7 Vorteile von Mobile Task Management Software

Mobile Geräte sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Heute besitzt fast jede•r Deutsche im erwerbsfähigen Alter ein Smartphone oder Tablet. Viele davon werden für den primären Internetzugang genutzt. Neben der privaten Verwendung erlangt der geschäftliche Einsatz zunehmend an Bedeutung.

Remote-Arbeit und der Vertrieb im Außendienst verhelfen der Mobile Task Management Software als Teil des Projektmanagements zu einem regelrechten Boom. Mit einer solchen App sind Mitarbeitende überall orts- und zeitunabhängig einsetzbar, halten den Kontakt zum Team und sind dank Datenübertragungsmöglichkeiten jederzeit über den aktuellen Projektstand informiert.

Bei der Suche nach geeigneten Tools ist auf Funktionalität, Kompatibilität und Datensicherheit zu achten. Unter den zahlreichen mobilen Apps ist diejenige auszuwählen, die den Anforderungen an die eigene Projektarbeit am besten gerecht wird. Um weitestgehend unabhängig arbeiten zu können, sollte die Software über einen Offlinemodus verfügen. Neben der Kompatibilität zu Mobilgeräten aller Mitarbeitenden des Teams ist auf die Möglichkeit zum Datenaustausch mit der im Unternehmen eingesetzten Software zu achten. Die Sicherheit der Daten muss dabei durch eine verschlüsselte Übertragung unter Berücksichtigung der Datenschutzverordnung gewährleistet werden.

Der Einsatz einer mobilen Aufgabenverwaltungssoftware bringt einige ganz entscheidende Vorteile mit sich, die nachfolgend genauer betrachtet werden.

FAQ

1. Unterstützung moderner Arbeitsmodelle durch Mobile Task Management Software

Der Einsatz einer Task Management App eignet sich besonders für Außendienstmitarbeitende und Remote-Mitarbeitende. Auch in hybriden Arbeitsmodellen kann diese Art der Aufgabenverwaltungssoftware ihre besonderen Stärken ausspielen. Mitarbeitende, die entweder ihre gesamte Arbeitszeit oder einen Teil davon außerhalb des Unternehmenssitzes verbringen und in die Projektarbeit eines Teams eingebunden sind, benötigen Zugang zur Aufgabenverwaltung und anderer Tools der Projektmanagementsoftware. Dafür gibt es mehrere Lösungsansätze. Den Zugang zum Firmennetzwerk über ein Notebook herzustellen, erfordert den Einsatz einer VPN-Lösung, um den Anforderungen von Datensicherheit und Datenschutz gerecht zu werden. Das bedeutet nicht nur technischen Aufwand zur Einrichtung, der in der Regel einer IT-Fachperson überlassen werden muss, sondern auch laufenden Wartungsaufwand. Der Einsatz einer Cloudlösung in Verbindung mit Endgeräten, die entweder als Desktop im Unternehmenssitz oder als Mobile App zum Einsatz kommen, bietet eine deutlich flexiblere Lösung.

Mit der Mobile Task Management Software wird sogar das gesamte Vertriebs- und Supportteam mobil und ist trotzdem jederzeit über den aktuellen Stand der Aufgabenbewältigung informiert. So kann zum Beispiel der Supportmitarbeitende auf dem Weg zum Kunden oder Kundin darüber informiert werden, dass ein neues Firmwareupdate den Test bestanden hat und von der Entwicklungsabteilung zum Download bereitgestellt wurde. Beim Kunden oder der Kundin angekommen, kann es sofort eingespielt werden.

Außendienstmitarbeitende können bei Anreise zu Geschäftsterminen während unumgänglicher Wartezeiten auf Flughäfen beziehungsweise einer Zugfahrt den fälligen Statusbericht fertigstellen oder den Bearbeitungsstand der Aufgaben eines laufenden Projekts prüfen und mit Kommentaren versehen.

