7 Schlüsselelemente für effektive interne Kommunikation am Arbeitsplatz

Die interne Kommunikation bildet ein zentrales Element jedes Unternehmens. Eine effektive interne Kommunikation kann nicht nur die Bereitstellung von Informationen fördern, sondern verbessert auch die Mitarbeitererfahrung, erhöht das Engagement, die Produktivität der Angestellten und ermöglicht es, gemeinsame Ziele zu erreichen, aber auch zugehörige Aktionen voranzutreiben.

Darüber hinaus hilft eine gute interne Kommunikation in Organisationen, das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen und die Geschäftsführung zu stärken und sorgt dafür, dass alle in die gleiche Richtung blicken.

In diesem Artikel finden Sie sieben Schlüsselelemente, mit denen Sie nicht nur nachhaltig die interne Mitarbeiterkommunikation fördern, sondern auch erfahren, welche Rolle dabei eine langfristige interne Kommunikationsstrategie spielt und wie ein interner Kommunikationsplan den Erfolg Ihres Unternehmens unterstützt.

FAQ

1. Bauen Sie ein tiefgreifendes Verständnis für die zentrale Bedeutung der internen Kommunikation auf

Ein grundlegendes Schlüsselelement für Führungskräfte ist es zu verstehen, dass die interne Kommunikation eine wichtige Rolle bei der Erreichung von unternehmensspezifischen Zielen spielt. Entwickeln Sie ein Verständnis für die Bedeutung der internen Kommunikation, um auf diesem Fundament später eine funktionierende interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln und einen internen Kommunikationsplan zu erstellen.

Eine effektive interne Kommunikation trägt dazu bei, dass alle Mitarbeitenden eines Unternehmens auf dem gleichen Informationsstand sind und somit enger zusammenarbeiten. Wenn all Ihre Kollegen gut informiert sind, treffen Sie eher Entscheidungen, die im Interesse des Unternehmens liegen, und akzeptieren, wenn erforderlich, auch Veränderungen schneller. Eine klare interne Kommunikation fördert auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Ebenen innerhalb des Unternehmens.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der internen Kommunikation ist die Motivation der Mitarbeitenden. Wenn sich Ihr Team einbezogen fühlt, ist es eher motiviert und engagiert. Dieser Umstand nimmt einen direkten Einfluss auf die Produktivität. Führen Sie sich vor Augen, dass eine schlechte interne Kommunikation zu Unzufriedenheit und Frustration bei Ihren Angestellten führen kann und schlimmstenfalls eine Kündigung nach sich zieht.

Wenn Mitarbeitende hingegen das Gefühl vermittelt bekommen, dass sie in die Entscheidungsfindung des Unternehmens einbezogen und ihre Meinungen und Ideen geschätzt werden, sind sie eher bereit, sich langfristig an das Unternehmen zu binden. Damit senken Sie nicht nur die Fluktuationsrate, sondern reduzieren gleichzeitig auch die Kosten für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeitender.

Ein weiterer grundlegender Baustein der internen Kommunikation ist die Transparenz. Wenn ein Unternehmen eine nachvollziehbare Kommunikation fördert, schafft es Vertrauen bei den Mitarbeitenden und baut eine offene Unternehmenskultur auf. Das kann auch dazu beitragen, Konflikte und Missverständnisse zu vermeiden, da alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Informationsstand sind und sich keiner benachteiligt fühlt.

2. Entwickeln Sie eine interne Kommunikationsstrategie

Realisieren Sie die Kommunikation und alle damit verbundenen Maßnahmen proaktiv und gehen Sie dabei strategisch vor. Die Umsetzung lässt sich am besten mit Hilfe einer geeigneten Kommunikationsstrategie erzielen.

Bei einer internen Kommunikationsstrategie handelt es sich um eine Vorgehensweise, die garantiert, dass alle Mitarbeitenden der Organisation gut informiert und auf aktuellem Wissensstand sind. Sie basiert auf den Zielen der Organisation und stellt sicher, dass die richtigen Informationen zur korrekten Zeit an die notwendigen Mitarbeitenden weitergegeben werden.

Eine Strategie für die effektive interne Kommunikation definiert darüber hinaus klar, welche Art von Informationen an welche Mitarbeitenden weitergegeben werden müssen. Es gibt bestimmte Erkenntnisse, die nur für bestimmte Kollegen relevant sind, während andere Informationen für alle Mitarbeitenden gleichermaßen zugänglich sein sollten. 

Zum Beispiel benötigen Führungskräfte möglicherweise Zugang zu vertraulichen Daten, die anderen Teammitgliedern nicht zugänglich sind. In diesem Fall muss die interne Kommunikationsstrategie gewährleisten, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Informationen erhalten.

Darüber hinaus ist es entscheidend, dass die Kommunikationsstrategie in der gesamten Organisation einheitlich Anwendung findet. Damit gewährleisten Sie, dass keine wichtigen Fakten verloren gehen oder missverstanden werden.

