Ziele eines Projektes sowie die einzelnen Meilensteine genau definieren. Besprechen Sie mit Ihrem Team das Hauptziel und damit verbundene Teilziele, um zu gewährleisten, dass alle Kolleg•innen vom gleichen Standpunkt aus starten und in die gleiche Richtung blicken.
So stellen Sie sicher, dass es nicht schon am Anfang zu Missverständnissen kommt und die Ziele zur Strategie des gesamten Unternehmens passen.
Komplexes Projektmanagement impliziert dabei auch, dass das Kernziel in kleinere, sichtbare Ziele unterteilt wird und die zugehörigen Verantwortlichkeiten und Aufgaben bestimmt werden.
Digital wird es mit einer Software zur Projektplanung umgesetzt, die Ihnen dabei hilft, alle Projektziele zu bestimmen und diese mit passenden Details und Projektmeilensteinen zu ergänzen.
So setzen Sie auf ein smartes Projektmanagement, um nicht nur die Effizienz Ihres Teams zu steigern, sondern auch allen Stakeholder•innen zu zeigen, in welche Richtung die Arbeit am Projekt geht.
Definieren Sie darin unter anderem auch, an welchen Stellen Sie welche Ressourcen der Projektbeteiligten benötigen oder welche Deadlines für einzelne Umsetzungsphasen vorgesehen sind.
Legen Sie großen Wert auf eine möglichst präzise Ausarbeitung und entwickeln Sie den Projektplan stetig weiter, um Ihr Team dabei zu unterstützen, Aufgaben strukturiert und fristgerecht zu erledigen.
Verwalten Sie komplexe Projekte erfolgreich mit Bitrix24!
Hier werden Ihnen zahlreiche Tools für smartes Projektmanagement bereitgestellt.
JETZT ANMELDEN
4. Übernehmen Sie die Führung im Projekt
Eine enge Zusammenarbeit und die gemeinsame Besprechung der Projektziele und Meilensteine können nur dann realisiert werden, wenn Sie als Projektmanager•in die Führung übernehmen und verantwortungsvoll mit Ihrer Rolle umgehen.
Komplexes Projektmanagement bedarf einer konsequenten und starken Führungskraft. Lassen Sie sich das Zepter nicht aus der Hand nehmen und zweifeln Sie nicht daran, dass Sie diese Funktion zu Recht innehaben.
Mitarbeitende schätzen Führungskräfte, die fürsorglich und empathisch sind und Menschen nicht ausschließlich als Arbeitsressourcen sehen, aber auch einen objektiven Überblick behalten und Projekte konstruktiv managen können.
Die Fähigkeit, sowohl die Anforderungen des Projekts, als auch die Wünsche der Stakeholder•innen zu verstehen und gleichzeitig die Verantwortung für das Projekt zu übernehmen, zählt zu den entscheidenden Kompetenzen von Projektmanager•innen.
Bleiben Sie auch in schwierigen Momenten ruhig und objektiv, nehmen Sie mögliche Konflikte frühzeitig wahr, treffen Sie aktiv Entscheidungen im besten Sinne für das Projekt und entwickeln Sie Ihre Führungskompetenzen beständig weiter.
5. Fördern Sie die Projektkommunikation und verwenden Sie geeignete Tools
Setzen Sie auf eine effiziente Kommunikation mit Hilfe geeigneter Tools. Ein Online-Arbeitsplatz wie Bitrix24 stellt Ihnen verschiedenste Kommunikationswerkzeuge zur Verfügung, die Ihr Team bei einem Austausch in Echtzeit unterstützen.
Je nach persönlichen Präferenzen stehen hier Tools wie Instant Messenger, Sprach- und Videoanrufe, HD-Videokonferenzen mit Screensharing, To-Do-Listen, Kalender und eine mobile App zur Kommunikation bereit.
Halten Sie die Kommunikation am Laufen, indem Sie regelmäßige Meetings zum Projekt ansetzen oder einzelne Kolleg•innen für bestimmte Aufgaben gezielt zusammenbringen und auf die Möglichkeiten und Vorteile eines regelmäßigen Austausches hinweisen.
6. Fördern Sie ein positives Arbeitsumfeld innerhalb des großen Projektes
Generell arbeiten Mitarbeitende besonders motiviert und effizient, wenn Sie sich im Unternehmen wohlfühlen. Leider kann ein komplexes Projektmanagement nicht selten dazu führen, dass Reibungspunkte oder Zeitdruck entstehen oder dass Mitarbeitende mit ihren Aufgaben überfordert sind.