2. Zugriff auf alle Aufgaben, auch ohne Internetverbindung

Remote-Mitarbeitende stellen an ihre Software besondere Ansprüche. Das gilt vor allem dann, wenn sie nicht im Homeoffice arbeiten. Zwei Faktoren beeinflussen ganz entscheidend die Möglichkeit zur Nutzung ihrer Aufgabenverwaltung: ein Internetzugang und eine stabile Stromversorgung. Es mutet fast schon wie ein Relikt aus der Vergangenheit an, aber in der gegenwärtigen Situation von Energieknappheit und möglicher Blackouts sollte man zumindest vorbereitet sein. Zudem entwickelt sich gerade ein ganz neuer Trend: Arbeit und Reisen miteinander zu verbinden.

Mit dem Einsatz einer geeigneten Mobile Task Management Software wird die Aufgabenverwaltung auch unterwegs möglich, im Notfall sogar ohne Internetverbindung und bei zeitweisem Stromausfall. Das Prinzip ist recht simpel: Die Tools sind auf dem Smartphone offline nutzbar. Fehlt der Internetzugang, lassen sich zwar nicht alle Task Management Funktionen nutzen, aber es ist unter anderem möglich, Daten zu analysieren, Berichte zu erstellen oder Zeitpläne zu managen. Gibt es wieder eine Internetverbindung, werden die offline gespeicherten Dateien bei einem cloudbasierten System synchronisiert und alle Mitarbeitenden des Teams sind auf aktuellem Stand.

Fehlt der Zugang zum Stromnetz, hilft zunächst eine Powerbank, um das Smartphone mit der Mobile Task Management Software weiter nutzen zu können. Für einen längeren Betrieb und vor allem dann, wenn sich ein Remote-Mitarbeitender auf Reisen befindet, lohnt sich die Anschaffung einer Solar-Powerbank. Diese wird wahlweise am Stromnetz oder durch Sonnenenergie aufgeladen.

3. Kundenfeedbacks von jedem Ort und zu jeder Zeit

Prozesse und Informationsflüsse werden durch die Nutzung einer mobilen Aufgabenverwaltung erheblich beschleunigt. Kommt es bei einem Kundenbesuch durch den Vertriebsmitarbeitenden zu einer Aufgabenänderung, die in das Projektmanagement integriert werden muss, lässt sich dies mit einer Mobile App ohne Verzögerung übermitteln. Der Einsatz einer Projektmanagementsoftware als Cloudlösung gewährleistet zudem, dass die modifizierten Aufgabenstellungen zu jeder Zeit und von jedem Ort aus geschickt werden können und zur Bearbeitung bereitstehen, auch wenn das Kundengespräch im Ausland in einer anderen Zeitzone stattfindet.

Ähnlich verhält es sich mit Kundenfeedbacks während der laufenden Projektarbeit. Werden neue Ideen während eines Chats entwickelt, lassen sich zum Beispiel mit der Bitrix Mobile App aus Nachrichten Aufgaben erstellen, diese mit einer Frist versehen, einem verantwortlichen Mitarbeitenden zuweisen und delegieren.

Neben der Übermittlung von Feedbacks eignen sich Mobilgeräte durch die Nutzung systemeigener oder zusätzlicher Apps zur Dokumentation abgeschlossener Aufgabenstellungen. Während eines Vororttermins beim Kunden kann ein fertiges Projekt oder der Istzustand der laufenden Arbeiten durch Fotos festgehalten werden, die als digitaler Beleg die Aufgabenverwaltung ergänzen. Die Erfüllung der Zielstellung lässt sich durch die Unterschrift des Auftraggebers auf dem Touchscreen des Mobilgerätes schnell und unkompliziert dokumentieren und sofort an das eigene Unternehmen übertragen.

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4. Nutzung integrierter Standard-Apps zur Aufgabenverwaltung

Die Entwicklung und der Einsatz von Mobile Task Management Software basiert auf den Vorteilen, die Smartphones und Tablets in Bezug auf die nativen Eigenschaften der Basissoftware mit sich bringen. Die Funktionen sind darauf optimiert, mobil die beste User-Experience (UX) bereitzustellen. Die Bedienung ist einfach und nutzt Elemente wie Wischgesten und Spracheingaben, die heute zum Standard gehören.

