8 bewährte Strategien, um Arbeitsabläufe zu optimieren (+ Checkliste)

In einer wettbewerbsorientierten Geschäftswelt sind Unternehmen darauf angewiesen, kosteneffizient und produktiv zu arbeiten, um am Markt bestehen zu können. Globale Herausforderungen, wie die Ressourcenknappheit, beschleunigen die digitale Transformation in allen Branchen. Eine der wichtigsten Aufgaben in diesem Umfeld heißt deshalb: Arbeitsabläufe optimieren.

Die erfolgreiche Lösung der Zielstellung ermöglicht es den Teams, Projekte termin- und qualitätsgerecht umzusetzen. Damit verbessert sich nicht nur das finanzielle Ergebnis des Unternehmens, es steigt auch die Kundenzufriedenheit. Von entscheidender Bedeutung bei der Umgestaltung von Arbeitsprozessen ist die Einbeziehung aller Mitarbeitenden, beginnend mit der Analyse bis hin zur Lösungsfindung.

Im folgenden Artikel werden acht Strategien vorgestellt, durch deren Umsetzung die Optimierung bestehender Arbeitsabläufen dahingehend gelingen wird, Produktivität und Effizienz zu steigern, verbunden mit einer gleichzeitigen Motivation aller Teammitglieder.

1. Aktuelle Prozesse analysieren und Ziele setzen

Die Steigerung der Produktivität im Team ist unmittelbar mit einer Effizienzsteigerung im Arbeitsablauf verbunden. Eine genaue Analyse und Dokumentation aller Prozesse bildet die Grundlage dafür, um Arbeitsabläufe optimieren zu können. Das gesamte Projektmanagement muss auf den Prüfstand gestellt werden. Der Workflow ist in einzelne Aufgabenstellungen und Arbeitsschritte zu gliedern, um Schwachstellen zu identifizieren. Dazu wird jeder Prozess dokumentiert. Checklisten als Bestandteil der einzusetzenden Projektmanagementsoftware und die grafische Darstellung in Flussdiagrammen helfen dabei. Schriftliche Prozessdokumentationen unterstützen die Arbeit an Folgeprojekten und erleichtern die Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung von Arbeitsabläufen.

Eine solche Dokumentation beantwortet die Fragen:

• Wie sieht der Workflow zur Projektbearbeitung aus?

• Wer ist daran beteiligt?

• Welchen Zeitrahmen benötigt das gesamte Projekt und wie lange dauert jede einzelne Aufgabenstellung oder jeder Arbeitsschritt?

• Welche Aufgabenabhängigkeiten bestehen, um den kontinuierlichen Projektfortschritt zu gewährleisten?

• Welche Prozesse lassen sich automatisiert und digital gesteuert umsetzen?

Die Prozessdokumentation ermöglicht die Bewertung von Aufgabenstellungen und Prozessschritten hinsichtlich ihrer Wertigkeit für den Projekterfolg.

Aus der Analyse ergeben sich Ansatzpunkte, um Arbeitsabläufe optimieren zu können. Dabei stehen die zu erreichenden Ziele im Vordergrund. Diese müssen nicht zwangsläufig in der Kostenreduzierung und Produktivitätssteigerung bestehen. Auch solche Faktoren, wie Ressourcenschonung oder die Fokussierung auf Nachhaltigkeit können eine zentrale Rolle bei der Optimierung von Teamprozessen spielen.

2. Aufgaben priorisieren, um Arbeitsprozesse effektiver gestalten zu können

Um Arbeitsabläufe optimieren zu können, sind auf Basis der zuvor beschriebenen Prozessdokumentation Anforderungen zu priorisieren. Zunächst müssen komplexe Aufgabenstellungen untergliedert werden. Mit Softwaretools zur Aufgabenverwaltung lassen sich Teilaufgaben und To-do-Listen erstellen. Sich wiederholende Aufgabenstellungen werden einer Automatisierung zugeführt, eine der wichtigsten Methoden zur Arbeitsablauf-Verbesserung, die im sechsten Abschnitt noch ausführlich behandelt wird. Die Anwendung der Eisenhower-Matrix ermöglicht es, Teilaufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu kategorisieren. Projektaufgaben, die besonders wichtig und dringend sind, werden nach ihrem Potenzial auf den höchsten Beitrag zur Erfüllung der Zielstellung – in der Regel dem größten wirtschaftlichen Erfolg – geprüft und direkt bearbeitet.

Der Einsatz des Pareto-Prinzips hilft dabei, sich auf die Teilaufgaben zu konzentrieren, die den größten wirtschaftlichen Erfolg bringen und damit die Teamleistung steigern. Die auch als 80/20-Regel bekannte Methode besagt, dass in den meisten Fällen 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Aufwandes erzielt werden können. Durch den Fokus auf bestimmte wesentliche Aspekte der Projektarbeit kommt es zu einer Ressourcenoptimierung. Das gilt nicht nur für die Materialzuteilung und Auslastung der Arbeitszeit, sondern betrifft auch die Zuweisung von hoch qualifizierten Mitarbeitenden. Der Einsatz einer leistungsfähigen HR-Software unterstützt den Prozess.