Berücksichtigen Sie in diesem Kontext auch die unterschiedlichen Kommunikationskanäle, die in Ihrem Unternehmen genutzt werden. Legen Sie außerdem im Rahmen Ihrer Strategie übergeordnet fest, welche Kommunikationskanäle für welche Art von Informationen am besten geeignet sind und möglicherweise in Zukunft häufiger Anwendung finden.

3. Erstellen Sie einen internen Kommunikationsplan

Die Erstellung eines internen Kommunikationsplans erfordert eine gründliche Analyse der Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens sowie der Anforderungen und Erwartungen der Mitarbeitenden.

Bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen, bewerten Sie zunächst die aktuellen Kommunikationsprozesse Ihres Unternehmens. Finden Sie unter anderem heraus, welche Kanäle und Methoden derzeit genutzt werden und wie effektiv sie sind. Anschließend können Sie sich der Umsetzung widmen.

Ein interner Kommunikationsplan dient Ihnen dabei als Dokument, das die Art und Weise beschreibt, wie die interne Kommunikation in Ihrer Organisation stattfindet. Der Plan sollte eine klare Struktur aufweisen und operative Ziele für die interne Kommunikation festlegen. 

Verknüpfen Sie diese Intentionen mit den strategischen Zielsetzungen Ihres Unternehmens, um langfristig die Kommunikation zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu stärken oder die Zusammenarbeit zu fördern.

In einem nächsten Schritt gilt es, die Kommunikationskanäle auszuwählen, die am besten zu den Zielen Ihres Unternehmens und den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden passen.

Entwickeln Sie im Anschluss daran Botschaften, die über die ausgewählten Kanäle kommuniziert werden sollen und sorgen Sie dafür, dass diese klar, prägnant und auf die Zielgruppe abgestimmt sind. Eine passende Sprache und visuelle Unterstützung machen Botschaften eingängiger und wirkungsvoller.

Erstellen Sie in einem weiteren Schritt einen Zeitplan, der die geplanten Kommunikationsmaßnahmen und ihre zeitliche Abfolge darstellt. Die Zeitplanung unterstützt Sie dabei, dass die Botschaften rechtzeitig und kontinuierlich kommuniziert werden.

Legen Sie in diesem Zusammenhang auch Verantwortlichkeiten für die Umsetzung des Kommunikationsplans fest. Benennen Sie dazu beispielsweise eine Person oder ein Team, das als Koordinator fungiert und in der Praxis für eine ordnungsgemäße Umsetzung des Plans sorgt.

4. Gewährleisten Sie eine klare und offene Kommunikation

Eine klare und offene Kommunikation ist nicht nur ein wichtiger Bestandteil, sondern auch ein grundlegendes Element für eine erfolgreiche interne Mitarbeiterkommunikation.

Bauen Sie ein sicheres Umfeld auf, in dem Ihre Angestellten ihre Gedanken, Ideen aber auch Bedenken, ohne Angst vor negativen Konsequenzen ausdrücken können. Dies erfordert eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens, in der die Mitarbeitenden sich frei und ungezwungen äußern können.

Ein offener Austausch stärkt ein höheres Vertrauen der Mitarbeitenden in die Führungskräfte und die gesamte Organisationsstruktur.

Wenn Kollegen spüren, dass ihre Meinung wertgeschätzt wird und dass sie gehört werden, führt dies zu einer höheren Motivation und einem stärkeren Engagement. Sie identifizieren sich mit Ihrem Unternehmen und repräsentieren es in Ihrem Sinne auch nach außen.

Darüber hinaus fördert eine offene Kommunikation den Austausch von Wissen und Erfahrungen, was letztendlich zu einer besseren Entscheidungsfindung und innovativen Lösungen führt und Ihr gesamtes Geschäftsmodell untermauert.

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5. Wählen Sie geeignete Kommunikationsmittel aus

Die Wahl der richtigen Werkzeuge für den Austausch im Unternehmen und eine nahtlose interne Mitarbeiterkommunikation sind ein weiteres wichtiges Schlüsselelement. Häufig haben Mitarbeitende unterschiedliche Präferenzen und sollten die Option erhalten, über verschiedene Kanäle zu kommunizieren und erreichbar zu sein, um eine effektive interne Kommunikation zu gewährleisten.

Einige Teammitglieder bevorzugen möglicherweise die direkte Kommunikation per Telefon oder E-Mail, während andere lieber über Messenger oder Videotelefonie kommunizieren.

Die Auswahl geeigneter Technologien und Tools für die interne Kommunikation trägt erheblich dazu bei, den Austausch zwischen Ihren Kollegen zu verbessern und gleichzeitig Arbeitsprozesse zu optimieren. Dabei ist es wichtig, eine einheitliche Plattform bereitzustellen, die eine schnelle und effektive Kommunikation ermöglicht und gleichzeitig eine zentrale Anlaufstelle für Informationen bietet.

Softwarelösungen wie Bitrix24 sind eine gute Wahl dafür, da sie gezielt eine effektive interne Kommunikation fördern und den Mitarbeitenden eine Vielzahl an Tools zur Verfügung stellen. 