Die mobile Aufgabenverwaltung von Bitrix24 ermöglicht die Erstellung von To-Do-Listen und bietet zudem eine integrierte Zusammenarbeit mit der Kundenverwaltung über das CRM. Mit der To-Do-Liste lassen sich alle Aufgaben gut strukturiert priorisieren. Sie sind ein hervorragendes Werkzeug zum Selbstmanagement. Die Erledigung einer Aufgabe wird auch mobil einfach durch ein Häkchen gekennzeichnet. Eine Verfahrensweise, die in Abschnitt 6 noch genauer beschrieben wird und hier ihren Vorteil der einfachen und schnellen Bedienung voll zur Geltung bringt.

Eine besonders wichtige Funktion für Außendienstmitarbeitende im Vertrieb stellt die Wechselbeziehung zwischen der Mobile Task Management Software und dem CRM mit den Kundendaten dar. Neben der Anruf- und SMS-Nutzung für Kundenkontakte, die jedes Smartphone ermöglicht, bietet Bitrix24 den Einsatz der Standardsoftware WhatsApp für Unternehmen als spezielle WhatsApp CRM System-Lösung an. Über den bekannten Messenger-Dienst lassen sich nicht nur Textnachrichten und Dokumente, sondern auch Fotos, Videos und Sprachaufnahmen übermitteln. Absprachen, die während eines Kundentermins getroffen wurden und Informationen in Dateiform lassen sich direkt über das WhatsApp CRM System übertragen und in präzisierte Aufgabenstellungen übernehmen. Die gleiche Verfahrensweise eignet sich für die Zusammenarbeit mit Remote-Mitarbeitenden ohne festen Arbeitsplatz im Homeoffice.

5. Verbindung von Aufgabenplanung mit Routing per GPS

Die Mobile App von Bitrix24 stellt alles bereit, was ein Vertriebsmitarbeitender im Außendienst benötigt: Chats, Videoanrufe, CRM, Cloud-Speicher und natürlich die Aufgabenverwaltung. Kurz gesagt – die Software lässt sich als bester mobiler Aufgabenmanager für diese Berufsgruppe bezeichnen. Der Einsatz der Mobile Task Management Software auf einem Smartphone bietet zudem in Kombination mit der GPS-Funktion des Mobilgerätes eine ausgezeichnete Grundlage für effiziente Terminkoordinierung. In der Regel wird der Vertrieb Besuche und Kundentermine im Vorfeld planen und mit der Fahrtroute in Einklang bringen. Aber nicht jede Planung lässt sich in der Realität verwirklichen. Sei es, dass ein Beratungstermin kurzfristig abgesagt wurde oder ein Gespräch früher endete, als eigentlich erwartet, dem Außendienstmitarbeitenden steht plötzlich zusätzliche Zeit zur Verfügung. Diese kann er dank seiner Mobile Task Management Software auf unterschiedliche Weise nutzen. Entweder fertigt er einen Bericht zum letzten Termin an und stellt diesen seinem Team in der Cloud zur Verfügung oder er nutzt das CRM (Customer Relationship Management), um sich mit Kundenanfragen zu beschäftigen, die eine kurzfristige Terminvereinbarung in seiner unmittelbaren Nähe ermöglichen. Die hinterlegten Adressdaten und die integrierte Software für Videoanrufe gewährleisten eine schnelle Kontaktaufnahme. Im günstigen Fall einer kurzfristigen Terminvereinbarung kann sich der Außendienstmitarbeitende im CRM über die letzten Aktivitäten mit den Kund•innen informieren und neu geplante Besprechungszeiten als Information für seinen Teamleitenden im Kalender eintragen. Die zum Smartphone gehörende Standardfunktion der GPS-Ortung gestattet jetzt eine genaue Planung der Fahrtroute mit der Ankunftszeit beim Gesprächspartner•in.

6. Steuerung von Workflows mit einem To-Do-Listen-Tool für Smartphones

In großen Einrichtungen, die tägliche Serviceroutinen benötigen, kann mobile Aufgabenverwaltung helfen, Workflows zu steuern, Abläufe effizienter zu gestalten und Wege zu optimieren. Um dies zu erläutern, sei als Beispiel der Service in einer großen Ferienanlage genannt. Hier wiederholen sich täglich bestimmte Arbeitsabläufe, wie die Reinigung der Zimmer und Speisegaststätte, Poolservice, Animationen oder die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungsräumen. Dutzende Mitarbeitende übernehmen die Aufgaben nach einem bestimmten Plan. Die genaue zeitliche Steuerung ist dabei nicht immer möglich, da verschiedene Faktoren unterschiedliche tägliche Abläufe bedingen, wie Auslastungsquote, Anreisehäufigkeit und Abreisehäufigkeit oder die Anzahl und Dauer von Veranstaltungen.