3. Strategien zur Workflow-Optimierung bestimmen

Nach der Prozessanalyse und der Priorisierung von Aufgaben geht es im nächsten Schritt darum, die richtige Methode zu finden, um Arbeitsabläufe optimieren zu können. Dabei gilt es, spezifische Unternehmensstrukturen und die Art der Projektarbeit zu beachten. Die drei vorgestellten Strategien zur Workflow-Optimierung verfolgen unterschiedliche Ansätze.

Die Prozessorientierung ist ein wesentlicher Bestandteil der aus Japan stammenden Methode Kaizen (kai – Veränderung, zen – zum Besseren). Bei dieser Verfahrensweise geht es nicht um eine radikale Änderung von Arbeitsabläufen, sondern vielmehr um eine schrittweise Perfektionierung, an der sich alle Teammitglieder mit Vorschlägen beteiligen.

Im Gegensatz zu Kaizen setzt Business Process Reengineering auf eine komplette Umgestaltung der Technologie. Hier werden zum Beispiel im Kundenservice völlig neue Konzepte eingesetzt, die Arbeitsabläufe optimieren. Statt jede Kundenanfrage zunächst schriftlich aufzunehmen und an einen entsprechend qualifizierten Mitarbeitenden für die Bearbeitung weiterzuleiten, übernehmen KI-gesteuerte Chatbots einen Großteil der Arbeit. Servicemitarbeiter werden hinzugezogen, wenn der Kundenwunsch nicht durch künstliche Intelligenz erfüllt werden kann.

Lean Management zeichnet sich durch die Einführung schlanker Strukturen und die Einsparung von Ressourcen aus. Arbeitsschritte werden genau aufeinander abgestimmt, Wartezeiten vermieden und überflüssige Tätigkeiten – wie zum Beispiel zwischenzeitlicher Transport zur Lagerung von Teilprodukten – eliminiert. Das spart Kosten und Arbeitszeit.

4. Effizienzsteigerung durch konsistente Kommunikation und Zeitmanagement

Effiziente Teamarbeit ist ohne durchgängige Kommunikation unmöglich. Die Nutzung der geeigneten Kommunikationstools und –kanäle, die allen Teammitgliedern zur Verfügung stehen müssen, gewährleisten zudem eine problemlose Zusammenarbeit. Durch Förderung einer offenen und transparenten Teamkommunikation lassen sich Informationen in Echtzeit austauschen, Feedbacks gewährleisten und eine schnelle Einflussnahme auf ineffiziente Arbeitsprozesse nehmen.

Arbeitsabläufe optimieren, bedeutet in den meisten Fällen effektives Zeitmanagement. Dieses wiederum wird durch den Einsatz von Softwaretools zur Arbeitszeiterfassung unterstützt. Für jede Teilaufgabe lässt sich der benötigte Zeitaufwand ermitteln. Nicht nur die Produktivität wird auf diese Weise bestimmt, auch Engpässe können aufgedeckt werden, wenn der Arbeitsfortschritt nicht den Erwartungen entspricht. Ein Teamkalender hilft bei der Abstimmung und Koordinierung störungsfreier Arbeitszeiten. Für konzentriertes Arbeiten müssen Unterbrechungen vermieden werden. Teamleiter sollten ihre Mitarbeitenden dazu ermutigen, im Kalender gewisse Zeiten durch ein „Bitte nicht stören“ zu reservieren. Alternativ können über die Methode des Time Blockings - für alle Mitglieder des Teams ersichtlich – bestimmte Tageszeiten im Gruppenkalender für das Deep Working reserviert werden. Das sind Bereiche, in denen Aufgaben mit höchster Priorität zu erfüllen sind. Gleichzeitig lassen sich koordiniert bestimmte Zeiten für die Erledigung von täglichen Standardarbeiten, wie zum Beispiel die Beantwortung von E-Mails, festlegen.

5. Arbeitsabläufe durch den Einsatz von Softwaretools optimieren

Die Optimierung von Teamprozessen ist in einer weitgehend digitalisierten Arbeitsumgebung ohne den Einsatz leistungsfähiger Projektmanagementtools nicht mehr denkbar. Der Schlüssel für den Erfolg liegt in der Wahl der richtigen Software, die den individuellen Anforderungen des Unternehmens entspricht. Arbeitsabläufe optimieren, heißt unter diesem Gesichtspunkt, dass alle Werkzeuge passgenau einsetzbar sind. Bitrix24 bietet die perfekte Lösung zur Zusammenarbeit über alle Bereiche und Hierarchien eines Unternehmens hinweg. Eine besondere Bedeutung kommt dabei der Unterstützung der Remotetätigkeit zu.