So können Mitarbeitende in Echtzeit miteinander kommunizieren, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden oder welche Geräte sie nutzen. 

Die Plattform bietet beispielsweise nicht nur Messenger- und Video-Telefonie-Funktionen, sondern auch die Möglichkeit, Online-Konferenzen abzuhalten oder wichtige Informationen wie Unternehmensnachrichten, Dokumente oder Termine zentral bereitzustellen, zu verwalten oder gemeinsam im Teamwork daran zu arbeiten. 

6. Holen Sie sich regelmäßig Feedback ein und überprüfen Sie die Kommunikationsmaßnahmen

Feedback und Evaluation sind wichtige Bestandteile für eine effektive interne Kommunikation. Denn nur so erhalten Sie die Möglichkeit, Schwachstellen zu erkennen und bestehende Lücken entsprechend zu schließen.

Eine Gelegenheit, Feedback von Mitarbeitenden einzuholen, bietet unter anderem die Durchführung von Mitarbeiterumfragen. Diese können sowohl online als auch offline stattfinden und geben den Kollegen den Freiraum, ihre Meinung und Erfahrungen mitzuteilen. Werten Sie die Ergebnisse der Umfragen detailliert aus, um konkrete Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

Eine weitere Chance zur Evaluation ist die regelmäßige Überprüfung der internen Kommunikationsflüsse. Hierbei können Sie zum Beispiel überprüfen, ob ausgewählte Informationen von den Mitarbeitenden tatsächlich wahrgenommen und in der gewünschten Art und Weise verstanden wurden. Auch die Wirksamkeit von Maßnahmen wie Schulungen oder Workshops lassen sich auf diese Weise überprüfen. Welche Erfahrungen haben die Teilnehmer gemacht und wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?

Als Führungskraft sollten Sie proaktiv auf Ihre Mitarbeitenden zugehen und ihnen die Möglichkeit geben, Feedback zu geben oder sich bei Bedarf zu beschweren. Dies kann beispielsweise durch regelmäßige Meetings, offene Diskussionsforen oder Feedback-Formulare geschehen. Dabei ist es entscheidend, dass Sie die Rückmeldung nicht nur entgegennehmen, sondern auch individuell und zeitnah darauf reagieren und signalisieren, dass Sie diese ernst nehmen.

7. Verbessern Sie kontinuierlich die interne Kommunikation

Eine effektive interne Kommunikation ist selbstverständlich keine Eintagsfliege, sondern vielmehr ein Prozess mit kontinuierlicher Optimierung.

Denn selbst die beste Strategie und ein ausgereifter Plan für die interne Kommunikation unterliegen einem ständigen Wandel und müssen auf neue Herausforderungen und Veränderungen, die sich im Unternehmen ergeben, angepasst werden.

Stellen Sie Ihre interne Kommunikation in regelmäßigen Abständen auf den Prüfstand und behalten Sie dabei nicht nur alle Kommunikationskanäle und Tools im Blick, sondern auch die Art und Weise, wie diese von Ihren Mitarbeitenden in der Praxis genutzt werden. 

Nicht selten schleichen sich mit der Zeit Gewohnheiten ein, die für einen flexiblen Austausch eher hinderlich sind. Diese gilt es zu erkennen und bei Bedarf entgegenzuwirken.

Planen Sie dafür eine jährliche Überprüfung der internen Kommunikationsstrategie ein und erstellen Sie auf deren Basis einen neu ausgerichteten Kommunikationsplan für das kommende Jahr. 

Informieren Sie Ihre bestehenden Teams, aber auch neue Kollegen im Rahmen des Onboarding Prozesses über die aktuelle Strategie und achten Sie darauf, dass die damit verbundenen Maßnahmen verstanden werden und auf eine breite Akzeptanz in der Organisation stoßen.

Fazit: Fokussieren Sie sich auf eine transparente interne Mitarbeiterkommunikation!

Die Bedeutung der internen Kommunikation im Unternehmen kann nicht genug betont werden. Eine effektive interne Kommunikation erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Die sieben Schlüsselelemente, die wir Ihnen in diesem Artikel vorgestellt haben, tragen dazu bei, dass Sie in Ihrem Unternehmen gezielt eine effektive interne Kommunikation fördern und für die notwendige Transparenz sorgen.

Achten Sie in diesem Zusammenhang darauf, dass eine gute interne Kommunikationsstrategie auch flexibel genug ist, um sich an die sich ändernden Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Unternehmens anzupassen.

Mit Hilfe der Nutzung von Kommunikationstools wie Intranet, E-Mails, Telefonie, Videokonferenzen oder Mitarbeiterumfragen lässt sich die interne Kommunikation effektiver gestalten und das Engagement, die Produktivität und auch das Zugehörigkeitsgefühl Ihrer Mitarbeitenden zukunftsorientiert steigern. Das sorgt für eine hohe Zufriedenheit bei Führungskräften und Angestellten und wirkt sich positiv auf den Geschäftserfolg aus.