Auch an dieser Stelle sind Ihre Kompetenzen als Projektmanager•in gefragt. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Teammitglieder gegenseitig Vertrauen entgegenbringen, transparent und offen arbeiten und sich gegenseitig gern unterstützen.
Wirken Sie eventuellen negativen Einflüssen oder Alleingängen von Mitarbeitenden frühzeitig entgegen und signalisieren Sie, dass ein derartiges Verhalten nicht zulässig ist.
Zeigen Sie Respekt gegenüber allen Kolleg•innen und machen Sie deutlich, dass Sie diese auf Augenhöhe wahrnehmen. So werden Ihre Teamkolleg•innen deutlich leistungsfähiger und zeigen auch in schwierigen Situationen Kreativität und Motivation.
7. Reagieren Sie flexibel auf Probleme während der Projektumsetzung
Je komplexer Ihr Projekt ist, desto wahrscheinlicher werden Sie auf Probleme und herausfordernde Situationen stoßen. Machen Sie sich bewusst, dass dies ohne den richtigen Ansatz zum Scheitern Ihres Projektes führen kann.
Komplexes Projektmanagement setzt hier ein gewisses Maß an Widerstandsfähigkeit und Selbstvertrauen voraus, die Sie dazu befähigen, mit verschiedensten Problemen leicht umzugehen.
Warten Sie nicht erst darauf, dass ein Problem tatsächlich auftritt, sondern sorgen Sie bereits im Vorfeld für Schutzmechanismen, um im Notfall schnell und richtig reagieren zu können. Dies kann zum Beispiel durch die Kalkulation von zusätzlichen Ressourcen, Zeitpuffern oder alternativen Lieferketten erfolgen.
Allerdings gibt es auch hier gewisse Einschränkungen, denn nicht alle Risiken lassen sich vorhersagen. Erinnern Sie sich in einer Problemsituation immer an Ihr Hauptziel und suchen Sie nach alternativen Wegen, um es zu erreichen. Bleiben Sie dabei flexibel und offen für eine neue Herangehensweise, die Ihnen bessere Möglichkeiten eröffnen kann.
Scheuen Sie sich in diesem Zusammenhang auch nicht, um Hilfe zu bitten und sie auch anzunehmen, sowohl intern in der Abteilung oder dem Unternehmen als auch durch externe Berater•innen oder Geschäftspartner•innen.
8. Belohnen Sie Mitarbeitende für erfolgreich erreichte Meilensteine
Ihre Mitarbeitenden verdienen mehr als ein bloßes Dankeschön. Komplexes Projektmanagement beinhaltet aus diesem Grund auch die Fähigkeit, Ihre Mitarbeitenden loben und Ihre Anerkennung vor dem gesamten Team zum Ausdruck bringen zu können.
Schaffen Sie Anreize für Ihre Teamkolleg•innen, einzelne Projektmeilensteine zu erreichen, indem Sie die erzielten Erfolge entsprechend honorieren. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie niemanden benachteiligen und das Teamwork in den Vordergrund stellen.
Holen Sie sich Feedback ein. Sprechen Sie die Wünsche Ihrer Mitarbeitenden in Gesprächen an und bringen Sie in Erfahrung, welche Anerkennung sie besonders motiviert, und Ansporn gibt, auch weiterhin effizient zu arbeiten.
Darüber hinaus können Sie Ihre Wertschätzung auch zeigen, indem Sie Veranstaltungen, Teamevents und jährliche Retreats durchführen. Vergessen Sie auch persönliche Termine nicht und gratulieren Sie Ihren Mitarbeitenden zum Geburtstag oder bestimmten Jubiläen.
Auf den Punkt gebracht: So realisieren Sie das Management großer Projekte!
Unsere 8 Tipps veranschaulichen Ihnen nicht nur, warum Megaprojekte scheitern, sondern liefern Ihnen brillante Ideen, mit denen Sie ein komplexes Projektmanagement meistern und in der Praxis umsetzen.
Werfen Sie immer zunächst einen Blick auf das große Ganze und analysieren Sie die Projektkomplexität, bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit und Umsetzung beginnen. Erarbeiten Sie gemeinsam mit allen Stakeholder•innen die Ziele und setzen Sie auf einen intensiven Austausch.
Weitere Aspekte zur erfolgreichen Leitung komplexer Projekte liegen in der Übernahme von Verantwortung, Flexibilität auch bei auftretenden Problemen und der Fähigkeit, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, das Team stetig zu motivieren und für Erfolge individuell zu belohnen.