Ohne Qualitätsverlust und Wartezeiten können Mitarbeitende die Tools zur Aufgabenverwaltung, einen gemeinsamen Terminkalender und das cloudbasierte Dokumentenmanagementsystem nutzen. Kanban-Boards stellen den aktuellen Stand der Projektbearbeitung visuell und in Echtzeit für jedes Teammitglied dar. Zur Einbeziehung der Stakeholder und für den Kundenservice steht ein leistungsfähiges Customer Relationship Management-System (CRM) zur Verfügung. Die Arbeitszeiterfassung und eine Online-Stempeluhr geben Auskunft über die aktuelle Auslastung der Mitarbeitenden. Eine integrierte HR-Software bietet Hilfe bei personellen Engpässen durch Krankheit oder in Urlaubszeiten. Durch genaue Kenntnis der fachlichen Qualifikation können HR-Manager Teams durch die Delegierung von Mitarbeitenden unterstützen. Zur Steigerung der Produktivität im Team und Optimierung von Prozessabläufen werden Automatisierungstools eingesetzt. Deren Bedeutung und die spezifische Wirkungsweise soll im folgenden Abschnitt ausführlicher erläutert werden.

6. Sich wiederholende Aufgaben identifizieren und automatisieren

Im ersten Abschnitt wurde bereits darauf hingewiesen, dass eine Analyse aller bestehenden Prozesse der Ausgangspunkt dafür ist, um Arbeitsabläufe effizient gestalten zu können. Zu identifizieren sind besonders sich wiederholende Prozesse. Immer wiederkehrende Aufgabenstellungen, die einen hohen personellen Aufwand erfordern, bieten einen guten Ansatzpunkt zur Erhöhung der Produktivität. Arbeitsabläufe durch Automatisierung optimieren heißt hier das Erfolgsrezept. Als Beispiel soll die Prozessautomatisierung bei der Berichtserstellung dienen. Für sich wiederholende Aufgabenstellungen können Berichtsvorlagen erstellt werden. In definierten Zeitintervallen, etwa beim Erreichen von Meilensteinen innerhalb des Projektmanagements, sind Zwischenberichte erforderlich. Die aus der Ermittlung festgelegten Schlüsselkennzahlen und Daten lassen sich in die Vorlagen integrieren. Die im Teamkalender implementierte Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass der Bericht rechtzeitig vorliegt.

Ein anderes Beispiel ist der Einsatz künstlicher Intelligenz für wiederkehrende Marketingaktivitäten. Die als Hyperpersonalisierung bezeichnete Verbesserung des Kundenerlebnisses nutzt gespeicherte Aktivitäten für persönlich gestaltete Newsletter oder E-Mail-Angebote. Anstatt die notwendigen Informationen aufwendig manuell zusammenzustellen, werden diese aus einem CRM gefiltert und mit direkter persönlicher Ansprache in eine entsprechende Vorlage eingebettet. Der Mehrwert ist klar ersichtlich. Durch speziell aufbereitete Daten wird die Kundenzufriedenheit verbessert und der Arbeitsablauf gleichzeitig effizienter gestaltet.

7. Regelmäßige Leistungsbeurteilung und Anpassung

Arbeitsabläufe effizient zu gestalten kann nicht als einmaliger und abgeschlossener Prozess betrachtet werden. Die Produktivitätsstrategien sind regelmäßig zu analysieren und einer Bewertung zu unterziehen. Denn Geschäftsanforderungen bleiben nicht konstant. Sie sind an die sich in der modernen Wirtschaft schnell ändernden Marktbedingungen anzupassen. Arbeitsabläufe zu optimieren, bedeutet in diesem Sinne den Einfluss getroffener Maßnahmen auf der Basis von KPIs (Schlüsselkennzahlen) zu messen.

Zur Leistungsbeurteilung eines Optimierungsprozesses dienen Kontrollzyklen. Abhängig vom Projektumfang können solche Sequenzen Meilensteinen zugeordnet und in Zwischenberichten dokumentiert werden. Die relevanten Aussagen liefern Key Performance Indicators in Form von Produktqualität, Kundenzufriedenheit, Umsatzerzielung, Ressourcenauslastung oder Termineinhaltung. Entsprachen die Maßnahmen zur Optimierung von Arbeitsabläufen den Zielsetzungen, war die Arbeit erfolgreich. Andernfalls müssen Anpassungen vorgenommen und im nächsten Meilenstein erneut bewertet werden.