Mit einer Mobile App lassen sich all diese Aufgaben auf Smartphones verwalten. Der Zimmerservice bekommt die Anzahl und Reihenfolge der zu reinigenden Zimmer vorgegeben. Mit einem kurzen "Erledigt-Vermerk“ pro Zimmer wird die Erfüllung der Aufgabe gekennzeichnet. Das Management wird in Echtzeit darüber informiert, welche Gesamtanzahl von Räumen bereits gereinigt wurden und für eine neue Gästebelegung zur Verfügung stehen. In der Aufgabenverwaltung kann gekennzeichnet werden, wenn zum Beispiel die Minibar nachgefüllt werden muss. Damit wird ein zusätzlicher Serviceauftrag ausgelöst. Wird die Gesamtaufgabe “Zimmerservice“ durch einen Servicemitarbeitenden vor der geplanten Zeit erledigt, können andere Aufgaben, wie die Vorbereitung eines Raumes für die Abendveranstaltung zugewiesen werden. Gleiches gilt für Mitarbeitende des Wartungsteams. Ist ein Mitarbeitender zum Beispiel mit dem Austausch einer defekten Beleuchtung beschäftigt und während dieser Zeit meldet das Küchenpersonal einen Defekt am Geschirrspüler, kann der verantwortliche Manager den Auftrag in die To-Do-Liste der Mobile Task Management Software einstellen und dem Mitarbeitenden zuweisen, der in unmittelbarer Nähe die Beleuchtung repariert.

7. Kleine Zusatzfunktionen mit großer Wirksamkeit

Im Vergleich zu kompletten Softwarelösungen bieten mobile Apps zwar meist nicht den vollen Funktionsumfang, dafür aber einige Zusatzfunktionen unter Nutzung des Betriebssystems von Smartphones oder Tablets. Mobile Task Management Software gibt es für unterschiedlichste Bedürfnisse. Es kommt darauf an, die richtige App auszuwählen.

Hier sind einige Beispiele mit Vorteilen der mobilen Aufgabenverwaltung:

Ein To-Do-Listen-Tool für Smartphones lässt sich einfacher aktualisieren als die gleiche Software auf dem PC im Unternehmen. Eine neue App-Version wird bei entsprechender Einstellung im Betriebssystem automatisch eingespielt. Der Nutzende erhält nur eine kurze Nachricht darüber. Im Firmennetzwerk dürfen Updates von Softwareprodukten aus Sicherheitsgründen in der Regel nur mit Administratorrecht ausgeführt werden. Liegt also eine neue Version des To-Do-Listen-Tools vor, muss ein Mitarbeitender der IT-Abteilung die Installation vornehmen.

Für Mitarbeitende, die ihre Tätigkeit ausschließlich oder zum überwiegenden Teil unter Nutzung von Mobilgeräten ausüben, besitzt die Datensicherung höchste Priorität. Das betrifft nicht nur Daten der Aufgabenverfolgung, sondern die gesamte Software auf dem Mobilgerät. Die Betriebssysteme iOS und Android stellen dafür automatisierte Backup-Funktionen zur Verfügung, die eine schnelle Wiederherstellung der gesamten Systemumgebung ermöglichen, auch der Mobile Task Management Software.

Von besonderer Bedeutung für die meisten Manager ist eine “ständige Erreichbarkeit“. Wird zum Beispiel für die termingerechte Einhaltung bestimmter Projektziele die Erfüllung von Teilaufgaben mehrerer Mitarbeitender in einer kurzen Zeitspanne erwartet, kann eine Push-Up-Benachrichtigung über die mobile Aufgabenverwaltung auf dem Smartphone des Teamleitenden sehr hilfreich sein, besonders außerhalb der üblichen Bürozeiten.