Das soll kurz an einem Beispiel erläutert werden. Für ein Hotel ist ein auf die speziellen Angebote ausgerichtetes Buchungstool von Pauschalleistungen über die unternehmenseigene Website zu entwickeln. Waren bisher nur reine Zimmerbuchungen möglich, sollen jetzt zusätzliche Angebote, wie ein Wellnessprogramm, über den Warenkorb integriert werden. Nachdem die Funktionsfähigkeit getestet wurde, musste durch Kundenfeedbacks festgestellt werden, dass Stornierungs- und Umbuchungsfunktionen nicht den Wünschen entsprachen. Erst die Optimierung des Abwicklungsprozesses brachte den gewünschten Erfolg mit steigenden Buchungszahlen.

8. Einfluss der Human Resources beachten

Die Bereitstellung der notwendigen Tools ist zwar eine wichtige Voraussetzung dafür, Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten, allein reicht das aber nicht aus. Jeder Mitarbeitende muss auch in die Lage versetzt werden, fortschrittliche Technologien - die Arbeitsabläufe optimieren - nutzen zu können. Eine bewährte Strategie dafür ist die kontinuierliche Qualifizierung der Teammitglieder. Regelmäßige Weiterbildungsmaßnahmen ermöglichen die Aneignung von Fachwissen für den Einsatz neuer Anwendungen zur Workflowautomatisierung oder KI-Chatbots im Kundenservice, um nur zwei aktuelle Beispiele jüngster Entwicklungen zu nennen. Zur Weiterbildung eigenen sich interne Schulungen, ebenso wie externe Lehrgänge, Onlinekurse oder ein Mentoren-Programm.

Fachwissen stärkt die intrinsische Motivation, die eigenen Fähigkeiten optimal einzusetzen. Solche Mitarbeitende agieren in der Regel selbstbewusster, aktiver und können die eigenen Leistungen und die ihrer Teammitglieder objektiv einschätzen.

Weiterbildung sollte sich nicht nur auf die reinen technischen Aspekte richten. Auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie der in der DSGVO geregelte Umgang mit personenbezogenen Daten, spielen eine wichtige Rolle bei der Optimierung von Teamprozessen. Schließlich darf der Einfluss einer positiven Unternehmenskultur nicht vergessen werden. Dieser drückt sich unter anderem dadurch aus, dass Erfolge bei der Steigerung der Produktivität im Team gefeiert werden.

Arbeitsabläufe optimieren Checkliste

• Aktuelle Prozesse analysieren.

• SMART-Ziele für die gewünschten Ergebnisse des Workflows definieren, Schlüsselkennzahlen (Key Performance Indicators) dafür festlegen.

• Aufteilen des gesamten Arbeitsablaufs in einzelne Aufgaben.

• Priorisierung von Aufgaben und Konzentration auf die wichtigsten Arbeitsschritte nach dem Pareto-Prinzip.

• Terminierung unter Berücksichtigung realistischer Fristen.

• Schaffung einer konsistenten Kommunikation mit zugewiesenen Kanälen und Förderung der Teamzusammenarbeit über Kollaborationstools.

• Implementierung von Feedbackschleifen zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe.

• Visualisierung des Workflows, um erreichte Ergebnisse darzustellen und Schwachstellen erkennen zu können.

• Standardisierte Verfahren einsetzen und sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Damit wird eine höhere Produktivität erreicht und die Effizienz steigt.

• Softwaretools zur Automatisierung nutzen, künstliche Intelligenz (KI) integrieren.

• Key Performance Indicators (KPIs) überwachen.

• Durch Auswertung der über die KPIs gemessenen Ergebnisse Verbesserungen identifizieren und notwendige Prozessanpassungen vornehmen.

• Teammitglieder regelmäßig schulen und weiterbilden, um mit der technologischen Entwicklung schritthalten zu können. Aufgaben entsprechend der Qualifikation zuweisen oder delegieren.

• Maßnahmen zur Beachtung der Datenschutzvorschriften – insbesondere der DSGVO – implementieren.

• Ein gesundes Arbeitsumfeld innerhalb einer positiven Unternehmenskultur schaffen. Dazu gehört es auch, Erfolge zu feiern.

FAQ

Die Effizienz von Arbeitsabläufen im Team lassen sich dadurch steigern, dass mit einer Analyse der bestehenden Prozesse Schwachstellen aufgedeckt werden. Dazu werden Mitarbeiterfeedbacks eingeholt und der Workflow visualisiert. Durch Eliminierung überflüssiger Arbeitsschritte, Nutzung von Softwaretools und Automatisierung kommt es zur Effizienzverbesserung.

Die wichtigsten Methoden zur Verbesserung der Teamprozesse sind klare Zielsetzungen, eine Priorisierung von Aufgabenstellungen und der Einsatz von Projektmanagementtools. Eine offene und konsistente Kommunikation in Teammeetings und über definierte Kanäle stärkt die Zusammenarbeit, ebenso wie die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Teambuilding-Aktivitäten.